北京区-中国铁建投资集团有限公司-公文管理.pdf

中铁建投资集团OA系统建设6取得成效与建设经验2建设历程3项目概况4建设思路1建设背景与目标5系统建设功能2011年公司成立，2012年公司正式运转为了实现公文电子化，开始考察OA系统建设背景公司新成立，从源头实现规范化管理建设目标工作的革命The workof therevolution1建立统一的内部门户平台2建立统一的公文流转平台3建立统一的行政办公平台4建立统一的信息发布平台5建立统一的知识共享平台性价质量服务致远OA前期充分调研，经多轮沟通磋商，最终确定致远公司；致远G6有最强大的平台架构、全面的电子公文管理；信息化建设历程选型之路潜力产品化企业行业标杆技术领先团队专业项目概况-基本信息组织名称：中国铁建投资集团有限公司所属行业：国有企业是否为集团组织：是组织规模：600+人部署协同产品及版本：G6-V5.6SP1购买并发数：300 实际最高并发数：190移动注册数：360 :主要应用：公文管理、协同管理、信息发布、知识共享项目启动时间：2013年7月实施周期：2个月建设总体思路和工作方法 10天有信息部牵头，办公室配合覆盖所有业务部门 15天5个工作日10天实施调研实施建设系统培训试运行优化系统验收公文实施业务表单实施公共信息发布文件归类以知识转移为主针对关键用户、系统管理员培训集团下属单位管理员参与培训办公室、业务部门反馈建议持续优化上线业务验收材料准备用户汇报使用情况双方验收10工作日登录页组织架构首页模板展示发文单收文单传阅单呈阅件公章申请单证件申请单付款申请单大额资金申请单业务招待申请单出差申请单请假单效率提高：解决跨单位，跨地域之间的发文、收文，制度传达、流程审批等业务，提高办公效率；成本降低：自OA系统上线后，纸张、传真、通讯等成本同步降低；沟通留痕：事事留痕、项项讨论均在OA上留下“证据”；决策有据：流程上各节点依次给出意见并负责，解决了领导审批“苦恼”的问题；制度建设：制度从此不再挂在墙面上，而是“内化”在大量的审批流程中；执行力高：能清晰了解事情办理进程与审查、审核、审批绩效分析，解决扯皮推诿等问题。使用价值下一步工作计划1、正在做与业务系统集成，实现单点登录和组织架构同步、待办消息集成2、增加业务模块建设3、在系统中全面推进文化建设4、建立党群管理全所视角协同水平绝对提高，协作效率相对提高。通勤成本、用纸成本明显降低。领导视角审批时间缩短：日常办公室门口排队现象减少；领导决策支持：各类经营、管理数据的统计结果随时可查看、可穿透，并可单独配置到领导空间；智能办公：不怕遗忘，待发、已发、待办、已办事项条理清晰；移动办公：可以通过电脑Web端或手机等移动终端随时随地以阅览表单、浏览附件的方式线上审批业务，覆盖日常和移动办公场景。管理员视角 流程优化：业务流程得到优化或重塑；管理重塑：启发各部门一些潜在需求显化并要求上线；独立维护：管理员不用进行任何代码编辑，Office办公软件中的infopath即可制作表单，导入系统后台配置即可；性价比高：收益大于投入，利用系统可以搭建实现各种各样的业务，性价比非常高。协同管理价值呈现取得成效“一把手”工程“一把手”引领看长远重变革分阶段实施统一规划理清边界“一把手”工程，领导作用下建设过程中各部门更加重视；“一把手”引领，示范作用下进一步提高相对协作效率。精细化管理意味着可能会发生工作量的转移和部分用户的不满，导致产生负面舆论或者影响。先实施：除公文和财务外的核心业务或重要紧急业务提升用户满意度和后续信心、先积累出主要数据可后续被其它上线业务关联使用；上线优化：职工使用过后体会到系统能干什么了启发更多潜在需求显化和要求上线。与已有财务系统、ERP系统虽有接口但业务流程衔接与闭环复杂，乃至导致其它系统废弃关键业务重点调研 业务流程设计与衔接、涉及角色与岗位、审核范围与要点、业务数据关联、预置统计字段的阐述是否到位？双方理解是否一致？此环节偷工减料后期大概率会造成认可度低和返工率高问题。建设经验谢谢！