行政部职能及岗位职责.docx

行政部职能及岗位职责职能及岗位职责 编号：xx/ZGC-XZ-02-2002行政部职能 及岗位职责一.目的为明确本部的权责职，为有效的控制全公司质量 体系的有效运行，现拟制本部职能及岗位职责要求。二.部门设置部门经理：1名。行政秘书：1名。前台人员：1名。后勤服务：2名。司机：1名。直接上级：行政副总（管理者代表）。三.部门本职行政部办公事务管理，人力资源开辟利用管 理，后勤服务管理，牵头编制企业经营目标，搜集整理，分析核 算企业经营结果，制订企业管理标准，催促检查执行。四.主要职能及岗位职责主要职能a）维护办公秩序正常化；b）草拟.审核公司文件，公文收发批 办，建档归档；c）印签.介绍信的使用管理；d）召集公司行政工作 会议，牵头组织实施公司重大活动；e）负责与地方政府职能部 门，社会团体的联系与沟通，并按照要求上报相关的企业经营情 况；f）办理企业经营所需的各类证照；g）管理办公设备，保管.发 放办公用品；h）控制与核算办公费用；i）人力资源开辟利用管理;j）后勤服务管理；k）防火防盗，安全管理；1）主持编制企业年度 经营目标；m）搜集.整理.分析核算企业经营完成情况；n）组织制 订企业管理标准，催促检查执行；。）负责企业策划和形象宣传工 作；P）不断提高行政部工作效能，及时提供本部门工作议案。（2）岗位职责A部门经理岗位职责： 权利：a）检查部门人员执行决策.制度情况.纪律情况，提出奖惩措 施的权利；b）决定审查对优秀员工奖励.调资.晋级的申请的权利；c）调遣.部署部门人员工作的权利；d）负责本部人员工作检查，业绩审查.考核.评估的权利；e） 根据本部门工作任务的需要，确定员工招聘.任用.调动等有关事 宜；f）参预竞选上一级岗位负责人；g）核准所辖部门员工经费.费用报销；h）有权根据实际情况对所辖员工进行警告.记过.降职等处 分。主要职责：a）肩负部门之职责；b）主动向上级请示.汇报工作，传达上级指令；c）规划.组织.协调部门之间关系，对边缘问题提出解决方案或者向上级汇报情况，请示解决方法；d）对本部门员工绩效（工作业绩.经济效益）负责；e）对本部门员工业务水平进步负责；f）准时.保质.保量完成上级或者同级部门间交予的任务；g）一切决策行为对上级主管负责。辅助职责：a）受总经理（行政副总）指挥，并汇报公司相关工作；b）协调相关部门完成公司的相关工作；c）对公司管理提出议案，改善公司管理体制；d）以诚恳.友善的态度与其他单位协调联系，并就提出的对单 位的要求和问题赋予解答。B ）行政秘书职责：a）完成总经理.副总经理交办的办公事务；b）负责公司会议记录，重要内容根据领导意图形成文件，并 催促检查报告会议决议的执行情况；c）负责公司文件外来函电的收发.分转.催办.立券归档.建档. 存档.打印等管理工作；d）负责公司印鉴.介绍信的使用与管理工作；e）负责行政部文字资料打印工作；f）保管与发放分管的办公用品，做到妥善保管，领料手续完 备，帐物相符，按月按部门结算费用；g）征订.保管.借阅各类技术管理书籍；h）负责传真机收发文的分送.登记工作，并对传真机进行日常 清洁维护保养；1）负责使用的长途电话的登记管理工作；j）催促检查公司各部门做好公文管理和保密工作；k）负责公司荣誉奖状.奖品.礼品的保管与管理；1）收保整理公司工作大事记录；m）管理公司电子邮箱，定期整理报告所收邮件重要内容，并 负责网上招聘及发送招聘信息；n）策划组织公司文娱活动；。）完成上级领导交待的暂时任务。C）前台接待员职责及岗 位要求a）值班时使用标准的普通话，仪表整洁.端庄.态度亲切.声间 甜美，使用规范语“您好！海普公司”；b）熟悉交换机的性能，并熟练操作简单的故障排除；c）编排公司的分机号码，熟识各分机的电话；d）接外线时，准确及时地转接各部门分机电话；e）随时检查各分机运行情况，如分机浮现故障应及时排除； 如遇不能解决时，应及时联系厂家解决，以保证公司通讯正常；f）不得随意离岗，不得闲聊，不得打私人电话；g）每月按时打印分机使用情况及费用表，速交财务部；h）若有时外出或者吃饭，必须采用电脑值班；i）热情接待来宾，并负责客人的来迎送往，为客人按电梯按钮；j）外出证的严格检查.保管，不得遗失，月底交行政部作为考 勤的依据之一；k）对公司员工的仪表.仪容.工作证的佩戴.工作装的检查；1）负责监督公司员工的签到工作，并汇总考勤，月底交行政 部和财务部各一份；m）办公用品的管理.发放及每月盘存工作；n）公司环境绿化的维护；。）公司宣传资料及书籍的归类管理，办理借阅手续；P）负责公司各类档案的采集.整理.分类.立卷.归档工作；q）保障档案的完整.安全.秘密性；r）做好档案借阅登记及档案销毁程序工作；s）做好档案四防工作和“防火.防盗.防水.防潮”。D ）后勤 人员工作职责及岗位要求a）打扫并维护公司活动场所清洁卫生，应随时保持公司公共 卫生清洁.干净，特殊注意对死角要进行彻底地清扫；b）负责清除各部门垃圾袋；c）负责每日清扫正.副总经理办公室（地面.桌面.柜面及桌上 摆放物品的清洁）；d）每周进行一次大拂拭。（除日常清扫外，还包括对窗帘.窗 沿玻璃瓷砖.墙面.木门的清洁）;e）防火.防盗，安全管理；f）负责公司员工中餐饮食；g）伙食费用预算；h）负责下午受行政部或者总经理指派发送公司信件或者购买 办公用品；i）在班期间要认真负责，不得擅离职守。j ）妥善保管钥匙， 不得擅自交予其他人员；k）妥善保管各清洁用具，若因其职责问题而损坏或者丢失，则按全价赔偿；1）清洁用具由清洁工列出清单经批准后进行采购，相关费用 到财务处报销。采购洁具励行节约，不得铺张.浪费；m）负责监督公司卫生情况，发现公司环境已被破坏或者正被 破 坏，应向上级反映或者直接赋予禁止；n）晚上睡觉前应检查并关好公司所有门窗，防止偷盗及火灾 等隐患的发生；。）每月可享受两天正休假，节假日不放假。E）司机职责及 岗位要求a）接听总经理/副总经理安排出车；b）负责车辆的日常护理，保持车辆完好.清洁；c）遵守国家交通法规；d）注意安全。五.行政部人员行为规范遵守公司各种规章制度。六.行政部人员的素质要求部门经理：a）生理天赋要求容 貌端庄.身体健康b）品质要求 善于沟通交流.为人友善.具团队合 精神c）知识阅历要求计算机/管理相关专业专科以上学历两年 以上人力资源管理工作经验技能要求：具有一年行业管理工作经 验较丰富的人力资源管理经验流利的语言及文字表达能力计算 机应用操作能力有较强的原则性.灵便性善于组织规划行政秘 书：a）生理天赋要求容貌端庄.身体健康.气质佳b）品质要求 善于沟通交流.为人友善.具团队合精神.忍心子细c）知识阅历要 求 管理/中文秘书相关专业专科以上学历一年以上相关工作经 验 技能要求：较丰富的行政文秘工作经验 流利的语言及文字表 达能力计算机应用操作能力思路清晰，善于归纳总结前台接待：生理天赋要求 容貌端庄.身体健康.气质佳b）品质要求 普通语标准.流利，善于沟通交流.为人友善具团队合精 神.忍心子细c）知识阅历要求高中以上学历有相关工作经验 技能要求：有的行政工作经验流利的语言及文字表达能力有计 算机应用操作能力思路清晰，善于归纳总结后勤服务人员：a）生理天赋要求 容貌端庄.身体健康b）品 质要求 为人友善.具团队合精神.能吃苦耐劳c）知识阅历要求 高中文化水平以上一年以上相关工作经验 技能要求：善于烧菜 作饭司机：a）生理天赋要求身体健康b）品质要求为人友善. 具团队合精神.能吃苦耐劳c）知识阅历要求高中文化水平以上 一年以上相关工作经验技能要求：有驾驶执照（C照）有一年驾驶工作经验以上处理问题果断，反应灵敏七.本职能及岗位职责 依本公司质量手册制定，不与其相驳，如有相驳以质量手册为准。拟制：审核：批准：