TS文件管理控制程序.docx
文件编号：QP000版本：A/0主管部门：生产部发放号：ABC有限公司TS16949质量管理体系程叙文件文件管理控制程序2022年最新版编制:日期：审核：日期批准：日期：发放范围：公司各部门2022年01月01日生效序号 内容页码1目的32合用范围33职责34内容3文件更改履历4文件控制流程图1 .目的对质量体管理系中的文件进行规范和控制，确保文件的充分性与适宜性，确保 各相关场所使用有效文件。2 .合用范围合用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制。3 .职责3.1 质量部负责编制质量手册，管理者代表审核，总经理批准。3.2 各相关业务主管部门负责编制相关的质量管理体系程叙文件，相关部门主管审核、 签字，质量部审定，管理者代表批准。3.3 各相关业务主管部门负责编制其他管理性文件，相关部门主管审核、签字，综合 部审定，管理者代表批准。3.4 技术部和相关部门负责编制主管的技术文件、支持性文件，包括工序标准操作 卡、作业指导书、设备操作规程、检验指导书等，并由部门主管领导审 核批准。3.5 各部门设兼职文件管理员，负责本部门文件和资料的管理工作。4 .工作程序和要求4.1 文件的分类4.1.1 受控文件凡质量管理体系运行的部门（含提供认证机构）、场所、班次，使用的文件均为 受控文件，包括：a.质量体系文件：如质量手册、程叙文件和其它质量文件（表格、报告等）。b.管理文件：如制度等。c.技术、支持性文件：如工程图样、工程标准、数据资料、检验指导书、试验程序等。d.外来文件：国家标准、行业标准、法律法规、顾客工程规范、供方记录等。4.1.2 非受控文件凡于质量管理体系运行无关联的文件属于非受控文件，如行政任命、事务性通知 等。a.盖“非受控”章的文件为非受控文件，供有关人员参考用。b.因评审、考察等用的，向上级机关或者顾客提供的质量体系文件，均为非受控 文件。c. “非受控”文件，更改不通知，作废不回收。4.1.3 文件管理a.质量体系文件、管理性文件由综合部归档、控制、分发和回收。b.技术文件由技术部归档、控制、分发和回收。c.外来文件由各相关部门接受后进行识别，对需执行的文件按受控文件进行控制 和管理。d.各相关部门文件由各部门进行控制和管理。4.2 文件编号4.2.1 质量手册B版SJ / QM -0014- B1 文件顺序号 质量手册组织简称4. 2. 2程叙文件和管理规定/规则/细则/工作标准文件顺序号文件代号组织简称文件性质规定编码如下：程叙文件-QP；管理文件-GL；支持性文件-WI；外来文件-WL。423用修订状态作为文件每页的修改标识，用0, 1, 2,，9等十位阿拉伯数字 顺序表示，初始为0,中间不允许有空号。（技术文件按技术文件管理规定执行）文件版本用A, B,Z等二十六位英文大写字母顺序表示，初始为A,中 间不能有间隔。1.3 文件编制与审批1.3.1 质量手册由质量部组织编写，管理者代表审核，最高管理者批准。1.3.2 程叙文件和管理规定/规则/细则/工作标准由各职能部负责编制、审核，质量部 或者综合部审定，管理者代表批准发布实施。433文件编制后，填写文件审批，履行审核、审定、批准发布手续。1.4 文件的发放与接收1.4.1 发放：文件下发时，要加盖红色文件“受控章”，填写收文登记簿，发至使 用点，确保文件受控，且每一个使用点都能得到相应的有效文件。1.4.2 接收：各单位文件管理员负责文件的签收、登记。1.4.3 管理：综合部对发放的文件建立受控文件清单，对文件进行动态管理。1.5 文件的修订、换版及销毁1.5.1 文件的修订及换版由综合管理部执行。1.5.2 管理文件需修改/换版时，由文件的编制者填写文件修改/换版通知单，履行 原审核、会签手续后，由质量部审定，管理者代表批准后实施。1.5.3 综合部对修改/换版的管理文件下发文件修改/换版通知单及修改后的文件， 在受控文件清单中删除原有相应文件。1.5.4 技术文件的更改填写技术通知单，具体执行技术文件管理规定。455各单位在收到新修改的文件后，及时查看对应的文件修改/换版通知单。1.5.6 作废管理文件收回后，综合部填写文件销毁记录记载收回文件的去向和处理 方式。1.6 文件的保管1.6.1 部门文件管理员要把文件分类，并按一定的规则放置，以便迅速查找及核对。1.6.2 生产现场的文件摆放位置及方式，在不影响操作、抬头即可见到的原则下，由 相关部门确定，文件使用人员执行。1.6.3 文件应妥善保管，未经授权，任何人不得擅自标识、涂改和复印，并防止污染 和损坏。1.6.4 影响使用的破损文件，由文件使用负责人到文件发放部门更换相同版本相同编 号的文件，破损文件收回。1.6.5 外来文件包括标准、顾客提供的工程图样、法律法规，获得外来文件的部门要 对文件的有效性及合用性进行识别，识别后的有效、合用文件要受控，其审批、 发放、变更、回收，按受控文件进行管理。1.6.6 顾客提供的新工程规范文件，要在5个工作日内完成评审和审批，要在两个工 作周内完成更改，发放和实施，包括影响生产件批准的文件更改或者更新并记 录生产实施的日期。1.6.7 文件使用人调离岗位，应及时与新调入人员进行文件交接，并到综合管理部办 理交接手续。1.6.8 收回的作废文件一律无痕销毁处理。若作为资料或者其它目的需保留的任何作 废文件，文件管理员文件销毁记录“备注栏”中做好记录后加盖“作废参考” 章，由文件需要部门自行管理。1.7 文件评审、换版由于组织机构、产品结构重大调整等因素导致管理体系发生变化时，综合管理部 及时组织对现行文件合用性进行评审，必要时按以上相关条款进行修订或者换板。 4.8记录的管理记录是特殊形式的文件，按记录控制程序进行控制。5 .相关文件目录5.1 记录控制程序5.2 技术文件管理规定6 .相关记录及保存期长期保存保存期随文件寿命保存期随文件寿命保存期五年长期保存6.1 受控文件清单6.2 文件审批6.3 文件修改/换版通知单6.4 文件销毁记录6.5 收文登记簿文件更改履历文件更改履历修改后版本或者 页码修改号更改单 编号更改概述生效日期
