人力资源管理体系程序文件控制程序.docx
武昌船舶重工有限贡任公司人力资源管理体系程叙文件HR/WS P-4.3-01-2022文件控制程序（共7页）修改记录修改单号换页页码换页人/日期1.目的确保人力资源管理体系所要求的文件得到有效控制。本程序规定了文件的分类及其生成、使用、管理、作废的控制内容和要求。本程序合用于公司人力资源管理体系所要求的文件的控制。3 .术语和定义本程序采用人力资源管理体系手册、质量手册、质量管理体系要求中的术 语和定义。4 .职责4.1 人力资源部负责组织人力资源管理手册和程叙文件的生成、使用和管理，负责人事政 策法律、法规性文件的管理。4.2 党政办公室负责公司接收外来文件及公司生成文件的管理。4.3 各单位负责本单位人力资源管理所需文件的生成、使用和管理。5 .工作程序5.1 文件的分类公司人力资源管理体系所要求的文件分类如下：a）人力资源管理手册（含人力资源管理方针、目标）；b）人力资源管理体系程叙文件；c）作业文件；d）与人事有关的法律、法规；e）各种汇报、分析、总结和报告等沟通信息及会议记要等资料；f）记录。5.2 文件的生成5.2.1 文件生成的控制内容有编制、审批（评审）、发布，确保文件是充分和适宜的。5.2.2 人力资源管理手册由人力资源部组织编制，经公司评审组评审，由管理者代表审定， 总经理批准后发布。人力资源管理手册应有文件号、版本号、受控标记及编号。5.2.3 人力资源管理体系程叙文件由人力资源部组织编制，单位主管审核，经公司评审， 管理者代表批准后发布。程叙文件应有文件号、受控标记及编号。5.2.4 人力资源管理作业文件由公司人力资源部编制，单位领导审核，管理者代表批准， 必要时相关单位会签，管理者代表批准签发，由党政办公室统一编文号并印发。5.2.5 各单位所需的内部人力资源管理文件，参照武昌船舶重工有限责任公司公文处理 实施细则编制，由单位领导审批（必要时经相关职能处室会签），并编发文号后印发。5.2.6 电子文件由各单位生成。5.2.7 记录的生成按记录控制程序规定执行。5.2.8 凡不编文号的各种汇报、分析、总结和报告等沟通信息及会议记要等资料，要标明 编制单位、编制人、批准人及日期。5.2.9 当组织机构、内外环境等发生变化时，原文件归口管理单位应及时评审与更新相关 文件，并再次批准。5.3 文件的使用5.3.1 各场所使用的人力资源管理体系所要求的文件应是合用的版本。使用过程中应注意 文件标识，防止混用。5.3.2 文件持有人应学习、理解、掌握文件内容，遇到疑难问题要弄清，防止盲目使用。5.3.3 文件持有人在使用过程中，应妥善保管文件，防止损坏或者丢失文件。不许在文 件上作记录、自行划改，保持文件清晰。5.3.4 单位或者个人查（借）阅人力资源管理文件时，应办理登记手续。5.4 文件的管理5.4.1 发放：文件应发放到各使用处。5.4.1.1 人力资源管理手册、人力资源管理体系程叙文件、人力资源管理作业文件由人力 资源部发放，建立发放记录。凡发给公司各单位和有关人员的文本均为受控文件。作为 信息资料发给顾客或者上级机关的文本均为非受控文件。各单位均应建立人力资源管理 手册、人力资源管理体系程叙文件、人力资源管理作业文件持有人台帐。5.4.1.2 公司发布的人力资源管理文件、外来的人事法律法规及人力资源管理文件，由党 政办公室发放或者转发，建立发文记录。各单位建立收文记录。5.4.1.3 各单位发布的内部人力资源管理文件的发放和未编文号的资料的发送，均应建立 发放记录。5.4.1.4 其他相关方发来的人力资源管理文件，由接收单位登记，需转发的应转发。5.4.2 文件的复制5.4.2.1 人力资源管理手册、人力资源管理体系程叙文件、人力资源管理作业文件不许复 制。人力资源管理文件的复制应经单位领导审批，复制件应编号，纳入发文记录，视 同原件管理。复制保密文件应办理保密审批手续。5.4.3 文件的保管5.4.3.1 人力资源管理手册、人力资源管理体系程叙文件、人力资源管理作业文件由各领 用单位和持有人妥善保管。5.4.3.2 各单位发布的内部人力资源管理文件，由各单位编制现行有效文件目录，每年发 布一次，安排专人保管文件及其审批原稿。5.4.3.4 其他相关方发来的人力资源管理文件，由接收单位保管。5.4.3.9 电子文件，由各生成单位保管。5.4.4 文件的更改5.4.4.1 人力资源管理手册的更改，由人力资源部组织，按人力资源管理体系手册规 定执行。5.442人力资源管理体系程叙文件、人力资源管理作业文件的修改，由提出单位填写“程 序（作业）文件修改单''（见附录A,规定的附录）“建议修改内容”栏，经单位领导签署 后送人力资源部，人力资源部领导签署意见，经公司管理者代表批准，由人力资源部组 织修改。5.4.4.3 公司和各单位发布的人力资源管理文件，由原承办/编制单位负责组织修改。5.4.4.4 上述文件的更改方式采用修改通报、换页或者换版。a）修改通报：通用性更改时，采用修改通报方式，文件持有人负责将修改通报放置在 文件首页。b）换页：局部更改时，采用换页方式，文件持有人负责换页，填写修改记录，并在新 换页上作出,、（i=1 , 2, 3,修改次数）的修改标记。c）换版：文件有重大更改或者重新排版时，需要换版。人力资源管理手册和人力资源 管理体系程叙文件、人力资源管理作业文件由人力资源部组织换版。换版的文件应按文件 的生成规定，重新进行审批签署。5.4.5 文件的状态标识5.4.5.1 人力资源管理手册、人力资源管理体系程叙文件、人力资源管理作业文件应按本 程序522、和525进行管理状态标识。文件更改后，应在“修改记录”栏进行更改状 态标识。5.4.5.2 电子文件由各生成单位按产品电子文件归档和电子档案管理办法进行管理状 态标识。5.4.5.6 记录，由各生成单位按记录控制程序的规定进行管理状态标识。如出于某种目的而保留的作废或者过期文件，应做好管理状态标识。1.5 文件的作废1.5.1 回收1.5.1.1 人力资源管理手册、人力资源管理体系程叙文件、人力资源管理作业文件换页或 者换版，由各领用单位负责及时收回原件。1.5.1.2 各单位发布的内部人力资源管理文件作废时，由各单位负责收回原件；其他文件 由各单位负责回收。1.5.2 销毁1.5.2.1 各单位回收的作废的人力资源管理手册、人力资源管理体系程叙文件、人力资源 管理作业文件，送交科技部，由科技部负责销毁。1.5.2.2 各单位收回作废的内部人力资源管理文件，由各单位自行销毁。1.5.2.3 科技部收回的作废和失效人力资源管理文件，应按产品图样和技术文件管理规 定进行销毁。1.6 保密文件控制还应执行公司保密规定。6 .记录6.1 "程序（作业）文件修改单"（附录C）由人力资源部保留四年。6.2 人力资源管理手册、人力资源管理体系程叙文件、人力资源管理作业文件发放记录， 持有人台帐，由各单位实施动态管理，保留现行有效记录。6.3 各单位的收文记录、发文记录、持有标准的台帐由各单位保留四年。6.4 人力资源管理文件目录由编制单位保留二年。7 .相关/支持性文件HR/WS- M-01-2022人力资源管理体系手册附录A：程序（作业）文件修改单年号程序（作业）文件名称：更改方式修改通报换页口换版建 议 修 改 内 容建议人：单位领导：年 月 日年 月 日人力资源管理会同起草单位意见承办人：人力资源部领导：年 月 日年 月 日分 管 领 导忌 见签名：年 月 日
