分析中小企业OA系统方案选型六个误区.docx

分析中小企业OA系统方案选型六个误区 在OA刚刚消失的时候，政府和事业单位确实是OA的主要用户，OA还没有进入企业。所以人们认为OA并不能解决企业治理层关怀和掌握企业运营过程中关键业务过程的作用，也没有帮忙员工有效的帮助到他们的日常办公。但是伴随着OA 的逐步进展，企业成为OA应用的广泛对象，OA也不再停留在传统的收发文系统或行政办公系统，OA发生了质的变化。所以泛微认为OA作为办公系统，它需要结合不同的部门和岗位、人员，成为他们的共性化的办公系统才有生命力。对于治理层来说，办公审批(不仅指公文，更多的治理流程和业务流程的审批)以及员工输入的数据汇总为不同权限的报表就是他们的办公系统。对于其他部门来说，他们除日常行政办公支持外，更需要他们的日常的业务流程的审批(如选购流程，合同审批，出差，借款，资金的审批)，这些资源与信息的协同运作，才能构建适合现代企业运作和应用的协同办公OA产品。 误区二：认为OA只是文件的审批和治理 目前市面上的许多的OA是采纳非关系性型数据库，主要是基于lotus平台，该平台是封闭式的平台，是文档型数据库，在技术上存在许多先天性缺陷，一般应用于早期政府的收发文，目前政府信息化招投标也根本上是向j2ee平台架构过渡。在国外lotus主要是应用于邮件效劳器。泛微认为OA不仅仅是文件的审批和治理，关键是作为企业治理软件进展企业治理最终肯定要跟财务发生关联，才能最大化发生作用。比方：在OA的应用企业中，很少企业抛弃报销，借款，付款等审批流程。由于报销与手工实现的方式有根本性的变革。手工审批各审批环节都需要手工签字才能逐步走到下一个环节。而电子化报销流程的好处是把治理和财务的职能进展了区分，作为审批层主要是关怀该事务允不允许发生，允许发生多少。而财务的职能是推断该事务发生的凭证(发票)是真的还是假的，是不是超过财务报销的标准。所以电子化流程是电子单据和凭证分别走，凭证只需要财务审核就可以，治理层通过电子单据填入的数据作为审批依据进展快速审批，不用在凭证上审批，这样可以支持领导远程报销审批，固然电子化审批流程需要从技术上能供应便利的报销依据供领导推断和审批，这样可以快速解决员工财务费用报销流程处理简单困难的问题，许多企业是通过首先应用财务报销流程推动公司整个流程的应用。 误区三：认为OA是ERP的一局部，认为OA很简洁，是附属于其他系统 OA的治理思想与ERP完全不一样，ERP主要注意在物料，物流，资金的治理，是以结果为导向。OA与ERP的进展思路和治理思想完全不一样，OA注意对人和过程的治理，通过管人来治理详细的事务，这些事务每天都可能在变化，所以OA强调敏捷性和协同性。由于企业人与人之间的协同是需要流程来标准。所以OA的核心是以人力资源为核心(人力资源主要是进展权限和安全体系的掌握)，以工作流为血脉的核心平台，在该平台上再搭建其他的应用功能模块，同时OA的牵涉的范围比ERP要广得多，涉及到各个部门的应用，所以OA需要门户，不同用户，不同权限的人进入系统看到的都是与他们工作相关的信息，没有权限的信息都看不到。作为治理层门户是汇总员工平常工作信息生成统计报表为治理供应决策支持，以及全部审批的信息都汇总到治理层门户。同时治理层也可以通过宏观数据监控和查询到微观数据。所以OA现在的进展趋势是成为协同治理平台，作为管控内部资源和外部信息沟通的平台与ERP构成了企业信息化的基石。 误区四、认为OA的终极目标就是手工转为电子化 泛微认为协同OA作为一个治理软件，肯定要把一些先进的治理和设计理念通过软件进展固化来为企业治理提升价值，否则为了电子化而电子化对企业没有太大的治理价值。手工转为电子化只是OA的第一步，对治理层来说，企业实施OA是需要花费很大的人力，物力，财力去实现，关键是引入软件这一工具来对治理进展变革以适应外部的竞争和企业进展。所以OA对企业治理核心有几方面： 第一：提升企业办公效率同时，重在执行力的提升 手工的审批在速度和效率上跟不上时代的进展，更重要的是领导者无法有效监控到员工日常的”工作。对流程的审批不知道停滞在那个环节、那个部门、缘由在那里。许多治理制度确实立，究竟员工是否关怀，执行没有，执行花费多长时间并没有得到有效反应，也就没有方法改良和提升，所以造成治理层的政令很难有效执行。 其次：OA的终极目的最终是为企业战略进展和治理效劳 OA的整个治理思想是以人为核心，以管控企业运营过程为目的，通过管人来实现整个企业标准运营。所以它区分于以物料为核心的ERP，以资金为核心的财务，以物流为核心的进销存。这些业务软件的核心特点都是以结果为导向，精细化治理为主，对过程的管控比拟缺乏。而OA，更进一步说协同OA，面对的是组织行为，强调的是企业资源的整体运作。所以OA与这些业务软件是相得益彰的。那么OA的终极目标是什么呢?最终把OA作为一个不同部门，不同岗位员工日常业务办公的平台，员工每天办公的数据根据权限自动汇总给相关权限的治理层生成统计报表从而给公司的治理供应决策支持。假如员工办公的数据不能沉淀为治理层需要的报表，我们认为OA以人为核心的软件是无法做到进展有效对治理过程进展掌握的。 第三：标准公司的治理，避开人为的因素 手工审批受人为因素影响较大，所以企业许多的治理制度和法规不能有效执行，中国许多企业初具规模就提出法制。所以软件是法制最好的执行手段。对于刚刚进展信息化的企业，前期需要一个过渡期进展缓冲，但是最终公司的治理是需要标准的，固然标准需要允许进展适当的调整。所以企业的流程是需要沉淀以后最终会被固化下来。所以企业的流程关键是经过梳理、沉淀进展优化最终找到治理的规律。固然对于不断标准的企业前期OA系统是需要支持一些人为因素，经过不断标准，最终找到适合企业的治理规律。所以强调OA流程既需要很强的自主推断力量，又要特别敏捷以适应企业业务流程和组织架构的变更。由于企业员工每天的工作都很忙，不能希望通过员工记住许多的治理制度来进展人为推断，比拟现实的是员工提沟通程，系统自动依据员工填入的内容进展自动推断进展相关领导审批，以此来标准整体的治理过程。 第四：部门与部门，员工与员工之间信息的沟通和共享 在手工时代，部门与部门之间无法进展充分的信息共享与传递，所以导致许多重复性的工作。同时企业许多事务是需要跨部门运作，员工与员工之间工作的协同迫切需要一个平台来支撑。而OA是很高的工具，借助这一平台，将跨地区、组织、部门的员工严密地联系在一起。 第五：学问的沉淀和痕迹的保存 对任何企业来说，都会有员工流失，都会有新的员工进来。流失的员工对于企业来说，等同于资源的流失，特殊是对于关键业务岗位的员工。企业需要有一个平台来记录员工日常的核心工作和他把握的公司的核心资源，以便利后续员工快速交接和跟进，避开企业造成损失。同时对于新员工培育成一个适岗的员工，企业需要花费很大的代价，假如通过OA系统把一样岗位的员工所从事的工作的痕迹和阅历共享给新员工，这会大大缩短新员工的培训时间，并节约公司的培训费用。 第六：加强对员工日常行为的考核 许多企业对员工的考核都停留在印象打分上，这样不利于留住优秀的人才。通过OA系统，可以把员工日常工作状况所产生的成绩作为考核的局部依据来对员工进展动态的绩效考核。来充分调发动工积极性，使企业在快速进展中快速积存所需要的人才。 所以OA不是一个无纸化的软件，而是一个治理工具，通过它来贯彻企业治理制度的执行，传播企业文化，通过流程的标准、学问的沉淀、员工的协作和协作来促进企业中人与组织的和谐进展。 误区五：认为OA实施很简洁，是信息部门的事情 OA作为治理软件，最终应用到企业，软件只是一个工具，关键靠人去用，企业应用深度与否取决于企业领导层重视程度，以及配套的治理制度保证和供给商的效劳力量，两者缺一不行。仅仅通过信息部门或者某一个部门去推动，最终只会导致在整个公司应用的失败。同时供给商肯定需要有丰富的实施应用阅历来帮忙企业推动工程实施进度和躲避实施风险。所以对于供给商的选择不仅仅是产品。固然光有快速反响力量没有解决问题的力量也是不行以的。所以在选择供给商时，建议选择专业定位于OA的有过众多胜利案例的知名厂商。 误区六：认为OA立刻就可以见到效果，认为OA可以一蹴而就 OA是一个系统工程，需要整体规划，分步来实施，关键是企业需要把目前最迫切，最关键，见效最快的需求先提炼出来，在此根底上渐渐加深应用，然后在扩展新的需求。目前许多企业对OA的选型有很大的局限在于认为满意现在的需求就可以，其实OA的深度和广度可以很深很广，许多企业由于对OA的规划不了解，所以导致 OA在应用过一段时间以后遇到瓶颈。建议企业前期需要规划好，然后根据企业实际需要在今后几年在加深应用深度的根底上，分步实施需要的功能。 企业信息化是企业进展的必经之路，推广和实施OA，根本目的不仅是帮忙企业建立一套完整的信息化治理系统，更重要的是透过先进的治理思想和方法实现治理的提升、业务的改善，促进企业制度与文化、人与组织的和谐进展。这就打算了企业在OA或OA的选型过程中必需立足企业的实际需求，转变以往的思维方式和观点，从OA真正在企业信息化过程中发挥的重要作用动身，从企业战略动身，选择企业所需要的OA系统。