DB52_T 1635-2021 机关事务标准化工作指南.docx

ICS 01.120CCS A 0052贵州省地方标准DB52/T 16352021机关事务标准化工作指南Guidelines for standardization of government offices affairs2021 - 12 - 08 发布2022 - 03 - 01 实施贵州省市场监督管理局发 布DB52/T 16352021目次前言. II1  范围. 12  规范性引用文件.13  术语和定义.14  工作要求. 15  机构管理. 26  工作流程. 27  标准体系. 38  标准制（修）订.69  信息管理. 710  培训与宣贯. 711  标准实施. 812  评价与改进. 9附录 A（资料性）  标准明细表.11附录 B（资料性）  标准统计表.12附录 C（资料性）  标准体系编制说明.13附录 D（资料性）  审查意见汇总表.14附录 E（资料性）  机关事务标准废止申请表. 15附录 F（资料性）  机关事务标准评价记录表. 16IDB52/T 16352021前言本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件由贵州省机关事务管理局提出并归口。本文件起草单位:贵州省机关事务管理局、贵州省标准化院。本文件主要起草人:陈勇、黄世军、李良懿、郑维越、李正辉、张蕴璐、马静、王晓、伍官灵、陈卓、徐燕、刘畅。IIDB52/T 16352021机关事务标准化工作指南1 范围本文件提供了机关事务标准化工作要求、机构管理、工作流程、标准体系、标准制（修）订、信息管理、培训与宣贯、标准实施、评价与改进等指导。本文件适用于机关事务标准化工作的开展。2 规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 1.1标准化工作导则  第1部分：标准化文件的结构和起草规则GB/T 13016  标准体系构建原则和要求GB/T 24421.2服务业组织标准化工作指南  第2部分：标准体系3 术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1机关事务保障机关正常运行所需经费、资产、能源资源和服务等的管理事项。3.2机关事务标准化为了在既定范围内获得最佳秩序，促进共同效益，对机关事务管理的现实问题或潜在问题确立共同使用和重复使用的条款以及编制、发布和应用文件的活动。3.3机关事务标准通过机关事务标准化活动，按照规定的程序经协商一致制定，为各种活动或其结果提供规范、指南或特性，供共同使用和重复使用的文件。4 工作要求4.1 贯彻执行相关法律法规、方针政策。4.2 制定标准宜统一、协调、优化、实用。4.3 建立和实施标准体系并持续改进。4.4 贯彻实施机关事务相关标准，并对实施情况进行监督检查。4.5 积极参加有关标准化活动。1DB52/T 163520215  机构管理5.1 机构设置5.1.1  机关事务管理机构宜建立完善和符合管理需要的标准化管理组织机构。5.1.2  宜成立机关事务标准化工作领导小组，设置机关事务标准化工作领导小组办公室（以下简称“办公室”），配备专（兼）职标准化工作人员,并明确各部门机关事务标准化工作人员的职责和权限。5.2 职责5.2.1  机关事务标准化工作领导小组职责主要包括：贯彻落实国家标准化工作的方针、政策、法律、法规和有关强制性标准，以及国家机关事务管理部门机关事务标准化建设的工作规划、决策部署等；研究制定标准化发展规划、工作方案、工作指南、政策文件等，并组织实施；对机关事务标准化建设工作中相关重大问题进行研究并作出决议；确定下设办公室负责人组成及职责；审批标准化活动经费；统筹安排标准化有关工作，听取工作推进情况的汇报。5.2.2  办公室职责主要包括：梳理机关事务保障、服务、管理相关法律法规、制度文件，提出标准化建设的初步方案供领导小组研究；确定标准化工作的人员及职责；机关事务标准化工作重大事宜的研究、规划，分析机关事务标准化工作的规范性、系统性、时效性和服务性，并进行有效协调；向领导小组提出解决的意见和建议；组织机关事务标准化培训；协助开展标准制定、申报等工作；对机关事务标准体系的管理评审及实施监督。5.2.3  专（兼）职标准化工作人员主要职责包括：确定并落实标准化法律、法规、规章和有关强制性标准相关的要求；落实标准化相关工作任务和目标；开展标准信息的收集、整理；建立、实施和管理标准体系，或组织制定、修订标准，并实施相关标准；参与对于新政策、规定、制度的贯彻执行，提出标准化要求，配合标准审查。6  工作流程机关事务标准化工作流程见图1。2DB52/T 16352021图1  机关事务标准化工作流程图7 标准体系7.1 基本要求7.1.1 机关事务标准体系的建立符合GB/T 13016、GB/T 24421.2的要求，全面系统、层次分明、分类合理。7.1.2 标准体系内的标准制定遵守国家有关法律、法规、规章，与标准体系协调一致。7.1.3 编制标准体系文件包括但不限于:标准体系结构图；标准明细表（见附录A）；标准统计表（见附录B）标准体系表编制说明（见附录C）。7.1.4 定期对标准体系的有效性和适宜性进行评估，持续改进完善体系。3DB52/T 163520217.2 体系结构7.2.1  体系结构图机关事务标准体系由通用基础标准子体系、运行管理标准子体系、资产管理标准子体系、经费管理标准子体系、能源资源节约管理标准子体系、物业管理标准子体系、餐饮管理标准子体系构成，机关事务标准体系结构图见图 2。图2 机关事务标准体系结构图7.2.2  通用基础标准子体系包括但不限于：标准化导则；术语与缩略语标准；符号与标志标准；量和单位标准；测量标准。4DB52/T 163520217.2.3 运行管理标准子体系包括但不限于：党建标准；环境标准；安全与应急标准；设施、设备及用品标准；投诉与监督管理标准；接待与会议管理标准；岗位管理标准；人力资源标准；合同管理标准；信息标准。7.2.4 资产管理标准子体系包括但不限于：办公用房管理标准；公务用车管理标准；通用资产管理标准；其他不动产管理标准。7.2.5 经费管理标准子体系包括但不限于：机关运行经费管理标准；政府采购管理标准；机关运行成本管理标准。7.2.6 能源资源节约管理标准子体系包括但不限于：节能建设与改造标准；节能管理标准。7.2.7 物业管理标准子体系包括但不限于：房屋维护标准；公共秩序维护标准；环境维护标准。7.2.8 餐饮管理标准子体系包括但不限于：食品安全管理标准；食堂供应全过程管理标准。5DB52/T 163520218  标准制（修）订8.1 基本原则8.1.1  标准的编写与 GB/T 1.1 的要求相适应。8.1.2  按照“谁使用谁起草”的原则进行，特殊情况允许组织其他部门或专家制定。8.2 立项根据年度机关事务管理实际需求，对制定标准必要性、可行性进行论证评估，由办公室统一下达立项计划。8.3 起草8.3.1  起草标准部门根据立项计划编制标准制定计划，内容包含起草人员、配合人员、草案完成日期、必要的验证或试运作项目及时间安排，起草要求符合 GB/T 1.1 的规定。8.3.2  起草标准部门根据立项计划，组织调查研究，收集调查研究信息：所制定标准的内外部现状、统计资料、相关数据和发展方向；有关所制定标准的最新资料；各相关方的要求和期望；搜集与所制定标准有关的国内外相关标准。8.3.3  在调查研究及相关参考资料基础上，起草标准部门将收集到的信息资料进行整理、分析和处理，对涉及的技术指标进行试验对比和验证，编写标准草案，并对标准主要内容的确定依据作出说明。8.4 征求意见标准起草部门横向、纵向采取多种形式，公开征求意见，收集意见反馈表，形成标准及标准编制说明送审稿。8.5 审查8.5.1  办公室组织相关方对提交的标准及标准编制说明送审稿开展审查，可采取会签审查、会议审查或两者结合的方式，审查重点如下：是否符合或达到预定的目的和要求；内容是否与法律法规、强制性标准要求保持一致，技术指标是否先进、安全、可行等；是否与有关标准协调配套；是否满足有关科学性、先进性、适用性等方面的要求；是否妥善处理分歧意见；内容和格式是否符合标准的规定。8.5.2  审查意见内容列入标准审查意见汇总表（见附录 D）。8.6 批准发布标准起草部门根据审查意见对标准及标准编制说明送审稿进行修改，并对未采纳的审查意见作出说明，形成标准及标准编制说明报批稿，经办公室对标准报批稿、编制说明、审查意见汇总表和标准审批表审核后，并对标准进行编号发布。6DB52/T 163520218.7 复审8.7.1 基本要求8.7.1.1 标准定期复审,复审周期不宜超过 5 年，因法规、政策、职能、变更或其他因素，导致标准无法执行或不适用时，宜及时对标准进行复审。8.7.1.2 复审的结论包括继续有效、修订、废止。8.7.2 继续有效标准内容不作修改仍适应当前政策和工作需要，确认继续有效。8.7.3 修订8.7.3.1 符合下列情况予以修订：当标准（标准体系）规定与实际情况存在不适宜的方面时；标准由于打印、校对等方面出现差错；标准中部分内容不切合运作实际；标准中内容与其它相关标准有冲突；相关使用方提出有充分理由的修改要求。8.7.3.2 当发现 8.7.3.1 的情况时向办公室提出修订申请，办公室批准后下发标准修订通知，申请修改部门及时按照通知的要求对标准进行修订。8.7.3.4 当仅对标准作少量修改时，可采用修改单；当对标准修订幅面较大或需要作重大修订时，可对标准进行修订换版。8.7.4 废止8.7.4.1 标准不适用，且没有再重新制、修订的必要时，宜申请废止，并填写机关事务标准废止申请表（见附录 E）。8.7.4.2 经批准后发放废止文件通知。9 信息管理9.1 建立相应的收集渠道，广泛收集与机关事务管理相关的国内外标准信息。9.2 对收集的信息资料进行归类整理，建立标准化信息库，并及时更新。9.3 加强对信息的研究分析和综合利用，结合实际情况，提出标准化措施建议。9.4 对标准在制定、实施、评价和改进过程中的重要时间及其结果进行记录，并予以保存。10 培训与宣贯10.1标准培训10.1.1 培训对象机关事务标准化人员培训的对象至少包括：标准化专（兼）职人员；7DB52/T 16352021中层以上负责人；其他工作人员。10.1.2 培训内容机关事务标准化人员培训的内容至少包括：标准化法律、法规、规章；标准化基本知识；标准化业务知识；与机关事务工作有关的标准。10.1.3 培训方式培训可采用以下方式：参加国家、省、市、区组织的或聘请标准化行业专家进行标准化知识培训；机构内部结合工作开展专题培训。10.1.4 培训组织培训工作由各级机关事务管理机构编制计划，自行安排。10.2 标准宣贯标准宣贯可以采用以下方式：组织标准使用相关人员参加标准宣贯会。在宣传栏、线上小程序等进行重要标准的展示或解读。11 标准实施11.1 基本要求11.1.1 贯彻执行相关的强制性国家、行业和地方标准。11.1.2 批准发布的标准，组织相关人员学习并执行。11.1.3 纳入标准体系的标准严格贯彻执行。11.1.4 在标准实施过程中，认为标准内容不适宜，宜向办公室反馈，不得私自更改。11.2 实施程序11.2.1 实施准备标准实施前编制实施计划，内容包括实施标准的范围、方式、内容、步骤、负责人员、时间安排、宜达到的要求和目标等，明确实施的组织机构、人员、物资等事项。11.2.2 组织实施按照实施计划组织标准的实施，使标准规定的各项要求在工作过程中的各个环节上得以实现。对实施过程中遇到的各种问题应采取有效措施加以解决，以保证标准各项要求的贯彻落实。8DB52/T 1635202111.2.3 实施反馈在实施过程中形成实施记录，收集标准适宜性和实施有效性等信息。若发现现行标准有不完善或标准不能适应实际工作提出标准修订或废止申请。12 评价与改进12.1标准评价12.1.1 评价原则评价应坚持以下原则：a)  客观公正；b)  科学严谨；c)  全面准确；d)  持续改进。12.1.2 评价方式标准实施评价采用自我评价和第三方评价相结合的方式进行。12.1.3 评价内容评价内容包括：已实施标准的执行情况；所开展工作是否符合有关标准要求。12.1.4 评价时间办公室根据工作需要随机抽取标准不定期开展评价，并填写机关事务标准评价记录表（见附录F）。12.1.5 结果处理办公室宜确保评价的客观性和公正性，根据评价结果，将标准实施评价情况反馈，由相关责任部门对评价中存在的问题进行定期整改，完成后办公室验证整改情况并对改进效果进行检查。12.2持续改进12.2.1 实施改进依据实施改进的信息应包括：各种记录、报表中反映的数据；干部职工的建议；评价结果等。12.2.2 汇总分析收集实施改进的信息，确定信息来源、对数据进行分析，确定现有和潜在问题的原因。9DB52/T 1635202112.2.3 纠正和预防12.2.4.1 通过汇总分析结果，针对现有问题进行纠正，制定并实施纠正措施防止再次出现问题。12.2.4.2 针对潜在问题制定并实施预防措施，进行实施效果验证，并跟踪验证和记录。10体系名称子体系名称序号体系内标准编号标准名称标准号或文件号实施日期.DB52/T 16352021A                   A附录A（资料性）标准明细表机关事务标准体系明细表见表A.1。表 A.1  机关事务标准体系明细表11标准类别现行有效标准拟制定标准合计国家标准行业标准地方标准.合计DB52/T 16352021B                   B附录B（资料性）标准统计表机关事务标准体系统计表见表B.1。表 B.1  机关事务标准体系统计表12DB52/T 16352021C                   C附录C（资料性）标准体系编制说明标准体系编制说明宜包含以下内容：标准体系建设的背景；标准体系的建设目标、构建依据及实施原则；国内外相关标准化情况综述；各级子体系划分原则和依据；各级子体系的说明，包括主要内容、适用范围等；与其他体系交叉情况和处理意见；结合统计表，分析现有标准与国际标准、国外的差距和薄弱环节，明确今后的主攻方向；标准制修订规划建议；其他。13序号章、条编号意见内容提出专家DB52/T 16352021D                   D附录D（资料性）审查意见汇总表审查意见汇总表见表D.1。表 D.1  审查意见汇总表14部门名称标准名称标准号废止原因申请部门签字：（盖章）年    月      日机关事务标准化工作领导小组办公室签字：（盖章）年    月      日DB52/T 16352021E                   E附录E（资料性）机关事务标准废止申请表机关事务标准废止申请表见表E.1。表 E.1  机关事务标准废止申请表15被评价部门部门负责人评价依据标准号标准名称序号评价内容现场评价情况存在的问题备注1是否成立了标准化管理机构，各单位是否明确专（兼）职人员负责标准化工作的管理；2是否有相应的工作方案；3标准的制定是否符合现行的法律法规；4是否本部门标准进行了有效宣贯；5各单位是否按照本部门标准的要求和流程实施；6提供服务的过程是否符合有关管理标准的要求；7是否有完备的实施记录；8其它评价项目表 F.1  机关事务标准评价记录表16DB52/T 16352021F                   F附录F（资料性）机关事务标准评价记录表机关事务标准评价记录表见F.1。DB52/T 16352021表 F.1（续）评价意见：年月日评价小组成员签字：年月日17DB52/T1635-2021