论加强电子档案的管理,做好电子档案的利用.docx

论加强电子档案的管理,做好电子档案的利用篇一：浅谈如何做好档案管理的保密工作 浅谈如何做好档案管理的保密工作 档案信息涉及国家利益和平安、社会秩序、个人稳私等内容，档案保密工作也就显得尤为重要。然而在如今网络发展如此快速的信息时代，如何既能充分发挥各类档案的效能，使其为社会主义建设服务，又确保不发生失泄密问题，是一个值得思索的课题。下面就如何在新时期下，做好档案管理的保密工作谈几点相识。 一、正确处理档案保密与运用的关系 档案的保密是为了更好的运用，但在传统保密观念的影响下，档案工作中普遍存在重保轻用、利用不足的现象。人们在查阅涉密档案时通常会有这样的顾虑“这些材料是涉密的，我能引用吗，会不会出什么问题呢，保险起见，我还是不用了吧”，甚至有些管理者也认为，不用信息是最好的防止泄密的方法。长期下来，大量甚至是很有价值的档案被束之高阁，得不到充分利用，变成一文不值的废纸，这对于档案资源来说是一种奢侈，档案管理人员的价值也无法在利用档案的效果中体现出来。事实上，涉密档案当然应当保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。因此，在理清档案保密与运用的关系的基础上，要变更传统的保密观念，在严格做好保密工作的同时，做到档案的科学运用，切实完善工作职能。对档案工作者来说，保密与利用两者都非常重要，决不行偏颇。 二、加强对电子档案的科学管理 随着计算机技术及信息化的发展，档案形式已不再只是传统的纸质文件，取而代之的是各种电子表格，电子文档，档案材料的修改、定稿、整理、归档也不再是以手工抄写为主，而是计算机工具的运用。电子计算机的运用在给档案管理工作带来快捷、便利的同时也带来了平安的隐患。目前对电子档案的管理还存在很多不尽人意的地方，如存储在磁盘、光盘上的电子档案没有做好防消磁、防损坏及备份副本的工作，导致不能正常的运用；存有电子档案的计算机没有做到内外网的分别，没有对内外网服务器部署好防火墙，导致电子档案信息在网上的泄露；没有对电子档案的运用权限做好限制，导致内部人员可以随意更改、编辑电子 档案等等。因此，要加强电子档案的科学管理，依据电子档案的隐私等级进行有效管理，明确借阅制度，运用权限，规范借阅手续，同时对存有涉密档案信息的计算机，存储载体与互联网物理隔离，这样才能保证对电子档案的平安管理与正常运用。 三、从发展的角度做好档案密级的调整工作 由于各个档案的特别性及所涉及的内容不一样，而且随着时间的推移和文件贯彻状况的改变，档案保管过程中的密级经常会发生改变，一旦隐私保管期限届满，便失去了它的保密价值，我们就不能按原有的保密文件管理，而应当根据公开文件进行管理。因此我们要依据实际状况从发展的角度定时调整档案的隐私等级，以便利档案的借阅与运用。密级的改变通常有三种，即升密、降密和解密。调整密级的标准主要是解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，在调整密级的同时要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，切实搞好涉密档案的清查鉴定，做好密级调整工作。 四、以人为本，做好开放档案的保密工作 坚持以人为本，是科学发展观的本质和核心，也是做好档案工作的一个指导方针。档案的管理是为了更好的运用，要依据不同档案的性质、内容及实际的运用状况，确定可以开放的档案。比如：人事档案的部分信息可以向个人开放。虽说我国目前的人事档案供应利用仅仅面对组织，任何个人都不能查阅自己的人事档案。但是在实际工作中常常遇到当事人须要查阅自己档案的事例，这根据人事档案的利用制度是肯定不允许的。然而，这种利用制度与公开、透亮的现代法治精神不相符合。我们应当以人为本，对于只要不属于保密范围的信息，个人应当享有对自己档案的知情权，当然，知情权只是意味着个人可以查阅档案，并不具有修改权。因此，对于不同性质的档案，我们应当有不同的档案开放制度，有不同的档案开放人群，但无论怎样，以人为本是要放在第一位的，即档案工作是为了更好的为人服务，为我国改革开放和新时期社会主义现代化建设服务。对档案的合理开放，也有利于增加人们的档案意识，增加对档案工作的监督，对档案管理人员价值的确定。当然，在档案开放之前，要做好档案开放前的各项工作，如对开放档案做严格的审查，确定哪些档案是可以开放的，哪些是肯定须要限制的。提高开放档 案案卷内的质量，达到分类科学、组卷合理、编目清晰、排列系统的要求等等。 在新形势下，我们要以科学发展观为指导，切实做好档案的保密工作，使档案保密工作在维护国家平安利益的同时，适应经济、科技发展的须要，更好地为我国经济、社会、科技的发展服务，为社会主义建设服务。 篇二：浅谈新时期如何加强电子档案管理工作 浅谈新时期如何加强电子档案管理工作 【摘 要】当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更精确、更完整、更牢靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。 【关键词】电子档案管理；重要性 电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更精确、更完整、更牢靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。 1.电子档案库的组成和特点 1.1组成 （1）用户终端。电子档案库应具备运用户能轻松便利地获得所需资料，操作简便、界面友好的用户终端，使查阅手段简洁化，提高资料的利用率。 （2）通讯系统。网络和通讯系统是电子档案库的基础，只有在完备的通讯网络环境中，才能实现资源共享和各种联机服务扩大运用范围。 （3）数据库管理和检索服务系统。电子档案馆中各种信息的加工储存，由数据库系统来实现，通过联机服务系统为用户供应检索服务。 1.2特点 （1）管理对象数字化。随着办公自动化和信息技术的发展及在各个领域的应用，档案管理对象将转向以机读档案一一存储于计算机中的集图、文、声于一体的多媒体信息化对象为主。 （2）档案信息媒体多样化。 （3）档案信息存贮与传递数字化。 （4）工作方式计算机化。管理对象信息化、信息处理数字化、媒体多样化和信息存贮与传递数字化，导致档案工作的工作手段和工作方式计算机化。 篇三：加强电子档案的管理 浅谈加强电子档案的管理 【摘 要】随着各行业在生产、管理上信息化程度日益增高，计 算机和网络已经成为政府、企事业单位日常办公不行缺少的重要工 具，电子档案也应运而生。本文针对电子档案的重要意义，指出了 做好电子档案管理和利用的若干措施。 【关键词】电子档案；电子档案管理；电子档案利用 随着各行业在生产、管理上信息化程度日益增高，计算机和网络 已经成为政府、企事业单位日常办公不行缺少的重要工具，电子档 案也应运而生。对于电子档案的管理已成为档案管理部门面对的一 个重要课题。电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用 技术方法不同，档案工作者必需要对此有深刻的相识才能做好电子 档案的管理工作。 加强电子档案管理的重要意义 干脆减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作 时效 在传统档案管理中，由于档案工作的特别性，特殊是一些易破裂 的档案资料，一般须要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还 不行避开地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现让档案 管理人员从手工干脆建档的枯燥乏味的工作中解脱出来不但为归 档供应了快捷的管理手段，而且供应了信息利用的快速途径，免除 了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高 了归档质量和检索速度，有利于节约大量的人力物力。由于实现随 机管档，就可将过去的集中立卷，改为平常随时整理立卷。这样， 集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而 达到档案管理工作刚好归档的目的，便于检索利用。 电子档案管理有利于遗漏文件的补漏增缺 传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺， 就得拆卷重做。改为计算机网络管理，文档用计算机按“件”整理 归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键 盘，修改一下档案书目就万事大吉了。电子化管理省时省力，可以 给工作人员以充分的时间去提高业务水平。 电子档案管理更有利于文档的保密 过去查阅档案时是整卷供应利用。利用者只是利用卷中的一份文 件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。 电子化管理将其改为单份文件供应利用，利用者就无法接触其他无 关的文件，从而达到了文件保密的要求。 电子档案管理有利于提高档案管理工作的质量 档案工作的根本目的在于利用。而要供应可利用的档案，就必需 有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸 张立卷，立卷人依据自己的理解来进行操作，其对立卷标准驾驭的 尺度很难做到完全统一，这必定影响到案卷质量水准，从而给今后 的利用工作带来了很多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的 绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境 地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利 用，也是被动式的。文书档案管理进行电子化管理后，档案人员就 可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编 研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和 利用的效率，使文书档案的管理、在供应利用服务时，能够发挥出 更好的时效价值。 做好电子档案管理的措施 要完善体制，建立统一的电子文件管理标准 首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步 发展；其次，要将文件管理的前期指导与限制纳入档案部门的工作 职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的 统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件 归档管理标准；最终，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子 文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。 要严格保证电子档案的平安 信息平安技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重 要。电子档案上网后必需从人口、传输、运用三个方面实行平安保 护措施。目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑 客”的进入，常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、 防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些 技术措施对于证明电子档案内容的真实、牢靠，确保电子文件在存 储、传输过程中的平安、保密，防范对电子文件的非法访问和随意 删改，都具有很好的效果。应当不断改进现代化管理手段，努力提 升馆藏档案的平安爱护水平。由于电子文件可以依据须要在不同的 载体上同时存在，也可以相互转换，包括文件的字体、签名、印章 等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一样，这使得 电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可 以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以爱护。如将文 档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而到对电子文件进行 特定的爱护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机 环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更变更得非常简单， 而且修改后可马上形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在 此状况下，假如未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无 存、毫无痕迹。因此，档案室必需要将形成的第一手电子文件和电 子资料刚好备份存档，确保今后的利用精确。 加强对档案管理人员的业务培训 在电子文件日益发展的今日，培育和造就一批通电子技术、懂档 案管理的人员是当务之急，档案部门应重视和加强对档案管理人员 的培育。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量运用 素养高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面， 要对现有的档案人员进行专业培训，特殊是加大对现代科技学问和 电子技术的培训。当今档案工作的深化发展，对档案工作人员的专 业素养提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工 作人员原有的学问水平，更大程度上取决于他们的学问补充及更新 速度。因此，档案管理部门应尽快变更保管型人员过多、结构单一 的档案队伍现状，建立一支具有较高素养、结构合理，适应信息时 代电子档案管理须要的新型档案工作人员队伍。 做好电子档案利用的措施 建立档案利用制度，整合各类档案资源 要建立档案利用审批制度，相关人员须要查阅和利用档案时，必 须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收 藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为 刚好，保证电子档案的刚好更新，更好的满意电子档案利用者的需 求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创 新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。 规范档案利用方式，避开不行挽回损失 电子档案的利用不能够无原则，应当依据利用者的状况而定，并 且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般状况下，对内 容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式供应运用，对这类 文件阅读的过程必需在有效的监控下进行。采纳网络方式供应利用 时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所运用的“密钥”进 行定期或不定期的更改，避开由于误操作所带来的不行挽回的损 第15页 共15页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页