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高效时间管理高效时间管理-掌控自己生活掌控自己生活1/76Q Q?什么是时间管理什么是时间管理?为何要进行时间管理为何要进行时间管理?你对管理时间有哪方面困扰你对管理时间有哪方面困扰?你期望怎样改变你期望怎样改变?你幸福吗你幸福吗?WhatWhyHow目标目标2/76时间管理好处n 少花时间办好事少花时间办好事n 将工作做得有条有理将工作做得有条有理n 取得更加好工作结果取得更加好工作结果n 承受较少身心压力承受较少身心压力n 拥有健康身体拥有健康身体n 取得更加好人际关系取得更加好人际关系n 提升生活品质提升生活品质3/76对时间管理期望对时间管理期望在有限资源条件下工作得愈加有效在有限资源条件下工作得愈加有效.为日常工作设定轻重缓急为日常工作设定轻重缓急,并从中发展自己并从中发展自己提升自己日程及时间管理能力提升自己日程及时间管理能力.在紧急条件下高质量地完成任务在紧急条件下高质量地完成任务分别对待紧急与主要分别对待紧急与主要.使自己愈加使自己愈加“专业化专业化”为日常工作设定轻重缓急为日常工作设定轻重缓急没时间没时间忙啊忙啊!事情尤其多事情尤其多!计划不如改变快计划不如改变快没有自己时间没有自己时间压力太大压力太大!难以拒绝难以拒绝!4/76什么是时间管理什么是时间管理?n经过经过XX,XX,到达到达XXXXn提升产能提升产能5/76管理时间管理时间 热爱生活热爱生活管理时间管理时间 管理生命管理生命6/76高效时间管理是高效时间管理是.帮助你设定职业生涯目标及制订行动计划帮助你设定职业生涯目标及制订行动计划制订工作计划及工作优先次序制订工作计划及工作优先次序技巧地防止时间浪费技巧地防止时间浪费帮助管理自己情绪和压力帮助管理自己情绪和压力寻找良好人际关系寻找良好人际关系寻找平衡工作与生活点寻找平衡工作与生活点学习与自己约会学习与自己约会7/76高效时间管理高效时间管理不不是是.把你时间把你时间“变变”得更多得更多替你做决定替你做决定替你制订计划替你制订计划替你做人际交往替你做人际交往把你变成把你变成“按部就班按部就班”强迫症患者强迫症患者使你盲目追求使你盲目追求“高效率高效率”,担心担心,做越来越多事做越来越多事8/76我們要怎样做我們要怎样做?看见障碍看见障碍存在存在确定确定您您障碍障碍克服克服障碍障碍之策略之策略9/76思索思索 是没有争取更多时间是没有争取更多时间?还是没有合理分配时间还是没有合理分配时间?试想一下试想一下:假如有些人挥舞一根魔棒假如有些人挥舞一根魔棒,突然使你效率比传突然使你效率比传统时间管理方法所许诺提升了统时间管理方法所许诺提升了15%-25%,15%-25%,这这,能使你在时能使你在时间管理方面问题都得到处理吗间管理方面问题都得到处理吗?10/76理清自己价值理清自己价值n明确自己价值观明确自己价值观n确定自己想要什么确定自己想要什么大前提大前提回到自己内心回到自己内心平衡平衡(工作与生活工作与生活/角色之间角色之间)你幸福吗你幸福吗?11/76行为价值观身份1.1.一个工作时不排优先次序员工一个工作时不排优先次序员工2.2.一个以为一个以为“不不”是难以开口员工是难以开口员工p不排优先次序极难拒绝他人要求p追求随意，自我感觉舒适他人能接纳我p我是一个随心所欲人我是一个没有价值人时间管理秘诀时间管理秘诀1:1:把时间留给主要个人目标把时间留给主要个人目标12/76关于时间统计关于时间统计n7岁以前岁以前n7-22岁岁n23-40n40-60n60-80n无忧无虑无忧无虑n寒窗苦读寒窗苦读n艰辛奋斗艰辛奋斗n苦保稳定苦保稳定n苦斗病魔苦斗病魔一生最後悔是什麼一生最後悔是什麼.pps.pps13/7614/76你不能决定生命长度，你不能决定生命长度，你不能决定天气，你不能决定天气，你不能改变容貌，你不能改变容貌，你不能控制他人，你不能控制他人，你不能预知明天，你不能预知明天，你不能样样顺利，你不能样样顺利，但你能够控制它宽度；但你能够控制它宽度；但你能够改变心情但你能够改变心情但能够展现笑容；但能够展现笑容；但你能够掌握自己但你能够掌握自己但你能够利用今天但你能够利用今天但你能够事事尽力。但你能够事事尽力。选择你态度选择你态度15/76时间管理基本标准时间管理基本标准n要事第一要事第一,而非急事第一而非急事第一n关注优势关注优势,而非劣势而非劣势n关注可控关注可控,而非不可控而非不可控大前提大前提回到自己内心回到自己内心平衡平衡(工作与生活工作与生活/角色之间角色之间)超越超越 “更加快更加快”16/76时间时间管理三步曲管理三步曲n改改变时间观念变时间观念n掌握正確方法掌握正確方法n养养成良好成良好时间时间管理管理习惯习惯17/76方方 向向方方法法速速 度度18/76设定心理罗盘n设定阶段目标设定阶段目标n不停取得成就感不停取得成就感19/76 B区分轻重缓急区分轻重缓急重 要不不 重 要(轻）紧紧 急急不紧急（缓）不紧急（缓）ACD紧急紧急紧急紧急主要主要主要主要不紧急不紧急不紧急不紧急 主要主要主要主要紧急紧急紧急紧急 不主要不主要不主要不主要 不紧急不紧急不紧急不紧急 不主要不主要不主要不主要20/76 ABC法则A 必须做必须做(对时间敏感对时间敏感)(主要事项主要事项 客户，到期工作，管理客户，到期工作，管理)B 应该做应该做(基本事项基本事项 日常工作日常工作)C 能够做能够做(无价值事项无价值事项 工作范围之外工作范围之外)21/76了解自己n自己能量曲线自己能量曲线(身体身体,心灵心灵,精神曲线精神曲线)n调整心态，找到自己真实需要调整心态，找到自己真实需要n工作安排工作安排行为价值观身份22/76精力精力水平开水平开始下降直到始下降直到工作日結東工作日結東A A类类工作最正确工作最正确时间时间从事从事B B类类工作最正确工作最正确时间时间午餐午餐后后精力低谷：精力低谷：C C類工作最類工作最正确正确时间时间了解你能量曲线了解你能量曲线23/76自我必定n自我必定人生，就是能夠真正自我必定人生，就是能夠真正认识认识自我，自我，发挥发挥自自己己优点优点，防止自己缺失。在必定自己之，防止自己缺失。在必定自己之余余，愈加愈加能尊重別人存在，能尊重別人存在，观赏观赏別人存在，別人存在，观赏观赏別人別人优点优点，容忍別人缺失；无须斤斤容忍別人缺失；无须斤斤计较计较，更更能能与与人和人和乐乐相相处处，无须自以，无须自以为为是，也无须封是，也无须封闭闭自已；无须吹毛自已；无须吹毛求疵，更无须強人所求疵，更无须強人所难难。充满智慧人生时间管理秘诀时间管理秘诀2:2:不要对自己提出过高要求不要对自己提出过高要求24/76需要管理时间分类需要管理时间分类n工作和生活平衡工作和生活平衡n个人时间管理个人时间管理n人际时间管理人际时间管理n团体时间管理团体时间管理25/76工作和生活平衡n从事工作与自己价值观相符从事工作与自己价值观相符n良好工作态度能够提升效率良好工作态度能够提升效率n用自己状态最好时候处理最主要事用自己状态最好时候处理最主要事n重视失去平衡信号重视失去平衡信号26/76个人时间管理4231主要不主要紧急不紧急尽可能优先去办主要事27/76人际时间管理反应性倾听反应性倾听首先接纳他人想法首先接纳他人想法用各种方式表示自己态度用各种方式表示自己态度重诉对方依据了解重复对方重诉对方依据了解重复对方话话举例子对方说抽象举例子对方说抽象摘要记下对方关键点摘要记下对方关键点引导防止使用引发冲突词语引导防止使用引发冲突词语或态度或态度机会成本机会成本对方不了解你目标时对方不了解你目标时会把事情弄糟，增大成本会把事情弄糟，增大成本管理层更多时间用来沟通管理层更多时间用来沟通使他人明白你信息，才能让使他人明白你信息，才能让他人来配合你工作他人来配合你工作(听艺术听艺术)28/76时间分类n大块大块/零碎零碎/弹性弹性/交通交通/固定固定n无聊无聊/埋怨埋怨/充分计划充分计划/平衡平衡/打发打发/焦虑焦虑/我通常是我通常是我有时候是我有时候是我绝对不会是我绝对不会是29/76对时间感觉度过度过白色白色友好友好机会机会可爱可爱不可剥夺不可剥夺精疲力尽精疲力尽 空洞空洞现成现成繁忙繁忙唾手可得唾手可得 高效高效高山般高山般无情无情担心担心河谷般河谷般时刻存在时刻存在 空虚空虚精力充沛精力充沛 奔流不息奔流不息 艰难艰难塞满塞满空白空白激感人心激感人心度过度过白色白色友好友好机会机会可爱可爱不可剥夺不可剥夺精疲力尽精疲力尽 空洞空洞现成现成繁忙繁忙唾手可得唾手可得 高效高效高山般高山般无情无情担心担心河谷般河谷般时刻存在时刻存在 空虚空虚精力充沛精力充沛 奔流不息奔流不息 艰难艰难塞满塞满空白空白激感人心激感人心30/76时间管理方阵图 紧急紧急I I 立刻行动立刻行动危机危机紧迫问题紧迫问题有期限压力计划有期限压力计划用户埋怨及问询用户埋怨及问询 不紧急不紧急II II 稍后再做稍后再做准备准备久远规划久远规划自我提升自我提升建立人际关系建立人际关系发掘新机会发掘新机会主主要要不不主主要要III III 我真需要我真需要 做这件事吗？做这件事吗？不速之客不速之客一些信件与汇报一些信件与汇报一些会议一些会议凑热闹活动凑热闹活动到期有压力事务到期有压力事务IV IV 能够不做吗？能够不做吗？繁琐工作繁琐工作垃圾信件垃圾信件一些电话一些电话浪费时间之事浪费时间之事有趣活动有趣活动20-25%65-80%15%1%31/7632/76事件事件:n危机危机n紧迫问题紧迫问题n有期限压力计划有期限压力计划n用户埋怨及问询用户埋怨及问询结果结果:n沉重压力沉重压力n筋疲力尽筋疲力尽n危机处理品危机处理品n忙于收拾残局忙于收拾残局主要、紧急34/76事件事件:n准备准备n久远规划久远规划n自我提升自我提升n建立人际关系建立人际关系n发掘新机会发掘新机会结果结果:n有远见，有理想有远见，有理想n有规则有规则n自律自律n降低危机降低危机主要、不紧急35/76事件事件:n不速之客不速之客n一些电话一些电话n一些信件与汇报一些信件与汇报n一些会议一些会议n到期有压力事务到期有压力事务n凑热闹活动凑热闹活动结果结果:n短视短视n危机处理危机处理n轻视目标与计划轻视目标与计划n费劲而未能完成事务，费劲而未能完成事务，失去控制失去控制n人际关系浮泛，甚至破人际关系浮泛，甚至破裂裂不主要、紧急36/76事件事件:n繁琐工作繁琐工作n一些信件一些信件n一些电话一些电话n浪费时间之事浪费时间之事结果结果:n完全没有责任感完全没有责任感n工作不保工作不保n依赖他人依赖他人不主要、不紧急37/76你会怎么办?n水龙头水在哗哗地流水龙头水在哗哗地流n电话在响个不停电话在响个不停n孩子在房间哭闹孩子在房间哭闹n天突然下大雨天突然下大雨,衣服还晾在外面衣服还晾在外面.n门铃在响个不停门铃在响个不停紧迫性和主要性紧迫性和主要性 38/761.我在压力下似乎做得最好我在压力下似乎做得最好.2.我往往把没有时间自我反省归咎于外来干涉事情我往往把没有时间自我反省归咎于外来干涉事情紧迫紧迫3.我经常对周围事和人慢慢腾腾感到闹心我经常对周围事和人慢慢腾腾感到闹心.我讨厌排我讨厌排队等候队等候.4.我对自己请假不上班感到谦疚我对自己请假不上班感到谦疚.5.我似乎总是在忙碌着我似乎总是在忙碌着.6.我经常发觉自己把他人赶走后才能完成任务我经常发觉自己把他人赶走后才能完成任务.7.同办公室失去联络几小时，我感到焦虑。同办公室失去联络几小时，我感到焦虑。8.我做着一件事情经常想起另外一件事情。我做着一件事情经常想起另外一件事情。9.我处理紧急情况时状态最正确。我处理紧急情况时状态最正确。紧迫性指数紧迫性指数 39/7610.对我来说，风风火火地处理新危机似乎比按部就对我来说，风风火火地处理新危机似乎比按部就班地取得久远效果更有成就感。班地取得久远效果更有成就感。11.我经常放弃同生活中主要人共享美好时光而去处我经常放弃同生活中主要人共享美好时光而去处理危机。理危机。12.我认为，假如我为了处理危机而让他们失望或将我认为，假如我为了处理危机而让他们失望或将事情放任自流，人们自然会了解。事情放任自流，人们自然会了解。13.我靠处理紧迫事情来使自己日子过得有意义。我靠处理紧迫事情来使自己日子过得有意义。14.我经常边吃饭边工作。我经常边吃饭边工作。15.我一直在想，我一直在想，有朝一日我能够干自己真正想干事有朝一日我能够干自己真正想干事情。情。16.天天下班后，满满发件箱让我感到自己很能干天天下班后，满满发件箱让我感到自己很能干紧迫性指数紧迫性指数 40/76成功成功时间规划时间规划一個工作日一個工作日C C类任务类任务类任务类任务这类任务这类任务不急，不急，时时间间允許再做。允許再做。A A类任务类任务类任务类任务你你应该应该天天天天试着试着去去完成一些紧迫而困完成一些紧迫而困难任务难任务。B B类任务类任务类任务类任务这这些是你工作主些是你工作主体体，应该占据应该占据工作日大工作日大部分部分时间时间排出排出优优先順序先順序41/76场景模拟场景模拟1.1.你交给一个同事一个电脑磁碟发生了故障，内有主要文件，你交给一个同事一个电脑磁碟发生了故障，内有主要文件，要十分钟内交给上司，他请求您马上帮他处理。要十分钟内交给上司，他请求您马上帮他处理。2.2.一个同事发了一个电子邮件给您，并请您马上回复。一个同事发了一个电子邮件给您，并请您马上回复。3.3.一个同事正等着您告诉他档案存放位置。一个同事正等着您告诉他档案存放位置。4.4.老板要您马上找他。老板要您马上找他。5.5.您所在组下午将要开会，每个组员均要向组长汇报负责项目您所在组下午将要开会，每个组员均要向组长汇报负责项目标进展，而您还没任何准备。标进展，而您还没任何准备。6.6.由您负责项目计划书明天就到限期，原来已经完成，现在发由您负责项目计划书明天就到限期，原来已经完成，现在发生了一些意外问题需要作出修改，预计要化最少生了一些意外问题需要作出修改，预计要化最少2 2个小时才个小时才能完成。能完成。7.7.您现在非常饿，很想喝一杯牛奶和吃一些东西您现在非常饿，很想喝一杯牛奶和吃一些东西.8.打电话给您妈妈，告诉她今晚不回家吃饭。打电话给您妈妈，告诉她今晚不回家吃饭。9.您需要在您需要在10:00以前与一个同事通电话，向他索取一些资料。以前与一个同事通电话，向他索取一些资料。10.明天您要向你组长提交每个月工作汇报，您还未开始开工。明天您要向你组长提交每个月工作汇报，您还未开始开工。43/76定立目标主要性n 任何人都有自己目标，不然生命任何人都有自己目标，不然生命 就毫无意义就毫无意义n 让他人更加好、更公平地评核自己让他人更加好、更公平地评核自己n 自我激励自我激励n 在适当初候评定在适当初候评定/奖励自己奖励自己双管齐下医生双管齐下医生44/76设定目标S-pecific 详细详细M-easurable 可衡量可衡量A-chievalble 可到达可到达R-ealistic 现实现实T-ime limit 有时间限制有时间限制45/76n与自己内心对话与自己内心对话n写下来你期望到达目标写下来你期望到达目标n列出好处列出好处n列出可能障碍点列出可能障碍点n列出所需要资源列出所需要资源n列出寻求支持对象列出寻求支持对象n制订行动计划制订行动计划n制订达成目标期限制订达成目标期限目标设定步骤46/76目标设置例子n清楚明白整个生产流程清楚明白整个生产流程 n成为客户服务部里一个组长成为客户服务部里一个组长n在闹市区买一套三房两厅房子在闹市区买一套三房两厅房子n存足够钱让儿子去外国读书存足够钱让儿子去外国读书n作个有爱心父亲，天天与女儿谈谈她学习情作个有爱心父亲，天天与女儿谈谈她学习情况况n每个星期最少与父母吃一次饭或喝一次茶每个星期最少与父母吃一次饭或喝一次茶n每年去一次出省旅行每年去一次出省旅行47/76n行动方案行动方案n过程回顾过程回顾,修正修正n设定衡量依据设定衡量依据n养成几个好习惯养成几个好习惯n奖励自己方案奖励自己方案还需要还需要时间管理秘诀时间管理秘诀3:3:一开始就做好一开始就做好.日程书面化日程书面化48/76n一天一天/周末结束时周末结束时,列出第二天列出第二天/周要做每一周要做每一件事情件事情.n利用利用ABCDABCD及及80/2080/20法则审查清单法则审查清单n找出找出A-1A-1n搜集需要资料搜集需要资料,作安排作安排,准备开始工作准备开始工作n从最难开始从最难开始n坚持坚持2121天天.你你 “利润利润”就要翻倍就要翻倍.养成习惯养成习惯以年为单位时间管理以年为单位时间管理/以天为单位时间管理以天为单位时间管理/以小以小时为单位时间管理时为单位时间管理49/76Paretos 法则法则 80/20 定律定律80%80%时间时间20%20%时间时间20%20%结果结果80%80%结果结果 产出产出 产出产出52/76时间管理提醒时间管理提醒n优先处理优先处理 AnTo do list(必须要做事情必须要做事情)/能够不做事情能够不做事情n找出自己黄金时间找出自己黄金时间n主要事情找不干扰地方做主要事情找不干扰地方做n累积电话，一并回复累积电话，一并回复n定时整理：定时整理：思绪思绪 文件文件 名片名片 信件信件 归档归档 日志日志n每日每日5分钟计划，每日分钟计划，每日5分钟坚持分钟坚持53/76让你瞎忙四条害虫n浪费时间习惯浪费时间习惯n力争十全十美完成工作心理力争十全十美完成工作心理n拖延拖延 (原因是什么原因是什么?)?)n杞人忧天杞人忧天,为没有发生事情担忧为没有发生事情担忧54/76拖延拖延目标不目标不明确明确害怕变革害怕变革含糊工作含糊工作流程流程繁重工作繁重工作令人厌烦令人厌烦工作工作习惯负担习惯负担过多责任过多责任喜欢暂时喜欢暂时抱佛脚抱佛脚害怕失败害怕失败55/76时间大盗时间大盗 n干扰干扰n电话电话n低效率会议低效率会议n不速之客不速之客n突发事件突发事件n应酬交际应酬交际不善沟通不善沟通不善授权不善授权缺乏自律缺乏自律不善计划不善计划不知道拒绝不知道拒绝 无须要地追求完美无须要地追求完美56/76马上做出改变1.清清扫办扫办公室公室2.文件归档案文件归档案3.防止中防止中断断4.筛选筛选訊息訊息5.与与別人共事別人共事6.打電話打電話7.接電話接電話8.阅读与写作阅读与写作9.使用使用当代技术当代技术10.召开会议召开会议11.商务商务旅行旅行12.规划规划假期假期做出承诺做出承诺,并恪守承诺并恪守承诺:早上起床早上起床每七天跑步每七天跑步时间管理秘诀时间管理秘诀4:4:练习自律练习自律,行动变习惯行动变习惯,关注进展关注进展57/76结论结论1.回到你内心回到你内心要事第一要事第一2.确定处理次序确定处理次序3.善用生活善用生活当当中中许许多零碎多零碎时间时间4.错开时间错开时间5.善用善用辅辅助工具助工具6.利用身边人力资源利用身边人力资源58/76时间价值分析法时间价值分析法v时间价值表时间价值表：怎样进行有效时间管理怎样进行有效时间管理59/76v20/8020/80定律是由意大利经济学家巴莱多创造，所以，定律是由意大利经济学家巴莱多创造，所以，也叫巴莱多定律；也叫巴莱多定律；v用用80%80%时间和精力照料好能给你带来时间和精力照料好能给你带来80%80%销售额销售额20%20%优质客户；优质客户；v用用80%80%时间和精力学习能给你产生时间和精力学习能给你产生80%80%效果效果 20%20%最基本理论和方法（成功者已证实）；最基本理论和方法（成功者已证实）；v最最20/8020/80定律从你要做一大堆事中选出最主要事优先做。定律从你要做一大堆事中选出最主要事优先做。20/8020/80时间管理法时间管理法怎样进行有效时间管理怎样进行有效时间管理60/76时间规划基本规则n日常行动只规划日常行动只规划80%左右左右n对不期而至活动、突发性活动对不期而至活动、突发性活动规划约规划约20%时间时间61/76时间自然法则总结时间自然法则总结62/76主动主动去思索去思索对对时时间间感感觉觉多多半半取取決決于于你你态态度度，用用主主动动态态度度去去思思索索可可使使你你心心想想事事成成，以以主主动动态态度度面面对对人人生生，就就比比较较轻轻易易支支配配时间时间和解決工作中和解決工作中问题问题。63/76拥有健康身体及健康心理n健康生活习惯健康生活习惯n情绪管理情绪管理n适当适当,多元减压方式多元减压方式与健康有约与健康有约精英代价精英代价64/76情绪管理迷茫迷茫易怒易怒担忧担忧挫败挫败焦虑焦虑疲惫疲惫厌倦厌倦65/76迷茫n在下一步之前，寻求他人在下一步之前，寻求他人提议提议.n了解工作期望及目标了解工作期望及目标66/76厌倦n发掘工作中挑战性发掘工作中挑战性.n完成工作后奖励自己完成工作后奖励自己n优先完成重复工作，防优先完成重复工作，防止拖延止拖延n“换一张桌子换一张桌子”67/76焦虑n向上级向上级/同事咨询，工作同事咨询，工作未来发展方向，他们或许未来发展方向，他们或许有更深入想法有更深入想法 n简化简化、明了、扼要明了、扼要(KISS)68/76n胸襟开阔胸襟开阔n正面思维正面思维n保持冷静保持冷静n寻找帮助寻找帮助n发觉优势发觉优势n寻求提议寻求提议挫败69/76n咨询期望咨询期望n寻找帮助寻找帮助n厘清了解厘清了解担忧70/76疲劳n用最高效时间完成最主要任务用最高效时间完成最主要任务.n检验任务期望，防止做得太多检验任务期望，防止做得太多及使简单事情复杂化及使简单事情复杂化n在每一步骤之后，小休一会在每一步骤之后，小休一会.n吃好，睡好吃好，睡好71/76 减压小妙方n天天天天给自己一段休闲时间给自己一段休闲时间n洗个热水澡洗个热水澡n宽容自己宽容自己n做深呼吸或其它身心做深呼吸或其它身心松弛运动松弛运动三点三办公室健身操三点三办公室健身操n找找机会与机会与人分享受趣事人分享受趣事,把你听过笑话说给他人听把你听过笑话说给他人听n投入自己喜投入自己喜爱活动爱活动n离开座位离开座位,仔细观察远处细节仔细观察远处细节,方便一分钟后描述出来方便一分钟后描述出来n想象你即将成行旅游计划想象你即将成行旅游计划,或以往难忘经历细节或以往难忘经历细节n回味你最爱美味食品回味你最爱美味食品n唱一支你最爱歌曲唱一支你最爱歌曲72/76评定自己怎样使用时间评定自己怎样使用时间n不停分析自己时间分配情况不停分析自己时间分配情况n主要时间办主要事主要时间办主要事n降低琐碎事情降低琐碎事情73/76发展行动计划发展行动计划n先评定自己怎样使用每一周时间先评定自己怎样使用每一周时间n设定心理罗盘设定心理罗盘n时间管理行为改变时间管理行为改变n时间管理习惯养成时间管理习惯养成74/7675/76精品课件资料分享 SL出品76/76