机关单位文书档案管理存在的问题及对策.docx

机关单位文书档案管理存在的问题及对策摘要：现代科学技术日新月异，信息技术已经广泛应用到各个领 域。这对改进工作方式，提高效率起到了至关重要的作用，反映了单 位的现代化管理水平。把信息科学技术应用到档案的数字化、现代化 是发展的必然趋势。关键词：机关单位;文书;档案管理一、机关单位文书档案管理现代化中存在的问题1.档案工作意识亟待提高。实现档案管理现代化，必须要解决思 想认识问题。基于对档案本质和价值属性的看法，全国各地的档案馆 主要应在实现档案信息价值方面发挥主导作用，而大大小小的各单位 档案室需要承担工具价值。机关单位档案室的现代化水平，直接影响 到地区乃至国家的档案管理水平。由于档案传统的原因，档案管理重 藏轻用，不能从根本上认识到信息化的重要性，依旧停于传统的案卷 收集、整理阶段，设备不足，技术力量薄弱、检索受限、服务方式单 一，因而档案人员意识不高，存在“等” “要”现象。等待档案利用 者上门的被动服务方式是最常见的方式，即使较高层次的咨询服务, 也只是进行“严格保密”基础上，利用手工目录索引和工具书进行服 务，而忽视了对信息资源的挖掘和提供利用服务，文书档案的价值无 法充分体现。另外，领导部门对文书档案管理工作重视程度不足。部 分领导对文书档案工作的认识不够全面，认为档案工作简单，只需要 内勤人员或文秘人员保存好文件，以备查考，或应付档案检查即可, 不能在资金、设备的投入上予以大力支持，由此影响到档案管理工作 者的积极性，最终降低文书档案工作的质量。所以增强档案的开放意 识，服务意识，是档案现代化发展的必由之路。2.基础性工作规范程 度不高。要正确处理传统管理与现代化管理的关系。档案传统不是只 代表落后。实现档案管理现代化，不可能一蹴而就，需要一个过程。 有人认为有了电子档案，纸质档案会被渐渐淡化。将档案管理现代化 完全代替纸质档案存在，在理论和实践上都是不可行的，前期的整理 工作仍是档案管理的基础，因此，仍然要重视传统的基础整理工作。 档案收集是归档的首要环节。从我国现行的档案管理体制来看，机关 单位只能通过档案室与文书部门间接联系起来。因权责不明，造成机 关文书、档案工作的脱节，因而材料收集往往不到位，从而直接影响 到档案后续档案现代化工作的质量。因为档案的完整性在很大程度上 决定了档案的价值和效用，如果应该收集归档的文书档案因疏漏没能 收集归档，不仅影响到档案的完整性，而且不利于查考和利用，其发 挥的作用也就大打折扣。在实际工作中，一些部门档案意识不强，没 有很好地配合档案部门工作。为了自己工作的便利，将一些有归档价 值的文件资料自行保管，存在丢失、损坏的可能。档案部门在得不到 相关部门的配合支持时,就难以将材料收集齐全完整，进一步的档案 信息化建设也就难以完成。这制约了档案管理水平的提高。3.档案人 才缺乏，难以满足现代化的需求。文书档案的现代化管理，有别于传 统纸质卷宗管理，需要档案工作者必须懂档案专业、又懂现代信息技 术。但由于种种原因原导致专职档案人员缺乏。据统计，各机关单位 从事档案管理工作人员中兼职人员居多，人员更换频繁，计算机操作 水平低下，专业知识薄弱，缺乏专业培训。且多身兼内勤、文秘等工 作，疲于应付日常事务，投入到档案方面的精力十分有限。因此需要 提高档案管理人员的专业性,提升档案管理队伍建设。即使近些年来, 很多机关单位在新建办公楼的基础上，极大改善了信息化建设硬件基 础设施，在资金投入上较为充足，但因缺少相应档案专业队伍而阻碍 了文书档案现代化的步伐。4.软件开发缺乏统一标准。目前而言，各 地各机关在档案管理软件的开发上处于分散状态，且由于各单位认识 上的差异，软件开发的侧重点不尽相同，缺乏统一标准，开发出来的 软件在实用性、通用性、可靠性上存在着一定的不足，处于较低层次 的开发阶段。这一方面不利于单位之间资源的相互交流和共享，另一 方面各单位的硬件维护重复，浪费资源。5.涉密档案数字化存在安全 风险。电子档案不同于纸质档案，它不具有原始性特征。由于是以电 子计算机技术为依托，电子档案可被篡改并且不留痕迹的可能性大大 增加，为保证档案信息的真实可靠，必须采取一定的防护措施。同时 由于电子档案易于复制性和传播性，涉密信息泄露就成为需要重点防 范的事情。为确保电子档案的真实可靠及信息安全，必须采取系列相 应的防范措施。正因如此，电子档案在形成过程中要伴随着用户信息 认证、电子签章、加密保护措施，保障电子卷宗在传输、归档、利用 过程中的真实、可靠。二、规范机关单位文书档案管理现代化的建议1.深化档案意识，提高重视程度。改变传统的思维观念，跟上时 代的步伐，才能适应社会的发展趋势，利用先进的思想观念和技术， 建立与时俱进的管理制度，促进档案工作可持续发展。档案室要向数 字化档案室方向发展，档案人员要改变原有的“等”、“要”的思维 方式，要敢于主动参与到档案管理创新中来。现代文书档案管理要求 主动地为社会各界提供各种综合性、战略性的高质量的档案信息服务, 能够充分对文书档案信息资源进行深层次加工，创造新知识信息，为 档案利用者和广大群众提供高质量的档案信息服务。在实际的工作中, 领导层的决策在很大程度上影响着文书档案管理的层次。档案人员要 积极主动地做好档案工作的宣传,主动提供有关档案工作资料参与决 策需要，争取更多的支持。同时通过宣传，加大每一位成员的档案意 识，形成“人人参与”的全员式档案管理，争取全体人员对档案工作 的理解、重视，便于档案工作的深入开展。2.夯实基础工作，构建科 学管理体制。如前文所述，要正确处理传统管理与现代化管理的关系， 夯实档案整理的基础性工作。文件是档案的“前身”，要从这个源头 抓起，做好档案的全过程管理,从档案的形成到档案的归档均要制定 有效的管理方案，采取科学方法进行整理以及管理工作。文书档案主 要来自外单位收文和本单位发文。对发文而言，在进行文件收集的过 程中，要保证文件齐全完整、来源准确，不能弄虚作假；对收文而言， 要仔细甄别和鉴定，保证收集有切实查考利用价值的文件，节约国家 资源。通过计算机关键词的搜索，方便检索、快捷服务、简化部门归 档工作程序。文书档案管理与职能部门业务管理相互发展，相互促进， 加强文书档案对部门业务发展的指导，通过部门业务发展带动文书档 案管理工作的发展，促进文书档案管理工作服务职能和指导功能的发 挥。3.加快数字档案室建设，实现“掌上查档”。数字档案室建设的 内容包括软硬件基础设施建设、网络建设、档案资源数据库建设、档 案网站等方面的内容。其中档案资源数据库的建设是尤为重要的一环。 它又包括目录数据库、全文数据库、电子文件的收集与归档。一是目 录数据库建设。档案行政部门要积极推行开发标准较为统一，实用性、 通用性、可靠性上较高的档案管理软件，统一录入标准，完善文书档 案的著录，以方便检索。二是全文数据库建设。近年来，0A办公自 动化系统的广泛应用，产生了大量的电子文件，因此，全文数据库来 源主要包括：0A办公自动化系统、库存档案数字化、其他电子文档。0A系统中电子文件的归档，可以通过档案系统与0A的转换对接。工 程量较大的是在于纸质档案的扫描加工。根据档案利用者的需求，利 用高速扫描仪等技术，将可能利用率高、关注度较多的档案进行扫描， 最大限度满足用户的需求。通过档案系统管理软件实现目录、原文挂 接，方便查询。三是档案查询网站建设。据了解，目前机关单位档案 网站的拥有量和使用率还比较低。网站是各类档案展示的平台，因此 要在技术部门的支持下构建设计合理、功能强大、智能化的档案网站， 满足高层次需求，实现档案信息资源的有效共享。实现“掌上查档”。 随着网络技术的发展，智能手机终端、平台、云技术、二维码等新 兴科技产品及服务的出现，使“掌上查档”业务逐渐发展起来，数字 化、网络化几乎无处不在。档案室可以利用网络平台推出远程利用服 务，利用者仅用手机扫描单位档案室的二维码，便可成为用户，随 时随地查看、利用资源，通过设置各种服务和查询规范，服务更加便 民。4.加强电子档案的安全防护。与传统档案管理模式相比，现代化 档案管理安全性需要得到足够重视。尤其新兴网络服务的不断发展, 在方便人们利用的同时，也带来了安全方面的诸多问题。为保障档案 信息安全，首先要从源头进行控制，建立健全安全保障制度，对需要 上网文件、档案建立审查制度，可以成立审查小组，通过严格审查把 关防止涉密文件、档案传输到公共网络上。第二是要完善软硬件安全 设施，加大档案信息系统分级保护工作。区分涉密计算机、涉密网络 的监管。对需要开放应开放的档案应当及时提供公开，便于利用。提 供涉密档案信息服务要严格遵守保密规定。三是在对纸质档案进行数 字化加工时，要做到严格安全管控。如果是进行数字化外包的项目， 需要对保密资质进行把关，签订保密责任书。四是电子档案管理软件 要科学完善，同时配备保密柜、加密软件等,确保电子信息数据安全、 可靠。其他安全措施，如在计算机中装入防火墙、防病毒、安全认证 等安全软件。同时做好重要的文件的电子备份，防止数据丢失、损毁 造成不可挽回的损失。在提供对外查询时，计算机管理设备的运用应 该根据用户的需要，以当页的形式呈现出来，不会看到无关的信息, 不仅便于查阅，同时也提高了档案管理的安全性。5.加强现代化文书 档案管理队伍建设。要适应档案现代化管理，必须组建现代化的人才 队伍。首先应更多地选拔专业对口、知识面宽、层次高的人才进入单 位，以提高档案队伍的整体素质。二是建立良好的激励机制。在保证 档案工作人员在职务晋升、福利待遇等方面的权利外，也要奖惩分明, 加强职业危机教育，建立日常的考核机制，激发档案人员的积极性和 创造性。三是档案人员必须“充电”，对现有的档案工作人员进行任 职教育和培训，更新其知识结构、能力结构，同时档案管理工作人员 也要不断加强自我修养，主动钻研信息技术、现代化管理等相关知识, 掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平，成为具有创新意识 和科研能力的档案专业人才，能够对文书档案资源进行深加工，进行 编研开发，创造新知识信息，合理利用档案信息，为档案利用者和广 大群众提供更高层次的档案信息服务。信息化和现代化是当今社会发 展的大趋势。加快文书档案信息化，不断更新档案管理理念，积极探 索和尝试新的档案管理手段，才能更好地为机关单位工作服务，才能 为社会发展做出贡献。加快机关单位档案信息化设施建设，推动文书 档案电子信息规范化管理，实现诉讼档案管理现代化，是机关单位坚 持执政为民，阳光执政、建立公信力的的重要举措。随着档案用户权 利意识增强、我国法治化水平不断提高，档案用户利用档案满足文化 需求、维护自身合法权益的需求愈加强烈，客观上加快了各单位文书 档案信息化建设步伐。通过档案信息化建设的全面推进，方便群众利 用。总之，文书档案现代化是一项长期性的系统化工程，需要人人都 参与进来，转变意识，共同推动档案现代化建设。作者:亓春波单位:宁夏银行参考文献：1张宁红浅谈文书档案管理的办公自动化应用.黑龙江档案2011. 1.2胥静.浅析新形势下档案管理工作的规范化.办公室业 务,2015 (9).3黄锋.应用计算机技术,发挥管理效力浅谈0A系统在单位管理中的应用.信息系统工程,2015(6).4瞿楠香.我国档案用户研究三十年(19792009)发展状况评 述浙江档案2010年第9期.5罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新.东北农业大学学报 (社会科学版)2011.6.6侯明，白宇红.谈文书档案管理的现有问题及对策.办公室业 务 2012. 2.7罗傲雪.文书档案管理工作创新研究.办公室业务2013. 12.8何萍.论文书档案电子化管理中国管理信息化.2015. 5.