办公行政用品管理办法.doc

x公局第二工程有限公司办公、行政用品管理办法（试行）第一章 总则第一条 为加强x公局第二工程有限公司（以下简称公司）办公用品、行政用品的管理工作，实现行政用品、办公用品定期申报审批，集中采购和有序发放，节省开支，减少浪费，降低消耗，特制定本管理办法。第二条 本办法适用于公司及公司所属各项目。第二章 办公、行政用品管理实施范围第三条 对于单位价值低于2000元除电器以外的日常办公、行政易耗用品均在标管理的范围，日常办公用品、行政用品主要包括：一、 办公用品：办公桌、档案柜、保险箱、移动硬盘、U盘、笔记本、打印纸、签字笔、书架、文件夹、档案盒、印泥、剪刀、裁纸刀、燕尾夹等；二、 行政用品：插座、电话机、传真机、证书、电池、矿泉水、毛巾、洗手液、卫生纸、地拖、扫把、洁厕灵、清香剂、洗衣粉、垃圾袋、手套、地毯、门帘等；三、 办公用品或行政用品维修所需零部件：锁芯、灯管、水管等；第四条 公司机关综合办公室及各项目经理部综合办公室为办公、行政用品的归口部门。各项目经理部应当由综合办公室负责办公、行政用品的管理。第三章办公、行政用品的管理第五条 办公、行政用品的购置审批公司机关各科室、项目各部门如需购置办公用品或行政用品，应按需求在办公、行政用品采购计划单（见附表一）上写明购置用品名称、规格型号、数量及用途等，经公司机关科室科长或项目各部门部长签字同意后，于每月27日之前将计划单送交综合办公室（如当月27日逢周六或周日，上报日期应提前至本周五），综合办公室采购人员将计划单汇总（见附表二）后，经与商家询价对比后，选定价廉物优的商家并确定商品价格，将采购计划单填写完整经综合办公室主任签字，采购人员应在五个工作日内采购齐全，无特殊情况尽量保证实际采购数量与计划数量一致（详见流程图）。第六条 办公、行政用品的验收、入库及领取机关综合办公室购置完成，由综合办公室验收人员验收行政、办公用品，确保与计划数量相符，用品包装无破损，无质量问题后，由收料人填写收料单（格式见附表三），行政用品与办公用品应分别编号，填写内容包括用品名称、规格、数量、单价、总价等信息，采购、收料、验收、财务人员分别签字后，一式三联分别给采购人员留存一联，财务报销留存一联，收料留存一联，并将行政、办公用品入库存放妥当。购买人与验收人员一同清点购置物品并入库，由验收人员根据收料单填写办公、行政用品登记表（入库）（附表四）。采购人员将办公、行政用品发票、采购计划单汇总表及一联收料单附在报销单后到财务报销。按照公司各科室或项目各部门上报的办公、行政用品采购计划单进行分配，采购人通知申请部门领取用品，领取人员在对应贴有本部门标签的办公、行政用品领用台账（附表五）进行签字领取。 第七条 办公、行政用品库存盘点采购人与验收人应于每月2号之前完成盘点库存工作,并填写办公、行政用品库存盘点表（附表七），本月实际盘点剩余数量应与本月应剩余数量一致，库存盘点完毕，采购人、验收人签字后请综合办公室主任签字。第八条 如有部门因特殊情况急需购置部分办公或行政用品，但综合办公室没有足够库存（未到本次采购计划报送日期）等情况，应填写办公、行政采购计划单经部门负责人签字交综合办公室，采购人请示办公室主任同意后及时采购和领取，并做好领用登记工作。第四章 附 则第十二条 未经批准公司机关各科室、项目各部门或个人不得擅自购置办公、行政用品。第十三条 本办法自下发之日起实行。第十四条 本规范由机关综合办公室解释。附表一办公、行政用品采购计划单申购部门（科室）： 年 月 日单位：元物品名称规格型号单位数 量价格总价用途 部门（科室）负责人： 申请人：填写说明：规格型号不确定的可以不填，价格不确定不用填，由综合办公室统一填写，需要填写清楚的是物品名称，单位数量及用途。签完字后月底前上报综合办公室。附表二办公、行政用品采购计划单汇总表填报部门（科室）： 年 月 日单位：元物品名称规格型号单位数 量价格总价用途 科室负责人（部门负责人）： 汇总人：附表三x公局第二工程有限公司收料单位 综合办公室 收字第 公司（项目）行政（办公）*号材料类别 行政用品（或办公用品） 收 料 单 年 月 日材料编号材料名称规格计量单位应收数量购入价格实收数量计划价格供货单位发票账单字号单价总价单价总价合 计 金 额大写小写验收情况及说明验 收： 财 务： 收 料： 采 购：附表四办公、行政用品登记表（入库）序号名称购买时间单位数量单价总价值经办人验收人发票号备注12345678910111213附表五办公、行政用品领用台账序号物品名称数量领用日期领用人使用部门备注12345678910111213141516171819202122232425办公用品采购发放管理工作流程图 （图六） 主责部门 关联部门 公司分管领导（项目分管领导机关各科室（项目各部门）综合办公室主办汇总各办公室报每季度的办公用品计划 通知、报送进行市场调查找到性价比最好的商品供货商询价 科室负责人（部门负责人）审核根据汇总各办公室办公用品需求计划制订采购计划 各办公室按原计划领取所需用品 按照计划购买办公用品、验收入库、登记、建帐 发票经主任审阅签字后报总经理签字报销 采购计划单汇总表、收料单附后总经理签字 向财务报销 附表七办公、行政用品库存盘点表盘点日期： 年 月 日序号名称单位上月盘点实际剩余数量（A）上月采购数量(B)已领用数量(C)本月盘点应有数量D=(A+B-C)本月实际盘点剩余数量（E=D）备注123456789101112盘库人： 监盘人： 部门负责人：