科技项目申报服务标准(T-YJC 013—2023).pdf

团体标准科技项目申报服务标准Service standard for science and technology project declaration2023-11-20 发布2023-12-19 实施烟台市技术创新协会发 布目次前前言言.1引引言言.21 1 范围范围.32 2 规范性引用文件规范性引用文件.33 3 客户委托客户委托.33.1 客户咨询.33.2 同意委托.34 4 服务原则服务原则.44.1 合规性.44.2 真实性.44.3 保密性.44.4 及时性.45 5 服务要求服务要求.45.1 服务机构.45.2 服务人员.55.3 专家.55.4 企业测评.56 6 签订协议签订协议.56.1 起草合同文本.56.2 确定合同文本.66.3 签订合同.67 7 费用结算费用结算.67.1 先付费原则.67.2 开具发票.68 8 项目规划项目规划.68.1 推出项目规划特色服务.68.2 当前行业背景分析.78.3 专利池建设.79 9 工作安排工作安排.89.1 相关信息搜集.89.2 人员分配.89.3 附件材料收集.81010 项目申报项目申报.810.1 撰写材料.810.2 修改材料.810.3 内部审核材料.910.4 定稿材料.910.5 申报材料装订.91111 交付材料交付材料.91212 材料归档与备查材料归档与备查.912.1 材料归档.912.2 备查机制.91313 后续跟踪与沟通后续跟踪与沟通.913.1 逐级上报与沟通.913.2 走访记录与沟通.101414 项目监督项目监督.1014.1 立项监督.1014.2 指标完成情况.1014.3 专项资金的合理使用情况.101515 后期验收后期验收.1015.1 项目成功后的管理.1015.2 项目失败的处理.1015.3 保密协议遵守.101616 注意事项注意事项.11参考文献参考文献.121前前言言本标准按照 GB/T 1.1-2020标准化工作导则第 1 部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本标准由烟台中盛网络科技有限公司提出。本标准由烟台市技术创新协会归口。本标准起草单位：烟台中盛网络科技有限公司、科源达（山东）企业管理有限公司、烟台大兴化工机械科技有限公司、蓬莱新光颜料化工有限公司、烟台是高装备科技有限公司、鲁东大学、中国农业大学烟台研究院、烟台市芝罘区妇幼保健院、烟台三维汽车配件有限公司、烟台泰鑫工贸有限公司。本标准主要起草人：王丽丽、徐珍香、郑智剑、冯奕、刘训恿、孔凡克、朱冠华、王倩、马丽华、慕涛、姜术、孔祥涛、吕奎荣、张媛媛、张欣颖、程琳、王恩琪等。本文件为首次发布。2引引言言本标准的是起草单位在山东省烟台市科技项目申报、管理服务过程中探索并制定的企业标准，作为本企业提供项目申报、管理服务工作的依据，也可供本行业企业参考。本标准自发布之日起开始实施，长期有效。实施期间，起草单位可以依据省、市级发布的科技政策，对该标准进行修订。本标准的制定和实施，不仅有助于提高科技项目申报、管理服务的质量和水平，同时也将推动科技创新和产业升级，为山东省烟台市乃至全国的科技进步和经济发展做出积极的贡献。希望本标准的实施能够得到广大企业和相关机构的支持和关注，共同推动科技项目申报、管理服务工作的规范化、专业化和标准化。3科技项目申报服务标准科技项目申报服务标准1 1 范围范围本标准规定了科技项目申报服务标准的服务原则、服务要求、签订协议、费用结算、项目规划、工作安排、项目申报及材料归档、后续跟踪、项目监督和后期事项。本文件规定了服务流程的通用标准。主要内容包括服务流程的服务原则、服务要求、签订协议、费用结算、项目规划、工作安排、项目申报及材料归档、后续跟踪、项目监督和后期事项。本文件适用于本公司科技项目申报服务标准的服务。2 2 规范性引用文件规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款：GB/T 1.1 标准化工作导则 第 1 部分：标准化文件的结构和起草规则；GB/T 294902013 企业知识产权管理规范；DA/T22-2000 归档文件整理规则；Q/S-SQLD0032016 科技项目验收服务；GB/T 33450-2016 科技成果转化为标准指南；GB/T 28222 服务标准编写通则；GB/T 17242 投诉处理指南。3 3 客户委托客户委托以下术语和定义适用于本文件：3.13.1 客户咨询客户咨询了解客户现有的科技项目情况并挖掘客户需求或客户主动联系提交自己的初步需求。3.23.2 同意委托同意委托本单位就客户的问题进行解答，在双方互相了解信任的前提下，接受客户委托，双方同意签订书面协议。44 4 服务原则服务原则4 4.1.1 合规性合规性科技成果转化服务应符合国家、行业、地方有关法律法规、标准规范要求。4.24.2 真实性真实性科技成果转化服务过程中，应向服务需求方提供关于服务机构、服务内容、服务过程和服务费用的等相关环节的真实信息，符合客观事实，不得提供虚假服务，不得随意收费。4 4.3 3 保密性保密性服务机构应在服务需求方授权的权限范围内开展科技成果转化服务工作，并对服务过程中涉及的技术信息、客户信息进行保密，不应故意打探或以不正当手段获取与本服务无关的相关信息4.44.4 及时性及时性针对科技项目具有时效性的特点，服务机构应及时对约定的内容开展服务，服务可采用现场服务、线上会议、即时通讯沟通等多种形式，具体方式由双方约定。5 5 服务要求服务要求5.15.1 服务机构服务机构5.1.15.1.1 应是具有与服务相关的经营资质的独立法人单位。5.1.5.1.2 2 应具有满足服务提供要求的固定工作场所，具备计算机、网络、通讯设备等必要的办公软硬件资源。5.1.5.1.3 3 应在办公场所醒目位置公示机构办事指南、服务制度、服务承诺和服务流程等制度规范。5.1.5.1.4 4 服务范围至少应包括科技成果转化、技术评估、项目可行性等方面，并具有相应的服务能力。55.1.5.1.5 5 可建设具有反映科技成果转化服务工作特色的成果宣传展示场所。5.25.2 服务人员服务人员5.25.2.1.1 服务机构应根据科技成果转化服务业务需求配备专职服务人员。5.25.2.2.2 应熟悉国家、行业、地方、团体相关法律法规、政策规划等。5.25.2.3.3 应具备丰富的科技成果转化服务的工作经验和知识技能，具备向服务需求方提供技术咨询、项目指导的能力。5.25.2.4.4 应具有良好的沟通协调能力、服务意识和职业道德素养。5.35.3 专家专家服务机构可根据业务需要聘请相关专家协助开展科技成果转化服务评估、业务培训、项目验收等有关服务。5.45.4 企业测评企业测评根据实地考察得到的企业信息，对客户的现有实际情况与项目申报通知进行深入对比分析，并填写项目登记表（附录 B），评估企业项目申报的资质条件。经过评估，如果企业资质符合申报条件，那么在开始申报之前，应及时与企业签订服务合同。如果评估分数低于 60 分或存在一项及一项以上明显不符合申报条件且无法短时间内改进的项目，原则上建议企业延迟申报或取消申报。同时，与企业共同商定后续的培育计划或向企业推荐其他适合申报的项目。6 6 签订协议签订协议6.16.1 起草合同文本起草合同文本在起草合同文本时，应遵循合理和准确的原则，注意以下问题：6.1.16.1.1 勤于解释合同中的术语和概念，确保合同双方对合同内容有充分的理解；6.1.26.1.2 规范标点符号的使用，确保合同的准确性和规范性；66.1.36.1.3 注意前后词语的一致性，避免产生误解。6.26.2 确定合同文本确定合同文本6.2.16.2.1 明确甲乙双方的权利和义务，清晰划分各自的责任。6.2.26.2.2 确定服务费用，包括专家咨询、科技查新等费用的承担方。6.2.36.2.3 明确合同的有效期限，一般自签订之日起生效，至合同约定事项完成后失效。6.2.46.2.4 与客户充分沟通，了解其需求和发展规划，确定服务内容，包括申报项目类型。6.2.56.2.5 其他事项：如有办理签订合同服务内容以外的相关业务，需另行签订委托协议并支付相关费用。6.36.3 签订合同签订合同6.3.16.3.1 本单位工作人员与客户预约时间地点进行签约，提前备齐相关资料如营业执照复印件、身份证复印件以及登记领取公章等。6.3.26.3.2 在平等自愿、公平公正、诚实守信、互惠互利的原则基础上，双方就合同各项达成一致后签订合同。7 7 费用结算费用结算7.17.1 先付费原则先付费原则本服务类型合同采用预收费的服务方式，先收取相关费用，再进行服务，原则上，费用应一次付清，但可视情况约定分期支付。7.27.2 开具发票开具发票费用结算完成后，由本单位出纳人员开具发票，并以约定的形式交付于客户。8 8 项目规划项目规划8.18.1 推出项目规划特色服务推出项目规划特色服务7鉴于本单位的客户主要为企业单位，遂推出项目规划服务且作为本单位一项特色服务面向各企业，即综合该企业的知识产权情况、经营管理情况、研发项目情况等对其提供 1-3 年的项目发展规划，其中可申报项目类型主要分为资金类、荣誉类。8.1.18.1.1 资金类资金类通过项目申报可获得几万至上亿的资金支持，既包括无偿资助、贷款贴息等形式，也会有银行贷款、股权投资等形式。资金类申报又可分为项目类资金申报和人才类资金申报。8.1.28.1.2 项目类资金申报项目类资金申报主要指职能部门对申报主体即将或正在进行的某一具体项目进行支持，其支持的落脚点主要在于申报主体自身计划或已经实施的项目本身。8.1.38.1.3 人才类资金申报人才类资金申报山东省创新型省份实施方案中明确提出，发挥人才工程的引领作用，加大高层次人才引进培养力度，对引进的一流或顶尖人才团队，通过项目资助、创业扶持、股权投资、贷款贴息等方式，给予综合资助。8.1.48.1.4 荣誉类荣誉类荣誉类资金申报主要是指职能部门对申报主体本身或申报主体已获成果进行支持。这种支持的落脚点主要在于申报主体本身或申报主体已获成果。通过项目申报，企业可以获得政府职能部门颁发的荣誉称号，这有助于企业挂牌上市融资、参与政府采购、进行对外宣传推广等，甚至可以获得政策上的倾斜，如高新技术企业可以享受所得税减免的优惠政策。8.28.2 当前行业背景分析当前行业背景分析在提供项目规划服务前，将对企业所处行业进行初步调研，并结合国家对于该行业的各种政策支持，清晰展现当前行业科技形势。这将帮助企业更好地了解行业动态，为未来的项目规划提供有力支持。8.38.3 专利池建设专利池建设8对该企业知识产权（尤其是专利）进行检索、分析，并与企业技术负责人进行技术方面的沟通，对企业的专利情况做一个深入了解，并进行分类，进行专利池建设，结合公司发展规划，进行知识产权发展规划，按时间节点分期、分批进行。9 9 工作安排工作安排9.19.1 相关信息搜集相关信息搜集通过与客户交流沟通，让其提供企业资质、人才和项目资料以及财务审计报告等必要信息，用于项目申报使用。对客户企业实地调研，了解企业的技术情况、厂区情况，保证获得 信息的真实性。9.29.2 人员分配人员分配按照该企业所属行业或本公司制定的相关规定来分配人员进行材料撰写以及后续任务安排。材料撰写团队将严格遵循项目申报的要求和格式，认真撰写申报材料。9.39.3 附件材料收集附件材料收集由负责撰写材料的人员梳理所申报项目的通知文件，将需要客户进一步补充的材料编辑为 WORD 文档，统一发送于客户，再由客户将其扫描件或电子版材料发回。1010 项目申报项目申报10.110.1 撰写材料撰写材料本单位人员本着严谨认真、实事求是的原则，秉承做高水平、高质量材料的理念对其进行撰写，认真对待申报通知中的各个注意事项，确保材料的各个方面均符合规定。10.210.2 修改材料修改材料由团队成员进行讨论，指出材料中的不足，并提出相应的完善建议，最后由9该材料的负责人员进行修改，直至全体成员通过。10.310.3 内部审核材料内部审核材料材料初步完成后，交由上级领导审核，对尚待完善之处进行修改。10.410.4 定稿材料定稿材料内部审核通过后，即视为材料定稿。10.510.5 申报材料装订申报材料装订按照申报通知的要求，将定稿材料打印所需份数并装订成册。1111 交付材料交付材料通知客户申报材料已装订成册，并约定好时间地点，待顾客确认之后方算交付完成。1212 材料归档与备查材料归档与备查12.112.1 材料归档材料归档每个项目的申报材料均需打印一份，并登记存档，以备后续查阅。我们将建立完善的档案管理制度，确保材料的保存和管理安全可靠。12.212.2 备查机制备查机制我们将为客户建立查询机制，方便客户随时了解项目申报的进展情况。如客户需要查询相关信息，我们将及时为其提供便利和支持。1313 后续跟踪与沟通后续跟踪与沟通13.113.1 逐级上报与沟通逐级上报与沟通申报项目是由县市逐级上报的，项目初稿完成后，在上级限定上报截止日期之前，有条件时提前把相关材料送到相关环节，包括直接面对企业的部分主管部门。要积极沟通好与各相关部门的联系，还要注意及时跟进、关注项目申报情况，做好与各部门的沟通，获得关于项目申报的最新进展情况，并及时告知客户。1013.213.2 走访记录与沟通走访记录与沟通在项目申报过程中，因任何必要原因对企业进行的走访，均需将走访面谈内容记录于企业服务记录单（附录 C），并与企业联络人员共同签字确认，并将副本留企业备查。立项评审后，积极与各相关部门沟通，及时跟进项目申报情况，获取项目申报的最新进展情况，并及时告知客户。1414 项目监督项目监督14.114.1 立项监督立项监督对于成功获得政策扶持资金的项目，为了保证客户按照合同利用专项资金，在项目建设期后能够正常验收，本单位会定期询问该项目的执行情况。14.214.2 指标完成情况指标完成情况根据客户与主管部门签订的任务合同书，本单位会督促客户制定计划并合理完成指标。14.314.3 专项资金的合理使用情况专项资金的合理使用情况企业应严格按照国家、省市的各项规定合理使用专项资金，使其能够真正地帮助企业项目发展发挥该有的价值，这是项目验收审核的重点。1515 后期验收后期验收15.115.1 项目成功后的管理项目成功后的管理协助客户做好项目成功后的管理工作，包括项目验收、成果转化、技术推广等。根据项目的特点和需求，将提供相应的支持和建议。15.215.2 项目失败的处理项目失败的处理若项目申报未成功，协助客户进行反思和总结经验教训，提出改进建议。同时，为客户提供其他可行的项目申报方案或替代方案。15.315.3 保密协议遵守保密协议遵守11严格遵守与客户签订的保密协议，对涉及客户的技术秘密和商业机密等信息严格保密，确保客户利益不受损害。1616 注意事项注意事项16.116.1 接受客户委托首先要考察客户项目的真实性，确定其是否具备申报通知的各项要求。16.216.2 在服务过程中，应保持职业操守，对客户经营管理特别是技术资料等进行保密。16.316.3 不同省市的项目通知可能会在国家要求基础之上再结合本地特殊情况进行修改。12参参 考考 文文 献献1GB/T 294902013 企业知识产权管理规范2GB/T 33450-2016 科技成果转化为标准指南3GB/T 28222 服务标准编写通则4Q/S-SQLD0032016 科技项目验收服务5DA/T22-2000 归档文件整理规则附录附录 A企业项目申报信息调查表企业项目申报信息调查表一、基本情况一、基本情况件，实用新型件，软件著作权件。其对企业主要产品（服务）在技术上发挥的核心支持作用及关联程度：关联强，对产品起到重要的技术支撑作用关联不大，起到一定的支撑作用不相关2、企业职工总数人，其中科技人员人。3、企业是否主持或参与制定过国家标准国家标准或行业标准：行业标准：是否二、财务情况二、财务情况1、企业近三年（XXXX 年-XXXX 年）的财务情况（以报税系统中的数值为准）：销售收入（万元）销售收入（万元）净资产（万元）净资产（万元）研发费用（万元）研发费用（万元）XXXX 年XXXX 年XXXX 年2、近三年（XXXX年-XXXX年）实际研发活动：有无如有，请一一列出：3、企业近一年（XXXX 年）发票开具的产品（服务）名称（写主要收入的几项）：；这些产品（服务）收入占同年销售收入的比例%；4、企业近三年（XXXX年-XXXX年）合同、发票是否齐全：是否5、企业近三年（XXXX年-XXXX年）财务审计报告是否齐全：是否1 2、知识产权情况（必须是在公司名下的知识产权）：发明三、科技成果转化能力三、科技成果转化能力1、XXXX 年-XXXX 年形成的成果转化：产品件，样品件，产品件，服务件。2、企业近三年（XXXX年-XXXX年）取得的产品/技术的证明文件：查新报告(第三方权威机构出具的）份；检测报告(第三方权威机构出具的）份；企业内部检测、验收报告份。3、企业近三年（XXXX 年-XXXX 年）申报的政府项目：有无四、研究开发组织管理水平四、研究开发组织管理水平1、与高校、科研院所签订的产学研合作协议（有效期内的）：有 无2、若有产学研协议，是否有支付凭证/发票：有无注：企业请完整地如实填写以上信息，以方便我公司老师准确判断贵公司是否符合项目申报的条件。注：企业请完整地如实填写以上信息，以方便我公司老师准确判断贵公司是否符合项目申报的条件。企业联系人：，联系方式：，所在部门：附录附录 B项目登记表项目登记表企业名称评审项目评审时间年月日序号序号项目申报要求项目申报要求企业情况企业情况符合程度符合程度得分得分1很好较好一般较差完全不符合2很好较好一般较差完全不符合3很好较好一般较差完全不符合4很好较好一般较差完全不符合5很好较好一般较差完全不符合6很好较好一般较差完全不符合7很好较好一般较差完全不符合8很好较好一般较差完全不符合9很好较好一般较差完全不符合10很好较好一般较差完全不符合评审结论评审结论申报意见申报意见总分总分注：分数计算方法百分制计分，得分情况依符合程度打分：“很好”=分值*80%-100%；“较好”=分值*60%-80%；“一般”=分值*40%-60%；“较差”=分值*0-40%；“完全不符合”=0。如出现一项“完全不符合”评价，原则上不建议企业进行该项目的申报。附录附录 C企业服务记录单企业服务记录单服务日期参与人员服务企业所在区域联系目的交流内容交流结果