办公室5S管理实施方案(PPT 44).pptx

湖南深思电工营销中心2013年4月2日办公室办公室办公室办公室5S5S5S5S管理实施方案管理实施方案管理实施方案管理实施方案目录目录一、什么是一、什么是一、什么是一、什么是“5S5S5S5S”二、为什么要进行二、为什么要进行二、为什么要进行二、为什么要进行“5S5S5S5S”管理管理管理管理三、三、三、三、“5S”“5S”“5S”“5S”管理的基础性工作是什么管理的基础性工作是什么管理的基础性工作是什么管理的基础性工作是什么?四、营销中心在四、营销中心在四、营销中心在四、营销中心在“5S”“5S”“5S”“5S”管理方面存在的问题管理方面存在的问题管理方面存在的问题管理方面存在的问题五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施一、什么是一、什么是“5S”“5S”？5S起源于日本，是指在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效的管理，这是日本企业独特的一种管理办法。1955年，日本的5S的宣传口号为“安全始于整理，终于整理整顿”。当时只推行了前两个S，其目的仅为了确保作业空间和安全。后因生产和品质控制的需要而又逐步提出了3S，也就是清扫、清洁、修养，从而使应用空间及适用范围进一步拓展。到了1986年，日本的5S的著作逐渐问世，从而对整个现场管理模式起到了冲击的作用，并由此掀起了5S的热潮。(一一)5S5S的沿革的沿革日本式企业将5S运动作为管理工作的基础，推行各种品质的管理手法，第二次世界大战后，产品品质得以迅速地提升，奠定了经济大国的地位，而在丰田公司的倡导推行下，5S对于塑造企业的形象、降低成本、准时交货、安全生产、高度的标准化、创造令人心旷神怡的工作场所、现场改善等方面发挥了巨大作用，逐渐被各国的管理界所认识。随着世界经济的发展，5S已经成为工厂管理的一股新潮流。(二二)5S5S的发展的发展（三）（三）5S5S的内含的内含5S5S的拓展的拓展-8S-8S的诞生的诞生（三）（三）5S5S的内含的内含整理将工作场所任何东西区分为有必要的与不必要的；把必要的东西与不必要的东西明确地、严格地区分开来；不必要的东西要尽快处理掉。目的：目的：腾出空间，空间活用 防止误用、误送 塑造清爽的工作场所 一、什么是一、什么是“5S”“5S”？（三）（三）5S5S的内含的内含整顿对整理之后留在现场的必要的物品分门别类放置，排列整齐。明确数量，并进行有效地标识。目的目的：工作场所一目了然 整整齐齐的工作环境 消除找寻物品的时间 消除过多的积压物品 一、什么是一、什么是“5S”“5S”？（三）（三）5S5S的内含的内含一、什么是一、什么是“5S”“5S”？清扫将工作场所清扫干净。保持工作场所干净、亮丽的环境。目的：目的：消除脏污，保持职场内干干净净、明明亮亮 稳定品质（三）（三）5S5S的内含的内含清洁维护并改善整理、整顿、清扫的状态。一、什么是一、什么是“5S”“5S”？（三）（三）5S5S的内含的内含素养将整理、整顿、清扫、清洁养成习惯化，并严格遵守公司的各项规章制度。一、什么是一、什么是“5S”“5S”？（一）是公司规范化管理的需要；（二）是美化工作环境的需要(营造良好的办公环境和心情的 需要)；（三）是提高工作效率的需要；（四）是培养全体员工规范化意识和习惯的需要；（五）是提高团队执行力的需要；（六）是提升企业形象的需要；（七）是安全管理的需要。二、为什么要进行二、为什么要进行“5S”“5S”管理？管理？三、三、“5S”“5S”管理的基础性工作是什么管理的基础性工作是什么?三、三、“5S”“5S”管理的基础性工作是什么管理的基础性工作是什么?整顿整顿整理整理（一）文件资料管理不规范，历年资料未进行整理和处理；（二）表格工具的使用比较混乱，不易识别哪一个是最新版本；（三）个人办公区域物资零乱，未进行分类管理和整理；（四）公共场所整理不规范或保持不好；（五）员工规范化意识较淡薄，对5S管理认识不深入，没有形成整理、整顿的习惯。四、营销中心在四、营销中心在“5S”“5S”管理方面存在的问题管理方面存在的问题 第一步：整理、整顿第一步：整理、整顿第一步：整理、整顿第一步：整理、整顿 第二步：检查第二步：检查第二步：检查第二步：检查第二步：检查第二步：检查 第三步：持续改进第三步：持续改进第三步：持续改进第三步：持续改进第三步：持续改进第三步：持续改进 五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施 第一步：整理、整顿第一步：整理、整顿（时间为（时间为（时间为（时间为2013201320132013年年年年4 4 4 4月月月月1225122512251225日）日）日）日）五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施 1.全体人员迅速盘点自己所辖区域的文件、资料、表格工具，坚决清理掉2012年以前的文件、资料和无效的文件资料，其余文件由部门经理把关确定处理方式。涉及公司机密事项的文件应采取撕烧、碎的方式进行销毁。（一）文件、档案的整理（一）文件、档案的整理 五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施2.根据个人岗位职责、工作特点建立分类的文件夹列表，并按统一标准粘贴标签，存放和归档。涉密文件夹应锁于资料柜。（一）文件、档案的整理（一）文件、档案的整理 五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施 3.对个人电脑内文件进行同步清理，删除重复、无效的文件，建立年份文档案。电脑桌面不存放重要文件，可建立临时文件夹，存放临时文件，临时文件夹应指向非系统盘。（一）文件、档案的整理一）文件、档案的整理 五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施 1.1.清理个人办公、生活和私人其它用品，坚决丢弃无关物资。清理个人办公、生活和私人其它用品，坚决丢弃无关物资。（二）个人办公区域（办公室）的整理（二）个人办公区域（办公室）的整理 五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施 2.2.对个人办公区域、电脑进行清扫和清洁。对个人办公区域、电脑进行清扫和清洁。（二）个人办公区域（办公室）的整理（二）个人办公区域（办公室）的整理 五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施3.3.按要求分类放置整理相关物品，并张贴标签。按要求分类放置整理相关物品，并张贴标签。（二）个人办公区域（办公室）的整理（二）个人办公区域（办公室）的整理 五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施 1.1.办公桌办公桌 可放物资：可放物资：电脑显示器、电脑显示器、电话、鼠标、电话、鼠标、个人水杯、个人水杯、文件架、笔文件架、笔筒。筒。具体要求具体要求 五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施电话机：办公桌左侧边缘电话机：办公桌左侧边缘20cm20cm；具体要求具体要求 20cm五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施 水杯：放于电话机右侧水杯：放于电话机右侧20cm处，处，有杯盖的水杯需盖上杯盖。有杯盖的水杯需盖上杯盖。具体要求具体要求 20cm水杯需盖水杯需盖上杯盖。上杯盖。五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施显示器显示器 显示器正对办公显示器正对办公桌中部与桌中部与U U形转角形转角底部中心垂直；底部中心垂直；具体要求具体要求 U型型转角转角底部底部中心中心垂直垂直五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施具体要求具体要求 鼠鼠 标标 鼠标置于桌面右鼠标置于桌面右侧中部；侧中部；桌面桌面右侧右侧中部中部五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施文件架文件架 放置于桌面右侧，文放置于桌面右侧，文件架右边距桌面右件架右边距桌面右边边10cm距离，文件距离，文件架内只允许放置文架内只允许放置文件夹。件夹。具体要求具体要求 10cm五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施2.2.抽屉抽屉最上方抽屉最上方抽屉 放置办公用品，如放置办公用品，如钉钉书机、回形针、透明胶、书机、回形针、透明胶、钥匙、固体胶、计算器、钥匙、固体胶、计算器、尺子，剪子尺子，剪子等等要求放置整齐有序。要求放置整齐有序。具体要求具体要求 五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施中间抽屉：中间抽屉：放置放置个人工作个人工作笔记本笔记本,个人费用个人费用报销单据，重要报销单据，重要待办文件和资料待办文件和资料等，要求放置整等，要求放置整齐有序。齐有序。具体要求具体要求 五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施最下方抽屉：最下方抽屉：放置个人生活物资，放置个人生活物资，如如卫生纸、包、饭盒、卫生纸、包、饭盒、雨伞雨伞等，要求放置整等，要求放置整齐有序，不得放湿、齐有序，不得放湿、脏、易燃、易爆等危脏、易燃、易爆等危险腐蚀物品。险腐蚀物品。具体要求具体要求 五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施小办公室整理原则同公共个人办公区，键盘置于办公桌右半部，边缘离桌边10CM，电话置于办公桌中部，左侧紧贴中线，文件架靠左和边缘平齐，桌面无其他杂物。小办公室整理要求小办公室整理要求 10CM紧贴中线紧贴中线五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施 1.接待室 放置接待椅两把、茶几一张、烟灰缸一个、进门左侧放置报夹，报夹上的报纸应分类按日期排放，每月进行一次装钉。（三）公共办公区域的整理（三）公共办公区域的整理 具体要求具体要求 五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施2.茶水间 放置饮水机两台、纸篓一个，水池保持清洁，右侧门框内放置热水壶，开水瓶。具体要求具体要求 五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施3.文印室 放置电脑、打印机、复印机、传真机各一台，电脑显示器放于外侧办公桌左边，主机放于外侧桌左侧下方，复印机放于外侧办公桌右侧，打印机放于内侧办公桌右侧，传真机放于内侧办公桌左侧，文件柜用于放置打印纸、水杯、茶叶、资料架、空白表格。具体要求具体要求 五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施4.会议室 放置会议桌一张、椅子、投影仪、音响、演讲台、白板，椅子和盆景放置整齐。白板放于进门左手边靠墙。具体要求具体要求 五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施第二步：检查评比第二步：检查评比 五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施检查时间：每周五下午5：20开始检查方式：营销人事部统筹，各部门共同参与监督 （一）集中检查一）集中检查 五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施检查时间：周一至周五 （二）日常检查（二）日常检查 每周一早会公布情况，表彰优秀，对需改进的人员和部门进行提醒检查方式：日常检查由行政专员进行五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施 整理的核心在于素养！整理的核心在于素养！五、解决这些问题的措施五、解决这些问题的措施