社区物业接管验收及档案资料的建立与管理.docx

社区物业接管验收及档案资料的建立与管理一、物业接管验收：主要分三个方面：（一）档案资料的验收与交接1、进驻该社区后我们将与该项目负责人进行图纸资料的详 细交接验收工作，包括：土建竣工图、水暖竣工图、电气竣工图 等。2、办公区各单位负责物业工作的负责人及联系电话。（二）公共设备、设施现场验收与交接1、我公司选派经验丰富的水暖、电气及土建工程师、项目 主管会同该项目负责人组成现场交接小组，对房屋建筑、设施、 设备等进行现场交接验收。2、将对现场交接中发现的各类设备、设施、物品等数量及 遗留问题记录在交接单上，交接验收单一式三份，由物业公司和 司法局人民政府负责人签字确认后，各归档保存。3、对交接验收中存在的各类问题，由公司各职能部门与相 关部门公共协商解决。4、对已接管验收的区域，组织相关人员进行，以便尽快熟 悉情况，保持环境整洁。（三）物业管理用房的交接及钥匙交接验收1、公司将派专人与该项目负责人进行物业办公用房交接。2、对公共区域及公共部位的钥匙尤其是水、电箱房及相关 办公室的钥匙逐一进行核对、试用，并填写钥匙交接单，同时建 立交接档案备存，以便于钥匙的统一管理，做到放置稳妥，安全 有序。二、档案资料的建立档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学 的、规范化的档案管理能有效地为办公区域及公用设施的使用、 维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。针对司法局机关办 公楼的物业管理形式，我们拟采取系统化、科学化、电脑化的管 理手段，引进先进的物业管理软件，配备专职档案管理人员，建 章建制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。需 要收集的档案资料有以下几种：（一）委托方提供的资料1、技术资料A、竣工图B、附属工程及隐蔽工程的全套图纸2、竣工验收证明书建筑消防验收合格证水泵、配电柜变压器、有线电视系统等设备的定购合同、验 收证明书、产品说明书、竣工图纸。3、办公区域使用资料各楼层办公资料（包括主要负责人、联系电话）建筑面积计算书（二）档案处建立的资料1、物业资料A、办公楼基本资料B、办公区域基本资料2、办公区域使用资料 各办公区域主要负责人资料 3、日常管理资料A、保洁管理记录 a、日常巡查记录 b、绿化消杀记录c、供水、排水管线检查记录 B、保安管理记录a、日常巡查记录 b、交接班记录 c、值班记录d、物资搬运放行记录 e、紧急事件处理记录 f、车辆管理记录 g、夜间查询记录C、装修管理档案 D、维修服务档案 a、维修服务登记表 b、维修服务回访记录 E、员工管理档案a、员工个人详细资料b、员工业绩考核记录C、员工内务管理检查记录F、培训档案a、各项培训计划及实施记录b、培训结果考核及跟查记录c、军事训练及消防演习记录G、行政文件a、政府部门文件b、物业公司及集团公司文件c、管理处规章制度、通知、通报等文件d、管理处获得的荣誉三、档案、资料管理办法1、档案、资料建立及管理运行流程示意图2、档案资料收、发管理程序：A、管理处重要资料（如委托方提供的资料）接收必须经过 管理处经理或其指定负责人验收，完善交接手续后方能立卷归 档。B、管理处日常管理文件（如管理处通知、通报等）按照本 公司制定的文件管理程序进行发放及接受手续，并立卷归档。3、档案资料管理要求：A、采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、录像带、 胶卷、照片、图表等，并采用相适应的保管、储存方法。B、尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查 找和利用。C、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类文件 管理，并定期清除过期无效文件。D、原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类，并编制 相应的文件目录。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有 关数据，以保证查阅者及时找到有效的文件。E、档案的鉴定必须由管理处经理或其指定人员负责，对档 案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决 定，其他未经授权人士无权决定。F、档案组卷按不同业务性质分块，以内空分类，逐一编 号，登记造册编辑目录，最好按不同业务部门分柜保存。为工作 方便可设置部门开架档案。G、档案保管必须有专人负责，以达到文件管理要求，必须 做到档案标识清晰，分类明确，易查找；档案必须由具备资格的 人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不 得涂改、撕毁等，否则追究相关责任；档案入室时必须经过检 查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重需追究借阅人员的责 任。档案管理人员需按时检验档案借阅情况，以便及时收回在外 文件，防止因管理疏忽所导致的文件流失。H、档案室内保管环境要求达到防火、防潮、防变质等要 求，配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等物质用以防 潮，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符 合公司文件管理要求。