文件化信息管理程序.docx

*有限公司程叙文件编号版本文件化信息管理程序牛效日期页次笛：1面：tfc Q百编制：审核：批准:受控状态:文件修改履历:版本编写/更改日期内容概要编写/更改人*有限公司程叙文件编号JH/QP-10-2022版本A/3文件化信息管理程序生效日期2022. 07. 15页次第2页共9页1.目的对与质量管理体系有关文件化信息进行控制，确保各有关场所使用有效版本文件。2 .范围合用于质量管理体系文件化信息的控制。3 .定义无4 .职责4.1 品保部为文件化信息管理归口部门，管理并负责手册、程叙文件和第三层次文件的宣贯、发放 废止，记录的设计指导工作和编号方法，并负责在全公司范围内对程叙文件执行的指导和监督。4.2 总师办负责法律法规、政府相关外来文件的收录、更新、发放、归档、废止的管理。4 . 3生产部负责顾客图纸等外来技术文件、内部产品图纸的收录、发放、归档、更新、作废的管理。5 .4各部门负责本部门有关质量管理文件的编制、使用文件的维护和保管、本部门编制的第三层次 和质量记录的表式设计。5.工作程序5. 1质量管理体系范围包括：a) 形成文件的质量方针和质量目标；b) 质量手册；c) 程叙文件；d) 技术文件，包括产品操作规程、检验规程、产品标准、顾客图纸等；e) 其它质量文件，包括各种管理制度、规定、办法等；f) 外来文件，包括合用的法律、法规、国家标准、行业标准、国际公约等；g) 质量记录。7.1.1 文件控制方法分为受控文件和非受控文件，公司内部使用和发给审核机构的均为受控文件， 应加盖“受控”印章，但发给审核机构的文件不接受更改控制。5. 1.2文件的形式可采用任何承载媒介，媒介的形式可以是纸张、磁盘等。5.2文件的编制、审批。5. 2.1质量手册由品保部编写，管理者代表审核，总经理批准。6. 2.2程叙文件由相关部门编写，部门负责人或者管理者代表审核，总经理批准。7. 2.3人事行政部负责组织制定公司行政管理、人库资源管理及其他基础性管理制度等文件。*有限公司程叙文件编号JII/QP-10-2022版本A/3文件化信息管理程序生效日期2022. 07. 15页次第3页共9页财务部负责制定公司财务、仓库管理制度文件。5. 2.5生产部负责制定公司生产管理制度、加工工序卡、操作规范等文件。5. 2.6品保部负责组织制定公司体系文件，并负责制定质量管理制度、检验规程、检验作业指导书等文件。6. 2.7总师办负责制定公司实验规范、技术开辟管理规范等文件，对技术文件和图样的审签、工艺 和质量会签、标准化检查。7. 2.8质量文件由各职能部门主管或者指定人员编写，部门主管或者总工审核，管理者代表批准。5. 2.9文件编制完成后，编制人员应向该文件归口部门主管申请文件编号。6. 2.10各部门主管应建立本部门“文件归档登记表”，控制文件编号、版本、修订状态等信息。7. 2.11质量记录的编号按5. 3.3条规定执行，各部门将所有记录交品保部统一编号，并进行登记， 列出记录清单。编写时不可使用铅笔，注意字迹清晰、准确，复写时应用复写纸。质量记录内容不可随 意更改，确需更改时，须在更改处有更改人签名或者盖印章。8. 2. 12各职能部门按编号整理、汇总，根据各种记录不同情况按季度或者年装订，以便检索。9. 3文件的编号文件以编号作为惟一性标识，以识别其文件类别，其编号办法如下：10. 3. 1. 1质量手册编号* / QM - *1 年代号 质量手册代号 公司代码5. 3. 1.2质量手册编号-国军标* / QM - * - GI 国军标代码 年代号 质量手册代号 公司代码*有限公司程叙文件编号JH/QP-10-2022版本A/3文件化信息管理程序生效日期2022. 07. 15页次第4页共9页|5. 3.2质量管理体系程叙文件编号* / QP - * *1年代号文件序号程叙文件代号 公司代号5. 3.3其它质量文件编号* / QW * *1 顺序号 部门代号 三层次文件代号 公司代号5. 3. 4技术文件编号产品标准和外来文件的编号直接引用原来的编号，顾客图纸和公司内部图纸按图纸管理规定执 行。6. 3. 5质量记录的编号7. 3. 5. 1质量记录的编号* / QR * *I 记录顺序号 部门代码 公司代号/记录代号部门代号如下表:部门代号部门代号生产部SC销售部XS品保部PB采购部CG总师办ZS财务部CW人事行政部RS*有限公司程叙文件编号JH/QP-10-2022版本A/3文件化信息管理程序生效日期2022. 07. 15页次第5页共9页5. 4文件的标识5. 4.1受控的质量体系、管理性文件，封面或者正文页面加盖红色“受控”印章；正式发布的行政性文件（如通知等），应盖红色公司公章；5. 4.3外来文件应盖“外来文件”章，并加盖红色“受控”印章。5. 5文件的发放5. 5.1文件发放范围a.质量手册、程叙文件汇编发放至体系负责人处，并扫描受控版电子版上传公司网络；b.程叙文件汇编发放至管理者代表、各部门负责人处，并扫描受控版电子档上传至公司网络；c.第三层次文件（操作规程、管理制度、管理办法、管理规定、工艺文件等）由品保部将相应文件 发放至总经理、管代、各部门负责人、内审员、仓库管理员、班长等。5. 5.2文件的发放和回收a.受控文件由编制部门填写“文件受控清单”确定文件发放范围、份数后，据此登记“文件收发登 记表”，发放至相应部门，b.文件接收部门应制定人员接收文件，并由文件领用人在“文件收发登记表”上签字后；c.文件接收部门需要对文件进行二次发放时，如发放到使用现场或者发放给客户、供应商，应向文件 归口部门申请增加文件发放数量,二次发放文件如是复印件，应在复印件上加盖红色“受控”印章；d. 定有实，日期的文仲，应在实施口期前发至使用部门（或者人）；e.用新文件最代作废文件时，品保部应按a条执行,并在发放新文件同时回收作废的文件，注明回收日期；f.确保技术文件和图样协调一致，现行有效。5. 6文件的隹座 5. 6.1作废木件由文件发M部门嬴后加盖“作废”印章，登记“作废文件清单”，防止作废文件 的非预期，吏用；需保匕的作废文件由申请人填写“文件留用申请单”经总经理批准后加盖“保留”印章，方可使用。5. 6.3作废文件销毁时应填写“文件销毁单”经发放部门负责人批准后统一销毁。文件销毁方式视 文件的所载内容，可采用如：烧毁、碎纸机碎掉、变卖等方式，文件销毁必须有人在场监督，方可实施。5. 7文件的更改*有限公司程叙文件文件化信息管理程序编号JH/QP-10-2022版本A/3生效日期2022. 07. 15页次第6页共9页5. 7. 1文件的评审与更新a.文件编制完成后凡涉及到相关部门的，应将编制完成的电子档发送各相关部门评审其适宜性, 经评审后由部门负责人审核，管理者代表批准；b.文件在实施过程中，由于情况发生变化，如组织机构、产品技术性能、环境因素、工艺流程、有 关法律法规等改变时，有必要对原文件进行评审，确定文件是否需要进行更新或者修改。质量手册、程字 文件由管理者代表确定并组织评审，其它质量文件由编制部门负责人确定并组织评审；c.文件在实施过程中逐步完善，局部更改时由批准人在签署更改意见的同时进行评审；d.文件更改必须填写“文件更改单”由相关部门进行会签，汇总意见后进行审批。如指定其它部 门审批时，应获得审批所需依据的有关背景资料；e.公司鼓励各部门人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见。5. 7. 2文件更改标识a.文件更改方式普通采用换版、换页，若更改内容很少可采用划改方式。划改时将原有文字用直线划去，并在旁边写上更改的内容和更改人的名字；b.文件更改状态用“版号/修改号”形式进行标识，以识别其更改状态。其中，文件的版本用英文 字母A、B表示，首次发布为A版，第二次换版发布为B版，然后挨次类推；修改号用阿拉伯数字0、 1、2表示。C.文件更改号为5或者修改内容超过1/3篇幅时，将版本号由A版改为B版并挨次类推。5.8 记录的使用、填写和柜改5.9 . 1记录/使用前，应向填写人员明确记录的表达内容、填写要求和填写方法。5. 812填写记录时应做回填写及时、内容完整、正确、清晰明确，严禁未经签署的更改，填写不能 用铅笔。5. 8. 3当记录误记或者错记，需要修改时应采用划改方式,不许涂改，更改人需签字和注明更改日期 对影响产电结果中重要记录划收须注加奈弗T产品质量相关的记录不得使用再次利用纸（已单面打印 过的纸）。5.8 ,记录/完整，可追溯，并能证明产品和服务满足要求的程度,5.9 1录的采集，整理和归档5. 9.1各部门应妥善保管本部门的记录，定期送交品保部归档。5. 9.2品保部根据记录的登记清单进行采集和核实，并进行整理和归档。质量目标和过程绩效相应统计记录表格，如一次交验合格率统计表等，由各部门统计人员每*有限公司程叙文件编号JH/QP-10-2022版本A/3文件化信息管理程序生效日期2022. 07. 15页次第7页共9页次统计分析时进行保存，并将完成后的统计记录表发送人事行政部进行备份存档。5. 10记录的检索和保存5. 10. 1记录归档后，应编制检索索引，做到检索及时、正确。在合同有要求时，在约定的期内的记录可供顾客或者其代表评价时查阅。5. 10. 3未归档的记录由归口部门负责保管和储存。5. 10.4归档后的记录由品保部负责保管和储存。5. 10.5责任部门应安排干燥、通风、整洁的储存场地和设施，妥善保管记录，定期加以检查，确 保记录不损坏、不霉变、不被虫咬，不丢失。5.11记录保存期限的确定5.11.1 记录保存期分为三年、十年和长期，工装记录、PPAP记录、设计开辟记录、采购定单记录 等保存期限在产品永久住手生产后多一个日历年，品质相关记录和生产相关记录按客户要求的期限保 存，对法规或者合同有要求，按法规或者合同要求执行，由品保部编制“质量记录清单”。5.11.2 有永久保存价值的记录，应整理成档案。5. 12外来文件的控制5. 12. 1国家法律、法规，国家、行业、地方标准等直接引用的外部文件，由使用部门负责人审核 后，交品保部汇总编制“外来文件接收评审登记表”。5. 12. 2外来技术文件如顾客图纸等由生产部编制“外来文件接收评审表”,并经总师办评审，具体 按图,管理规号执行。1总.办、品保部, 生产部使用的国际标准、国家标准、行业标准由总师办至少每年进行依 次查新，I识别新旧版的差距，进行相应的评审后,更换过期文件，使用有效版本。5. 12.4当外部提供的技术文件（如顾客图纸）发生更新时，销售部应组织所有相关部门在10个工 作日内完成评审*写“工程变更申请单”，根据评审结果确定是否需要实施变更流程；评审更新后的 技术文件，品保书归档保存；5. 13文件的管理 5. 13, 1文4使用人应保管好文件一不得在文件上随意涂改,保持文件清晰，便于识别，调离工作 时应办理k件转交手续，调离公司应办理回收手续。5. 13.2文件以磁盘或者光盘形式保存时由品保部加以备份，存储在电脑中的文件应进行加密。5. 14文件借阅各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登*有限公司程叙文件编号JH/QP-10-2022版本A/3文件化信息管理程序生效日期2022. 07. 15页次第8页共9页记表”，管理文件的借出和归还。5.15电子文件的管理5.15.1 电子文件的归档本程序包含的所有电子文件，当需要备份时，由各相关编制部门抄送品保部统一归档，品保部体系 文员把电子文件统一设置为“保护文档”，再根据文件分类别管理。5.15.2 电子文件的使用电子文件不能在现场使用。5.15.3 电子文件的更改由编制部门凭文件更改申请单到品保部更改，品保部体系文员监督电子文件的更改。5.15.4 失效电子文件的标识由品保部体系文员在失效电子文件上作“作废”标识。6 .关联文件图纸管理规定7 .关联记录文件收发登记表受控文件清单外班文件接种审登记袤1文华:归档登电霍文件更改单文件销毁单作废文件清单文件自用申评一 |质量，己录清单文件喑阅登记表*有限公司程叙文件编号JH/QP-10-2022版本A/3文件化信息管理程序牛效日期2022. 07. 15页次第9页共9页