自动化控制公司文控运作流程模版.doc

目的： 为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，增强公司资料的实用性和有效性，建立和保持一个有效的文件管理体系，而制定本管理办法，以方便文件的检索查阅. 范围: 适用于本公司文件资料的管理.主要职责：一、体制1.文控中心既是公司文件资料工作的管理部门，又是保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心. 2. 实行集中管理的体制，由文控中心负责主体文件资料的管理.3.严格执行保密制度，做好文件资料密级划控，并采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密. 4做好防火.防盗.防虫等工作，确保文件资料安全. 5. 受控文件的电脑化管理.6. 定期对文件进行有效性检查. 7. 文档的日常管理和保管工作，公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料.二、文件编号1.文件编号应具有唯一性，即一个文件只有一个编号，一个编号只对应一个文件.文件编号建议格式为：公司名称+部门+文件类别+流水号2.分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、分成若干层次和部门、类别、是否保密、保密程度来分.2.1部门代码： 焦点： FC 总经办: GM 财务部: FN 厂政部： AM 业务部: SL 代工部: CD 工程部： EN 资材部： PMC 法务部： LD品管部: QC 文管中心： DC ISO顾问： ISO 售后部： SV 组装部： AS 制造部： PD 2.2类别代码： FC 表示焦点科技 NT 表示通知/公告类DC 表示文件类 FL 表示档案类 TA 表示表格类 IF 表示资料类 DF 表示图档类 001 表示编号 BK 表示图书类 SF 表示软件类 ED 表示外来文件类2.3保密：保密用Y表示 不保密用N表示2. 3密级程度四级：绝密：一级；机密：二级；秘密：三级；无：四级3、编码方法：FC-EN-TB-001流水号文件类别部门公司名称例：FC-EN-TB-001 表示焦点工程部流水号为001的表格 三、文件资料收集1.送交文控中心的文件资料必须是经总经办或部门总监审批，方能存档受控.2.对公司各部门经审批的文件资料进行收集整理受控.包括：2.1人事管理文件资料.2.2生产技术管理.产品生产.安全生产方面的文件资料.2.3图书管理.2.4仪器.设备方面的文件资料.2.5工程设计方面.技术图纸的文件材料，研发.技术引进方面的文件资料.2.6质量体系的相关资料.2.7其它具有利用和保存价值的文件资料.3.对遗缺不全的文件资料采取不同措施积极收集齐全.4.各部门文员应定期（每月两次，分别于月初、月中、报送相关资料至文控中心. 5.外来文件：公司收到的外来文件，由文控中心纳入外来文件清单.6.文件版面应清晰.内容完整，并由文控中心全面核对，核对无误后存档受控.7.对于内容不完整.版面破损，文控中心可不受理.四.存档1.存档前将资料分类，分组放置在待办区内，登记入档人并签名，以便追溯.2.文件目录制作：编制文件编号.日期和档内目录.3.整理：依据文件资料来源、时间、标题、内容、部门、类别、是否保密、保密程度来分类整理.4.附有电子档的资料，对其文件目录上做标示，以便日后查看.电子档文件保存，做好电子档目录和其文件资挂靠.5.对文件资料的收进和移出、存档数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门. 五、文件资料发放利用：1各部门人员借阅非密级文件资料可通过文控中心管理员办理借阅手续，密级文件需总经理批准方可借阅. 2一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料，需外借的须办理登记手续借阅登记表。3借阅期限不得超过一星期，到期归还，如需再借，应办理续借手续.4借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改.勾画.剪裁.抽取.拆散或损毁；严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失、借阅文件资料交还时，文控专员须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导.5.文件的原稿不外借.不发放，以防丢失或损坏.6. “受控文件”的发放范围由文件的制定部门确定，经管理者代表批准后，按批准的范围发放，非受控文件按需求发放，同时文控中心负责填写文件发放记录表，文件使用人在文件发放记录表上签名，便于追溯.7.未经批准不得将受控文件借给他人或复印，公司内不得使用加盖“受控文件”印章的复印文件，同时也不得借用他人的受控文件复印后使用.8.使用部门或人员妥善保管文件资料，保证文件清晰、整洁，当文件破损，表面污迹影响使用时，由文件使用或负责人持旧文件到文控中心办理更换手续，换发新文件分发号，文控中心收回旧文件.六.文件的更改管理1.定期对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料，对破损和褪色的材料进行修补和复制.2.文件需要或有必要更改时,由文件更改提出部门负责人或文件更改提出人员填写文件更改申请单明确更改原因，对关键.重要的内容更改还应附有充分的论据.3.一般情况下，文件更改的审批由原审批部门人员进行，若指定其它部门审批时，该部门应获得审批所需的有关背景资料，另外，若审批人员不在职时，可由其授权人进行审批.4.文件更改批准后，由文控中心按文件更改申请单执行更改,并发放新版文件.文件更改人在文件修改记录上做出更改记录，在修改状态栏按顺序填写最后的修次数，标明修改状态.5.文件换页时，由文控中心收回作废的页次，并立即销毁.文件的修改记录在新页上连续记录修改状态.6.发生以下情况时，文件须换版，原发放的文件须收回作废，换发新版.6.1文件经多次调整，管理需求.管理过程发生较大变化；6.2内部组织机构发生重大变化或高层发生重大变化.6.3其它重大变化.七、文件资料的销毁：1公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料，当某些文件资料到了销毁期时，由文件资料管理员填写销毁清单交部门主管人员.，由部门总监审核，经总经理批准后执行.凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由系统管理部批准后方可销毁.2销毁时，必须由总经理或总监指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字.3对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制销毁清单，将批准的销毁的文件清单归档，并永久保存.4.作废文件由文件发放部门按文件的原发放记录表收回并记录，并在作废文件上加盖“作废”印章，文件管理部门在销毁清单上注明，经原审批人批准后统一销毁.需保留的作废文件，由主管人员加盖“存档”印章后方可留用.5.各工作或使用场所必须使用文件的有效版本,作废或失效的各类文件必须及时撤出工作或使用场所.八. 运作流程：流程图主导人员参与人员备注收集资料文管中心电子档文件档分类整理资料库外来.各部门文件销毁更改.修定OKOKOKNG总经办OKOKOK发放/利用各部门部门担当组 文件目录表 外来文件清单总经办各部门部门、总经办担当组 审核文控中心部门、总经办、文控中心担当组存档目录 借阅登记表文件发放记录表总经办部门文控中心部门、总经办、文控中心担当组文件修改记录表销毁清单文件更改申请单九.相关表格 存档目录 外来文件清单 借阅登记表 文件发放记录表 文件更改申请单 文件修改记录表 销毁清单 设备维护记录表 附 则：1文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率.2本办法由文控中心解释、补充、自颁布之日起生效序号修订内容修订时间修订者批准