合同综合管理制度.docx

合同综合管理制度（草案）第一章总则 第二章签约前调查 第三章签约的授权代理 第四章合同签订第五章合同的履行第六章合同的变更、转让、终止与解除 第七章合同纠纷的处理第八章合同管理第九章合同专用章管理第十章合同档案管理第十一章合同检查与奖惩第十二章附则（五）涉外合同；（六）公司内各单位负责人提请审核会签的合同。第三十四条当事人的名称、住所应与合同抬头、落款、公章以及对方当事人 提供的主体资格证明文件、资信情况载明的当事人的名称、住所保持一致。第三十五条合同标的应具有惟一性、准确性，物业托管合同应详细约定标 的位置、交房标准、要求、日期、托管经营模式、收益分配、托管经营起止期限 等内容；服务、劳务、雇佣合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法 以文字描述的应将图纸作为合同的附件。第三十六条合同应采用国家标准的计量单位，普通应约定标的物数量，无 法约定切当数量的应约定数量的确定方式（如电子邮件、传真、送货单、发票等）。第三十七条 对于质量有国家标准，部门行业标准或者公司标准的，应约定 所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标 准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。无质量标准的，应将公司有关质量标准、要求在合同上予以详细列明。第三十八条 价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的 实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇）、信用证、现金等 应予以明确；价款或者报酬的支付期限应约定切当日期或者约定在一定条件成就 后多少日内支付。第三十九条履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定 确定履行期间的方式；合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同普通约定交货地点为 本公司仓库或者本公司的住所地或者本公司的店面、施工现场；约定具体地名的 应明确至市辖区或者县一级；买卖合同在合同中普通应约定交付的手续，即合同履行的标志，如运单、仓 库保管员签单、验收单、资产权证移交确认书、标的质量证明等。第四十条合同中对方事人要求提供担保或者本方要求对方当事人提供担保 的，应事先报公司法务审核，结合具体情况根据担保法的要求办理相关手续。第四十一条合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的 文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。第四十二条对涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密 承诺时的违约责任。第四十三条履行期限长的重大合同应当约定合同双方联系制度。第四十四条根据合同法对违约责任作适当、明确、可操作的约定，注 意合同的公平性。第四十五条解决争议的方式可选择商议、调解、仲裁或者起诉；选择仲裁 的应明确约定仲裁的地点、仲裁机构的名称，应尽量选择广州市仲裁委员会仲裁 管辖，双方对仲裁机构不能达成一致意见的可选择第三地仲裁机构，选择第三地 仲裁机构尽量挨近广州；选择诉讼的，应尽量选择以公司住所地有管辖权的人民 法院管辖。第四十六条法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立 后应及时报请公司法务协助依法办理。第四十七条如须对合同进行鉴证或者公证的，应及时报请公司法务协助依 法办理。第四十八条合同有附件的，原则上应在附件完善之后方可签订；附件不能 一时完善，确须在合同签订以后才干逐步完善的，合同承办人应密切催促、跟踪、 完善合同附件。第四十九条合同附件如验收书、交接书等，合同承办人应当场参加并监督 对方当事人签名按印，确保签字真实、合法、有效。其他附件如须对方签字、盖 章的，亦应催促予以完善。第五十条合同正式签订后，合同文本除业务单位、财务各留存一份，另应 提交一份合同正本及所涉相应附件资料随合同审查会签单交公司档案管理部门 保管。第五章合同的履行第五十一条合同正式生效前，不得实际履行合同。合同生效后，应全面、 及时、实际履行合同。第五十二条合同履行实行承办人负责制，承办人应随时了解、掌握合同的 履行情况，发现问题及时处理汇报。否则，造成合同不能履行、不能彻底履行的， 要追究有关人员的责任。承办人并应随时催促对方当事人及时履行合同。第五十三条合同一旦成立生效，各业务单位应当做好合同履行工作。在合同履行过程中，要注意采集整理与合同履行相关的一切材料，按合同的不同种类 进行归类登记备查。第五十四条任何人发现对方不履行或者不全面、不适当履行合同时，应即 将通知承办人或者所属业务部门，承办人或者所属业务部门应在法定或者约定 期限内以法定或者约定方式向对方提出异议。异议文件须提交公司法务审核允许后方可向对方发出。收到对方履行异议时，承办人亦应在法定或者约定期限内以法定或者约定方 式予以答复，书面答复须提交公司法务审核允许后方可向对方发出。第五十五条在合同履行过程中，如发生合同不能履行或者合同履行不适当 等未能彻底依照合同约定履行的情况时，应及时向公司主管领导或者相关部门 报告备案，以便及时采取有效的针对措施做好防范处理。第五十六条在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并经 对方确认：（一）履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式二份的收货单，一 份留存对方，一份交销售部门备查。向对方当事人交付增值税发票时应由对方当 事人出具收条。（二）履行采购合同、托管经营合同、装修合同等，付款时应由对方当事人 出具发票、收款收据或者收条，公司原则上只开具限制性抬头的转账支票，以现 金形式支付的应按公司有关财务规定执行。第五十七条在履行合同过程中，承办人员或者其他人员若发现并有切当证 据证明对方当事人有下列情况之一的，应即将中止履行，并及时书面上报公司 法务处理：（一）经营状况严重恶化；（二）转移财产，抽逃资金，以逃避债务；（三）丧失商业信誉；（四）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；（五）其他导致合同不可能继续履行的情形。第五十八条在常年合同特殊是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员 应定期对帐，确认双方债权债务；第五十九条在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或者其他重大事项以务本公司或者对方当事人的合同经办人员发生变动时,应及时对帐，确认合同效及双方债权债务。第六十条涉及物资采购的合同，要注意对标的物的质量、数量的检查、验 收，发现问题，及时向对方提出书面质询并要求对方书面答复。验收全部合格应开具验收单，验收不合格应予拒收，经验收标的物存有瑕疵 或者质量问题等，应在验收单上予以详细注明。验收单不得随意开具，填具验收单时，应如实的详细的注明标的数量、质量、 合格率、不合格的数量及其他有关质量、技术问题等，并应经合同对方当事人签 字盖章。第六十一条涉及支付货款的，如果对方没有按合同规定的时间付款，应当 及时书面通知并要求对方做出书面答复。第六十二条涉及交付货物的，要按合同约定及时组织收货方、验收，书面 记载验收结论，并由收货方签字确认。第六十三条涉及接收合同标的物的，应按合同约定及时进行验收，书面记 载验收结论，并由出卖方签字确认。第六十四条涉及工程、项目劳务的，要记载工程、项目状况和劳务情况， 并由对方签字确认。第六十五条涉及时效中断的，应当及时要求对方做出复函。第六十六条合同履行完毕的标准，以合同条款或者法律规定为准。没有合 同条款或者法律规定的，普通应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、 无遗留交涉手续等为准。第六十七条合同履行完毕后，应将所涉合同履行的所有资料移交档案保管 部门保存。第六十八条任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商业、技术秘密。第六章合同的变更、转让、终止与解除第六十九条在合同履行过程中碰到艰难的，各部门首先应尽一切努力克服 艰难的，竭力保障合同的履行。第七十条实际履行或者适当履行确有不可克服的艰难而需要变更、终止或 者解除合同时，应在法律规定或者合理期限内与对方当事人进行商议，并达成 书面补充 约定。第七十一条各业务单位要求变更合同的，应当事先向公司法务报告，并提 出变更的理由与意见；对方要求变更合同的，各业务单位接到对方通知后应即将 报告公司法务，并会同公司法律顾问提出处理意见。第七十二条各业务单位要求终止或者解除合同的，应事先向公司法务报告 并说明终止或者解除合同的理由；对方要求终止或者解除合同的，各业务单位接 到对方通知后应即将报告公司法务，并会同公司法律顾问提出是否允许终止或者 解除以及如何补救的措施。第七十三条对方当事人提出变更、终止或者解除合同的，应从维护本公司 合法权益出发，从严控制。第七十四条变更、终止或者解除合同的通知或者答复须在法定或者约定期 限内以书面形式作出，并经公司法务审核允许。书面通知或者答复应一式两份以上，一份发往对方，一方己方留存。第七十五条变更、终止或者解除合同，必须符合我国合同法和本制度 的规定，并应在公司内办理有关手续。第七十六条变更、终止或者解除合同的手续，应按本制度规定的合同签订 程序执行。经工商行政管理机关鉴证的合同，在达成变更、解除协议后，应报原机关备 案。经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后，须报公证机关重新公证。第七十七条变更、终止或者解除合同，一律采用书面形式（包括当事人双 方的信件、函电、电传、电邮等），不得采用口头形式。第七十八条变更、终止或者解除合同的协议在未达成或者未批准之前，原 合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致允许中止或者终止履行的例外。第七十九条因变更、终止或者解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除 法律允许免责的以外，均应依法承担相应的责任，并须在变更、终止或者解除 合同的协议中明确规定。第八十条以变更、终止或者解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实， 损公肥私的，一经发现，从严惩罚。第八十一条合同成立生效后，不得随意转让合同权利义务，如确需转让合 同权利义务的，则应报公司主管领导允许并经公司法务审核后，按本制度规定的 调查、签约及公司法务有关合同审查程序、细则的规定办理。第八十二条合同成立生效后，不得允许合同对方当事人随意转让合同权利 义务，如确需允许对方转让合同权利义务的，则应报公司主管领导允许并经公司 法务审核后，按本制度规定的调查、签约及公司法务有关合同审查程序、细则的 规定办理。第八十三条合同权利义务转让，应签订书面补充协议（包括当事人双方的 信件、函电、电传、电邮等），对有关事项予以充分明确的约定，一律不许采用 口头形式。第八十四条与公司签订合同的对方当事人要求转让合同权利义务的，合同 承办人应按本制度第二章的规定对合同对方当事人所选定的合同权利义务的承 继者进行了解和调查。经了解和调查，承继者具有主体资格、履行能力和信用，有能力继续履行合 同权利义务的，报经公司领导决定允许合同对方当事人转让合同权利义务；承继 者不符合条件，没有能力继续履行合同权利义务的，则报经公司领导决定不应同 意合同对方当事人转让合同权利义务；如确须转让的，则应要求合同对方当事人 另行选择有履行能力的承继者或者要求其选择的合同权利义务的承继者向公司 提供担保，经公司领导决定允许。报经公司领导决定前，应事先报经公司法务审核确定。第八十五条合同权利义务依法转让之前，合同当事人双方仍应按原合同约 定继续履行；合同权利义务依法转让之后，由新的合同当事人按原合同及补充协 议继续履行。第七章合同纠纷的处理第八十六条合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原 则，采用商议或者调解方式解决。商议或者调解能够达成一致时，应依本制度规 定的合同签订程序签订书面协议。商议或者调解不能达成协议时，可依合同约定选择仲裁或者诉讼方式解决纠 纷。第八十七条合同发生纠纷时，承办人应及时通知有关机构和人员，并报公 司法务备案，同时应迅速采集下列有关证据：（一）合同文本，包括附件、变更或者解除的协议、有关电报、信函、图表、 视听材料等;（二）有关的票据、票证；（三）质量标准的法定或者约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等;（四）证人证言；（五）其他有关材料。第八十八条合同纠纷由原合同签订的承办人及其所属部门负责处理。涉及 内部几个单位的，可以商议或者由公司确定一个单位为主负责处理。合同承办人及其所属部门须及时将纠纷及处理情况报公司法务备案，并对纠 纷的处理必须具体负责到纠纷处理终结时止。第八十九条各单位在处理纠纷时，应加强联系，及时沟通，积极主动地做 好纠纷处理工作，不应互相推委、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。第九十条合同双方在一定期限（普通为一个月）内无法就纠纷的处理达成 一致意见或者对方当事人无意商议解决的，经办人员应及时书面报告公司主管领 导和公司法务，并拟定处理意见，报公司主管领导决定。对方当事人涉嫌合同诈骗的，应即将报告公司法务。第九十一条公司决定采用诉讼或者仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人 起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及商议情况整理成书 面材料连同有关证据报公司法务。仲裁或者诉讼解决纠纷时，承办人应与公司法务相商确定代理人、诉讼方案等, 并向法定代表人或者公司主要负责人报告。第九十二条合同纠纷的提出，加之由我方与对方当事人商议处理纠纷的时 间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或者诉讼的足够时间。第九十三条处理合同纠纷的原则是：（一）坚持以事实为依据、以法律为准绳原则，法律没规定的，以国家政策 或者合同条款为准。（二）以双方商议解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好 商议，在维护本公司合法权益的基础上，公平合理，互谅互让，达成协议，解决 纠纷。（三）因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，切实保障我方合法权益；因我 方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措 施，尽量减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情 合理解决。第九十四条提请处理合同纠纷的程序是：（一）承办人填写对外合同纠纷申报表（一式二份），按本制度前述合 同签约申请的规定报批。（二）审批单位可依据情况，在1天内作出：由上报单位负责处理；由公司 公司法务负责处理。（三）公司法务对经商议仍无法解决或者认为有必要的合同纠纷，经主管领 导允许，可提交仲裁部门或者人民法院依法处理。第九十五条公司法务处理合同纠纷的范围是：（一）董事会、总裁交办的；（二）经公司业务部门处理解决不了的；（三）其他依公司规定应由公司法务处理的。第九十六条凡由公司法务处理的合同纠纷，有关单位必须在经公司主管领 导批准移交公司法务处理之日起4日内向公司法务提交下列证据材料（原件或者 影印件）：（一）合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文 书、电报、图表等；（二）交货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；（三）货款的承付、托收凭证，有关财务账目及凭证；（四）产品的质量标准、封样、样品或者鉴定报告；（五）有关违约的证据材料；（六）其他与处理纠纷有关的材料。同时:合同承办人及所属业务部门应充分协助、配合公司法务处理合同纠纷。第九十七条对于合同纠纷经双方商议达成一致意见的，应签订书面协议， 由双方代表签字并加盖双方单位公章或者合同专用章。第九十八条对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书、调解书、仲裁书或 者判决书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与该纠纷处理及履行有关的部 门收执，合同承办人及所属单位应负责该文书的执行。对于对方当事人在规定期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人 应及时向主管领导和公司法务汇报。第九十九条对方当事人逾期不履行已经生效的协议书、调解书、仲裁决定 书或者判决书的，合同承办人应及时与公司法务商议并经公司法定代表人或者主 要负责人允许，由公司法务配合各单位向人民法院申请执行。第一百条在向人民法院提交申请执行书之前，有关单位应认真检查对方的 执行情况，防止差错。执行中若达成和解协议的，应签订书面协议并经双方签字盖章。第一百零一条合同纠纷处理或者执行完毕的，应及时通知有关单位，并将 有关资料汇总、归档，以备查考。第八章合同管理第一百零二条公司的合同管理实行二级管理、专业归口、承办人责任制、 法人委托书、审核会签制、合同专用章制及基础管理制、合同台帐制、合同档案、 合同监督监查制等。第一百零三条公司合同的二级管理具体是：公司由总裁总负责，主管副总具体负责，归口管理部门为公司法务。下属分支机构一级由分支机构负责人负责，归口管理人为指定的合同管理 员；各法人委托人具体负责各自授权范围的合同签订、履行工作。各业务单位应安排专职或者兼职合同管理员对合同进行管理。第一百零四条公司法务对公司合同管理进行指导和监督，主要职责是：（一）负责对公司合同签订、履行、管理的整个过程进行指导和监督；（二）负责指导公司各类合同的管理；（三）负责审查各类合同的合法性，提供法律论证意见；对公司审批或者 签订的合同在法律上把关；（四）负责对法人委托人和有关人员进行法律培训、以提高法人委托人和 有关人员的法律素质；（五）负责考评公司的合同管理工作，总结交流经验教训，提高合同管理 水平；（六）配合公司办理合同的见证、鉴证和公证等事项；（七）配合公司处理合同纠纷；（八）参预特定合同的谈判、签约、履行等工作；（九）其他按公司有关规定应履行的职责。第一章总则第一条为加强合同管理，维护公司合法权益，防范公司生产经营管理的法 律风险，切实做到依法经营，避免和减少因合同管理不当所造成的损失，提高公 司经济效益，根据国家有关法律法规之规定，结合公司实际情况，制定本制度。第二条本制度所称合同包括公司及其所属单位、分支机构与其他法人和其 他组织、自然人签订的合同、协议。劳动合同的管理办法另行规定。第三条公司各部门及下属各分支机构在公司生产经营管理过程中对外签订 的各类合同一律合用本制度。第四条 凡以公司名义对外发生经济活动的，应当签订合同。订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济事务外，应当采用书面 形式。“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、 电子邮件等），除情况紧急或者条件限制外，普通要求采用正式的合同书形式，并 且普通应以公司统一的合同文本或者经提前申请由公司法务拟定的合同文本对 外签订。当事人商议一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组 成部份。计划单、调拨单、交接书、验收单、任务单（书卜预算单（书）等一类文 件可以作为合同的组成部份，但不得以其替代合同。第五条 合同管理是公司生产经营管理的一项重要内容，搞好合同管理，对 于公司经济活动的开展、经济利益的取得和法律风险的防控，具有重要意义。公 司各级领导、员工，都应严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合， 共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉、防风险、增效益”为核心的合同管理 工作。第二章签约前调查第六条在合同签订前，合同承办人应对合同另一方当事人的主体资格、履 行能力、资信能力及合同标的的权属、状况等进行充分、详细的了解和调查。第一百零五条下属分支机构应安排专人或者兼职合同管理员，合同管理员 的主要职责是：（一）负责管理本单位签订的合同，搞好合同管理工作；（二）对须报请公司或者上级主管机关审批、见证、签证或者公证的合同， 办理申报手续，提出初步意见；（三）负责本单位合同资料的汇总、分类、归档、保管及合同台帐的设立、 统计、上报等基础管理工作；（四）其他应由合同管理员履行的职责。第一百零六条法人委托人的主要职责是：（一）在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极 推委；（二）对所签订合同的完整性、可行性及相关资料的真实性负责；（三）对须报请上级领导审批的合同，办理申报手续，提出本人意见并对 本人意见负责；（四）对所签合同的全面履行具体负责，履行中发现问题应即将上报，并 负责积极处理，对发生的合同纠纷负责具体解决或者积极协助有关部门进行处理;（五）负责保管好本人所签合同的一切资料；合同签订后应立即将资料上 交归档；（六）其他应有法人委托人履行的职责。第一百零七条签订合同实行合同专用章制度。公司及下属分支机构对外签 订合同所加盖的印章，一律使用合同专用章，其他印章一律不许代替使用，如因 时间紧急确需加盖印章而合同专用章未在公司时可加盖公司行政章。否则，财务 部门有权拒绝办理结算手续，由此所引起的责任由有关人员承担，并视具体情形 赋予相应处分。第一百零八条公司各单位都必须认真做好合同管理及其基础工作，具体如 下：（一）建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或者遗漏。 每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的 情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。（二）建立合同管理台账。各单位应根据合同的不同种类，建立合同的分 类台账和总台账。每一个分支机构必须设一个总台账。其主要内容包括：序号、 合同号、经办人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。 台账应逐日或者逐月填写，做到准确、及时、完整。（三）视合同类别填写合同情况月报表和合同情况年报表。各单 位应在每月5日之前将上月月报表填好后报送总裁办，在下一年的1月15日之前 将上一年的年报表填好报送总裁办，同时抄报财务部门、公司法务。第一百零九条已签订的合同及送货回单、增值税发票收据以及业务往来传 真、信函、对账单等资料，业务人员或者承办人应留有复印件并按公司相关规定 将原件提交相关部门；重要资料应将原件交公司档案管理部门随合同保管。第一百一十条公司法务协助公司对合同档案进行统一、规范管理。定期或者不定期对公司合同管理进行监督、检查。第一百一十一条 有附件之合同，应将主合同与附件统一装订、放置，不 得分离放置。第一百一十二条合同应完整装订、统一编号并详细登记。第一百一十三条 合同档案的交接、签收、归档、借阅等按公司档案管理 的规定统一、规范进行。第一百一十四条各业务单位人员流动、办理交接时，应对合同进行妥善 安排与交接。第一百一十五条承办人对合同签订前的调查、签订、履行、管理、归档 负责。合同承办人与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委 托书移交完毕，经公司人力资源管理部门和有关部门确认后方可办理有关手续。合同承办人与本公司终止劳动关系或者因其他原因发生变更的，公司人力 资源管理部门应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。第九章合同专用章管理第一百一十六条合同专用章管理，是指公司对外签订（变更、解除）合同 时所使用的专用印章的管理。第一百一十七条公司刻制一枚合同专用章，公司发展、壮大过程中确有需 要，针对不同交易、情形等，可刻制多枚合同专用章，并分类编号。合同专用章的管理工作由公司指定部门、人员负责。第一百一十八条公司对外签订（变更、解除）合同一律使用合同专用章， 而不得加盖其他任何印章。根据本制度前述规定的特殊情形下，方可加盖公司行 政章。第一百一十九条公司合同专用章的刻制和启用由公司相关部门提出书面建 议。建议中应当就印章的名称、形式、合用范围等作出说明。由公司总裁办将合 同专用章刻制申请文件报总裁批准。第一百二十条合同专用章的刻制手续由公司指定部门负责，更换或者废止 的印章应由档案管理部门负责保存3年后销毁。刻制印章必须认真绘制印章草图。合同专用章的尺度不能超过公司行政章。印文要用公司的法定名称、通用的汉文文字。名称字数过多，不易刻制的， 可用规范性简称。印文字体用宋体字和国务院发布的规范简化字，禁止使用废除 的繁体字。从工厂或者专门的刻字社取印章时，要子细检查印章是否符合批示规定、 有无使用痕迹。第一百二十一条新印章未经正式发文发布启用不得使用，启用合同专用章 时应由公司总裁办向公司各部门印发由总裁签署批准意见的启用通知。各业务部 门应当将启用通知送达至公司相关客户和供应商。第一百二十二条合同专用章必须指定专人负责保管和使用。印章管理人员 要明确自己的职责，保证印章的绝对安全和正确使用；防止滥用和被盗用；不得 委托他人代管代用。若印章被盗用，所产生的不良后果或者法律责任，由管印人 员负责。第一百二十三条合同专用章管理部门（人员）的职责：（一）妥善保管合同专用章，不得遗失、毁损或者擅自交与他人；（二）严格按规定使用合同专用印章；（三）建立使用台账，严格使用登记；（四）不得擅自将合同专用章携带外出签订合同，也不得在空白合同书上加 盖合同专用章，特殊情况经本单位法定代表人或者主要负责人批准的除外；（五）公司如发生合同专用章被盗或者遗失，必须即将登报声明作废。第一百二十四条公司建立印章管理登记簿，专人领取和归还印章情况在卡 上予以记录。第一百二十五条合同专用章的持有情况纳入员工离职时移交工作的一部 分，如员工持有公司印章，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。第一百二十六条合同专用章的使用按照“先申请、审批，后使用”的程序办 理。公司各级人员需使用印章须按要求填写合同专用章批准使用单，将其与所 需印的文件一并逐级上报，经公司有关人员审核。第一百二十七条 在逐级审核的过程中被否决的，该文件予以退回。第一百二十八条经有关人员、单位审核批准后方可交由合同专用章保管人 盖章。第一百二十九条需要签盖合同专用章的合同，应由合同承办人持已编号的 合同文本到合同专用章管理部门用印，同时须提供以下资料：（-）已签署的合同专用章批准使用单（必须由公司相关业务部门及相关主 管领导审核会签允许，总裁阅签）；（二）经本单位法定代表人（负责人）或者其授权委托人批准并签署的正式 合同文本，合同由授权委托人签署的，需同时提供有效授权委托书；（三）其它应提供的资料。第一百三十条 合同专用章保管人应对提供的资料、文件内容和合同专用章 批准使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。第一百三十一条用印后该合同专用章批准使用单作为用印凭据由合同专 用章章保管人留存，定期整理后交办公室归档。第一百三十二条不允许浮现盖有合同专用章的空白合同。特殊情况需要盖 印时，要经公司总裁特殊批准，编号登记，留有存根。合同专用章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先 填写印章使用单，载明事项，经公司总裁或者主管负责人批准后由两人以上共同 携带使用。第一百三十三条合同专用章必须是在签订合同时使用，不得将合同专用章 用于非合同文书。第一百三十四条不得在空白纸页上盖合同专用章。第十章合同档案管理第一百三十五条 指定部门负责保管。第一百三十六条 统一归档。第一百三十七条 归档保存5年。第一百三十八条公司指定部门为公司合同归口管理部门，合同档案由公司 凡与合同签订、履行有关的合同文书、附件、资料等均应 合同履行完毕后，有关的合同文书、附件、资料等还应 合同订立后，合同承办人应对本合同的履行及相关资料 及时进行整理、完善有关合同附件和法律手续。第一百三十九条合同订立生效之日起7日内，合同承办人及所属业务部 门在留存合同文本复印件之后，应将合同文本的原件一份提交档案管理部门归 档。第一百四十条合同订立后，合同承办人及所属业务部门应尽快完善有关 合同附件及相关法律手续，并在合同附件或者相关法律手续完成之日起7日内，将 合同附件原件提交档案管理部门归档。第一百四十一条合同履行完毕后10日内，业务部门应将全部合同资料整理 成册，按照时间顺序先后编排，正本送交档案管理部门，并制作副本一份留存。第一百四十二条合同承办人及所属业务部门将合同、资料归档的，在办理 归档手续前，公司法务应对提交归档的合同资料的完整性、合法性等进行审核， 经审核通过，方可办理归档手续；经审核，合同资料如有缺失或者瑕疵，应通知 合同承办人及所属业务部门在限定期限内补充材料，已提交的材料暂放置于档 案室，材料补充完成经审核允许，方可办理归档手续。第一百四十三条合同资料在提交档案管理部门归档前，合同承办人及所 属业务部门应妥善保管，不得遗失、遗漏、毁损。第一百四十四条合同资料暂由合同承办人及所属业务部门保管的，合同 承办人及所属业务部门应以有利于合同存放保管的条件妥善保管合同、资料，不 得随意放置，亦不得随意交由非公司人员、单位放置。第一百四十五条合同承办人及所属业务部门对未提交归档的合同资料妥 善保管的，导致合同资料遗失、遗漏、毁损等情形发生的，追究合同承办人及所 属业务部门负责人的相应责任。第一百四十六条合同承办人所属业务部门应按公司本制度规定安排一位 专职或者兼职的合同管理员负责办理合同资料的保管、归档、汇报等相应手续。第一百四十七条合同承办人及所属业务部门对提交归档的合同资料的真 实性、合法性、完整性、有效性负责。第一百四十八条档案管理部门部接收合同资料时应当出具收据。第一百四十九条 根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出 书面申请，报经档案管理部门主管批准允许后，办理借阅手续。公司法务要查阅 档案的，可口头申请允许后办理借阅手续。第一百五十条借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。 确有必要借带出档案室阅读的，应经档案管理部门主管批准后，方可带出。第一百五十一条档案借出的，应在借出档案之日起3日内归还；如确须延长借出时间的，应经档案管理部门主管批准。第一百五十二条第一百五十三条 仲裁的有关资料。第一百五十四条第一百五十五条借阅档案，应填具调卷单，由档案室存档备查。发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应附有诉讼或 者诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。为诉讼或者仲裁的需要，公司法务借用原件后应在10日内 归还。如果不能按期归还，应说明理由并报经档案管理部门主管阅知。第十一章合同的检查与奖惩第一百五十六条公司全体职员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合 同，切实维护公司的整体利益。第一百五十七条公司法务负责本制度执行情况的监督考核。各单位应自觉检查合同的订立、履行、管理工作，发现问题及时纠正。第一百五十八条公司法务应对本公司内部的合同管理工作在每年的三月 和九月进行定期检查，平时进行不定期检查、监督。第一百五十九条 对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补 救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或者挽回 重大经济损失的，予以奖励。第一百六十条合同专用章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时 向公司综合事务部报告。第一百六十一条任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本 办法规定的程序，不得擅自使用。第一百六十二条有下列情形之一，情节严重造成重大经济损失或者扩大经 济损失的，对责任人予以通报批评或者行政处分，并向责任人员追偿损失；构成 犯罪的依法移送司法机关追究其刑事责任。（一）不按本制度规定签订合同的；（二）签订有重大缺陷或者无效合同的；（三）审核人员无正当理由延误审核的；（四）未依法律和本制度规定变更或者解除合同的；（五）丢失合同文本及相关文件的；（六）提供虚假资料的；（七）未经授权、超越授权或者滥用授权签约的；（八）授权委托书失效后仍进行该授权委托事项的；（九）对授权委托事项不尽职责，给单位造成损失的；（十）有违反本制度第二十三条关于法人授权委托书的管理之规定情 形的；（十一）未按规定进行授权或者转委托的；（十二）发生纠纷后，隐瞒或者不及时向有关机构汇报或者不及时采取措施的；（十三）有关法律性文件未经审核的；（十四）应当或者可以追究对方违约责任而擅自抛却的；（十五）在合同签订或者履行之中，与对方或者第三人恶意串通或者收受贿 赂的；（十六）泄漏合允许向、商业秘密或者有关机密的；（十七）使用非法手段签订合同的；（十八）合同纠纷未按程序汇报或者汇报后执行不到位给公司造成损失的；（十九）未积极协助公司有关部门、人员处理合同纠纷的；（二十）故意或者重大过失过公司造成重大损失的；（二十一）为他人提供合同专用章或者盖章的空白合同，授权委托书；（二十二）应当签订书面合同而未签订书面合同；（二十三）其他违反本制度规定的。第一百六十三条合同承办人员浮现下列情况之一，给公司造成损失的，公 司酌情向责任人员追偿损失：（一）因工作过失导致公司被诈骗；（二）公司履行合同未经对方当事人确认；（三）遗失重要证据；（四）发生纠纷后隐瞒不报或者私自了结或者报告避重就轻，从而贻误时机 的；（五）合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；（六）其他违反公司相关制度的。第一百六十四条凡违反上列条款者，责任人原则上按300元/次予以处罚，责 任人单位负责人按200元/次予以处罚。第一百六十五条各业务单位未经程序送审而签约者，原则上对业务单位 负责人按300元/次予以处罚，授权签约人按200元/次予以处罚。第一百六十六条各业务单位将标的、价款、质量要求等都相同的项目化整 为零的，一旦发现，对各业务单位负责人处按1000元/次、对主管会计按800 元/次予以处罚，各业务单位主管领导处以500元/次的连带处罚。第一百六十七条各业务单位虚报合同价款者，视其情节轻重，将对本公司 授权签约人处以200-1000元不等的处罚。第一百六十八条责任人及所属业务部门未能按本制度规定及时整理、完善 合同附件、资料的，对责任人予以200元/次处罚，对所属业务部门负责人予以 100元/次处罚。第一百六十九条责任人及所属业务部门未能按本制度规定及时办理归档及 相应手续的，对责任人予以200元/次处罚，对所属业务部门负责人予以100元/次 处罚。第一百七十条责任人及所属业务部门未能按本制度规定妥善保管合同资料 的，对责任人予以200元/次处罚，对所属业务部门负责人予以100元/次处罚。第一百七十一条责任人及所属业务部门未能按本制度规定妥善保管合同资 料，导致合同资料遗失、遗漏、毁损等情形发生的，对责任人予以300元/次处第25页共26页罚，所属业务部门负责人予以200元/次处罚，情节严重的，予以开除、解除劳动合同，并追偿相应经济损失。第一百七十二条借阅档案人丢失档案的，根据情节可以赋予警告、记过、 记大过、开除、解除劳动合同的处理，并赋予300元/次的处罚。第一百七十三条责任人及所属业务部门违反前述规定，造成公司重大损失 或者极大影响公司市场交易、纠纷处理等，视具体情节，对合同承办人及所属业务 部门负责人予以降级、撤职、开除等行政处分或者解除劳动合同，并追偿经济损失, 情节严重构成犯罪的，依法移送司法机关追究其法律责任。第十二章附则第一百七十四条本制度是公司合同管理的基本制度，公司及公司下属各部 门、子公司、分公司和业务人员必须严格遵守本制度的各项规定，切实加强公司 合同管理工作，规范自身合同法律行为，维护公司利益，提高公司经济效益。第一百七十五条本制度实施前公司有关合同管理的规定与本制度相抵触 者，自本制度实施后即行废止，公司有关合同管理工作自本制度实施后一律按本 制度规定执行。第一百七十六条承办人，指根据公司安排具体经办、洽谈某项业务的公司 分支机构、采购、运营、拓展等业务部门的人员。第一百七十七条本制度由公司总裁办负责解释。第一百七十八条本制度经公司董事会讨论通过。