2021企业财务部工作手册.pdf

企业财务部工作手册一、一般公司的财务部组织结构图二、如果公司有分公司或分支结构，一般总公司财务部结构图三、大型集团公司财务部组织结构图一、部门岗位职责(-)财务部职责1、贯彻执行 会计法及国家有关各项法规和规章制度。严格执行国家的 企业会计准则、和总部的 会计核算办法。2、制定企业财务管理的各项规章制度并监督执行。3、配合协助企业年度目标任务的制订与分解，编制并下达企业的财务计划，编制并上报企业年度财务预算，指导企业司的财务活动。4、负责企业的财务管理、资金筹集、制定资金使用管理办法，合理控制使用资金。5、负责成本核算管理工作，建立成本核算管理体制系，制定成本管理和考核办法，探索降低目标成本的途径和方法。6、负责企业网上银行的安全与正常运营。7、负责企业的资产管理、债权债务的管理工作，参与企业的各项投资管理。8、负责企业年度财务决算工作，审核、编制上级有关财务报表，并进行综合分析。9、负责企业的会计电算化管理工作，制定相关规章制度，保证会计信息真实、准确和完整。10、负责企业的纳税管理，运用税收政策，依法纳税，合理避税。11、负责财务会计凭证、账簿、报表等财务档案的分类、整理和移交档案。12、完成领导交办的其他事项。二、财务部质、环境、职业健康安全管理目标序号目标措 施统计频次1付款不出差错率 100%1、按合同约定，审核人将客户账户进行查看，签署付款意见。2、付款前认真查看批准人意见。3、检查申请人提供的付款信息确认无误后进行付款。每月一次2确保核算的准确性。1、对财务人员加强业务学习和培训。2、对日常工作进行检查，分析偏差，及时纠正。每年一次3按时编制财务报 表，确保在规定时间完成。将各岗位工作完成时间进行规定每年一次4确保对各部门目标考核执行率 100%。按照考核方案执行每月一次三、岗位职责及任职要求(-)财务部部长岗位职责及任职要求1、岗位职责1.1、全 面主持公司财务会计核算、管理、监督、控制工作。1.2.建立健全财务管理的各项规章制度，严格遵守财经纪律、法规和各项规章制度，不断改进财务工作。1.3、组 织编制财务成本计划、融资计划，汇总编制财务预算，并将各项计划指标分解下达落实，督促执行。1.4、加强同税务、银行、保险、会计事务所等外部相关单位联系，确保相关业务的顺利开展。1.5、协 助公司财务总监进行资金筹措和管理,根据资金状况及时分析、调 度，保证生产营运资金正常周转。1.6.参与制定公司各项经营计划、投资决策、职工工资、福利政策，协调财务部与公司其他各部门之间的工作关系。1.7、负责建立公司的成本、费用考核体系，根据执行情况，不断修订和完善成本、费用考核办法。1.8.对公司各项物资的使用、管理进行分析总结，制定消耗定额，并及时调整和控制，为领导提供决策依据，及时组织统计应收帐款外欠 情 况，督促相关工作。1.9、及时检查监督单项合同成本预算情况，提出合理化意见。1.10.审查对外提供的会计资料，负责组织财务状况及经营成果报告的编制、分析及解释，并向公司领导报告。1.11、负责组织财务部员工的思想品德教育、专业技术培训和工作评估 考 核，不断提高财务人员的业务水平。1.12,负责部门员工劳动纪律督察及内部考核工作，负责制定部门员工的考核条例，并对员工的劳动纪律、工作业绩进行考评，最大限度地调动和发挥本组员工的工作积极性。1.13、从会计制度规范和节税原则，审核会计记帐凭证和原始凭证。1.14、完 成公司领导交办的其他工作。2、任职要求(1)具有全面的财务专业知识、账务处理及财务管理经验；(2)具备优秀的统计能力和财务分析能力，能够从相关数据中发现和解决问题。(3)精通国家财税法律规范，具备优秀的职业判断能力和丰富的财会项目分析处理经验；(4)熟悉国家会计准则以及相关的财务、税务、审计法规、政 策；(5)熟练使用财务软件。(6)诚信廉洁，勤奋敬业，作风严谨，敬业负责，有良好的职业素养。(二)财务部副部长岗位职责及任职要求1、岗位职责第一部分：副部长1、1协助财务部长做好财务日常管理工作，检查、督导会计运作，保证会计核算工作的正常运转。1、2编制各种会计报表，保证各报表内容完整、数据准确，账表、表表数据一致。保证会计信息的准确、完整、正 确，及时、真实反映公司实际经营管理情况。1、3协助财务部长做好单项成本管理工作，包括管理流程、考核控制标准的制定，以及单项成本的考核；规范、完善成本核算流程，加强成本核算管理力度。1、4负责对公司物资采购、物资收发存管理的流程进行规范和完善,组织做好相关财务核算工作。1、5 协助财务部长做好年终决算工作，保证年度审计报告的及时、准确报送，组织新会计年度的建帐、过帐工作。1、6 组织相关会计及时清理内部往来帐，以及公司土建单位往来账核 对，并及时上报公司领导。1、7 严格按有关的费用开支范围和标准及审批权限审核报销，对违反财会报销制度，坚决不予支付；审查或参与拟定工程建筑合同、协议及其他经济文件，加强事前监督。1、8 编制除销售、应收账款、成本、固定资产、库存商品以外的记账凭证1、9 严格审核除公司日常费用报销以外的款项支付，如支付原材料款、购置设备款、在建工程款。1.10严格审核公司内部员工借款，负责对员工借款的催收和清理，平时加强监督，年底及时清理。1、1 1 负责组织部门内部财务档案资料（公司文件、会计资料、合同资料、工程验收决算资料）的整理归档。第二部分：税务2、2、负责增值税发票、普通发票、等各种发票领购、保 管，按规定正确使用发票。2、2 正确及时开具增值税发票、普通发票、2、3 严格对各种发票特别是增值税专用发票进行审核，及时进行发票认证。2、4 规范各项涉税事项的核算、管理流程，对发现的问题及时反映。2、5负责编制国税、地税需要的各种报表，每月按时进行纳税申报，用好税收政策，规避企业涉税风险，依法纳税；负责减免税、退税的申报。2、6做好公司财政报表的填报工作及涉税的各种统计报表。2、7负责主营业务税金及附加、应交税费、所得税科目凭证填制及明细帐登记、核对。2、8负责记帐凭证的及时装订，税务相关资料的装订存档。2、9每月对纳税申报、税负情况进行综合分析，提出合理化建议。2、1 0完成领导交办的其他工作。第三部分内部往来、费用费用报销凭证的审核编制，内部往来的核对，对三项费用的统计分 析，每月结合实际经营情况及时进行财务综合分析。主要工作内容：3、1负责费用类现金收支凭证的编制，配合出纳核对现金帐。3、2负责每月关联单位以及其他应收款、其他应付款相关单位帐务核对工作，其中与关联公司对帐要形成对帐确认函。3、3每月对本部三项费用统计制表，进行对比分析。2、任职条件(1)具有全面的财务专业知识、账务处理及财务管理经验；(2)具备优秀的统计能力和财务分析能力，能够从相关数据中发现和解决问题。(3)精通国家财税法律规范，具备优秀的职业判断能力和丰富的财会项目分析处理经验；(4)熟悉国家会计准则以及相关的财务、税务、审计法规、政 策；(5)熟练使用财务软件。(6)诚信廉洁，勤奋敬业，作风严谨，敬业负责，有良好的职业素养。(三)财务部科员岗位职责及任职要求1、岗位职责销售会计、库存商品、应收帐款岗位职责第一部分：销售、库存商品1、1、根据据已确认当月收入，进行帐务处理，登记销售合同明细台帐。1、2、根据确认的收入，合理结转销售成本。1、3、每 月6日前结转销售收入、销售成本计算表及其他损益类会计科目。1、4、每月对收入及销售毛利情况及时进行分析。1、5、对库存商品的核算、盘点工作及常州二库的出入库对账工作。1、6、做好原片投入产出台账登记及平衡工作，发现问题及时向领导反映。1、7、税务会计不在时，负责销售发票的开具。1、8、检查督导应收帐款的回收情况，避免信用风险存在。1、9、每月及时进行应收帐款核对及相关帐务处理。1、10、完成领导交办的其他工作。:主营业务收入、主营业务成本、应收帐款、其他业务收入、其他业务支出第二部分：应收账款对销售合同执行情况进行跟踪管理，对每个客户的往来建立台帐管 理，配合销售部门核对每个客户的往来情况，对客户应收帐款进行跟踪分析和预警，2、1、根据销售合同对每个客户建立台帐管理，做好销售合同的管理。2、2、认真核对并确认客户每一笔回款，做好客户回款的审核确认工作，编制收款会计凭证并登记应收帐款明细台帐（按合同号卜2、3、做好应收帐款日常核对工作，及时将对帐资料归集存档，必要时与销售员一道外出对帐。2、4、每 月 3 日前提供上月客户回款计划执行情况及本月回款计划统 计 表，每月终了及时向部门领导报送一份应收帐款分析明细表。2、5、对应收帐款金额较大、帐龄较长的客户进行重点跟踪，包括及时与客户对帐，查明原因并向公司领导汇报。2、6、月末对库存商品进行抽查2、7、负责对客户开具发票情况的审核；2、8、负责应收帐款帐龄分析及报银行相关资料的整理提供。2、9、完成领导交办的其他工作。会计科目：:应收帐款、预收帐款、坏帐准备库存商品3、任职条件3、1、具有财会中转以上文化程度，有科技从业资格证。3、2、具有一定的科技实际业务能了、财务管理知识和经济法知识。3、3、了解本企业的产品质量、包装标准、规格等。3、4、能为企业经营活动提供必要的信息。3、5、具 有ERP财务软件的基本操作技能。（四）财务部科员岗位职责及任职要求1、岗位职责成本岗位第一部分：材料、固定资产会计岗位职责工作要求：负责公司材料账的核算工作，审核材料入库、领用单据的合法、有 效 性，及时、准确反映公司各种辅助材料、修理用备件、低值易耗品的库存量及资金占用情况，负责固定资产类别的正确划分。主要工作内容：1、1、审核材料业务部转来的材料入库单、仓库转来领用单的手续是否完整、正确。根据审核无误的材料发票及入库单、出库单，及时进行帐务处理，正确核算存货与原片应付账款。1、2、根据已编会计凭证登记材料明细帐，月底结出余额并与总帐、仓库材料台帐库存进行核对，参加月末仓库实地盘点，及时反映仓库盘盈盘亏情况，确保帐帐、帐物相符。1、3、负责材料物资运费的审核报销。1、4、审核固定资产调出单据、报废申请报告。及时注销调出或报废的固定资产卡片，并按程序规定作相应账务处理。1、5、对公司固定资产的购入、调出、报废及时进行核算和管理，正确划分在用、未使用、不需用固定资产，及时反映使用情况。定期组织检查，做到帐、卡、物相符。每月按固定的折旧方法、计提固定资产折旧费用。年末组织进行固定资产盘点工作，编制固定资产盘点表，并出具分析报告。1、6、每月对材料采购价格、采购成本、库存量变动情况进行分析。1、7、负责材料增值税票的催收，与原片供应商的往来核对工作。1、8、完成领导交办的其他工作。会计科目：:原材料、低值易耗品、应付帐款、预付帐款、固定资产、累计折旧、在建工程、固定资产清理等第二部分：成本核算及分析岗位职责成本核算及分析 负责公司成本核算工作，单项合同材料成本管理和预算控制；审核各车间材料收、发、存 管 理，监督制造部们、仓库各项材料入库和发出单据的及时录入；核算月度工资费用分配。每月对产品成本变动情况及影响因素进行认真细致的分析，为领导对成本费用控制提供参考依据。主要工作内容：2、1、根据生产经营特点和管理需要设计成本计算方法和单据传递流程。不断探讨运用科学的方法，在保证有效监控和满足核算的前提下，简化成本核算工作量。2、2、根据制造部、仓库报送的材料投放表，汇总编制辅助材料等材料的领用会计凭证，正确划分各部门费用、成本以及往来单位款项。2、3、审核各车间、仓库报送资料的真实性、完整性、准 确 性，进行实时监控，每月及时归集、分配各项费用，正确计算当月成本。2、4、向部门分管领导、综合分析岗位提供各项成本分析资料。2、5、建立实物负责制，督促实物归口管理部门（仓库、车 间）定期 盘 点，做到帐帐相符、帐实相符，履行监督职责。2、6、配合分管领导对公司仓库管理、成本核算、财务报表指导和监督。2、7,负责成本核算结转工作。熟悉企业各个生产环节的成本费用，掌握企业生产制造过程中原辅材料的消耗定额，了解原辅材料市场价格，发现问题及时向领导报告。2、8、负责编制产品单位成本表，每月对成本变动情况对照预算及上年度同期数据进行分析比较。2、9、及时编制单项工程成本预算表，对完工单项工程项目实际成本节约超支情况进行分析，同时对预算成本及时调整。2、10、及时核付工资并进行分配核算,及时计提工会经费、职工教育经费等工资性费用。2、11、根据权责发生制原则正确摊、提各项相关费用。2、12、研发成本的分配。2、13、完成领导交办的其他工作。会计科目：:生产成本、工程施工、劳务成本、制造费用、原材料（主要材料应付职工薪酬等二、成本会计任职条件：1、认同公司理念，坚持原则、廉洁奉公；2、中专财会专业（或相关专业）毕业以上文化程度；3、有助理会计师以上职称，两年以上工作经验；4、熟悉国家财经法律、法规、方针、政策和制度，掌握工业企业的成本核算的有关知识；5、具有有关财务分析各项指标和运算知识和能力，并能用电脑操作和调用各项数据的能力。6、具 有 ERP财务软件的基本操作技能。7、身体健康，能胜任本职工作。（五）财务部科员岗位职责及任职要求出纳、融资会计岗位职责第 一：融资岗位任职要求公司贷款融资手续的办理，及时按要求提供相关资料；办理其他相关事务。主要工作内容：1、1、负责与各专业分行之间联络，协调银企关系。1、2、熟悉贷款办理流程，贷款到期前提请相关领导办理相应手续。1、3、办理银行保函、资金证明等资料。1、4、根据贷款、还款原始凭据正确编制融资业务相关记帐凭证。1、5、积极搜集整理相关贷款资料，做好贷款资料档案归集存档工作。1、6、从会计制度公司规范和节税原则，审核会计记帐凭证和原始凭证。1、7、配合做好月度会计凭证装订工作。1、8、月末自下而上收集信息编制下月资金收支计划，对上月收支进行统计分析并出具文字报告，每 月6号前完成上述工作；每 年12月份负责编制下年度财务收支预算。1、9、完成领导交办的其他工作。第 二：出纳岗位负责公司现金、银行存款的收、付 工 作，按照财务规定办理现金报销，核定库存现金，做到日清月结；款项支付、费用报销严格执行资金收支计划。主要工作内容2、1、严格按照国家财经政策和公司财务制度的规定办理现金收付和银行结算业务，认真审核原始凭证。2、2、按规定留存库存现金，超过部分及时存入银行，不得以 白条抵 库，不得坐支。2、3、加强支票的管理，严格按支票签发程序签发支票，不得签发空白支票，及时督促报销。2、4、根据审核过的凭证，登记现金日记帐、银行日记帐，做到日清 日 结，并在月底对库存现金进行盘点，做到帐实相符。2、5、及时核对银行各帐户余额表与银行日记账金额，编制各账户的银行余额调节表，报财务负责人审签，负责现金银行日记账打印、银行对账单及余额调节表装订事项。2、6、负责现金、有价证券、印鉴章的保管工作，做好银行支付凭证使用记录和注销，下班时锁好保险箱，并加密码。2、7、登记各种借款、银票的增减变动情况，提前向部门负责人、融资岗位通报到期的业务。2、8、完成领导交办的其他工作。会计科目：现金、银行存款、其他货币资金、应收票据、应付票据、3、任职条件1、具有一定的科技理论专业知识。2、具有现金管理和银行结算及银行票据方面的知识，掌握现金、银行管理制度和财务开支标准。3、熟练运用电脑，并掌握一定的英语知识。4、能正确处理现金和银行存款的收费业务，确保日清月结，款帐相符。5、掌握财经法规，严格执行各项财经纪律和规定。6、能及时制作各种收支报表。7、廉洁奉公、诚实可靠。四、部门工作流程一、借款、支款及报销制度(-)借款审批程序1、借款人填写 借据或 用款申请单；2、借款人到部门负责人处签字；3、借款人到主管业务副总处签字4、借款人到财务分管往来账户处及财务负责人处签字；5、借款人到财务总监处签字；6、借款人到常务副总处签字；7、借款人凭审批后 借据或 用款申请单及有关合同到制证会计处填制凭证；8、依据会计凭证，借款人到出纳处领取现金、支票或其他银行支付凭证，收到款项后应在凭证的后附单据上签名。（二）支付购货款审批1、由申请人填写“河南华美新材料科技有限公司付款申请单”（或“常州华美光伏材料有限公司付款申请单”），注明申请付款部门、收款单位名称、款项用途、开户行、账号、付款额等内容。2、申请人到部门负责人处签字；3、申请人到主管该项业务的公司领导处签字；4、到财务分管业务会计处及财务部经理签字，原则按票到审核付款，预付款需有合同约定条款；5、财务总监签字；6、公司常务副总签字；7、制证会计填制会计凭证；8、依据填制的会计凭证由出纳付款。此项付款业务只允许通过银行转账形成支付，不允许支付现金。（三）购物的报销审批程序1、报销人进行报销时，涉及到设备零备件、原辅材料、办公用品、低值易耗品、各种生产用油料的，所报销的凭证必须附带入库单；并将有关票据粘贴到 原始凭证粘贴单”上；2、报销人到本部门负责人处签字审核；3、报销人到主管业务副总处签字审核。4、报销人到财务部制证会计处预审，核对票据真实性及是否符合报销规定，符合规定的由预审会计签署审核意见。5、报销人持预审后的单证到财务部经理处签字;6、报销人到财务总监处签字；7、报销人到常务副总处签字；8、报销人到制证会计处做记账凭证；9、报销人持记账凭证到出纳处办理支款或冲账手续，并将报销凭证交存于出纳。报销人在收到款项后或收到冲账单据时，应在凭证的后附单据上或冲账单据上签名。如遇公司高层临时缺位，为不影响业务正常开展，以上三项审批程 序，公司高层可以电话、短信或QQ通信方式授权，让本部门暂先进行业务处理，高层到位后再补履相关审批手续。报销发票分类规定(-)固定资产发票的规定(1)必须附带购置固定资产审批报告；(2)必须使用增值税发票；(3)必须附带出入库单(并有使用部门负责人签字)；(4)发票上各项目填写齐全而且准确(双方单位名称、税号、账号、开户行、地址、电话及品名、单价、金额、日期等)。(二)低值易耗品发票的规定(1)必须附带相应部门的申购单；(2)金额在200元以上必须使用增值税发票；(3)必须附带入库单；(4)发票上各项目填写齐全而且准确(双方单位名称、税号、账号、开户行、地址、电话及品名、单价、金额、日期等)。(三)办公用品发票的规定(1)必须附带相应部门的申购单；(2)金额在200元以上必须使用增值税发票；(3)必须附带出入库单；(4)发票上各项目填写齐全而且准确(双方单位名称、税号、账号、开户行、地址、电话及品名、单价、金额、日期等)。(四)住宿费发票的规定(1)必须使用国家统一服务行业的发票；(2)发票上必须标明客户名称为“河南华美新材料科技有限公司”(或：常州华美光伏材料有限公司)且注明住宿天数、住宿人数、住宿日期；(3)对方单位印签清晰；(4)使用差旅费报销单填写报销凭证。(五)运费发票的规定(1)必须使用国家统一运输行业的发票；(2)发票上必须标明收货人、发货人及各自的纳税识 别 号，承运人及其纳税识别号，主管税务机关及代码，运输货物名称、数 量(重 量 入 运 价、计费量程、金 额，备注栏应标明车牌号及运输业务的起止地点；(3)运输单位或代开票单位印签清晰；(六)水、电费发票的规定(1)发票上必须标明单位名称并标明水(电)表起止表数及起止日期;（2）标明水（电）费单价及金额；（3）附带水（电）表使用明细表；（4）加盖相关水（电）部门印签。（七）差旅费发票的规定必须是目的地的公共汽车票或者是出租车票；乘座火车的要有与该差旅目的地相对应的火车票，乘座飞机的报销人必须与机票记录的姓名相一致。出国业务报销时也必须有在目的地国度的相关票据。（八）餐饮发票的规定统一使用服务行业餐饮发票并注明使用单位为“河南华美新材料科技有限公司”（或：常州华美光伏材料有限公司）加盖餐饮财务章（发票专用章），印件不清的，一定要求当场补盖；印章不清晰的视为不合格发票，各级审批人员可拒不审批。由于取得不合格票据，占用工作时间或动用公司交通工具去补票和换票的，一经发现，应酌情载入公司考核记录。（九）当月发生的费用，如无特殊原因，必须当月开完发票予以报销，否 则，发现一次对经办人处以20元 罚 款，部门负责人连带100%元罚款；对于应取得增值税发票而未取得的，每次对经办人按报稍金额计算出的应取得进项税额50%处 罚，部门负责人连带100%。对确实无法取得增值税发票的，经办人应陈述书面理由，报请部门负责人、主管副总及常务副总二、取得发票时应填写的企业规范信息(-)河南华美取得发票信息1、单位名称：河南华美新材料科技有限公司2、税 号：4108226716831053、地 址：博爱县工业集聚区4、电 话：0391-89800295、开 户 行：农行博爱县支行6、贝长号:308701040001465(二)常州华美取得发票信息1、单位名称：常州华美光伏材料有限公司2、税 号：3204006944884093、地 址：常州市新北区创新大道11号4、电 话：0519-830229965、开 户 行：中国农业银行常州新桥支行6、账 号：347614701040007255四、审核中出现问题的处理常务副总在最后审核时发现以上审核环节出现把关不严、漏审、报销手续不规范等问题的每次对财务总监处罚50元；财务总监发现财务部经理已审核尚存问题的，对财务部经理罚处20元，财务部经理在审核时，发现财务预审人员和制证人员审核中存在问题，对其罚款10元。存在的问题包括：假票、虚假业务、手续不齐全业务、相关票据存在明显自相矛盾之处、报账内容明显有违反税法之嫌、未附调账说明、未附调账依据、未附记账依据等。由财务预审或制证人员审核出问题的每次对报销业务部门的主管副总罚款5 0 元，对部门负责人罚款2 0 元；未按规定程序越位签署报销意见的每次罚款5 0 元。但因特殊原因有常务副总授权的，或财务总监、业务主管副总临时缺位 时，可不执行越位签字的处罚规定，但对其他相关责任人的处罚仍依次序和本规定的数额进行。五、取得发票和开具发票规定为降低增值税税负，加快对供应商索要发票的速度，便于财务部门及时核算税款，达到及时记录存货单价、提高成本计算准确性之目的，特对存在购货行为的部门，在取得发票种类时做出如下规定：一、零星采购业务在同等条件下，优先选择具有一般纳税人资格的单位做为合作伙伴，在对方提供商品和劳务后，应取得对发开具的增值税发票。提供的商品和劳务内容包括：辅助材料、制作的标识和标牌、宣 传 栏；购买低值易耗品、劳保用品、印刷品、修理用备品备件、生产工具、器具及修理修配劳务等单项价值在2 0 0 元以上者，应全部开具增值税发票。采购人员在不降低所购物品质量的情况下，应货比三家，能提供增值税发票的单位，可作为此项采购业务的定点供应单位，做为长期合作单位纳入公司供货单位信息库二、主要原材料采购业务每 月 初，业务部应对本月销售额和材料采购额度作出预估，并将预估结果通知财务部，预估结果应按购、销厂家分别列示，财务部门接到预估结果后应主动核对购、销 数 据，并进行增值税进、销项测算，通盘考虑当月增值税税负。预估数据应随着时间的推移进行调整，业务部应在月度结束前 叁 天，将本月开票数额和取得进项发票数额书面通知财务部，财务部可依据此通知结合已取得的进项和已开具的销项，测算本月税负。严禁出现增值税税负大幅波动。原片的进项税额是公司最大的进项税来源。对重要的原片供应商，在予付货款情况下，公司财务和业务部应每周与供应商对一次帐，对账 无 误，业务部门应与供应商沟通，对双方已确认的购销业务实现发票结算，要求在对账结束后三日内将发票寄至公司财务；或在签订合同 时，将开具发票期限作为约束性条款，写入合同内容，避免出现公司账面存在大额预付款但索要不到进项发票的现象发生。在买方市场每 件 下，应尽量向供应商提出收到销售发票时才予以付款的条款，最大限度地保证我方在增值税核算上的可选择性。三、开具发票财务部依据业务部出具的开具发票通知为开票依据，在核对客户业务往来数据的基础上，按要求开具发票，无业务部开票通知，财务部无权开具发票。对上海、北京公司的开票业务，如两公司实现的业务是业务部管理的销售业务，开票业务的要求同上。如实现的业务是上述两公司其他经营业务，财务人员应与相关负责人联系，并应获得开票业务授权。四、对取得发票和开具发票业务的考核财务部制证人员或报账审核人员，要主动向采购员或者报账人员讲解取得增值税发票对公司的重要性，提高采购人员或报销人员对增值税发票的认知度。在日常会计业务中，财务部应按部门或者采购人员建立报销业务未取得增值税发票电子登记薄，对每笔未取得增值税业务的内容、金额、经手人、部门等信息进行序时登记，该表具有共享 性 质，处理会计业务的人员均可据实序时登记，或在使用计算机记账 时，规范摘要文字表述内容，要在凭证摘要栏做出未取得增值税票据的标记，以便检索统计，为偿试和完善对取得增值税发票的考核工作提供数据支持。财务部可根据市场调查或职业判断，对报账人员的采购业务进行客观评估，对多次善意提醒且根据统计结果在末取得增值税发票考核中排名最后者，具有建议调离原工作岗位的权力。财务部每半年对本项统计结果上报公司领导，并将统计结果通知采购或报销人员。在未取得详实统计数据之前，以未取得增值税发票次数为考核标准。如果在开具发票时，由于业务部门未提供准确数据，造成财务开票错误，应对提供数据的工作人员处以每错一票10元的罚款；如果是财务人员自己开错，每 票10罚款元。六、对外开具发票管理办法为规范企业开具发票行为，明确开票各环节的职责和审批权限，依据 企业内控制度基本规范的 要 求，制定本办法。1、由业务员提出开票申请，开票申请单应填写客户名称、税号、开户银行、账号、单位地址、联系电话等客户开票信息内容；且要填写与客户往来信息内容：包括此次开票的发货日期、品名、产品规格型号、数 量（片、平 米x单价、金额、尚欠公司货款或已付公司货款、及每次送货承运方信息等内容。2、销售员将开票申请发至销售业务内勤处，首先由销售内勤核对与客户往来业务信息，并签署审核意见。销售内勤审核无误，上报业务主管及业务老总审批。然后再将本部门各级领导审批后的开票申请传递给销售会计进行财务与业务之间的核对，销售会计在接到业务部门报送的开票申请后，要在业务部门设置的“开票申请登记薄”上签字。销售会计初审无误后再转给财务部经理、财务总监进一步审核和审批，经财务各级领导审核无误，即可进行开票。3、财务开具好发票后，将发票的第六联转给业务部内勤，业务内勤收到第六联次后，要在财务部设置的“发票开具登记簿 上签名。4、如果财务部在上午开具发票，必须与当日将发票寄出，下午开 具，最迟第二天上午要将发票寄出。5、业务内勤依据收到的发票第六联登记客户与公司往来台账，并通知业务员发票已开具。6、对开票各环节出现差错的处罚财务接收到业务转来的经各级业务领导审核后的“开票申请”后，经 核 对 开 票 数 据 有 误，每 处 错 误 处 罚 销 售 内 勤1 0元、业 务 主 管20元、销 售 老 总50元。财务总监发现以上审批数据存在错误，对财务部 经 理 处 罚2 0元、销 售 会 计 处 罚10元，并对业务部门的各级审核人员按上述标准追溯罚款。销售内勤审核“开票申请”有 误，属业务员填写“开票申请”存在错误 的，每出错一处对业务员处以10元 罚 款，并要求业务员重新填写“开票申请财 务部将发票开错或将发票寄错，每开错一张发票的将对开票人员 处 以1 0元 罚 款，发 票 邮 寄 出 现 差 错 的，邮寄人将处以邮寄费用100%的 处 罚，财务部经理、财 务 总 监 将 处 以150%、200%的邮寄费罚款。附r开票申请”样表七、华美企业集团合同管理规定为 建 立 和 加 强 企 业 的 合 同 管 理，及时记录和登记各类合同的签订、履 行 情 况，根 据 企业内部控制基本规范要 求，制定本规定。一、本 规 定 所 指 的 合 同，是公司与其他单位或个人签订的合约、协议等具有法律约束力的规范性文件，换 言 之，凡是与公司签订的、具 有 法 律 效 力 的 文 件，均属本规定的管理内容。二、销售合同1、所有销售业务必须签订销售合同，合同约定的产品销售价格应依据公司制订的价格表或市场反馈的产品现行价格签订。除平方米销售价格与价格表上下浮动1元以内的，应经销售副总经理授权审批；价格浮动超1元以上的（含1元），经销售副总经理审批后再由总经理批准。2、对所要签订的销售合同，合同总价款在20万元以上的，销售人员应将合同内容与财务人员沟通，财务人员可根据合同售价和生产成本等数据，测算合同目标利润，并提出由哪家公司履行合同的建议。3、所有销售合同，业务部、财务部、生产部等相关职能部门应各存档一份，其 中，销售部和财务部必须保存原件。年度终了各部门应将合同装订成册，妥善保管。4、持有合同的各单位应按销售合同签订的时间先后，序时统一编号管理。合同编号由业务部统一负责，各部门收到业务部送达的合同，负责合同管理的工作人员应在业务部设置的“合同登记台账”上签名。5、业务部要对已签订的合同建立销售台账，用于记录销售合同的履行情况及销区或销售人员的业绩考核。为避免重复劳动，业务部的销售台账和财务部的销售台账可合二为一，达到资源共享之目的。其 中，业务部负责与销售业务管理相关的信息登记，如合同签订期日期、数量、单价、金额、付款期限等内容，财务部负责本单合同每次回款、尚欠货款及已开具发票等信息的登记。本表格的格式由业务部和财务部共同商定，业务部和财务部应将每日发生的记录及时、序时登记。合同履行情况的考核由业务部负责，业务部根据合同履行情况，分析客户信誉和资信，对客户信誉进行评级，建立客户资信档案。6、财务部负责开具发票的会计接到业务部转来的经各级责任人审批后的“开票申请单”后，应 按 华美企业集团对外开具发票管理办法的规定向客户开具发票。同 时，实际发生的、与该合同相关的运输费用或其他支出应与企业的销售业务相配比。7、生产部定期要对销售合同进行分析，统计合同签订的产品规格，并合理组织生产。三、购 货（原 片）合同1、业务员签订购货合同，在签订合同前必须履行授权程序，未得到授权不能签订合同。授权流程：业务员根据原片采购计划向部门经理申请签订采购合同一部门经理审核-业务副总审核一报账务总监进一步审核-批准加盖公司合同专用章-合同生效。2、合同中约定的购货价格应随行就市，以不高于供货商向其他同类客户的销售价格为原则。高于其他客户价格的应由本部门经理、主管副总及总经理授权。3、所购货物的质量应符合国家标准或行业标准。4、生效的货物采购合同，原件传递至业务部和财务部时，两部门应各自在“收到合同登记簿 上签字确认。5、业务部应按合同约定的条件申请付款，财务部经办人员在“付款申请单”审批完成后，按审批内容付款。在“申请付款单”审批时，财务系统的审批人有权对支付货款的价格、时间、金额等支款内容提出自己的意见、看 法，如有必要，业务部经办人或其他责任人应书面做出解释。特殊情况的付款业务（指无付款无计划、提前付款），应经总经理批准。6、购进货物发生产品质量问题，业务部应在第一时间书面通知财 务 部，财务部接到通知后，应立即做出止付标志。财务部接到通知后仍将付款的，财务系统的相关责任人应承担连带责任。业务部未通知财务部，致使款项付给问题客户，业务系统的相关责任应承担连带责任。四、其他业务合同1、其他业务合同（以下简称其他合同）是指除销售合同、购货合同以外的合同。包 括：机物料、包装物、办公用品等小额采购合同，接受的绿化、修理、咨询类等劳务合同，基本建设施工合同，投资、融资等投、融资类合同。2、所签订的合同，除合同执行部门或科室保存一份外，必须交存财务部原件一份。财务部收到相关部门送来的合同原件，应在设立的合同登记薄上签字确认收到合同时间、合同原件提供人等信息。3、财务部在支付其他合同款项时，应按合同约定的金额、时间付款。本类合同的付款应由经办人及其部门填写“付款申请单”，并履行公司规定的审批程序，未经审批，财务部有权拒绝付款。五、上述各类合同，凡签订地在公司的，在签订后两天内应将合同原件交存财务部一份，签订地不在公司的，应在一周工作日内将合同原件交存财务。相关人员和部门不将合同传递给财务，财务部有权拒绝付款。六、合同管理工作的考核1、各部门未在本规定第五条规定的时间内将合同交存财务的，将对合同签订者处以10元罚 款，对业务主管或部门负责人、业务副总分别处以2 0 元、5 0 元罚款。2、合同签订后，保存合同的各部门应在收到合同的当天登记合同台账，未在当天下班前登记台账的，发现一份合同未登记的，直接责 任 人 1 0 罚 款 元，业务主管（或部门负责人）和业务副总罚款20元、5 0 元。多份合同未登记，以一份罚款数额与未登记合同的份数乘积为罚款数。3、财务部在收到客户的付款或付给客户货款后，应当在收到货款的次日登记销售台账、付款台账或登记与客户往来明细账，未及时登 记 的，发现一笔，对直接责任人罚款10元，财务部经理和财务总监分别处以2 0 元、5 0 元罚款。多笔未登记，以一笔罚款数额与未登记笔数的乘积为罚款数。4、常务副总、业务副总、财务总监、综合业务部主任为合同管理检查组成员，不定期抽查以上合同管理要求的执行情况，发现未按规定进行管理的，应当场指出存在的问题，并由直接责任人签名予以确 认，综合业务部据此出具处罚通知书，将在发放工资时，扣除相关责任人应承担的罚款数额。5、每年年末，公司将根据定期或不定期抽查结果，评定合同执行和管理先进单位和个人，并给予通报表彰和物质奖励。八、产品退货管理规范1.0 目的规范产品退货流程，使产品退货出入库管理有章可循。2.0 范围适用于河南华美新材料科技有限公司产品退货作业。3.0 职责3.1 业 务 部：业务部成品货仓负责对退货产品数量的清点及产品的保管。3.2 品质部：负责对退货产品的验证，并对产品退货组织相关部门分析原因、制定纠正预防措施并监督实施。3.3 财 务 部：负责产品数量的核对，相应帐务处理。3.4 销 售 部：负责投诉信息的传递。3.5 生 产 部：负责批量退货产品按客户退货处理表进行产品的返检处理。4.0 内容4.1 客户具有退货信息、货物未到工厂4.1.1 销售人员在接到客户退货信息后，要求对方客户品质部出具 产品不合格通知单并加盖对方客户品质部印章后传真至我 公 司，由业务副总签批后转交业务部，并通知客户尽快退货，确定退货日期后告之业务部。4.1.2 业务部根据客户 产品不合格通知单产品型号、数量及退货原因填写 客户退货处理表，经业务部部门经理批准后交品质部。4.1.3 在退货产品未到厂前，品质部根据客户退货原因对退货产品进行分析，并对库存同一批次产品进行复检，验证质量信息是否与客户投诉相一致，填写相应上处理意见。4.2 客户具有退货信息，货物到厂4.2.1 货物未到厂前的手续同上4.14.2.2 客户货到后成品仓仓管员清点退货客户名称、产品型号规格及退货数量将准确信息告之业务部。4.2.3 品质部复检后将处理意见填写 客户退货处理表内，如退货数量多，需生产配合，业务部则根据质管部意见安排生产返 检，生产部在处理表中签定返检完成期限，区分退货类别，业务部根据退货类别办理良品及不良品入库手续。4.2.4 如客户退货处理偏少，进行物流费用等核算后裁决不良品就地报废不再运回，销售员提出申请后品质部确认，经经营副总 审 核，报常务副总批准，财务记账后可报废。4.2.5 以上产品退货经品质技术、生产部确认后，经经营副总/总经理签批后，财务部、成品仓及业务部各保留一份，以备查看。4.3 河南产品出货，不良品退至常州处理流程；4.3.1 客户将不良品退至常州华美，常州华美销售内勤将客户退货信 息（客户名称、退货型号/规格、退货数量、退货原因等）传递至河南业务部，河南业务部根据常州提供退货信息填写 客户退货处理表至常州华美生产计划部，由生产计划部按 照4.2项进行操作执行，将最终结果传真或扫描至河南业务 部，河南财务、常州财务负责对退货手续的办理。5.0 相关记录5.1 客 户 产品不合格通知单5.2 业 务 客户退货处理表一品质5.3