SPV公司档案管理办法.docx

SPV 公司档案治理方法第一章 总则第一条 为了加强档案的科学治理，更好地为公司经营治理效劳，依据中华人民共和国档案法、企业档案工作标准等有关法规，结合公司档案工作实际， 特制订本方法。其次条 档案指 SPV 公司在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案，包括纸质档案、电子档案和照片、磁性载体、实物等特种载体档案等，它们都是 SPV 公司档案的有机组成局部，应依据其自身特点妥当治理，统一归档。第三条 SPV 公司档案治理工作是公司经营治理的根底工作之一，是维护公司经济利益、合法权益和历史面貌的一项重要工作，任何部门和个人都不得将档案据为己有或拒绝归档。第四条 SPV 中心以下简称治理中心为 SPV 公司档案的归口治理部门，设立档案室，负责统筹规划 SPV 公司的档案治理工作，组织 SPV 公司档案治理制度和标准的制订与修订。第五条 治理中心有专人负责档案治理工作，对接 SPV 公司资料员，做好每月档案移交、归档的工作。制定档案借阅治理制度，做好档案的借阅、登记工作。第六条 治理中心应严格执行档案治理制度，认真治理由 SPV 公司移交的档案文件，并对 SPV 公司的档案治理工作进展指导、监视、检查及考核。第七条 本方法适用于 SPV 公司的档案治理工作。其次章 档案存档细则第八条 各 SPV 公司在工作活动中不断产生的文件材料在处理完毕后，不得由部门或个人分散保存，必需由资料员专职/兼职统一整理立卷。第九条 治理中心应对每个 SPV 公司的档案进展分类，依据工程立项、建设、运营的挨次将档案分为五个局部：1基建文件2工商注册文件3施工过程文件、4制度流程、会议纪要类文件5财务文件。第十条 工程档案，既在生产过程中形成的工程资料。应有 SPV 公司资料员按国家、地方及行业规定建立档案并参照建筑工程资料治理规程地方标准进展归档。第十一条 会计档案，由 SPV 公司财务人员依据集团会计档案归档要求立卷归档。第十二条 依据档案的内容不同，治理中心对存档的文件分为复印件、电子扫描件和原件三种形式。第十三条 存档要求1、资料员应对每个局部分别立卷存档，档案资料要装入档案盒，档案编号要求依据“工程公司简称 -年度-业务模块-归档事项-资料起止编号” 进展分类编目。每一个档案盒内必需附该盒内档案文件的文件名目，该名目需同时形成电子名目，确保随时准确定位查询。2、照片材料应有文字说明事由、时间、地点、人物、背景和摄影者等要素概括提示照片影像所反映的全部信息，音像材料应标出录音、录像的对象、时间、地点、内容和责任人。3、合同类文件应附合同会签单，公司制度文件应附董事会决议，费用支付应附审批单，工程款项支付应附政府产值确认单。4、资料员应在每月 25 日收集 SPV 公司当月已正式归档的重要档案，对于一般档案应收集台账，随时可查。移交时应做好移交手续，移交清单应一式两份，交接双方按清单清点清楚，双方签字，各留一份，以备查考。5、归档资料应当做到原件纸张完整，纸面干净；复印件、电子扫描件资料应清楚可辨识内容；装订的资料应结实不散落；图纸按A4 纸标准折叠；刻录光盘资料的应附有简洁说明。各类资料在归档时仍有遗留问题的，应予以说明。对于不符合上述要求的归档文件资料员应退回要求其重整。第三章 保密与借阅第十四条 资料员应对档案内容保密，进出档案室严格执行登记手续。非档案工作人员不得随便进入档案室。第十五条 资料员应保持档案室的清洁卫生，离开档案室应准时关门上锁，每日下班前进展安全检查，切断电源，关好门窗。第十六条 档案是重要的公司资产，任何人不得据为己有。需要借阅时应办理借阅手续，并尽快归还，一般借阅时间不得超过一周。第十七条 借阅档案须持借阅审批单办理登记手续，并在规定的期限内归还。档案借阅审批单模板详见附件六。借阅人应保持被借档案的完好无损，资料员应准时清点、查验归还的档案。第四章 附 则第十八条 本制度自下发之日起实施。第十九条 本制度解释权属 SPV 中心。附件一：基建文件序号类别资料名称存档形式原件复印件电子版原件存备档状况注123 决策4 立项56文件78用地规划许可证土地使用证文件9建设10111215设计设计计算书16文件消防设计审核意见17施工图审查通知书18实施方案及批复19财政财政承受力量论证报告20审批物有所值评价21人大决议、财政预算13勘查14立项文件及批复工程建议书可研报告及批复节能评估报告及批复环境评价报告及批复洪水影响评价报告及批复水影响评价报告及批复施工许可证工程选址意见书及附图工程地质勘查报告设计方案审核意见初步设计图及说明附件二：工商注册文件存档形式序号资料名称原件存档状况说明备注原件复印件电子版1营业执照2股东协议3公司章程4开户许可证5验资报告6信用代码证7公章印章留印8法人章印章留印9财务专用章印章留印附件三：施工过程文件序号资料名称存档形式原件存档状况备注原件复印件电子版说明1勘察招投标文件2设计招投标文件3招投标施工招投标文件4监理招投标文件5中标通知书6投资建设合同7对政府购置效劳合同8上施工合同9融资贷款合同合10 询问合同 同11 施工合同 对12 监理合同下13 设计合同14 勘察合同15 建设工程竣工验收备表16 工程竣工验收报告17 竣工验收建设工程档案预验收意见18 房屋建筑工程质量保修书建设工程规划、消防等部门19的验收合格文件附件四：存档形式原件存档序号资料名称备注原件复印件电子版状况说明1治理中心下发制度2工程3公司内部4治理5制度制度流程、会议纪要类财务制度人力制度工程治理制度付款审批制度6股东大会会议纪要7董事会会议纪要8监事会会议纪要9职工代表大会会议纪要10政府会议纪要附件五：财务资料序号原件存档形式复印件电子版原件存档状况说明备注1工程投资估算文件2工程设计概算3施工图预算4施工预算5工程结算6经营打算7年度预算8资本金注入审批单9工程款支付审批单10费用支付审批单附件六：档案借阅审批单申请部门申请人员借阅档案标题借阅用途档案编号页数是否复印借阅日期估量借阅期限申请部门负责人签字档 案 归 还原件编号对应页码齐全无污损无其它问题归还确认借阅人员签字：档案治理员签字：归还日期：备注申请日期：