医院病房楼装饰改造及消防工程项目工程资料管理办法.doc

医院病房楼装饰改造及消防工程项目工程资料管理办法一、工程资料的收集工程资料的收集须在整个工程中全面反映。为确保工程资料的及时性、真实性和完整性，将在本项目配备一名专职资料员，负责整个工程资料的收集、整理和归档，来往函件的收发以及反映本工程施工过程的声像资料的拍摄。工程资料的收集范围包括：1、商务往来文书：招投标文件、总分包合同文本、内部公文、电报、传真等。2、重要文件：法律文件、交易契约、标准、规范、企业内部的规定等。3、重要图表A：设计文件（施工图及设计变更）、工程治商记录、施工计划图、进度表等。4、记录要件：施工日志、施工记录等。5、会议资料：会议记录、会议纪要等。6、施工技术：施工组织设计、分项作业指导书、工程质量与安全方面的资料等。7、电脑资料：软盘，硬盘，光盘等。8、声像资料：重要会议的录音摄像、施工录像。二、工程资料的整理、归档1、随时收集项目部办理完毕的文件，资料按“条款类目”分别存放，次月经检查齐全后，整理立卷归档。2、资料整理归档原则：资料按“条款类目”分别存放，准确地做好文件索引，在档案类目里清楚地标明并把档案保存好，每一份文件资料都要清楚地注明它归入的档案类目，以便查找时迅速方便。每天都应进行清理归档，以免资料堆积；每月要清理一次档案，及时清除不必要保存的材料。案卷厚度一般在1.5厘米至2厘米为宜，装订前应拆除金属物，做好文件材料的检查，对破损或褪色的材料应当进行修补和复制；标题应标明作者、内容名称，文字要简炼、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹端正。根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列、编号、拟案卷标题，填写案卷封面、确定保管期限、案卷排列、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、全宗介绍、案卷目录、卷内目录组合而成。案卷要分类保管。每月对档案材料的数量、保管情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。工程资料的保密：对于已失去作用的档案材料要进行销毁或用碎纸机进行处理，除竣工图之外的施工图施工完后交建设单位。工程竣工后，竣工资料按建设单位要求立卷移交，加盖竣工章。工程资料保管室的门窗要坚固，做好防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施。 三、工程资料管理措施设专职资料员负责收发图纸、技术文件等，并建立相应台账。工程所有技术、质量、测量、物资检验试验，专业管理人员必须相互配合，按要求进行资料的收集整理。在收集整理过程中，要及时发现资料中的问题，按专业系统、时间、内容做全面检查，发现问题及时解决。