采购申请单审批及收货管理制度.docx

采购申请单审批及收货管理制度编号:AC2012-040责任部门：财务部操作岗位：制订人：批准人:总经理任务名称:采购申请单审批及收货管理制度目的：规范物品采购审批及睑收流程具体规定：1 .采购申请单（PR ）签批程序部门填写PR单，注明采购原因并由部门经理审核，并签字。仓库的PR单由各个仓库的保管员填写，再由成本主管审核后交给财务总监签字。各部门经理批完的PR单由各部门秘书递交采购部询价，采购部应在PR单上注明供应商，（可暂时将供应商名称写在到货日期栏里）。仓库的PR单由库管员直接递交采购部并登记，以防单据丢失。采购部报价后送至财务部，由财务总监审批。最后由财务部递交总经理办公室，报送总经理签批。2 .己签批的PR单的分发财务部秘书去总经理办公室取回已签批的PR单。将PR单一式四联分别派给财务部部（白联），收货部（黄联），采购部（粉联）和申请部门（蓝联）。3 .根据PR单进行收货通知供应商送货时应告知供应商PR单的号码，供应商送货时直接报出PR单的号码，以便收货员能快 速找出PR单进行收货。收货文员应根据PR单上所注明的名称，娄攵量，单价，质量要求等进行收货，如有不符应马上找采购 部及使用部门确认。如采购物品数量或价格等发生变化，应由相关部门填写变价单，经审批后，将一 式三联分给各个相关部门。收货部将变价单与相应的PR单附在一起，收货时按照最后审批价格及数 量进行收货。确认所收物品符合要求后，应马上开据收货记录，并由供应商、收货文员和使用部门三方共同在收货 单上签字确认。如供应商不在场，应由采购员代签。开完收货记录后，将黄联交给使用部门。每天收货部应对当天所开出的收货记录做出收货记录汇总表。将收货记录的白联连同汇总表一同交给 成本审核，审核后由成本转交应付。4 .付款对收货记录后按照供应商名称将收货记录分别归档。按照每个供应商的帐期与供应商定期进行对帐，确认金额后由供应商开据发票送至财务部应付组。由应付组申请支票后通知供应商来取。编号:AC2012-041责任部门：财务部操作岗位：制订人：批准人:总经理任务名称:各部门需入库物品采购管理制度目的：保证库房物品来源清晰准确具体规定：1 .各部门提出第一次采购申请，并提交财务部协商是否有必要入库。2 .如果确实需要入库并且仓库也有地方存放的，使用部门需提供入库的数量、月用量及最低库存量。3 .成本部需将该物品编号并录入系统。4 .第一次采购的申请单由各部门填写,并注明入库字样，同时库管员也要确认采购数量并在采购 申请单上签字，然后由各部门上交，正常审批。5 .到货时由使用部门和库管员共同验收并直接收入库房保存，使用部门填写物品领料单从库房提货。6 .当该物品低于最低库存量时，由仓库填写采购申请单进行补仓。编号:AC2012.042责任部门：财务部操作岗位：制订人：批准人:总经理任务名称:日采购程序管理制度目的：确保营业部门正常运作具体规定：1 .各厨房每天14 : 00之前将第二天要采购的食品填写食品直购单，交厨师长审批后，交成本部审 核，最后送到采购部。2 .采购员16 : 00之前将审批完的食品直购单填写供应商名称及货品单价并将不同的食品分派到各 个供应商让其备货，填写完整的食品直购单交给收货员填写收货单项目及单价准备次日收货。3 .第二天一早，供应商按照订货单上的项目将货送至度假村，收货员与各厨房指定验货人员共同验 货，同时填写“收货单数量一栏，收货员和厨房指派的人员共同签字确认。4 .把收货单在填写完整后应给供应商一联以便与应付款对帐并输入用友系统。由收货领班检查并 签字后交到成本部审核。5 .成本部审核后，将一联交给应付款做账。编号:AC2012-043责任部门：财务部操作岗位：制订人：批准人:总经理任务名称:补仓管理制度目的：保证库房合理备货具体规定：1 .各仓库下采购申请单由仓库领班审核后，交成本部审核。2 .成本部审核后交采购部比价确定供应商，送交财务总监审批。3 .财务部秘书将审批完的采购申请单一式四联分给采购部、收货部、仓库和应付款，采购部收到订 单后即通知供应商送货，并告知供应商请购订单的号码。4 .至IJ货后，供应商应告知收货员采购订单的号码，收货员按照号码迅速将订单找出并通知库管员一 同验收货品，验收完毕后立即填写收货单由收货员、库管员共同签字确认，由库管员将"收货单输 入用友系统。5 .签字后的入库单应给供应商一联，以便与应付款对帐。其他几联分别由收货部、仓库、成本和应 付款存档。6 .当天收货工作结束后，收货部将入库单汇总打印出来，并将入库单的成本联和应付联附后上交成 本部审核。7 .成本部审核后，将一联交给应付款做账。编号:AC2012-044责任部门：财务部操作岗位：制订人：批准人:总经理任务名称:紧急出库管理制度目的：规范紧急出库程序，确保库存准确具体规定：1 .紧急出库也需填写物品领料单，在领料单上注明紧急出库字样并有使用部门经理签字批准。2 .领货时要先到保安部领取库房钥匙，并通知值班经理，由保安员，值班经理和使用部门的人员共 同进入库房领货。3 .领货后，要由三方共同在物品领料单上签字，并将领料单其中的白联、粉联留在库房，以便库管 员核对。4 .将库房钥匙用信封封好，交回保安部保管。编号:AC2012-045责任部门：财务部操作岗位：制订人：批准人:总经理任务名称:现金报销管理制度目的：现金报销必须符合国家相关制度和单位财务制度的有关规定，根据度假村经营所产生的现 金报销实际情况。具体规定：度假村现金报销必须有部门负责人、财务总监、总经理金额在150.00元以上（含150.00元）必须 有总经理签字签字或盖章的情况下才能予以报销。度假村规定每星期二、四为现金报销和离店员工工资结算日，如遇特殊情况员工办理结算，需人力资 源部通知财务部进行办理。现金报销的有关规定：1.1 现金报销单的金额及发票：a）报销金额在1000.00元（含1000.00元）以下的小额现金报销需填写"杂费现金报销单超过1000.00 元的则需填写“支出申领单，并选勾种类项目中的现金一栏。b）将购物发票（必须真实、完整、合法）附在杂费现金报销单后；发票要求：必须有税务局监制 章；字迹清晰、无涂改；付款单位要填写"辽宁碧湖温泉度假村字样；大小写金额要相符项目填 写要正确；发票上必须有收款单位财务专用章或发票专用章。经办人在发票背面签字。c）报销高速公路费、停车费时，发票要有司机及用车人员的签字，注明日期、出车地点，（如果是 为度假村的客人出车，要有部门经理的签字），然后附上出车申请单，再履行报销程序。1.2 杂费现金报销单的填写：a）大小写金额不能涂改，大写金额要写在人民币小写金额的上端。b）用现金购物必须是急需、小额的，并且经过有关领导批准，否则还应按正常手续填写PR单，由采购部门负责购买。物品买回后，由部门经办人员持原始发票和所购物品到收货部办理收货报告， 根据收货报告和原始发票填制杂费现金报销单，经部门经理签字批准后送至财务部审核报销；工 程部外购急用零星配件时不必补PR单。外购胶卷、购买员工生日物品及稿费物品时不必补PR单、只 需到收货部验货，不必做收货报告。c）用现金交纳各种费用时，部门也应严格控制，能用支票付款的就不要用现金付款。d）外出乘坐出租车办事人员符合外出乘坐出租车的有关规定方可报销。e）司机班停车费及出车补助等超过1000.00元的现金报销,也应填写支出申领单，并注明现金（或 勾上现金一栏），也不再填写现金报销单。1.3 杂项现金报销单报销时:a） 杂项现金报销单上所填金额必须与原始发票的金额相符。b）必须有部门经理、财务总监、收款人、付款人的签字或盖章，报销金额超过150.00元（含150.00 元）的还必须有总经理的签字。3 .现金报销以报告形式呈文上报的，例如：工资劳务费的支出、人员奖励等，报告上一定要有上级 批示的正文签字方可报销，复印件不能做报销凭证。4 .差旅费报销要填制差旅费报销单，写清日期、姓名、内容、金额；有关原始票据都应附在差 旅费报销单后。5 .员工住医院费用的报销应符合度假村医疗保险方案（人力资源部发文）的规定方可报销。