归档文件的质量要求.docx
附件2城建档案归档质量和颐要求一、归档文件的质量要求（一）纸质文件的质量应符合下列要求1 .归档文件应为原件。施工材料质量证明文件为抄件（复印件）的必须加盖供货单位印章方为有效，并注明使用工 程名称、规格、数量、进场日期、经办人签名及原件存放地2 .工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。表式 填写要完整，用词要准确，结论要明确；3 .归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。建设单位、监理单位应根据国家有关工程勘察、设计、 施工、监理等方面的技术规范、标准和规程的要求，对归档 文件内容的真实、准确性进行审查；4 .归档文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如红色墨水、纯蓝 墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。计算机输出的文件应使用 激光打印，不宜使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打 印机;5 .归档文件应字迹清晰，图样清晰，图表整洁，要求 单位或者个人签章的文件，其签章手续完备。计算机编制 的文件应采用内容打印，手工签名的方式。不得采用先签字再复 印、盖章的复制件；6 .归档文件材料幅面尺寸宜为A4幅面（297mmx 210mm）,图纸宜采用国家标准图幅；7 .工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸普通采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图.计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件;8 .纳入施工图审查范围的竣工图应盖有审图章，所有竣 工图均应加盖竣工图章；9 .利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或者变更部 份超过图面三分之一的，应当重新绘制竣工图;10 .不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法（GB/10609。3-89 ）统一折叠成A4幅面（297mm x210mm）,图标栏露在外面.（二）电子文件的质量应符合下列要求1 .对于直接生成的文本文件、表格文件、图形文件归档时要随同有关的管理控制信息（如签章）固化成PDF文件；2 .对于扫描型电子文件，应符合以下质量要求:（1 ）格式采用TIFF、JPEG、PDFO单份多页文件需存储成PDF格式;(2 )扫描模式可采用黑白二值、灰度、彩色三种模式。 普通文件、页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的文 件，采用黑白模式扫描；清晰度较差的文件采用灰度扫描；带 有有色标记，盖有有色印章的文件应采用彩色模式扫描。竣 工图可视扫描效果选择其中一种扫描模式；(3 )采用黑白二值模式扫描的图象文件，普通采用TIFF 格式存储,用Group4压缩；采用灰度模式和彩色模式扫描 的文件，应采用JPEG格式存储,存储时压缩率的选择，应以 保证扫描图象清晰可读的前提下,尽量减小存储容量为准则。 原则上A3、A4扫描每页不超过lo 5MB,AO扫描不超过 10MB;(4)扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图象 清晰、完整、不影响图像的利用效果为准，一般应在200400dpi;(5)扫描图象应进行裁边处理，去除多余的白边,以有效 缩小图象文件的容量，节省存储空间.扫描留下的黑迹宽度不 得超过0.5厘米，影响图象质量的杂质，如黑点、黑线、黑 框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可 读度的前提下展现档案原貌的原则，确保图象清晰、完整，无 偏斜、失真。对方向不正确的图象应进行旋转还原，以符合 阅读习惯；(6 )对一份文件进行分区扫描的，应进行图象拼接处 理。对有些展开后在同一面但分摆布两页的文本，如建造工 程规划许可证、建设用地规划许可证、施工许可证等两页要 视作一页扫描，以保持文件的完整性。（三）声像文件的质量应符合下列要求1 .照片应主题明确，画面清晰完整，色采还原准确， 被摄主体不应有明显失真变形现象；2 .照片与底片应同时归档，归档的照片与底片影像应一 致，且应有文字说明；3 .照片直冲印成5英寸7英寸的彩色照片;4 .数码照片的采集应使用RAW、JPEG或者TIFF格式, 其分辨率不得小于500万有效像素；5 .归档的数码照片不得经过后期加工；6 .数码照片的归档保存应选用一次性写入光盘作为载体，载体材料不能有磨损、划伤；7 .建设工程归档照片的数量视工程项目规模或者性质 而定，不宜少于10张.二、归档文件的整理要求归档文件必须经过分类整理，并组成符合要求的案卷。（一）纸质档案的整理要求1 .组卷要遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件材 料的有机联系，便于档案的保管和利用。每一卷工程档案都 应当是一组联系密切、数量适度、保管价值基本一致，能表达一个相对独立的概念的文件；2 .建设工程项目由多个单位工程组成时,工程准备阶段 文件、监理文件按项目组卷；多个单位工程共用的施工准备 文件、图纸变更记录、施工材料质量证明文件及试验报告等 文件按项目组卷；施工试验记录、施工记录、竣工验收文件、 竣工图等按单位工程组卷。对于专业化程度高，施工工艺复 杂，通常由专业分包施工的子分部（分项）工程应单独组卷；3 .立卷时对照归档范围及罗列顺序，文字材料首先按 照文件类属进行分卷，再考虑案卷的厚度（2cm摆布）进行 组卷；竣工图首先按照专业进行分卷，再考虑案卷的厚度（4cm摆布）进行组卷；4 .文字材料按建设程序、事项、时间、专业等顺序排 列。各种文字报告，要求同一事项的请示与批复、同一文件的 主件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后、主件在前, 附件在后的顺序罗列；5 .施工材料质量证明文件应与相应的试验报告孩一一 对应、先后顺序罗列；6 .施工试验记录及施工记录普通可按结构部位、验收 批次、形成时间的先后顺序罗列；7 .竣工图按专业顺序罗列，同专业图纸按图号顺序排 歹I,修改图、补充图排在整套图纸后面；8 .既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。（二）电子档案的整理要求1 .电子档案的整理应与纸质档案整理同步进行，电子 档案与纸质档案的内容要一致并建立相应的对应关系，同一 保管单元（或者同一案卷）内电子档案的组织和排序应与相应 的纸质档案相同；2 .建设工程电子文件应以单位工程为单位形成上报文件。一个工程项目由多个单位工程组成时，共用文件工程准 备阶段文件、施工准备文件、图纸变更记录按项目建文件夹, 桩基工程文件、施工记录、竣工验收文件、竣工图按单位工 整文件夹竣工图再按专业建子文件夹，按照项目、单位 工程、案卷“、文件”的次序,建立相的目录结构；3 .电子文件的命名要以卷内序号加与纸质文件相对应 的文件名来标识，如05建设用地批准书。pdf.图纸要序号加 图名或者图号标识。4 .电子档案需刻录成光盘，不得带有电脑病毒，每张光盘 要用记号笔书写光盘内容；5 .建设单位要负责汇总施工、监理、设计等单位形成 的电子档案，并对电子档案的真实性、完整性、有效性进行检 验。（三）声像档案的整理要求1 .胶片照片的整理应符合现行国家标准照片档案管 理规范(GB/T 11821-2002)的规定，并应符合城建档案业 务管理规范(CJJ/T158-2022 )的规定;2 .数码照片的整理应符合城建档案业务管理规范(CJJ/T158-2022)的规定;3 .录相档案的整理应符合现行行业标准磁性载体档 案管理与保护规范(DA/T15)的规定,并应符合城建档 案业务管理规范(CJJ/T158-2022)的规定；4 .声像档案归档前应自查真实性、完整性、有效性，并 由建设单位签署审核意见.
