河北协盛粮油贸易有限公司采购与付款环节内部控制问题研究.docx

本科论文摘 要在我国谷物、油类和农副食品一直以来都是生活必需品，消费稳定，具有数量大，种类多的特点。此外，谷物、油类和农副食品也已经形成了一个完整的国际贸易销售市场，逐渐成为农产品的主要进口国和消费国。对于粮油贸易制造业来说，采购和支付环节是整个生产和加工管理方法中相对薄弱的环节。采购成本占公司固定成本的很大一部分。购买和付款链接也是最容易出错和贪污腐败的环节之一，一切小失误都会给企业造成巨大损失，因此，应完善粮油贸易制造业采购与支付环节的内部控制。 本文着眼于相关的基础理论，整合了自身的实践活动，并讨论了河北协盛粮油贸易有限公司采购和付款内部控制系统的现状：系统认识不足，供应商选择不科学，绩效评估不充分，以及不完整的采购和付款信息化计划。在此基础上，文章明确提出了协盛粮油贸易有限公司采购与支付内部控制计划的提案，用以完善该计划达到降低采购总体成本，增强企业核心竞争力的目的。关键词：粮油贸易；内部控制；采购与付款 AbstractGrain, oil, agricultural and sideline products have always been necessities of life, their consumption is stable, and has the characteristics of batch and diversity. any little mistake could make the company suffered huge losses, so we should strengthen grain and oil trade industry purchasing and payment internal control. Based on the related theory, combined with their own practice, discusses the Hebei association filled grain and oil trade co.LTD. purchasing and payment internal control present situation, it is concluded that full association, grain and oil trade co.LTD. Of procurement strategies for the existing deficiencies and causes, such as internal control unreasonable cognition does not reach the designated position, supplier management, performance evaluation of inadequate and purchasing and payment information construction is not perfect.etc. based on this, this paper presents a full association, grain and oil trade co. LTD. Purchasing and payment internal control scheme optimization Suggestions, in order to achieve reduce the comprehensive cost of the procurement and enhance the company's competitive advantage.Keywords: Grain and oil trade; Internal control; Purchase and payment; adv引 言中国一直是粮油贸易的大国，十几亿的人口决定了我国粮油贸易的重大体量，是世界上最大的粮油进出口国家之一。随着经济全球化发展，越来越多的国际粮油贸易公司进入中国，凭借其丰富的经验以及成熟的管理和经营策略，已经逐渐在国内粮油贸易市场占据了一定的份额。在市场竞争越来越激烈的环境下，国内的粮油贸易公司应当重视企业的内部控制，以求能够在激烈的市场环境中获得稳定的发展。尽管采购和付款内部控制近些年被公司广泛接受并执行，但了解和执行的不一样，导致基础理论明确提出与身体力行不同歩，行动远远地落伍于基础理论，那样就造成采购和付款内部控制通常沒有想像中的好。因而文中从本身工作经验考虑，重点对粮油食品貿易的采购和付款内部控制开展剖析和总结。采购成本在粮油贸易中往往占到总成本的二分之一甚至更多，采购和付款方法转变是否适当决定了企业采购成本能否降低。本文的研究能够降低协盛粮油贸易有限公司的采购成本，加强内部控制，提高整体效益，能够促进该公司的进一步发展。本文利用网络以及图书馆收集大量关于内部控制的资料，分析整理采购与付款环节的内部控制理论，了解其相关知识点。分析内部控制的相关理论，并对内部控制中的采购与付款内部控制进行重点研究。通过理论分析再结合河北协盛粮油贸易有限公司内部控制的实际情况分析该公司采购与付款中存在的问题。并参考前人对采购与付款的研究，针对河北协盛粮油贸易有限公司的实际情况提出优化建议。J. Candreva（2018）对企业在采购管理预算方面所涉及到的内部控制的相关理论进行了研究1。 E.McVay（2015）对上市公司的内部控制中存在的缺点进行了分析，发现在内部控制所存在的缺点中会计的职责划分不明确、程序不规范占了很大的一部分原因2。Anoka Jokai （2013）认为公司在发展的过程中，必须选择适合本公司发展需要的控制体系，必须考虑到公司所承受的风险3。对于内部控制理论的科学研究，中国学者也做出了许多贡献。程新生（2015）从内部控制和组织结构两个层面明确提出，公司应以科研和经营为关键，以监管控制为桥梁，然后建立与内部控制相适应的整顿内部控制体系。公司的发展为了提高管理效率和运营效率，我的目的是促进内部控制法规的发展趋势。谢志华（2016）指出，内部控制是由公司操纵风险的概率引起的，并在整个发展趋势中逐渐引起。此外，他指出，内部控制，公司治理结构和风险管理与控制这三个理论框架不仅是简单的理论，而且是公司必须处理的难题。并在总结历史时间事例和理论逻辑推理的基础上，将这三种理论进行了融合，发现了这三种理论之间的相关性，并做出了相对奉献的精神，完成了管理机制的整合，以防止管理理论的产生。管理方法系统交叉，重复情况。于增标（2015）对亚新科集团内部控制系统进行了科学研究，发现要做好内部控制，不仅要坚持实事求是，而且要坚持实事求是注意设计方案和实施过程中存在的缺陷，建立集成的内部控制系统的思想，逐步完善内部控制系统。 刘玉明（2017）主要剖析了企业在回收环节的内部控制，这显而易见的提出了健全企业集团釆购与付款步骤内部控制审计，要保证以流程管控为中心对内部控制审计提升审计沟通交流，提升各单位的信息交流实际效果和高效率，推动各单位改进措施的贯彻落实，提升采购与付款内部控制审计的实际效果。本科论文1 内部控制理论概述1.1 内部控制内涵内部控制被定义为确保成功完成企业的发展计划，科学的资源分配等，以对企业内的主题活动进行单独、公正的监督和评估4。企业将内部控制视为所有正常运营的核心水平，也是操纵企业运营规则和规章的关键方式。企业内部控制的关键应用是顺查法、审阅法、分析研究法、效益评价法、逆查法纪抽查法。核心任务要参考企业需求明确，另外内部控制对于不同企业来说也存在明显的不同。内部控制是企业正常运行的前提，这有助于企业全面改善其管理水平，并避免业务风险。科学地研究企业内部控制规章制度的发展历史，其初步发展趋势与会计基础知识密切相关。企业内部控制的早期阶段是通过会计操纵进行的。在企业的正常运转中，会计内部控制系统软件成为企业监督的核心方法。企业必须确保内部财产会计的安全性，以防止由于企业错误或失误造成的会计困难。另外，必须确保会计数据信息真实、准确。采购与付款业务是指公司外购原材料和物资等商品并支付相应价款的行为。采购与付款内部控制是由公司股东会、董事会、监事会、经理层和全体员工共同实施的控制程序的过程，采购与付款内部控制的目标是保证采购与付款业务活动符合法律法规制度，保证采购与付款业务活动的资产安全，保证采购与付款业务活动财务报告的真实性和完整性，保证采购与付款业务活动效果和效率的提高。保证公司战略目标的实现5。为了控制采购与付款业务客体，就必须针对采购与付款业务活动的各个流程，建立起采购与付款业务内部控制制度。设计一套采购与付款业务流程各个环节相互联系、不想牵制的方法和程序，使采购与付款业务能够按照公司的战略目标，有秩序和有效率地进行6。1.2 内部控制的构成要素根据COSO的内部控制结构，系统软件通常包含五个内容。这是一种详细的方法，通常包括解决方案及其应用的整个过程。它分为以下五个部分：第一，自然环境控制，这不仅是控制公司自然环境的关键因素，而且是其他内部控制因素的首要任务，是创造企业文化和艺术的基础。公司结构的建设为了维护秩序，在某些情况下会损害内部控制的实际效果和企业全体员工的意识；第二，主题活动控制，主题活动控制有利于实现企业目标和企业风险管理方法。关键包括所有高级管理人员和企业的所有部门，通常包括商品和信息控制、不同部门的管理方法、绩效评估以及工作职责分类；第三，风险评估，它对负面因素进行了详细的分析和评估。上述负面因素对于开展与实现公司目标有关的业务管理科学研究至关重要，而管理风险是上述负面因素的具体内容。第四，信息系统软件与通讯，信息与通讯表明，信息与交流表示企业根据现实需求确定科学的模式，获取准确的数据和信息内容，并进行相对的交流与互动；五，监督，监督是控制、跟踪和调整内部控制结构以及企业控制进度的一种方式，关键的总体目标是激发内部控制的实际效果，最后为管理人员展示服务项目。通常有必要对一段时间内的内部控制质量进行评估。1.3 采购与付款内部控制主要环节采购与付款的内部控制一般分为以下几个环节，分别是编制采购计划、请购、供应商选择、确定价格、采购验收、采购付款。编制采购计划是指企业在生产粮油时对原材料进行采购时，所进行的编制计划，它的内容一般包括采购的多少，采购的地点等。请购环节是根据正常的销售计划结合库存情况推导来的，同时也需要根据供应商供应能力和供应价格变化、营销活动需要进行分析，经过综合考虑之后制定的计划。供应商的选择主要指的是本企业对供应商进行采购自己所需产品的合作公司，对于供应商我们应将信誉程度良好的公司作为首选供应商之后确定价格，主要就是确定采购原材料的价钱。采购验收阶段针对公司来讲最重要的是要确保应急物资的总数及其品质，仓库保管员先将配送种类、总数等內容与订单信息所列內容开展核查，随后出具手工制作出入库单、质量检验进库通知单，质量检验人员查验后，出示质检报告。针对达标应急物资，保管员将质检报告和质量检验进库通知单一起传送给记账员。针对不过关原材料，存放人员可依据质量检验人员的确定现场拒绝接收。针对付款阶段，企业的财务会计单位在经办人员付款业务流程时要查验办理手续是不是齐备、请款单上的收款方名字、银行账户等新项目7。全部经销商、客户的账户正常情况下应只有一个活动帐户可以运用相关账户的变动并应获得该企业书面形式的合理盖公章确认函并经公司有关部门认同，不应用的账户还应冻洁。采购付款经办人员后，付款单据交给制证财务会计开展做账解决。最终由特定财务会计编存款余额调节表，追踪未达账项。2 河北协盛粮油贸易有限公司采购付款环境内部控制现状河北协盛粮油贸易有限公司成立于2011年11月08日，注册地位于河北省邯郸市复兴区邯武路北侧、圣井岗西侧，法人代表为郑荣英。业务范围包含食品油（全精练）散装、生产制造、销售；塑胶制品的生产制造与销售。企业崇敬“安稳、努力、义务”的企业理念，并以诚实守信、双赢、开辟经营管理理念，造就优良的公司自然环境，以全新升级的管理机制，健全的技术性，周全的服务项目，非凡的质量为存活的根本，一直坚持客户至上,服务至上于客户。坚持不懈用自身的服务能力去打动客户8。2.1 采购与付款机构设置情况河北协盛粮油贸易有限公司原材料和辅助材料的采购与付款，物资的仓库储备配送工作，都是由供应部监督9。采购原材料和辅助材料对公司销售发展方面有着很大的促进作用，大致有这样三个阶段，第一，生产阶段，采购大量的原材料和辅助材料能够在生产方面达到最大化，生产出更多的产成品，最主要的就是能保证供给，解决因为库存商品不足的方面数量；第二，销售阶段，使用优秀的销售人员，让这些销售人员能在他们擅长的领域进行销售，这些优秀的销售人员使用他们的技巧、方法进行销售能让主营业务收入大幅度增加；第三，循环阶段，用收入过来的钱进行原材料的采购，再生产，销售，购买如此的循环下去。如此，每个环节都将会变得尤为重要，这样就能突出采购体系的重要性，在将分级管理方法运用到管理供应商上，就能让采购职能围绕公司的竞争策略开展10。图2.1 供应部组织机构该企业采购部组织架构如图2.1图示。该部在近些年的工作中发展趋势中，愈来愈重视组织建设，这么多年不但采购管理流程定编产生的比较健全，并且管理方法和信息基本建设方位上也得到了挺大发展，种种行为都为采购工作的事后奠定了非常好的基本。2.2 采购与付款管理体系该公司采购与付款管理体系如图2.2所示：图2.2 公司采购管理体系该公司供应部供应商管理流程如图2.3所示：该图展示了对供应商的采取和任用。当我们采购人员要进行材料采购时，首先就是确定所选择的供应商，从开发多个供应商开始，接着考察这些供应商，将它们进行筛别，挑选出合适的供应商，接着对选出来的供应商对他们的材料进行筛选，选出原材料较好的供应商，将它们作为以后本公司的材料采购对象，以上就是原材料的供应商管理流程。图2.3 供应部供应商管理流程国内的粮油市场竞争在近几年变得异常激烈，这个时候对公司运营情况影响最大的就是供应部业绩效率问题11。供应部常被公司高层关心的问题主要是它采购的状况，供应部是一个公司最重要的组成部分，它可以向公司上报原料市场的走向趋势，并及时对不断上升的成本采取有效降低的措施，随时缓解公司因为资金不足而产生的巨大压力，并从各个全面支持公司。以确保其后向一体化的完成12。在公司中，供应部的地位对比前后两个发展时期是不同的，变得越来越重要，实施采购和付款内控的计划，也因为这些变得容易了一些。河北协盛粮油食品贸易有限公司的供货单位在前两年明确提出并实施了购销内部控制计划。不同的管理方法和和审核的目的。多元化发展趋势是基于基础和基于战略供应商的供应商。他们的商品供应需要大量份额，他们必须在三年内与他们签署协议。在接下来的两年中，采购内容已逐步扩大。长达17年的采购和支付内部控制管理条例主要解释了供应商和企业之间长期合作的必要性。在采购和支付内部控制业务流程中具有功效标准和具体指导13。3 河北协盛粮油贸易有限公司内部控制存在的问题采购和付款内控不同于学术界的一般认知，在协盛粮油贸易有限公司包括主管在内的公司员工，针对采购和付款内部控制的定义的了解也都有叫法，通俗化而言是“为資源发展平稳的交货方式，使全产业链的竞争能力获得提高”，该企业与供货方式平稳并在社会发展中具备一定的公司知名度的经销商创建优良长期性的互惠互利合作关系。针对采购和付款内部控制的了解不一样，所了解的方式也不一样，在最开始的供货方案中，设定目标不一致，在采购全过程中，对于进行有效采购和付款内控进度，策划缺少长远眼光14。总结出来要解决以下存在的问题。3.1 内部控制的认知能力不深刻企业对供应商采用的分类管理方法，每种物料类型都与生产地点以及战略相对应。因此，一些员工认为采购和付款的内部控制只是基础和策略的一方面。在供应商场所进行采购导致实施范围不足。实际上，采购主题活动必须符合不相容职务相分离的原则。采购步骤中的成本预算应与审计，审批和执行，批准和记录工作分开。同一交易主题活动的重要链接无法由一个人操作成立。采购的每个阶段都必须不断完善采购记录的规章制度。企业内部审计部门需要对仓库收据，购置税收据等相关文件进行认真核查，可以选择定期或定期进行审核。只有提高采购主题活动每一步的认知能力，才可以提高采购水平15。3.2 供应商管理不合理此外，采购和付款内部控制的理论基础不科学，执行不明确，执行意见不统一。通过对销售市场中供应商的调查，公司比较了每个供应商的基本信息，并从中选择了质量好，价格低的供应商。供应商总数通常需要三个以上。采购中还必须使用各种基础知识，例如ABC分析方法，以使采购主题活动更有效。然而协盛粮油贸易有限公司的部分员工对此并没有充分的认识，影响了企业的采购活动。第一，对供应商没有进行分类管理，应当挑选出各种各类的供应商例如：潜在供应商、合格供应商、跨分公司供应商管理和临时供应商。没有对不同阶段时期原材料的采购目标进行选择。第二，在经过长期的合作，公司应当对这些供应商进行评判，对于原材料在供应时间上从来不拖拉和商誉程度一直保持在较高的供应商自然而然在公司内的地位就会晋级，相应的供应商地位保持不变16，运用的是晋级和淘汰的规则。3.3 绩效评定存在不足每年绩效考核的总体目标并不完善，并且考核中包括的类型和职位也很少。因此，必须建立详细的采购和付款绩效评估方法管理系统。采购成本预算的财务审计水平非常不足。协盛粮油贸易有限公司的审计部门没有解决此问题，无法合理地发挥采购和支付业务流程的内部监督作用，促使内部控制采购和支付业务流程的系统监督更加严重，不能与企业的具体情况紧密结合。3.4 采购与付款信息化建设不完善企业在信息化管理层面资金投入不足高度重视，信息系统不健全，数据信息缺少，造成数据分析不精确、问题反馈不立即，营销人员平时所必须解决的事情总数增加。该公司供应部信息系统架构如图3.1所示图3.1 供应部信息系统架构在使用的单位上就是物质需求申报平台，接着在供应部方面就主要分为决策支持系统、管理信息系统和采购过程信息化三个部分。决策支持系统主要说的是供应商绩效管理，该部分说明了所选择的供应商在决策人对于这些供应商他们在公司内的地位。接着就是管理信息系统，它说明了这些供应商在供应部平台进行审核，就是高层人员筛选；接着结束采购过程信息化，也就是说确定供应商后对于这些信息采购人员在网上进行采购的过程。上述的三个部分就可以在供应商和供应部之间进行信息的互换，供应商可以看到他们的销售对象的相关信息，而供应部也可以获取这些供应商的信息17。当然此信息化系统中缺乏采购预算审计独立环节，并且在库存管理体系上没有进行设计，同时对ERP的采用不足。4 完善河北协盛粮油贸易有限公司内部控制环境的对策4.1 加强内部控制的认知协盛粮油贸易有限公司的采购与付款的内部控制需要进一步改善，然而随着对内部控制的调整，采购和供应的方式也会发生变化。这就需要相应的采购人员以及核审人员能够具备专业的素质18。因此，人才是采购部门不可或缺的重要因素所在。只有具有相应理论知识，懂得相应技能的采购与供应人员才能将理论知识运用在具体方案中，使公司在竞争中获得有利地位。一般而言，采购员的成长主要经历几个阶段：第一阶段是无特别资历，只是对订货物资进行登记；第二阶段是无特别资历，可以对特定产品进行采购；第三阶段是需要正规学校毕业，可以参与采购以及交易谈判；第四阶段是具备商务资历，可以对具体物资进行谈判、采购以及规划；第五阶段则是需要具备较高的学历以及相应的商务资质，可以对公司的采购进行战略规划。另外，只拥有专业学识和实施案例是纸上谈兵，学校所学到的不过是为以后进行更加专业的知识技能打下基础，在工作岗位中要进行进一步学习，培养更具体、专门的技能。因此，需要进行管理理论和专业技能的培训。按照采购和付款内控的人员配备，实行统一的战略目标，支持采购的正常运转。供应部的员工，要根据采购和付款内控所需的各方面信息，有针对性的对每名员工进行理论、方式方法上的培养。4.2 建立完善的供应商管理系统完善的供应商构成明确选购和付款的内部控制是取得输赢的概率。供应商与原材料规格型号和服务水平一一对应。在选择供应商时，要融合市场的需求，高度关注公司的发展战略发展趋向。选择具备充足資源和优质服务的供应商开展综合性选择19。除此之外，供应商的综合能力也是搭建供应商集团公司构造的重要因素之一，影响因素还应考虑货运物流区是否方便运输以及资源是否充足。总体而言，应遵循以下标准：首选大型企业，供应商彼此靠近，首选接近原材料来源且可以依靠自己的供应商。首选符合当前标准的供应商，可以选择几个或单个供应商进行交付。建立供应商组的结构，首先分析供应的精确定位，无论是物料耗尽还是生产输出突出显示，以及与物料需求一一对应。将来，材料供销市场的特征也将被掌握。具体情况，确定合适的供应商总数，明确主要供应商的区域覆盖范围，然后选择供应商总数。在实际实现中，必须详细掌握每种材料，而不仅仅是某种类型的材料。必须熟悉包括大型企业在内的材料制造行业中供应商的详细信息，并进行当前供应商的选择。制定长期供应商合作的总体目标，并制定合适的计划和方案。过去的习惯性逻辑思维认为顾客销售市场，使好几家供应商开展市场竞争，使买家在价钱中得到有益影响力，可是好几家供应商并不宜全部企业的应急物资要求。好几家供应商互相竟价不但将会造成品质水准不够，资源成本没法节省。常说的资源包含原材料成本、运送成本、用工成本、运营成本。传统式上，企业与供应商存有着市场竞争的短期内沒有确立标准的合作关联，采购方与供应商的买卖是非合作的方法，一方所盈利另一方终将损害。采购方经常根据推诿扯皮，或是在不一样供应商当中开展分批号选购操纵采购总数，使供应商中间互相减少价钱，使企业可以以更特惠的成本价得到品质更强的资源。所以买家与卖家展现一种互相砍价讨价的非合作博奕关联。长期性贸易的合作模式获得进度，对供货商与采购企业间产生更加方便的交流方法出谋划策。在传统式的贸易方式中，买卖彼此的沟通交流由购方操纵彼此的交流主导权，卖家交流只能接受而没有输出，信息没法获得共享。在兴盛的贸易方式中，信息往来发达，彼此能够从商品的设计方案刚开始时制订可行性分析较高的技术规范，制订高效率的生产规划。企业在对应急物资的采购，必须将每个月的采购开展整体规划，随后交由责任人签名，经企业财务部审批费用预算后，交由供货中心承担。供货中心融合本年度采购方案和要求方案等要素，制订采购方案，由加釆购中心责任人审核后实行。必须留意的是对应急物资采购与付款的内部控制主题活动按步骤优化，将内部控制的责任落实到每个采购与付款的部门中，并确保各部门在进行采购与付款内部控制时可以互相融洽、相互合作，确保内部控制主题活动的合理的执行。4.3 绩效评定不足的问题解决对于绩效评定存在不足问题的解决方案有四点：第一，增加绩效方面的培训，增加员工对绩效考核的重视。第二，制定清晰明了的绩效考核规则。监督员工按照规则工作。第三，规定使用统一的绩效计算方法，确保计算不出纰漏。第四，根据本公司的实际情况和各种职位的特点制定适合此职业的考核方式。每种绩效评估方法都有其自身的优缺点。因此，选择合适的方法至关重要。绩效考核经理应学习和培训机构考核人员各种考核方法，充分把握每种考核方法的特点，并结合企业的实际情况选择合适的考核方法。4.4 完善信息化系统建设第四代科技革命及信息化，这次改革正在进行时。针对采购工作中，信息化使传输数据更为便捷、储存范畴更将精确、按时，电子数据利于储存。图4.1 改进后供应部信息系统架构工作人员的流动性不容易推动数据信息的流动性，信息化提升了每个部门可以更为高效率的工作中，信息化的必要性更反映各制造行业的业务流程范围获得专业化、系统化的发展趋势，提高企业采购效率的进一步提升。结 论粮油农副产品作为人们生活的必需品在国内经济市场中占据着重要的地位，然而在经济全球化，市场竞争越来越激烈的环境下，国内的粮油贸易企业要获得稳定的发展就需要不断的改善自身所存在的问题。同时也需要适应市场的变化20。一直以来，尤其是一系列全球性大企业会计龌龊事和经营失败恶性事件爆发之后，相关内部控制的科研和法律法规行動深受国际社会的重视。在我国也不列外，新会计法和财政部、中国证监会、国资公司等单位依次根据的法律法规或规章制度标准都规定企业建立健全内部控制。殊不知，从具体工作经验上看来，企业内部控制是不是可以充分发挥并不取决于其中控制度规章是不是详尽或全面，只是在挺大水平上在于控制环境的优劣。现阶段，在我国企业的内部控制环境的情况令人担忧，存有许多问题。要提升企业的经济收益，务必建立健全企业的内部控制管理体系，特别是在内应当留意控制环境的基本建设。本文通过结合众多文献，以河北协盛粮油贸易有限公司为对象，进行了对供应链中采取采购和付款内控管理的各种方案进行了论述，过去采购研究中应急物资样版过度单一化的难题获得了处理，采购物件使用价值和优先水平的天平秤获得了均衡，思索了多种多样性，繁杂性和可变性等要素，定制了多种多样应急物资的采购计划方案，重视在集团公司方面的执行工作中，从供应商和顾客方两个层面制订了采购和付款内部控制的评定盈利的合理计划方案，并从信息化管理方法、构成结构及用工层面对采购和付款内部控制开展健全及其调节。参考文献1 Tianjin Li,He Zhang,Malin Liu,Zhiyong Huang,Hanliang Bo,Yujie Dong. 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