贸易公司财务管理支出审批制度.docx

贸易公司财务管理支出审批制度（一）目的1、为简化支出审批手续，提高工作效率。2、防止因私占用公司财产。（二）审批程序（三）计划审批内容1、购买日常办公用品、计算机的外设配件和耗材支出计划，由行政负责人填制办公用品请 购单，报公司总经理审批。原则上由办公室负责人统一购买并库存，各部门登记领用，领用 时，需在办公用品领用单上签名。每月底由行政负责人向财务提供有关方面的明细表。2、固定资产与办公家具：其购买由各部门报申请计划，经部门负责人签字，公司总经理批 准。3、工资、奖金的支出：（1）考勤专员负责每月员工考评及员工动态资料的编制。（2）出纳员负责员工工资计算和工资发放表的编制。（3）主管会计负责工资发放表的审核。（4）总经理负责工资发放表的审批。4、提取备用金：（1）提取备用金，由出纳或者备用金申请人填写备用金提取申请表，报主管会计审核签 字，总经理审批签字，方可提取。5、借款审批：（1）员工因工作需要领取现金及支票时，应填写“借款单”经公司领导审批后，到出纳处 领取。（2）凡属于出差借款的，在填写“借款单”之前，还应填写“出差申请表”，总经理审批。（3）若发生支票遗失，应立即通知财务人员办理支票挂失手续。（四）报销手续1、应酬费的报销：（1）商业聚会及宴请客户，应限制在合理的食物和饮料之内。并应在业务招待费用明细表 上清晰，详细地注明宴请的对象，时间，地点及目的。2、市内交通费报销：（1）无论是出差还是在工作所在地，市区内的外出公干，应尽量利用公共交通工具（巴士， 公共汽车，地铁，轻轨等）。在综合考虑时间，效率，便捷（如需多次转车），方便（如携带 行李，工具等）等因素的情况下，可乘坐出租车，报销时需在发票上注明乘车事由，及起止 地点，出租车费每张限额为50元，超出部分由个人承担。3、电话费用报销：（1）销售人员每月限额300元，后勤人员每月限额100元，凭发票实报实销（使用公司手 机者除外）4、私车公用费用报销：如员工用私车处理公务而产生的有关费用，根据以下规定由公司报销：（1）L 2元/公里过路费停车费实报实销。所有用车记录必须填写行车记录表，报销时附带 记录表复印件。（2）用车费用报销每月一次，单独填写递交。（3）周五用车结束后，请将车停回公司停车场，钥匙交由公司行政人员保管。如有特殊情 况需要周末用车，报告公司后方可使用。5、差旅费报销管理规定：为保证公司差旅费的合理使用，规范差旅费的开支标准，特制定此规定，具体如下：(1)费用标准：a.差旅个人工作用餐补贴：每人每餐标准30元，不包含早餐，不需要发票，审批后直接领取。b.宴请客户用餐标准：实报实销，所有参与者平均每人不得超过200元，如有超标现象，须总经理特批。c.交通费：私车公用：根据出车表记录，按照L 2元/公里进行补贴(包含油费，停车费)，过路桥费实 报实销。公共交通：本着快捷/安全/节约的原则，实报实销。城市内提倡坐地铁/公交车，每天的士 费用不得超过100元，如有超标现象，须总经理特批d.住宿费：住宿费用每天不得超过280元，实报实销，报销时须提供发票及账单。出差人员是指经公司 总经理批准离开本市一天以上进行各项公务活动的员工。(2)出差人员出差需持有公司总经理签字的出差申请表。申请表中需注明称、出差人姓 名、出差时间、出差地点、出差事由、出差来回乘坐交通工具、预计差旅费金额，报总经理 审批，凭申请单和费用报销单办理借款和报销手续后将申请单交财务部存档。5、费用报销单注意事项：(1)原始票据由右至左呈“鱼鳞状”错叠粘贴。不要超过规定的粘贴纸。原始凭据较多的 按同类分类贴报销单原始凭据附后，写上报销人等内容，领导只在报销单上签字。(2)按规定分类标准粘贴，同类费用粘在一张报销单上，不要将各类费用混杂一起，以便 财务人员分类归集成本。(3)费用报销单上部门、日期、附件页数、用途等填写完整；不得涂改；大小写金额一致。(4)发票填写完整，抬头正确，定额发票填写客户名称；报销人在发票上签字，经办人应 查询发票真伪。(5)票据粘贴单耍填写单据张数与金额。(6)差旅费报销需附出差申请单。(7)购买办公用品需附发票、入库单，保证入库金额与报销金额一致。(8)购买低值易耗品和固定资产需附发票、低值易耗品或资产购置请购单、入库单等及出 库单。(9)快递费由行政人员统一报销。6、各类报销费用明细(1)办公用品-办公用品、文具。(500元以上须附清单)(2)培训费-员工培训费、购书。(3)印刷费-复印、印刷、资料制作费。(4)快递费-邮费、快寄费等。(5)电话费一座机费、手机费、网络电话费。(6)交通费-车费、出租车费、小车过路费、汽油费、租车费。(7)维修费-办公设备维修、建筑物及公共设施维修。(8)宣传费-订报、广告、标牌、宣传等。(9)招待费-餐费、食品、饮料、礼品。(10)其他-上述未列入的费用但用于公司合理的费用项目。