办公室5S实施方法与技巧教材(PPT 74页).pptx

办公室5S实施方法与技巧培训培训培训培训7 7规范 高效办公室办公室 5S5S细致 专业追求目标:办公室5S（整理整顿）的十九大要求一、OA机定位二、公私区分三、柜架管理四、资料归位五、电脑文件六、表格管理七、桌面状态八、桌底状态九、抽屉状态十、物品定位十一、线束整理十二、开关标识十三、空调状态十四、张贴管理十五、看板管理十六、会议管理十七、安全消防十八、消耗品管理十九、垃圾分类1、清理不要物；2、公用的工具（传真机、打印机、复印机等）应统 一定位在各部门都方便使用的位置；3、明确管理责任人；一、OA(办公自动化)设备管理二、“公私区分”1、清理不要物2、私人用品和办公用品分开放置；3、私人用品不宜过多，原则上不超过一个抽屉；4、私人用品应置于抽屉的下层；5、标识明确：办公用品、常用资料、私人物品6、不可出现“杂物”标识1、清理不要物；2、各文件、物品必须分层、分类管理 标准类、记录类、通知类、日常管理类、规定规 范、参考资料、事务管理类、品质管理类、生产 计划类、报告类、人事管理、档案类、工艺文 件、国家标准、空白表格 3、各文件柜、架内物品都必须按轻重决定置于哪 层。一般轻的物品、文件放上层，重的放下层，4、各文件柜、架内物品都必须按使用的频率决定置 于哪层？一般为使用频率高的置于中间拿取方便 的位置。使用频率低的置于偏高或偏低的层次；5、标识明确；6、定期清扫，保持干净无尘。三、柜架管理文件柜分类标识1、清理过期的资料；2、每册资料都需要有明确的标识；资料名称 定位标识 管理者标识3、每次使用过的资料都必须按指定的位置归回原处；4、保持资料干净整齐。四、资料物品归位五五.电脑文件电脑文件5S5S1 1、建立电脑文件目录文档、建立电脑文件目录文档、建立电脑文件目录文档、建立电脑文件目录文档2 2、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚个人文、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚个人文、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚个人文、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚个人文件不做要求件不做要求件不做要求件不做要求3 3、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后）、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后）、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后）、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后）4 4、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚C盘盘我的文档我的文档私人文件私人文件*文件文件品质文件品质文件培训文件培训文件JIT文件文件*文件文件效率文件效率文件电脑文件分类电脑文件分类（例）：（例）：美克工厂JIT文件分类实例六、空白表单管理1 1、部门内有多种表格时，需分类管理；、部门内有多种表格时，需分类管理；2 2、为了方便查找，建议用不同颜色分开；、为了方便查找，建议用不同颜色分开；3 3、为了防止急用时没有的现象，建议有复印提示、为了防止急用时没有的现象，建议有复印提示4 4、定期清理不用、过期的表格。、定期清理不用、过期的表格。案例练习案例练习抽屉里放着生产日报空白表格一叠，每天各班定时来这里取空表做生产日报。有一天，张三取走了最后一张表格，心理暗自庆幸自己运气好第二天，张三象往常一样，来取空白表格，拉开抽屉，发现表格没有了，开始四处寻找思考：你会怎么样解决这种问题？1、清理不要物；2、可定置于桌面的物品为：电脑、文件栏、电话、笔筒、台历、茶杯，并要求定位；3、工作时可有需处理的文件资料等置于桌面，但 人长时间（0.5H以上）离开时，文件、资料必须 归位；4、桌面文件状态可按“待处理”、“已处理”、“处理中”4、保持桌面清洁七、桌面状态1 1、清理不要物（包括私人鞋物）；、清理不要物（包括私人鞋物）；2 2、文件资料、文件资料/产品等不可直接置于桌底；产品等不可直接置于桌底；3 3、离开座位时，椅子要推近桌子；、离开座位时，椅子要推近桌子；4 4、保持地面干净。、保持地面干净。八、桌底状态1、不要物的清理2、办公用品、文件资料、私人用品必须按类别分 抽屉放置；3、一个抽屉内有几种物品时，想办法将物品固定，避免来回开关抽屉时物品乱动；4、标识清楚；5、定期清理，保持干净无尘。九、抽屉状态十、物品定位十、物品定位(隐形定位法隐形定位法)说明：需定位的地面物品：碎纸机、衣架、书架、茶几说明：需定位的地面物品：碎纸机、衣架、书架、茶几 地面复印机地面复印机 柜式空调柜式空调 梯子等易移动物品；梯子等易移动物品；定位线宽定位线宽2CM2CM左右，两边长左右，两边长12CM,12CM,隔实物隔实物1CM1CM贴附贴附,以免磨损，当物品靠墙时，只需定外侧；以免磨损，当物品靠墙时，只需定外侧；目的：提醒归位目的：提醒归位 1cm1cm12cm12cm传真机传真机传真机传真机花盆定位花盆定位活泼定位法活泼定位法1 1、电源线不可直接拖在地上。、电源线不可直接拖在地上。2 2、绕成大概、绕成大概1520CM1520CM长，用扎带或套纽固定两端；长，用扎带或套纽固定两端；3 3、或将线束嵌入套管，露出部分用扎带固定；、或将线束嵌入套管，露出部分用扎带固定；（不可给其他操作、动作造成障碍）（不可给其他操作、动作造成障碍）4 4、插头标识清楚、插头标识清楚5 5、电源排插应固定。、电源排插应固定。十一、线束整理十二、开关标识十二、开关标识1、保持干净、保持干净2、功能完好、功能完好3、控制区域、控制区域/功能明确功能明确十三、空调状态十三、空调状态1 1、明确管理责任人、明确管理责任人、明确管理责任人、明确管理责任人2 2、运转状态目视管理、运转状态目视管理、运转状态目视管理、运转状态目视管理3 3、确保功能完好、确保功能完好、确保功能完好、确保功能完好1、清理过期的张贴物；2、所有张贴物都需定位,墙上张贴物要明确区域；3、公司通知、公告需统一贴附在看板中的规定位置 上，不可随处有张贴现象；4、工作台需要的张贴物（备忘录等）不可随意贴，要 求规定位置,规定数量贴附(不能超过2张A4纸位置),玻璃窗上不宜张贴通知/资料；5、明示标识岗位、职责6、保持张贴物的清洁。十四、张贴管理十五、看板管理十五、看板管理内容：通告/公告栏学习园地(初期可以展示5S基础知识)人员去向管理轮值管理5S责任区域布局图5S日常点检表(可以先空着)十六、会议室1 1、“不要物不要物不要物不要物”清理清理清理清理2 2、会议室标识、会议室标识、会议室标识、会议室标识3 3、使用状态标识、使用状态标识、使用状态标识、使用状态标识4 4、预约管理、预约管理、预约管理、预约管理5 5、会议要求、会议要求、会议要求、会议要求门“推”/“拉”标识 会议室悬挂物会议室悬挂物会议室悬挂物会议室悬挂物 如：公司方针、环境方针、产品介绍、地图如：公司方针、环境方针、产品介绍、地图如：公司方针、环境方针、产品介绍、地图如：公司方针、环境方针、产品介绍、地图 *要求要求要求要求:大小、高度尽量一致大小、高度尽量一致大小、高度尽量一致大小、高度尽量一致 会议室会议室会议室会议室温馨提示温馨提示温馨提示温馨提示 *会议后椅子必须归位、禁止吸烟等会议后椅子必须归位、禁止吸烟等会议后椅子必须归位、禁止吸烟等会议后椅子必须归位、禁止吸烟等 *请带走会议后多余物请带走会议后多余物请带走会议后多余物请带走会议后多余物 会议高效四原则会议高效四原则会议高效四原则会议高效四原则十七、消防设备管理定位标识明确明确责任人日常点检灭火器编号:_点检责任人_管理部门(章)：_点检项目1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月压力表指针在绿色范围内保险插销完好整洁无尘未随意移动点检者签名灭火器点检表（例）_年编号：点检担当者：管理部门（章）：_年点检项目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月1箱体、报警按钮、警铃无灰尘污垢2 箱体无乱写乱画，无不必要揭示3水带不潮湿发霉，否则需取出凉干4 箱内及箱体顶部无杂物5 箱体玻璃完好6 水带完好7 水枪完好8 阀门无破损，不漏水9 报警玻璃完好10 警铃完好11 周围环境整洁，通道畅通点检者签名消防栓点检表（例）消防栓点检表（例）1 1、清理不要物（过期的、失效的）、清理不要物（过期的、失效的）2 2、采用目视管理，使得物品安全在库、最小在、采用目视管理，使得物品安全在库、最小在 库一目了然库一目了然十八、消耗品管理消耗品管理十九、垃圾分类十九、垃圾分类(环境管理环境管理)生活垃圾生活垃圾(黄色黄色)绿色垃圾绿色垃圾(纸类纸类)蓝色垃圾蓝色垃圾(塑料塑料)蓝色垃圾蓝色垃圾(金属金属)红色垃圾红色垃圾(毒害毒害)