会议流程及服务安排办公文档会议纪要办公文档会议纪要.pdf

会议流程及服务安排 Modified by JACK on the afternoon of December 26,2020 会议流程及服务安排、会前准备 1、办公室人员收到会议通知，问清楚会议服务要求，然后将 具体安排转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作 并做好会务登记。2、会务工作人员进行会场布置：检查会议室卫生情况（桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、杯 具、水壶等），确保会议室整洁及会议用品的清洁。（2）采用拉线的方式，确保桌椅、杯具等会议用品的整齐摆放。提前与会议筹备单位沟通，要一份会议议程，清楚所需座 牌、发言人、领导人讲话顺序、其它会议物品以及是否 需要音乐、是否需要投影仪等，及时检查确保所需物品 的齐全，做好会议前预备工作（由会议筹备单位提供座牌的名单及摆放顺序，工作人员按要 求摆放 根据发言人位置摆放话筒，并调试（话筒位置的高低、效果及接口等）.确保话筒及音量正常，如需要音乐，要提转告会务工作人员由会务工作人员准备会议前工作并做好会务登记会务工作人员进行会场布置检查会议室卫生情况桌面桌洞椅子地面地毯杯具水壶等确保会议室整洁及会议用品的清洁采用拉线的方式确保桌椅杯具等会议用品的整齐乐是否需要投影仪等及时检查确保所需物品的齐全做好会议前预备工作由会议筹备单位提供座牌的名单及摆放顺序工作人员按要求摆放根发言人位置摆放话筒并调试话筒位置的高低效果及接口等确保话筒及音量正常如需要音乐要提好备用话筒以备会议过程中话筒突发情况及时更换会议开始前准备好充足热水会议进行中注意始终保持倒水的壶满以备及时的加水二会议过程中注意事项会议开始后服务员迅速斟倒茶水如果需要毛巾服务员应先备毛巾上毛巾的时候前试播，确保正常播放；如需要投影仪，由会议筹转告会务工作人员由会务工作人员准备会议前工作并做好会务登记会务工作人员进行会场布置检查会议室卫生情况桌面桌洞椅子地面地毯杯具水壶等确保会议室整洁及会议用品的清洁采用拉线的方式确保桌椅杯具等会议用品的整齐乐是否需要投影仪等及时检查确保所需物品的齐全做好会议前预备工作由会议筹备单位提供座牌的名单及摆放顺序工作人员按要求摆放根发言人位置摆放话筒并调试话筒位置的高低效果及接口等确保话筒及音量正常如需要音乐要提好备用话筒以备会议过程中话筒突发情况及时更换会议开始前准备好充足热水会议进行中注意始终保持倒水的壶满以备及时的加水二会议过程中注意事项会议开始后服务员迅速斟倒茶水如果需要毛巾服务员应先备毛巾上毛巾的时候备单位来确定投影仪、幕布的摆放位置，由工作人员进 行调试。G）准备并调试好备用话筒，以备会议过程中话筒突发情况，及时 更换。会议开始前准备好充足热水，会议进行中注意始终保持倒水 的壶满，以备及时的加水 二、会议过程中注意事项 1、会议开始后服务员迅速斟倒茶水，如果需要毛巾，服务员 应先备毛巾（上毛巾的时候注意用夹子，不能用手直接 拿），再斟倒茶水。首次倒茶后应在15分钟左右再次续 水，以后每隔15分钟或20分钟续一次水，可根据实际情 况（领导杯中水的水量）来灵活掌握倒水时间。倒水时，右手拿暖瓶，左手的小拇指和无名指夹起杯盖用大拇 指、食指和中指握住杯把，将茶杯端起，侧身.在领导的 身后缓缓倒水后放回茶杯，一切行为应在客人右手方完 成。2、工作人员在音控室时随时注意音响监听，发现问题及时查找 问题所在，并迅速解决。（及时检查话筒、调音台、功放 机、协调器、音响等设备的连接情况）3、根据会议议程，及时关注下一位发言人的话筒开关及位置，如遇到话筒突然失常，应迅速更换备用话筒。转告会务工作人员由会务工作人员准备会议前工作并做好会务登记会务工作人员进行会场布置检查会议室卫生情况桌面桌洞椅子地面地毯杯具水壶等确保会议室整洁及会议用品的清洁采用拉线的方式确保桌椅杯具等会议用品的整齐乐是否需要投影仪等及时检查确保所需物品的齐全做好会议前预备工作由会议筹备单位提供座牌的名单及摆放顺序工作人员按要求摆放根发言人位置摆放话筒并调试话筒位置的高低效果及接口等确保话筒及音量正常如需要音乐要提好备用话筒以备会议过程中话筒突发情况及时更换会议开始前准备好充足热水会议进行中注意始终保持倒水的壶满以备及时的加水二会议过程中注意事项会议开始后服务员迅速斟倒茶水如果需要毛巾服务员应先备毛巾上毛巾的时候4、会议中要注意观察主席台，察觉领导如有需要帮助时，及 时上前询问 5、如果会议过程中使用国歌、国际歌，播放过程中所有工作 人员要站立行注目礼，不准随意走动。三、会后的清理 1、会后检查会场内有无与会人员遗留的物品，做好记录并及 时归还 2、与会人员所用茶杯、毛巾等物品洗刷干净，分别消毒，桌 椅擦净并摆放整齐，以备下次会议之需，地毯清理干净。如会议室超过两天没有使用，需及时的检查会议用品的清 洁、桌椅的整洁，确保会议室随时可以使用。3、关闭所有电器设备，话筒、空调等，带好会议室钥匙进行 安全检查后离开会场。（会议室注意随手锁门，杜绝无人 门开着的现象）转告会务工作人员由会务工作人员准备会议前工作并做好会务登记会务工作人员进行会场布置检查会议室卫生情况桌面桌洞椅子地面地毯杯具水壶等确保会议室整洁及会议用品的清洁采用拉线的方式确保桌椅杯具等会议用品的整齐乐是否需要投影仪等及时检查确保所需物品的齐全做好会议前预备工作由会议筹备单位提供座牌的名单及摆放顺序工作人员按要求摆放根发言人位置摆放话筒并调试话筒位置的高低效果及接口等确保话筒及音量正常如需要音乐要提好备用话筒以备会议过程中话筒突发情况及时更换会议开始前准备好充足热水会议进行中注意始终保持倒水的壶满以备及时的加水二会议过程中注意事项会议开始后服务员迅速斟倒茶水如果需要毛巾服务员应先备毛巾上毛巾的时候