(3.1.2)--1.5邮件合并计算机二级Office高级应用.ppt

Word2010提供了强大的邮件合并功能，该功能具有极佳的实用性和便捷性。如果用户希望批量创建一组文档（例如一个寄给多个客户的套用信函），就可以使用邮件合并功能来实现。Word的邮件合并并可以将一个主文档与一个数据源结合起来，最终生成一系列输出文档。1）创建主文档主文档是经过特殊标记的Word文档，它是用于创建输出文档的“蓝图”。其中包含了基本的文本内容，这些文本内容在所有输出文档中都是相同的，比如信件的信头、主体以及落款等；另外还有一系列指令（称为合并域），用于插入在每个输出文档中都要发生变化的文本，比如收件人的姓名和地址等。2）选择数据源数据源实际上是一个数据列表，其中包含了用户希望合并到输出文档的数据。通常它保存了姓名、通讯地址、电子邮件地址、传真号码等数据字段。Word的”邮件合并”功能支持很多类型的数据源，其中主要包括下列几类数据源：Office地址列表：在邮件合并的过程中，“邮件合并”任务窗格为用户提供了创建简单的“office地址列表”的机会，用户可以在新建的列表中填写收件人的姓名和地址等相关信息。此方法最适用于不经常使用的小型、简单列表。2）选择数据源Word数据源：可以使用某个Word文档作为数据源。该文档应该只包含1个表格，该表格的第1行必须用于存放标题，其他行必须包含邮件合并所需要的数据记录。Excel工作表：可以从工作作簿内的任意工作作表或命名区域选择数据Microsoft Outlook联系人列表：可直接在“Outlook联系人列表”中直接检索联系人信息Access数据库；在Aces中创建的数据库。HTML文件：使用只包含1个表格的HTML文件。表格的第1行必须用于存放标题，其他行则必须包含邮件合并所需要的数据。3）邮件合并的最终文档邮件合并的最终文档包含了所有的输出结果，其中，有些文本内容在输出文档中都是相同的，而有些会随着收件人的不同而发生变化。