文件管理规章制度.docx

文件管理规章制度【篇一：公司文件管理制度】公司文件管理制度1 .总则为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项 工作中的指导作用，特制订本制度。2 . 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来 文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司 各类文件由办公室归口管理。3 .收文的管理3.1 公文的签收3. 1. 1凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登 记签收（由上级或者邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外） 后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘 书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因， 对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。3.1. 2对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、 机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应即将报告上级 机要部门，并登记差错文件的文号。3. 2公文的编号保管3. 2. 1办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅 单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或者归档的公司领导亲 启 文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。3. 2. 2本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办 公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。3 . 3公文的阅批与分转3. 3. 1凡正式文件均需分别由办公室主任（或者副主任）根据文 件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件 应呈 送公司领导（或者分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。 为避免 文件积压误事，普通应在当天阅签完，紧急文件要月即办。3. 3. 2普通函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处 理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。由办公室根据领导批示将文件分为三类：重要文件、普通文件、传 阅文件，然后进行相应文件处理程序。4.5.6.1 重要文件处理程序重要文件进入催办、督办程序，该程序按催办、督办及结果报告 制度执行。4.5.6.2 普通文件处理程序4.5.6.2.1 执行由办公室根据经理批示，将文件送达有关承办部门，承办部门按文 件内容及主管领导批示组织人员执行文件，在要求时限内做出执行 结果返回办公室，并由办公室交总经理或者主管副总经理。4.5.6.2.2 审查由办公室经理对文件执行结果进行审查，审查内容为是否达到文件 要求及主管领导批示要求。4.5.6.2.3 存档由公司办公室将文件及执行结果按档案管理要求存档。档案管理要 求见档案管理制度。4.5.6.3 传阅文件处理程序4.5.6.3.1 送达传阅由办公室将文件交由相应部门传阅，传阅结束后文件返还办公室。4.5.6.3.2 存档由公司办公室将文件及传阅结果按档案管理要求存档。档案管理要 求见档案管理制度。收文处理的要求4.5.7.1 承办部门或者人员要依据领导指示和文件内容、性质，抓紧 处理。4.5.7.2 重要电文、传真、急件必须当日阅办，阅办完毕后退公司办 公室存档，业务性便函由承办部门存查。4.5.7.3 个或者两个以上部门阅办的文件，要确定主办部门，主办 部门接文后应主动预会办部门商议，在限期内拟办处理，如主、会 办 部门意见不一致时，应报告有关领导指示处理，不得迟延。4.5.7.4 带附件的公文办完后，附件应同原件一起退公司办公室存 档，因工作需要附件时，应在“文件处理签”上注明附件暂存某部 门。4.5.7.5 阅办后的公文，承办人应在“文件处理签”上签署承办情况， 限期上报的文件，应注明已于某年某月某日报出，然后退公司办公 室存档。【篇三：2022文件管理规定】文件管理规定1目的为科学规范地搭建起公司管理制度体系，有序做好文件体系管理，保障公司“科学规范、有序高效”运行2合用范围合用于本公司管理制度体系要求的文件。3职责3.1行政人力资源部负责本规定的编制，各部门贯彻执行。3.2相关 部门负责编制本部门的管理制度文件。3.3各部门负责确定文件的编号、分发范围、受控级别及文件的检 查。3.4行政人力资源部负责文件的分发、回收、销毁、存档。3.5 各部门负责本部门文件的变更、使用、管理。4文件内容4.1文件 格式411文件编排文件纸张大小以a4为主。如有特殊需求，可选用a3或者b4纸。每份文件分首页、修改记录页、发放控制页和目录。文件首页应 包含：1）有欣公司厂标2）公司名称3）文件名称4）文件编号5）版本6）保密等级：非受控、受控、保密、绝密7）审核权责8）版权声明格式排版页面设置，上下边距为1 ,摆布边距为2；正文用1.5倍行距、小四 号宋体，页眉字体为13号宋体粗体，页脚字体为10号宋体。文件 应标注页码以利于编辑修改。正文各部份都应简洁明了。1 一级标题（小四号宋体粗体），顶格对齐；1.1 二级标题（小四号宋体），顶格对齐；1/M 三级标题（小四号 宋体），顶格对齐；413文件内容通常应包含以下六大要项：1目的2合用范围3职责4文件内容5相关文件（不需附于本文件中，仅需列出文件名称）6记录表格7参考文献8附录为维持管理制度文件内容编排方式一致性，若某文件的六大要项中 有缺时，请仍保留该要项，而于要项后注明。例：5相关文件（换 行）无岗位说明书必须包括下列内容：1.岗位的基本情况2.岗位职责3.风险和职业健康影响因素4.防范措施5.事故应急措施6.岗位任 职条件4.2、文件的编号文件的名称4.2.1.1文件的名称由文件英文字符代号，数字序号和中文文件名称 三部份组成。文件的名称包括：制度、规定、办法、部门职 责说明书、岗位说明书。4.212文件编号：表格编号：文件编号/rc*序列号部门文件类型：部门可以增加一类“综合”，当文件没有对应的类别 时可以放在综合管理类；有车间的部门，可以将职责和部门组成合 起来一起分类，如生产部，建议可以分为生产管理类、综合管理 类、一车间、二车间、三废车间。3. 3. 3为加速文件运转，机要秘书应在当天或者第二天将文件送 到 公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示 次序挨次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。3.4文件的传阅与催办3. 4. 1传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级 的文件带回家、宿舍或者公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。 对尚未传达的文件不得向外泄露内容。3. 4. 2阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机 要室，阅批文件普通不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领 导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提 要求和领导批示办理有关事宜。3. 4. 3阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及 附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。3. 4. 4文件阅完后，应送交办公室机要秘书，切忌横传。3. 4. 5办公室机要秘书对文件负有催办检查催促的责任，承办部 门接到文件、函电应即将指定专人办理。不得将文件压放分散，如 需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室允许后，予以复印或 者摘抄，原件应及时归档周转。3. 4. 6按照阅文范围，离、退休干部，普通由有关部门定期组织 学习有关文件，或者由办公室机要室通知到机要室阅文。信封文件文号编号批示签名4.发文的管理4.1发文的规定4. 1 . 1全公司上报下发正式文件的权力集中于公司，各群众团体 和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。4.1. 3对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文 件，须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。4. 2发文的范围4. 2. 1凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、 报告、编写的会议记要和会议简报，均属发文范围。4. 2. 2公司下发文件主要用于：发布公司规章制度；转发上级文件或者根据上级文件精神制订的公司文件；发布公司体制机构变动或者干部任免事项；发布公司性的重大开辟、项目、经营管理、政治工作、生活福利 等工作的决定；发布有关奖惩决定和通报；其他有关公司的重大事项。4. 2. 3公司上行文、外发文主要用于：对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；同兄弟单位联系有关公司重大开辟项目、人事劳资、物资供应、 科研、基建、经营管理等事宜。4. 2. 4在公司日常项目开辟和经营管理中，有关图纸、技术文 件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按 有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或者 口头通知执行，普通不用公司文件发布。4. 2. 5凡各业务部门如开专题会议所作的决定，普通都不应发 文，不备查考，可以简写名义用工作简讯发会议记要。4 . 2. 6各业务部门与外单位发生的普通业务联系，可用各简写的 名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。5 .文件的立卷与归档6 . 1文件的归档范围5. 1. 1凡下列文件统一分别由两办负责归档：上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、记要、重要通知、 工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度 报表等；经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专 业例会记录；公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发 言、简报、会议记录等； 有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果；参加之级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报 发言材料等； 上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及 公司向上级进行汇报的提纲和材料；反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音 像摄制品；公司日志和大事记； 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。5.1. 2业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各 业务科室、群众团体负责立卷归档。5 . 2立卷要求5. 2. 1文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类 地进行整理归档。5.2. 2立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收 集齐全，保持文件、材料的完整性。5. 2. 3要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工 作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。5 . 2. 4上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理 完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单位各留 存一份备查）。6 .文件的销毁6. 1对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司机要室应定 期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。6. 2经审核允许销毁的文件，应派专车分别由公司机要秘书和正 （副）主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。【篇二：关于公司文件管理规定】档案管理制度一、总则集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要 素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺 工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。1、凡集团总部各部门、各份子公司在工作活动中形成的，具有查考 利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备 份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完 整性、延续性、真实性。2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对 各份子公司档案管理工作进行监督、指导。各份子公司负责人应重 视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或者兼职人员 负责此项工作。二、归档范围1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、 电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录相等）均 属归档范围。2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方 面的文件材料3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企 联系函件等）5、政府、项目批文、合同；6、公司制度体系、会议记要、内部发文（包含总经理批示后的各项 工作流程、公司决定等）；7、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初 设、修改、竣工图纸；8、各份子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划；9、公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）；10、公司有效证照、证件、印章；11、具有法律效力及保存价值的文件；12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、 领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；14、集团、各份子公司获得的社会荣誉资料；15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司 经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位 提供和赠送的题辞、书画、文献资料、有记念意义的各种工艺制品 等。三、立卷归档要求1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各份子公司应在 每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、 立卷，向集团行政人事部提交备份。2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材 料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各份子必须严 格遵守归档制度，不得无故延期或者不交应归档的备份文件材料。3、各份子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交 手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明 移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文 件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到 下述几点：(1)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完 整。(2)在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定 稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在 一起，不得分开；文电应全在一立卷。(3)卷内文件材料应区别不同情况进行罗列，密不可分的文件材料 应依序罗列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在 后；印件在前，定稿在后；(4)卷内文件材料应按罗列顺序挨次编写页号或者件号。装订的案 卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写 页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表 和声像材料等也应在图表上或者声像材料的背面编号。(5)按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格 式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简 化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟 写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清晰，填入有关项 内；卷内文件目录放在卷目。(6)声像材料应用文字标出摄像或者录音的对象、时间、地点、中 心内容和责任者。四、档案保管期限1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至 五十年摆布，短期为十五年以下，三年以上。2、确定集团档案保管期限的原则(1)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长 远利用价值的档案，列为永久保管。(2)凡是反映公司普通活动，在较长期时间内对公司工作有查考利 用价值的文件材料，列为长期保管。(3)凡是在较短期内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保 管。五、档案保密级别1、档案分普通档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二 级。档案的密级由档案提交人提议，行政人事部经理核定密级。2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制 时，需经办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任（集 团行政人事部经理）及副总以上级领导批准。4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任（集团行 政人事部经理）鉴定解密，对解密档案作普通档案管理，及时提供 利用。六、档案的借阅2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门允许或者 办 公室主任（集团行政人事部经理）批准。3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清 点，并在登记薄上注销。4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案 外出，如有特殊情况需要转借或者携带档案外出时，须经办公室主 任（集团行政人事部经理）批准。5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任（行政人事部经理） 及副总以上领导批准。6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间普通不得超过十天。7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司 有关保密规定办理。七、电脑档案的管理1、所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文 件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑 工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。2、各份子公司办公室主任（集团行政人事部经理）即为电脑档案管 理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、 文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位 的电脑按照登记存放区域进行检查。八、档案的鉴定与销毁1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已 满的档案材料，按规定进行销毁。2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成 档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要 在销毁清册上签字。九、罚则1、集团各份子公司凡违反本制度，无故延期或者不交应归档的备份 文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍迟延不交的，除责令 其 文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元 500元，并予以集团内通报批评。2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的， 涂改、拆散或者未经办公室主任（集团行政部经理）批准转借、复 印或者携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚 款500元1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况 严重程度追究其法律责任。3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还 的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应即将 报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情 况严重程度追究其相关责任。5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或者擅自提供泄漏档案机密, 应根据情节轻重，赋予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责 任。6、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不 按规定接受检查者赋予相应的纪律处分及罚款。十、附则1、本制度自2022年9月1日生效。2、本制度由集团行政人事部负责解释。3、各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实施 细则。4、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。十一、附件：集团各份子公司各部门存档及备案范围关于管理部文件管理规定本制度合用于公司收、发文件，公司文件的保存、销毁，以及公司 文件的保密管理。1、本制窿中所指的文件包括公司内部文件，上级主管部门下发的文 件，业务往来产生的文件资料。2、责任部门及领导公司文件管理工作由公司办公室统一归口管理，受公司总经理领导。3、管理职能文件管理必须做到迅速、准确、保密，充分发挥指导工作、交流经 验、上通下达的作用。4、接收文件管理4.1 凡外来行政公文、重要电文、刊物、传真等文件，除要求公司领 导亲启外，一律由公司办公室签收。4.2 接到联系公务的电话，一律详细记录电话内容，4.3 文件传阅速度，从送出至收回，普通掌握在24小时以内，至多 不得超过两天，如超过上述时间，从第三天起公司办公室有权催 办，防止文件积压在个人手中，贻误全盘工作。4.4 为保证工作落实，遇有任务紧急、时间性强的文件，可越级传 阅，即先送与落实文件指定任务的领导和部门然后送其他领导传 阅。4.5 收文处理程序4.5.1 分类登记文件收到后，由公司办公室首先按既定要求进行分类并登记，分类 要求为：中共中央及各部门、国务院各部委、省委各部门、省政府 各部门、市委各部门、市政府各部门、市医药局、行业协会、兄弟 单位、其他单位或者部门、业务性传真、信函等。登记后附上公司 专用文件处理标签，完整填写有关内容（内容要求见专用标签）， 交 由公司办公室经理批转。4.5.2 批转由公司办公室经理根据文件内容确定公司对口主管领导或者总经理， 签写批转意见后返回办公室。4.5.3 呈送主管领导由办公室根据经理批示，将文件送交总经理或者主管副总经理批示。4.5.4 批示由公司主管领导根据文件内容确定处理意见，并在文件处理签上明 确表示后，返回办公室。4.5.5 登记批示内容由办公室将主管领导批示内容进行详细、完整登记后，交承办部 门。4.5.6 文件分类处理