广州中医药大学顺德医院采购管理系统项目需求书.docx

广州中医药大学顺德医院采购管理系统项目需求书1项目背景财政部关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见明确提出内部控制建设的目标：“到 2020年，基本建成与国家治理体系和治理能力现代化相适应的，权责一致、制衡有效、运行顺畅、执行有 力、管理科学的内部控制体系，更好发挥内部控制在提升内部治理水平、规范内部权力运行、促进依法行 政、推进廉政建设中的重要作用。”将科学规范有效的内部控制流程嵌入信息化系统.2建设目标本期建设的主要模块是采购管理、合同管理，核心目标是合理保障医院管理合法合规、过程留痕、业 务财务一体化，相关系统高效衔接，形成资金使用全过程的闭环管理。采购、合同相关信息真实完整，提 升管理能力和工作效率，促进单位实现发展战略。具体体现在如下几个方面：将医院的采购、合同管理相关的内部控制管理制度嵌入信息系统中，固化经济活动业务流程、控制规 则，使业务流程和管理制度在系统中实现自动流转和主动提醒预防。实现全面涵盖采购管理、合同管理的基础日常财务业务处理工作的信息化。“自动”实现医院业务运 转过程中内控对经济业务的约束，有效防止违背内控规定的行为，减少人为因素对内控执行的影响，并提 高业务信息准确性，降低日常工作出错概率。更好地发挥财务部门支撑和服务各部门的职能。帮助招采部 门、财务部门、合同归口管理部门和相关管理人员能够集中精力在重要的管理性事务中。帮助单位理清部门职责，改变单位各项经济活动分块管理、信息分割的局面，提升业务的协同性和高效性。采购和合同系统必须具备内控管理的设计高度，具有良好的扩展性、兼容性，能够预制多种管控规则、 业务流程、单据信息并与现有或将来医院要求的各种管理系统兼容。3系统功能需求序号子项目 名称功能模块功能说明1采购管 理子系 统采购计划管理年度采购计划申请/审批：提供年度采购计划申请和审批功能；采购预算查询：查询医院年度采购预算（一级、二级）清单数据功能；使用科室查询：采购计划按货物+使用科室，查询汇总或明细；查询年度采购计划需求申请书、可行性分析及效益分析， 查询各专业委员会论证情况资料、查询预算管理委员会审核资料及院长办公会、党委会的审核情况资料查询上级主管部门的预算审批文件，财政资金批复，信息化项目采购 批复资料（财务科）查询预算调整资料、紧急采购批复资料等采购计划申请/审批：年度采购计划申报后，新增采购计划的申请、审批功能；采购计划台账：业务科室查询科室采购计划申请单，采购计划台账审 批；2项目采购立项管理医疗设备采购：提供医疗设备采购立项、审批功能；常用物资批量采购：提供常用物资批量采购立项、审批功能；物资零星采购：提供物资零星采购立项、审批功能；装修修缮采购：提供装修修缮采购立项、审批功能；其他工程：提供其他工程立项、审批功能；集采目录内服务采购：提供集采目录内服务采购立项、审批功能；集中采购目录外服务：提供集中采购目录外服务采购立项、审批功能立项审批查询：采购立项审批表3采购需求管理需求汇总：提供汇总业务部门采购计划申请单，统一采购功能；采购需求审核：提供采购需求汇总单审核功能；市场调研表、专家论证、技术审查表、工程控制造价等进口产品采购申请/审批：提供进口产品采购申请、审核功能；采购需求台账：提供业务科室查询科室内采购需求单功能。4公开招标过程管理招标信息登记：在此登记招标信息，上传招标文件，对招标登记信息进行确认，查看招标文件审核记录；招标文件审核：提供招标文件审核功能；委托代理机构：提供委托代理机构采购方式结果确认功能；招标公告：提供招标信息公告功能；采购代表选定：提供采购代表选定功能；采购代表审核：提供采购代表审核功能；评标结果登记：提供评标结果登记功能；定标审核：提供定标审核功能。中标公告：提供中标结果公告功能中标确认：在此登记中标信息，确认中标信息，如废标也在此进行废标操作5院内采购过程管理专家库抽签：项目评审前按市场调研及采购评审专家管理规定要求抽取专家（要求设计随机抽签。专家库名单：市场调研与采购评 审专家库，由本院提供）院内比选：提供院内比选采购方式过程管理功能，包括采购文件编制、 采购公告发布或邀请函发送、现场评审结果确认、成交结果公示；.院内询价：提供院内询价采购方式过程管理功能，包括被询价对象确 定以及通知发出、询价小组成员选定、成交供应商确定；院内议价：提供院内议价采购方式过程管理功能，包括议价采购公告、 谈判结果提交与审批、成交供应商确定、成交结果公示； 直接采购：提供直接采购结果登记功能。6采购验收及评价采购验收：提供采购验收功能，包括医疗设备或其他设备采购验收、工程竣工验收、后勤物资采购验收。供应商评价：在此对采购的供应山进行评价代理机构评价：在此对采购的代理机构进行评价。7准入管理准入申请登记：由业务部门对项目代理机构和供应商库提出准入申请准入申请审核：对业务部门提交的准入申请进行审核准入结果登记：对业务部门准入结果登记确认准入结果审核：对业务部门提交的准入登记结果进行审核准入申请台账：查询业务部门的准入申请单8采购综合查询采购监察：在此查看各个采购状态的数量及明细列表，以便单位采购 管理岗了解各状态的工作分布，以便合理安排工作或者督促完成工作 采购预算下达情况：在此查看本单位执行方式为“采购执行”的内部 预算批复指标下达情况、采购情况、合同签订情况等，以便联系或督 促相关岗位完成采购指标的下达采购一览表：供单位采购管理岗查询本单位的所有采购记录9采购基础数据供应商库维护：维护供应商库以及供应商信息预选供应商管理：维护预选供应商信息代理机构管理：对代理机构进行增、删、改、查以及禁用及启用操作评标专家库管理：维护评标专家信息10合同管 理子系 统合同签审合同起草：在此录入合同草稿信息合同审核：在此对合同草稿进行审核操作合同签署备案：在此对已经审核通过的起草合同进行备案操作合同备案确认：完成合同审核的功能。11合同台账合同台账：查询单位内合同信息，并对合同单进行操作处理。合同结转：是指将合同中未使用的指标进行结转，释放其未占用的指标额度，并为合同增新的指标。合同模板维护：在此对单位内模板合同进行维护合同变更申请：对合同变更进行相应申请。合同变更审核：在此对合同变更单进行相关操作。12合同执行合同支付：根据合同实际情况，对合同各阶段进行支付操作保证金管理：记录收缴质保金/质保函和履约保证金/履约保证函收缴 和退还的情况。合同结项申请：对履行完毕的合同进行结项操作。合同结项确认：对合同结项申请确认无误，同意结项。合同纠纷处理：对于合同存在纠纷的合同进行进行处理合同纠纷处理审核：对于合同纠纷处理意见审核合同执行跟踪：查看每条合同的合同进度、合同付记录、合同使用指 标信息功能。13合同查询U .合同执行预警：对合同未按照合同付款时间支付的合同进行预警操作。合同执行分析：统计合同每月执行情况