T_JSCC 031-2023 河北时装周举办指南.docx

学兔兔标准下载ICS 03.100.20R 87 872团体标准T/JSCC 031-2023河北时装周举办指南Guide for conducting Hebei Fashion Week2023 - 12 - 8 发布2023 - 12 - 30 实施石家庄市商业联合会发 布I学兔兔标准下载前言本文件按照GB/T 1.12020的规定起草。本文件由河北省皮革行业协会提出。本文件起草单位：河北亿昇商务服务有限公司、河北省皮革行业协会、河北时装周组委会、石家庄市商业联合会、河北翰缘服饰有限公司、石家庄晟昊文化传播有限公司。本文件主要起草人：张香蒲、胡静、李小兵、路源、姜硕、陈运平、赵桂申。学兔兔标准下载河北时装周举办指南1  范围本文件规定了河北时装周的活动申报、活动策划、组织实施、时装秀场、开闭幕式及其他活动和应急预案。本文件适用于河北时装周举办的举办和管理。2  规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅注日期对应的版本适用于本文件。不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。3  术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1时装 fashion款式新颖而富有时代感的服装。时间性强，每隔一定时期流行一种款式。采用新的面料、辅料和工艺，对织物的结构、质地、色彩、花型等要求也较高。讲究装饰、配套。在款式、造型、色彩、纹样、缀饰等方面不断变化创新、标新立异。3.2时装周 fashion week以服装设计师以及时尚品牌最新产品发布会为核心的动态展示活动，也是聚合时尚文化产业的展示盛会，一般都在时尚文化与设计产业发达的城市举办。4  活动申报4.1 应以行业协会名义向有关职能部门提出举办申请，同时提交包括但不限于以下资料：1）加盖协会公章的申请书；2）行业协会社会团体法人登记证及承办单位社会信用代码登记证书复印件或扫描件，并加盖单位公章；1学兔兔标准下载3）活动举办方案，内容应包括活动名称、主办单位、承办单位、举办日期、地址、目的、规模、主要活动内容及日程、邀请嘉宾、宣传、应急预案等。4）承办单位介绍及相关资质。4.2 组委会应按照职能部门审批流程申请报批，并主动接受职能部门的询问，以及可能的现场考察。4.3 在申报过程中，如果有关内容发生变更，应及时向有关职能部门做汇报。如有较大变动，应重新编写申请书。4.4 在获得批复后，根据批复意见开展相关活动。5  活动策划5.1 组织架构5.1.1 应成立时装周组委会，成员包括但不限于主办单位、指导单位、承办单位、行业协会、模特公司、参展公司、媒体、举办场所、承办公司等代表。5.1.2 组委会应在活动筹备及举办期间，设立秘书处等常设机构，负责活动的整体沟通与协调工作。5.1.3 组委会应组建导演团队，在组委会的指导下，负责时装周参选品牌申请的审查、筛选、名单的确定，模特公司及模特的选择及确定，以及时装秀场的组织和展示。5.1.4 应指定具有大型活动舞美制作能力的专业舞美制作机构和会展服务机构负责时装周发布场地内部和场地外部的舞美及视觉制作，并与组委会签订合同，明确各方职责及沟通渠道和人员。5.1.5 组委会应根据活动需要，成立各项工作的工作小组，负责相关工作的开展以及与其他小组的协调。5.2 活动名称及主题5.2.1 组委会应提前与相关部门进行沟通，确定活动的名称及主题。5.2.2 已连续举行2届及以上的，活动名称已被相关部门和各参赛方认可的，应保持其连续性。5.3 选址5.3.1 组委会应征求主办单位的意见，确定选址的原则和要求，并对推荐的场地进行实地考察，提出明确意见。5.3.2 如果已经有举办场地，并能满足时装周的要求，宜保持举办场地的相对固定。5.3.3 组委会选址应考虑到治安、交通、餐饮、住宿及相关市政配套等因素，以及噪音等对周边环境的影响，不宜选在离居民区和办公区较近的地方。5.3.4 场地应能满足时装周各项活动举办的需要。5.3.5 场地创新能够完美匹配品牌预期展示效果。5.4 编制活动策划书5.4.1 选址确定后，组委会应编制活动策划书，策划书应包括但不限于以下内容：1）时装周的主题和名称；2) 举办的时间和地点；学兔兔标准下载3）时装周主要活动的内容、流程及场地、时间安排；嘉宾及媒体安排；4）时装周主要参选展品牌、秀场场地和时间安排、嘉宾及媒体安排；5）承办单位的职责和人员分工。5.4.2 活动策划书应征求各参会相关方的意见和建议，保证沟通和协调渠道畅通。5.4.3 活动策划书应在现场考察、满足各相关方需要的前提下进行编制。5.4.4 活动策划书应与递交的申办报告相一致。5.5 宣传推广5.5.1 组委会应根据行政主管部门的要求，以及本届时装周的诉求，制定宣传推广计划并组织实施。5.5.2 加强与主流媒体、新媒体沟通协调，以提升时装周的影响力和获得满意的宣传效果。5.5.3 应设计和印制会刊，在时装周期间向每位采访记者及参加开闭幕等重要活动的来宾发放。会刊用于提供给时装周各发布机构、品牌和设计师的全面、准确的背景信息。5.5.4 在时装周官方发布场地新闻中心、贵宾室等场所摆放，并向每家发布单位赠送用于档案留存。5.5.5 宜根据时装周主题，举办相关活动。5.5.6 应根据宣传效果和进度，不断调整宣传的平台和方式。6 组织实施6.1 门票证件6.1.1 门票6.1.1.1 组委会应根据主管部门确定的门票式样，按照不同活动的实际需要数量统一印制。6.1.1.2 根据门票性质做好分类，并提前分发给有关人员做好后续送票、售卖等工作安排。6.1.1.3 对于出售的门票应提前制定销售方案，与第三方平台等渠道签订售票合同。6.1.1.4 赠送有关合作单位或个人的门票应采用专人送达或邮寄的方式送出。6.1.2 嘉宾证6.1.2.1 应根据来宾的情况进行必要的分类和数量统计，分别进行设计制作。6.1.2.2 嘉宾证宜提前与嘉宾联系并送达，如果在现场迎接，应设专人负责。6.1.2.3 现场工作人员、安保人员和迎接人员，应能识别嘉宾证的类别，并做好指引。6.1.2.4 嘉宾证出示的场所、注意事项、特别提示灯，应提前告知相关嘉宾。6.1.3 采访证6.3.3.1 组委会应提前与拟邀请的媒体进行沟通，确定采访机构和采访人数。6.3.3.2 采访证宜与其他证件在色彩等方面有所区别，以利于现场的管理与配合。6.3.3.3 采访证应提前送达相关媒体，并告知注意事项，提供时装秀背景资料和新闻通稿。6.1.4 工作证6.1.4.1 组委会应将列出使用工作证的部门和人员，包括但不限于编导、模特、化妆、穿衣工、安保、外联、内联等。6.1.4.2 在发放工作证时，应将工作证使用的要求告知相关人员。6.1.4.3 工作证应标明活动名称、时间、证件类别等内容。6.1.5 服务手册6.1.5.1 组委会应根据时装周各项活动的需要，分别编制服务手册。3学兔兔标准下载6.1.5.2 服务手册编制完成后，应及时发放到相关团队和人员，并征求意见进行修改完善。6.1.5.3 应对相关人员和团队进行必要的讲解和培训，保证各项服务按照要求执行。6.1.5.4 对于重要活动和嘉宾，服务手册应有应急预案。6.2 会场布置6.2.1 组委会应指定专门团队或外包专业公司负责时装周会场布置。6.2.2 会场布置整体风格和效果应与举办申请相一致。6.2.3 会场广告形象应按照统一要求，在指定的区域和位置进行布置。6.2.4 在发布场地内外非指定区域以及消防通道和观众出入口，严禁摆放包括但不限于展板、展架、易拉宝等装饰物。6.2.5 若在秀场现场、发布大厅等地方增加形象宣传设施，应提前向组委会说明并提交设计方案，经准许后方可实施。6.3 舞美搭建6.3.1 组委会应指定具有大型活动舞美制作能力，并与河北时装周有合作经验的专业舞美制作机构和会展服务机构负责时装周发布场地内部和场地外部的舞美及视觉效果制作。6.3.2 为确保官方场地舞美搭建工作的安全，保证发布的舞美效果、制作质量和搭建效率，不宜让发布品牌自带制作机构入场操作。6.3.3 舞美制作机构应提前将布置方案报组委会审核批复后实施。6.3.4 组委会应委派专人负责舞美的设计、制作和搭建等工作，以及与舞美制作机构和品牌的沟通及协调工作。6.3.5  在材料选择上，应使用安全阻燃、无毒环保的绿色装饰装修材料，以维护公共安全以及自身和邀请来宾的健康需求。6.4 时装编导6.4.1 组委会应提前3个月确定时装编导，签订合作协议，以便编导团队能够在策划、舞美、模特、化妆、后台管理等现场制作环节上提供必要的指导和帮助。6.4.2 时装编导应成为组委会成员，参加重要协调会和活动，了解时装周各项活动安排和要求，确保与组委会信息同步。6.4.3 时装编导应与品牌自带编导保持联系，明确各自的诉求和要求，保证秀场各项活动正常举办。6.4.4 组委会与时装编导、品牌自带编导建立沟通机制，明确各自责权。6.5 确定模特及化妆造型6.5.1 组委会应提前1个月确定发布模特，并对确定的模特就本次时装周的主题、品牌、风格等进行必要的指导。6.5.2 品牌自带模特的，应提前告知组委会，并进行报备。6.5.3 组委会应提供化妆造型服务，参展品牌也可以自带化妆师，但要提前向组委会报备。6.5.4 应提前确定服装搭配师、穿衣工，自带穿衣工的品牌应向组委会报备。6.6 设备配置学兔兔标准下载6.6.1 组委会应根据举办申请和策划书的要求，配备必要的设施设备，保证时装周各项活动顺利举办。6.6.2 使用的设施设备必须符合国家相关标准要求，不得使用国家禁止使用的设施设备。6.6.3 特殊设备的安装应聘用持有合格职业证书的人员进行安装。6.6.4 时装周应配备所需基本灯光音响等设备（标配），并由指定舞美制作机构提供多种灯光及音视频设备（非标配）以满足时装周舞美创意设计的特殊需求。6.6.5 组委会应根据参会品牌要求的背景板形式和内容，以及背景音乐的播放要求，进行设备配备。6.7 会务服务6.7.1 住宿接待6.7.1.1 组委会应设置或指定专门机构负责参加活动的嘉宾、代表的住宿接待工作。6.7.1.2 根据邀请嘉宾、接待规格，以及嘉宾的特殊要求，结合时装周举办地酒店提供情况，组委会提前做好酒店预定。6.7.1.3 酒店预定完成后，应列出嘉宾入驻酒店名单，并及时告知嘉宾酒店和接机（站）情况。6.7.1.4 宜在酒店大堂设专人负责接待嘉宾入住，或者与酒店提前沟通确定嘉宾入住方式，嘉宾可自行到前台办理入驻。6.7.1.5 应告知嘉宾到时装周现场的线路、时间等内容，如果有车接送，应告知联系人或司机的电话，以及车辆接客的地点和时间。6.8 现场接待6.8.1 组委会应制定详细的现场接待工作手册，并指定专门团队负责接待工作。6.8.2 现场应有明显的指示牌，保证与会嘉宾能按照指示牌指引到达指定位置。6.8.3 现场座位宜划定区域，用提示牌或装饰进行区分。经嘉宾同意，重要嘉宾座位宜粘贴嘉宾名字。6.8.4 重要嘉宾应有组委会人员或引导员现场接待和指引，并将活动议程等交于嘉宾。6.8.5 应将现场各种配套服务设施告知嘉宾，如果嘉宾需要，应做好解释和指引工作。6.8.6 现场若设有餐饮区，嘉宾及演职人员现场用餐应选择非流食、无汤水的简易快餐，在组委会指定区域就餐并集中处理垃圾。未经允许，任何食品饮料、瓶装水等不得带入发布现场。6.8.7 组委会宜在现场配备贵宾休息室，供主要嘉宾在活动前临时休息使用。6.9 安全保障6.9.1 组委会应遵守职能部门举办大型活动的有关要求，做好安全协调，主动接受监督，保证各项活动安全有序进行。6.9.2 应重视时装周安全防范工作，委派专人负责现场安全工作，提高参与人员的安全防范意识。6.9.3 严禁向来宾发放妨害公共安全的易燃、易爆等存在严重安全隐患的物品。6.9.4 严禁在时装周举办过程中使用冷烟火、彩炮、彩带等装置或其他未经安全检验的大型道具。6.10 协调统筹6.10.1 组委会应设专人负责现场的整体协调工作，保证各项活动的衔接和正常举办。6.10.2 负责协调人员应对整个活动的内容及流程完全了解，并对与会嘉宾的基本情况有较详细的了解，以便做好协调和补救工作。5学兔兔标准下载6.10.3 协调人员应及时了解各项活动的举办情况和临时变化，并保持与导演等重要岗位人员的联系与沟通。6.10.4 协调人员还应将现场情况及时报告给组委会，保持信息的同步。6.11 商业合作6.11.1 组委会应制定完整的商业合作方案，并由专门团队负责该项工作。6.11.2 在时装周申报批复后应及时确定包括但不限于官方赞助、冠名企业、战略合作伙伴、独家供应商、合作品牌、产品赞助商、指定服务、项目赞助等。6.11.3 组委会应与相关单位或企业签订赞助或合作合同。6.11.1 冠名6.11.1.1 组委会应制定时装周冠名管理办法，以及申报和审批流程。6.11.1.2 组委会应与冠名企业签订合同，就冠名权、领导权、标识权、宣传推广回报等双方责权进行明确，并严格按照合同条款执行。6.11.1.3 冠名企业应提供相关资料，包括但不限于企业营业执照、法人代表身份证复印件、商标证或商标使用授权证明等。6.11.1.4 冠名企业宜为行业知名企业，有良好的社会信誉和顾客美誉度。6.11.1.5 冠名企业可全程参与大赛相关的宣传推广活动，包括使用公司的名称和LOGO。7 时装秀场7.1 品牌确定7.1.1 组委会应提前半年与符合本次时装周风格和要求的品牌联系沟通，确定参会意向。7.1.2 应与确定参加品牌进行发布确认，包括但不限于品牌、模特、场次、时长、背景及背景音乐、服装编导、化妆师、服装搭配师、穿衣工等。7.1.3 应与确定参照品牌保持日常联系，并做好应急预案。7.1.4 应在时装周举办一周前进行最后确认。7.2 场地确定7.2.1 根据参会品牌、场地情况，以及品牌对场地的特殊要求等，对各品牌场地进行确认，做好场地使用安排表，并提供给各参赛品牌商。7.2.2 场地确定后，无特殊情况应保持相对稳定，不宜随意变更。7.2.3 组委会应给参展品牌进行场地布置、设备调试、背景及背景音乐播放、彩排、嘉宾席设置等考察及现场测试的时间。7.2.4 场地变更需经组委会和时装编导同意后方可进行。7.3 时间安排7.3.1 组委会应综合考虑各种因素，合理安排时装秀场的时间，保证各品牌展出时间和效果。7.3.2 组委会应规定发布时间，包括发布和观众入场时间。7.3.3 时间安排由组委会和时装编导与各参展品牌沟通后确定，并有组委会统一发布。学兔兔标准下载7.4 评委7.4.1 组委会应在时装周举办一个月前确定评委名单，并保持日常联系，做好预案。7.4.2 应提前告知评委参赛品牌、时间等，并在活动举办前2天进行最后确认。7.4.3 评委应本着公平、公开、专业的原则，按照组委会的相关要求进行评比工作。7.4.4 评委会出具的评比结果待与组委会沟通确认后对外发布。7.5 彩排7.5.1 组委会应根据各参赛品牌的需要，以及出场的场次等因素，合理安排进行彩排。7.5.2 彩排包括但不限于无音乐，无装排练走过场(造型团队到场)、有音乐、带装走场和正式彩排。7.5.3 组委会应根据秀场安排，以及各品牌的合理诉求，合理安排彩排及彩排时间及时长。7.5.4 对品牌彩排的发布时装数量宜应有相关要求。8 开闭幕式及其他活动8.1 开幕式8.1.1 组委会应单独编制开幕式策划书和工作手册，确定相关人员，明确工作内容和工作分工。8.1.2 举办开幕式场地选择应考虑扩大时装周的影响力和展示时装周的整体风格。8.1.3 应邀请相关职能部门、行业协会、业内人士，以及社会知名人士等人员参加，以提升时装周的影响力。8.1.4 应邀请举办地主流媒体和新媒体平台参加，增加开幕式的宣传效果。8.1.5 应提前与讲话领导、嘉宾进行沟通，根据双方诉求，提供时装周相关素材和新闻通稿。8.1.6 应为参会媒体提供时装周素材和新闻通稿。8.2 新闻发布会8.2.1 应在新闻发布会前20天确定新闻发布会日期、地点、新闻点等，做到与希望发布事件日期相配合，避免与重大新闻事件冲突。8.2.2 根据主办单位的要求，确定组织者与参与人员，拟订详细邀请名单、会议议程、时间表、发布会现场布置方案等。8.2.3 按照邀请名单发送邀请函或请柬，确保重要人员不因自身安排不周而缺席发布会。回收确认信息，制定参会详细名单，确保新闻发布会参与人的数量和质量。8.2.4 选聘主持人、礼仪人员和接待人员并进行必要的排练。8.2.5 充分考虑发布会的具体细节，包括但不限于音响、放映设备、领导的发言稿，新闻通稿，现场的音乐选择、会议间隙时间的娱乐节目的安排等。8.2.6 正式发布会前提前一到两个小时，检查一切准备工作是否就绪，将会议议程精确到分钟，并制定意外情况补救措施。8.3 酒会7学兔兔标准下载8.3.1 应在酒会举办前一个月确定酒会举办地点，并签订合同，保证酒会如期举行。8.3.2 应与酒会举办方就酒会的规模、参加人员、形式、餐品、活动用酒、演出等内容进行沟通确认。8.3.3 应就酒会主要活动内及流程，座位安排、以及特殊要求，提前与举办方进行沟通确认。8.3.4 酒会举办前一天，应对现场布置、菜品及用酒、各种设备、桌牌、签到、礼品等进行现场检查并最终确认。8.4 专项展览8.4.1 组委会应制定专项展览活动策划书，并组建或指定专门团队负责展览工作。8.4.2 展览场地应选择与时装周同地，或者交通便利的场所举行。8.4.3 展览的内容与整体风格宜与时装周相关或保持一致。8.4.4 展览如果需要出售门票，宜与时装周门票统一印制、选择相同的平台出售。8.4.5 展览组织方应根据要求向有关部门报备。8.5 设计大赛8.5.1 组委会应制定设计大赛活动策划书，并通过各种渠道邀请设计师参赛。8.5.2 组委会应明确设计大赛主题、风格和其他要求，提前三个月通知参赛人员。8.5.3 设计大赛比赛设置可包括但不限于时装、成衣、饰品等。8.5.4 设计大赛应由组委会协调主办单位、承办单位、参加品牌、设计师等，根据时装周主题，确定大赛奖项设置。8.5.5 组委会应聘请专业评委，本着公平公正的原则，对设计大赛进行评比，并确定各奖项获奖名单。8.5.6 现场设计大赛可采用本文件8.5 设计大赛条款执行。8.6 网络直播8.6.1 组委会应提前一周时间，确定直播单位和人员，并保证现场到位率。8.6.2 组委会应对网络直播进行必要的审查，签订直播协议，保证各方的权利和责任。8.6.3 应为直播提供必要的帮助，包括划定直播区域，提供直播所需电源、设备等。8.6.4 网络直播应统一纳入到对外宣传的规划中。8.7 论坛参照本文件8.4专项展览相关要求执行。8.8 闭幕式参照本文件8.1开幕式相关要求执行。9 应急预案9.1 组委会应根据活动的特点及规模制度相关应急预案。9.2 应急预案应包括但不限于以下内容：1）突发恶劣天气；2）突发公共治安、卫生事件等；学兔兔标准下载3）承办单位发生变更；4）参加品牌发生变化和调整；5）其他影响时装周举办的事件。9.3 应急预案应向有关职能部门进行报备，并经其批复后参照执行。9.4 相关职能部门应将应急预案向有关部门进行通报。9学兔兔标准下载参考文献1 GB/T 19000-2008 质量管理体系  基础和术语（ISO 9000:2005，IDT）2 GB/T 19001-2008 质量管理体系  要求（ISO 9001:2008，IDT）3 国家基本公共服务标准（2021年版）4 中国国际时装周组织章程