企业电子档案管理系统搭建方案.docx

企业电子档案管理平台建设方案大连恒智科技发展有限企业 定义约束著录保证录入数据的I规范。对于档案条目列表系统提供EXCEL的操作方式，顾客可以任意选择多种单元 格复制或剪切其内容到其他单元格中。并且可以将选中的单元格内容另存为其他 格式欧I外部文献。个性化的分组定义提供顾客自定义多层次的分组查看方式。系统提供七种批量处理功能：按字符位置替代、按字符内容替代、插入字符、 合并著录项、批量添加记录、替代为序列、字符格式化。四）档案电子化可以将扫描的原始档案文献上传至系统中，实现纸质档案电子化，电子化的 档案文献直接上传到档案管理系统对应的目录中。五）电子文献档案搜集1、支持电子文献上传到档案系统。2、支持OA、NC系统内word、pdf等格式文献数据及时流转入档案系统。六）音视频文献档案搜集1、建立视音频条目，并将原文献收录到系统、对重要的视频内容进行关键 词著录。2、支持导入音频MP3、MP4主流格式文献。3、支持导入视频MEPG、RMVB、AVI等主流格式文献。4、支持对导入文献进行关键词设置。七）档案搜集进度监控1、档案担当可实时监控和督导各部门的档案搜集状况，保证档案的完整性。2、支持下达邮件提醒，催促档案搜集进度状况。第三节档案整顿一) 档案整顿1 .对一文一件整顿支持撤件、调件、插件、系统批量整顿。档案通过搜集进入系统后，要对形成的各档案进行整顿归档。档案整顿分两 种方式，一种是老式立卷，一种是一文一件整顿方式。(1)归档文献整顿对已经搜集录入的档案进行一文一件归档，选择要归的档案与所归的档案目 的I库，将档案归到需要的档案里，形成归档文献。归档时可根据规定自己定义档 号规则，自动生成档号。支持预归档处理流程，流程由顾客自定义。(2) 一文一件文献整顿对已经按照一文一件归档方式归档的文献重新进行调整，包括整顿断号、撤 件、调整件号。(3)老式立卷按照老式立卷方式，对档案进行立卷，根据规定自动生案卷级与文献级记录, 顾客可以自定义档号生成规则。支持预归档处理流程，流程由顾客自定义。(4)老式立卷档案调整对已经按照老式立卷方式归档的档案案卷、档案文献进行整顿，包括案卷整 顿、案卷撤卷、案卷调整及义献整顿、文献撤件、文献调整、义献移卷、页数转 页号。2.支持单文献操作，支持多文献批量操作。二）档案保管1、针对档案类型、档案产生部门，系统自动生成保管期限和分类号。2、支持档案类型设定3、支持档案保管期限规则设定，并且档案类型与保管期限有对应关系4、支持分类号规则设定，并且档案类型与分类号有对应关系三）档案记录通过多种记录模式进行档案数据记录，并以图形进行展现打印。图形化记录，支持EXCEL表导出及打印。可以按规定规定制作并打印出多种的档案记录报表，档案运用状况记录。1、档案分类别记录按照单位名称、年度、档案类别、目录、记录出一种保留档案单位、一种类 别一种目录一年年度的档案记录项目、单位、年度、档案全宗号、类别号、目录 号、案卷号、年度合计，也可以一种类别合计。2、一种单位档案记录按照单位名称、档案类别、记录出一种保留档案单位的所有档案记录项目单 位、档案类别。本年增长、本年减少、实有数、逐年合计数。3、全档案记录记录出计算存储的全档案数，按照档案保留单位类别年度记录出每个年度的 档案数，及逐年合计时档案数，形成年度档案记录报表。第四节档案管理一） 档案运用记录对档案运用者、档案运用时间、运用次数、运用目的进行运用记录，运用人、 运用时间、运用次数、运用目的等等。档案运用状况记录。按照年度查阅档案保留单位，记录出年度档案运用状况记录，记录项目：查 档次数（查档单位数）、查阅档案数、运用效果（运用目的、工作调研等），数字记 录。以上各项目由档案查询和借阅登记自动合计产生，不必单独录入信息。二）档案库房管理图形化方式模拟展示实体库房密集架或档案柜布局、实体档案摆放状况，支 持仓库布局及档案柜基础数据维护。三）档案关键词管理在系统录入时自动生成关键词，可以全面地反应档案内容，支持关键词规则 设定。第五节档案运用一） 档案检索（1） OCR 识别：检索是顾客常常查询，浏览档案所必须的规定，迅速以便的检索有助于提高 顾客的效率，为此系统提供了多样以便的检索方式，以以便顾客在庞大的档案里 迅速检索到需要的档案。（2）复合检索由于档案条目日勺项目多，类型不一，检索起来麻烦，顾客要根据多种条件来 查询档案条目。复合检索就是这样一种好的检索方式，顾客可以选择多种录入项 目，并设置条件来查询。要检索的项目不固定，可以任意从档案条目中提取，检 索的条件也是多样的，包括：不小于、不不小于、等于、不等于、包括、不包括、 左（右）包括、空、非空等高级检索条件。这样顾客就能精确从档案中检索到需 要的档案。（3）跨库检索由于档案库类别诸多，有文书档案，科技档案等，检索的时候常需要从不一 样库里同步检索，为此跨库检索为顾客以便的从各个档案库中迅速检索提供了以 便。顾客输入想要的条件，可选择一种或多种库查询，或者直接检索，系统自动 从所有的档案库里检索出顾客需要的档案。（4）目录检索顾客在运用档案欧I时候，常需要迅速精确的从网上找档案，系统提供了目录 检索的方式让运用档案的I人迅速找到需要的档案。顾客可以输入将要查找内容的 关键字后，系统便会自动从档案库里找出相匹配的所有档案来。这样就给顾客查 找档案缩小了范围，检索档案也精确。系统支持多关键字检索。二）档案文献浏览在系统中集成office、音频和视频播放器等插件，提供在线浏览档案文献 的功能。三）档案授权1、电子档案的J “浏览”、“下载”、“打印”分离授权。2、支持角色分派，支持功能权限分派。四）档案公布档案信息公布，支持信息公布，支持消息分发。五）档案签批签字审批可提前在档案管理系统中申请，支持配置审批流程，支持邮件审批 和系统界面审批。第六节档案借阅一） 档案借阅申请在系统中提出档案借阅的申请，包括借阅用途，借阅的档案类型（电子、实 体），借阅时间、与否打印或下载等规定。管理员记录每次的借阅人姓名、借阅文献的有关信息、借阅时间以及设置借 阅人的借阅期限。另首先，还能用偿还管理对已借出的文档进行偿还管理，运用 催还管理检索到期未偿还的I文档，运用借阅记录查看所有借阅已偿还和未偿还的 文档状况。工作人员不需要再像以往那样手工整顿大量借阅卡，而是在计算机上 指定应偿还日期，便可检索出所有当日应偿还日勺文献日勺信息和借阅人日勺状况，因 此，通过借阅功能，将大大提高了工作人员的效率。对于实体借阅的登记表和效果簿顾客可以自定义报表。同步可以根据借阅目 欧I对运用次数进行记录，顾客可以自定义打印的记录表。二）档案借阅审批根据审批流的节点，进行档案借阅及I审批，审批人可对借阅人及I需求进行修 改，包括借阅的时间，打印和下载等需求。三）档案收回电子档案借阅到期后，自动收回，实体档案借阅到期后，系统以消息方式进 行提醒偿还。四） 实体档案借出和偿还实体档案借出和偿还时都通过条码扫描的方式进行。第七节审批流管理一） 自定义审批流程系统支持顾客根据自身需要，自定义业务流，流程的数量和节点可由顾客自 由制定。二）消息提醒业务流进入节点后，系统自动发送即时消息给节点的响应办理人。（二）企业档案数据资源建设方案第一节工作内容1、完毕纸质档案的整顿归档2、纸质档案转化成电子档案，在电脑中以便管理，检索、查阅及打印运用。3、数据备份4、工作完毕后，出一套适合我司的档案管理措施及规定第二节工作原则一）纸质档案整顿方案按照国家档案法和国家档案局整顿的10号令企业文献材料归档范围与档案 保管期限规定、归档文献整顿规则（DA/T 22-2023）等有关规定，为以便 档案日勺提供运用，对于各部门及下属单位行政收、发文、业务档案按照规范组合、 调整。1 .原文献时请示与批复是分开保管，现按规范将同一事件的请示、批复合 为一件整顿。2 .原文献未分年代、部门、保管期限保管，现按照规范将文献的年代、部 门、保管期限进行整顿。3 .原文献未加盖归档章，未袪除钉。现按照规范将文献进行袪钉，将一件 文献用不锈钢钉固定，加盖归档章并填写有关内容。4 .原文献未进行编码，现按照规范将一件文献按自然次序用黑色碳素笔进 行编码。5 .原文献未装入正规的I档案盒内，不利于档案保护和提供运用，现按照规 范将整顿后的档案装入档案专用档案盒中，并填写档案盒信息（全宗号、 年度、保管期限、类目名称、件号、盒号等）。二）电子档案转化方案电子档案转化需要完毕检索信息录入、原文献扫描处理。1、档案录入在档案数字化加工项目中，数据录入根据档案著录规则中著录项规定， 运用系统中的“数据录入”功能参照档案实体以盒为单位逐盒、逐件进行档案目 录信息的I录入。（1）著录时应尊重原文，不随便添加修改一种字符。（2）数据字段中在著录内容时不要随意增长空格。(3)标点符号统一使用半角空心符号。2、档案扫描扫描时按照扫描页页码的I次序对档案资料进行扫描，为保证档案影像文献的 扫描质量，采用彩色扫描，辨别率采用与200dqi,格式采用JPEG.。(1)根据档案幅面日勺大小和纸张状况，选择对应扫描仪，详细对不一样扫 描操作员对将整顿好的档案资料纸档案扫描的处理工艺如下：一般纸张：采用高速扫描仪进行持续高速扫描。破损纸张：如破损严重，且极不平整，则采用平板扫描仪完毕。字迹较浅(如铅笔字)：彩色扫描应调整扫描亮度、对比度。(2)扫描图像必须完整、不偏斜、不能出现扫描的图片缺乏页码或字迹不 清晰等。清晰度且与原件一致，不得漏扫、多扫。(3)扫描完毕每份材料后统一保留图片格式为JPEG。(4)图像文字清晰，便于清晰阅读。(5)图像正文区影响可懂度日勺杂质和非正文区应清除，不留文字版面外日勺 暗影，无干扰信息，但应遵照在不影响可懂度的前提下展现原貌。(6)图像尺寸应以实际尺寸为准。(7)对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，数字图像整体的偏斜度 不得超过0. 5度，不得出现图像的部分倾斜或扭曲而影响阅读的现象, 如原始材料存在部分倾斜，以页面中标题纠正为准。(8)处理后的图像内容必须完整，与纸质档案一致，图像居中、整洁、美观。(9)最终成品图像的I页数必须与材料页数一致。(10)材料必须按照分类编码原有次序摆放，不可反方、倒放(11)图片不可裁剪过重，保证原有尺寸比例。(12)扫描时候，材料必须摆放整洁，不可折边扫描，不可压边扫描。(13)图片看不清的时候，合适的调整亮度与对比度。(14)图象文献的命名：第一层文献夹以档号命名为全宗号-年度-保管期限- 类目名称，第二层文献夹以件号命名，件号文献夹内存储本件扫描图 片，扫描图片以自然次序命名。三)数据备份方案1、将通过验收时如下成品数据进行备份，保证数据安全，备份载体的选择刻录 光盘，一式两套进行备份.2、备份数据内容为扫描原件，及挂接后成品3、数据备份后在对应时备份介质上做好标签，以便查找和管理。四)档案管理规定及措施在工作中根据实际工作需要，从档案安全及规范角度，在电子档案完毕后为 我司制作档案管理措施如：档案搜集、归档、使用借阅、数据存储等。(三)应用及存储体系建设方案系统硬件设施选型首先考虑顾客的实际应用环境及应用需求，另一方面考虑 作为平台的硬件产品的功能和性能，第三要考虑国际国内发展的重要流行趋势， 第四要考虑也许采用欧I方略和技术手段，最终还要考虑项目投资概算及专业技术 人员日勺技术支持水平。应遵照如下原则进行系统硬件选型:目录一、建设背景3二、建设目的及内容3三、建设方案4（一）企业电子档案管理系统建设方案4第一节系统管理4第二节档案搜集7第三节档案整顿11第四节档案管理13第五节 档案运用13第六节档案借阅15第七节审批流管理16（二）企业档案数据资源建设方案16第一节工作内容16第二节工作原则16（三）应用及存储体系建设方案191 .网络环境的构建要保证系统和数据日勺安全、可用，数据传播的畅通;2 .扫描设备的选择要考虑功能和技术参数的先进和操作的简朴、高效；3 .服务器选择要考虑系统和数据的安全可用，运行的高速稳定；4 .存储设备的选择要考虑备份方略的完整和未来数据增量的扩容；5 .考虑对既有的投资的保护，在充足考虑以上设计原则的基础上，还需着重 考虑已经有设备的投资；6 .在品牌方面要考虑既有主流品牌的可用性以及未来国产品牌的替代性，保 证系统和数据时可移植性，推荐使用国产品牌。一）网络环境选择系统应建立在独立、安全、畅通的I网络上，整套系统都在统一的网络机房安 全防护内，中心机房内应布署有防火墙、防病毒网关、入侵检测设备等网络安全 设备，网络日勺访问也应配置对应的安全防护系统，保证系统和数据安全。二）影像扫描设备影像扫描设备是支撑系统进行电子档案采集的硬件设备，应满足如下规定：工作状态下，单页采集时间不超过10s 持续扫描速度应不低于每分钟15页辨别率不低于200dpi 支持 SCSI、USB 或 IEEE 1394 等接口支持JPEG图片输出格式参数型号见表1：设备类型技术参数高拍仪产品型号:M1360扫描类型:双平台扫描：ADF自动送稿扫描+平板扫描扫描技术:双面彩色光敏传感器（CIS）光学辨别率：600 DPI光源:LED扫描模式:黑白、灰阶、彩色三种扫描输出扫描区域:ADF最大:216 x 356mm （A4加长）ADF 最小：50 x 63. 5 mm平板最大：216X297mm （A4）扫描速度：30ppm/60ipm （A4,黑白模式,300dpi）30ppm/60ipni （A4,灰度模式，300dpi）30ppm/60ipm （A4,彩色模式，300dpi）平板：A4幅面、200dpi黑白、灰度、彩色5秒扫描设备日扫描量:提议2023张ADF容量 50张（80克原则打印纸）输出文献格式:支持jpg、多页tiff、多页pdf格式重张检测:超声波重张检测、长度重张检测影像特性:TWAIN驱动带有智能化处理的完美页面扫描功能，自动纠偏、自动裁剪，可同步得到扫描稿件的黑白、灰度、彩色三种影像输 出接口方式:高速USB2.0接口驱动接口： TWAIN Driver支持系统:WinXP/Win2K/Vista/Win7随机附赠配件:随机提供USB2. 0接口线，一种ADF分纸垫片随机附赠软件:Winmage Capture Tool耗材零件:送稿器的分纸垫片、进纸滚轮可选附件:无工作环境:温度为：摄氏10。到35。，相对湿度为：10 85%噪声干扰:待机：45dB,使用中：50dB电源规格：输入：100 240V, 50/60HZ 输出：24V, 1A功率：20瓦外观尺寸：213. 65mm x 285mm x 517. 2 mm （HxWxD）整机重量：5 Kg产品认证：中国（CCC）、RoHS保修:产品保修期为一年送修表1三）应用及存储选择1、参数型号参数型号见表2：设备类型技术参数服务器国产品牌、企业级、2U机架式、2颗Intel Xeon E5-2620CPU、四核 处理器、32GB 内存（4*8GB/DDR2）、5*600G 硬盘（3.5 英寸 /SAS/15000rpm）,千兆以太网控制器、网卡4个、RAID5卡（数据 传播率 6Gb/s/RAID 0、1、5、10、50 和 JBOD 模式/接口 Serial SATA/SAS） o磁盘阵列双控制器、8GB缓存、主机接口支持NAS/FC/iSCSI接口，标配4个 主机接口（可扩展到8个）、4个后端磁盘连接接口、？*600G硬盘 （3. 5 英寸/SAS/15000rpm）、支持 RAID0. 1. 10 . 5 . 6 或更先进改1 虚 拟RAID技术、配置热插拔冗余电源、支持主流操作系统AIX, HP_UX, Solaris, Windows, Linux等对应平台支持软件、支持基于阵列日勺数 据快照和克隆技术、支持快照方式的克隆技术。服务器操作系统windows2023 server 企业版/windows XP/ Linux/Unix数据库Oracle 1OG/11G企业版25顾客表22、硬盘容量选型根据存储容量的选择根据未来档案电子化加工量的多少来定义，基本计算措施如 下：库存档案X份，每年新增档案Y份，每份档案按Z页计算，电子化扫描按照 彩色jpg格式300dpi的参数，扫描图片大小为900KB/页。硬盘容量=XxZx900KB/页+n 年 xYxZx900KB/页磁盘阵列的RAID主流选型为RAID5和RAID10, RAID5是一种存储性能、数 据安全和存储成本兼顾的存储处理方案，RAID磁盘空间运用率高，存储成本相 对较低，是目前运用较多日勺一种处理方案，RAID5在磁盘欧J运用率为（NT） /N, N为阵列硬盘的数量。而RAID10则是一种高安全性和高投入的存储处理方案， 其高性能和高安全性是最大的优势，不过对应的硬盘容量的运用率较低，CPU使 用率较高，容量的运用率只有50%,此外50%作为镜像备份提供数据的恢复。顾 客可以根据自身实际需要来决定RAID时选型，在这里我们推荐使用高性价比的 RIAD5作为存储处理方案。综上，在存储硬盘容量的选择上要考虑库存档案和未来增量档案的电子化以及所选择RAID技术H勺硬盘消耗。一、建设背景什么是档案？档案是人们在各项社会活动中直接形成的多种形式的具有保 留价值的原始记录。伴随国家经济的飞速发展，我们已然迎来了大数据时代。随 之而来的，人们越来越重视信息，越来越重视档案，越来越重视档案的保留、运 用及档案信息化的发展。我国早在2023年日勺全国档案工作会议上，就已经提出：“大力加强档案信 息化建设”。并在随即的几年里公布了全国档案信息化建设实行纲要、电 子公文归档管理措施、有关加强档案信息资源开发运用工作的意见、数 字档案馆建设指南、数字档案室建设指南等一系列文献。2023年9月国家档案局正式公布了企业数字档案馆（室）建设指南。 企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无 形资产的构成要素。越来越多的I企业开始懂得档案的重要性，懂得档案信息化的 价值，纷纷加入了建设“企业数字化档案馆（室）”的队伍档案中。二、建设目的及内容（一）建设目的通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展, 全面提高档案管理、开发共享服务能力，增进企业提高管理水平，增强关键竞争 力，为企业持续健康发展提供有力支撑。（二）建设内容1、建设企业电子档案管理平台系统企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实 现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。 2、建设企业档案数据资源库通过对企业各类信息系统中形成的电子文献归档和对纸质等老式载体档案 进行数字化加工，以数字形式存储多种档案信息，并应用于电子档案管理系统中。 3、建设应用及存储体系企业电子档案管理系统的建设需要网络环境、扫描设备、服务器、存储和应 用软件等基础设施来实现。因此，在这个系统日勺建设中，应用及存储建设也是不 可缺乏的I 一环。三、建设方案（一）企业电子档案管理系统建设方案第一节系统管理一） 系统登录1 .顾客名和密码登录为了防止无关人员进入系统对文献或数据访问，系统对顾客进行身份验证， 系统使用顾客密码验证。假如验明他为合法顾客，可接受他进入系统对有关的业 务访问，假如验证不合格，该顾客就会被拒之系统门外。系统针对顾客的密码实 行加密。2 .角色界面划分登陆后显示的个人门户，根据顾客角色不一样，显示不一样。3 .登录痕迹系统对顾客的每次登录的时间和IP都会有记录。二）顾客管理顾客信息支持与用友NC系统顾客信息同步，需提供接口规范。顾客是档案的最终管理、使用与运用者，因此有效的管理顾客对档案的安全 起到了关键的作用。系统提供了角色/顾客的管理方式。系统支持新建系统顾客 信息，能对顾客信息进行修改、删除等操作，能查询所有顾客信息，包括顾客角 色等。1 .角色拥有一定数量的权限，可以包括顾客（以实现权限的继承），角色内顾客继承 角色的权限。即一种顾客属于角色之中，一种角色可以包括多种顾客。其权限级 别低于顾客详细权限。2 .顾客权限的拥有者或主体系统提供一种默认角色：超级管理员，也可以根据自己需要添加修改角色。 通过角色/顾客体系完毕对顾客的分组分类，在赋予档案权限时将提供愈加灵活 以便的设置。三）角色功能管理由于档案是具有保密性，因此权限的管理就是即要保证档案的运用，又要保 证有关密级日勺档案受到访问限制。权限体系的建立是通过超级管理员的身份赋予各个非档案主管顾客档案运用权限。权限根据顾客与角色来分派。分为四个权限体系：1 .功能权限功能权限完毕档案员档案业务权限设置。例如录入、删除、记录等功能权限。2 .档案权限档案权限是用来建立档案运用顾客对详细档案库的著录项/条目/原文的查 看权限。条目/原文权限包括读写目录、只读目录、只读原文、读写原文、禁读 原文，同步也可以定义详细的I著录项权限。受控文献，顾客设置档案文献状态为受控，此类文献将不参与权限体系，任 何顾客都必须通过借阅/审批机制进行浏览。开放文献，顾客设置档案文献状态为开放，此类文献将不参与权限体系，任 何顾客都能直接进行浏览。记录集/原文集权限的定义使运用人受到愈加严格的权限控制。3 .文献权限文献权限是赋予顾客档案文献的操作权限。4 .网站权限网站权限是赋予顾客运用平台栏目的访问权限。四）部门管理提供无限次层次的部门设置，可设置部门的排列次序。五）岗位管理可自定义岗位名称，为顾客设置对应岗位。六）个人桌面包括：公告告知板块代办事项板块系统消息提醒板块系统设置板块七）公告管理1、可添加企业公告，并可以有指定人自行编辑公告内容。2、可选择公告读者，指定发送给需要的发送人。第二节档案搜集一） 档案目录顾客可以根据档案的不一样类型自定义无限层级树形目录构造，实现档案集 中存储。1 .档案库管理体系提供灵活的档案库管理体系，顾客可以自定义多级档案室管理体系与自定义 多级错层档案类别管理体系，以适应多变的档案管理业务与档案管理制度的更 新。（1）多级档案管理方式可将档案管理分散到各档案室管理，集中控制，也可以合成一级，完全根据 实际状况而定。（2）多级多层次的档案类别管理可以根据需要对档案类别进行定制，形成多级别错层次日勺档案类别。完全根 据实际状况实行可维护的档案库类别管理。2 .可维护的档案库管理方式(1)多种模版供选择系统在初期需要构筑档案的著录项集、报表等，需要花费大量时间，为此系 统提供多种模版供选择，顾客可以选择与自己行业有关的模版直接运用或者根据 需要调整后运用。这种在模版基础上做简朴修改的管理方式，将大大缩短了顾客 时间与缩小了难度。(2)著录项可灵活定制对于已经有的模版或顾客自己定制的档案库，根据顾客使用习惯，档案库著 录项的使用程度，可对著录项灵活定制，进行增长、修改、删除、移位管理。顾 客所需要常用的著录项可意动到醒目与常用位置，以便顾客操作。(3)多种数据展现方式可供选择顾客在处理档案数据的时候，查看调整数据是最常用到的，因此系统提供多 种数据展现方式，有表格式查看方式、卡片式查看方式。对于条目列表有4种模 式供顾客选择，他们是所有、不展现任何记录、最新记录展现方式、分页展现方 式。这样顾客就能很好的对档案条目进行迅速定位和处理。(4)灵活定义关联档案库档案库与档案库之间的关系很重要，如案卷关联到案卷下的卷内文献，这对 管理档案起到直接有效的管理。系统提供灵活定义关联档案库，根据需要定义自己的J档案库之间关联。实现档案之间关系的|灵活性。二）目录权限控制可限制顾客对不一样级别档案的权限，档案级别包括：公开、秘密、机密以 及绝密；可控制对不一样所属人的档案的权限，包括：可以编辑所有，只能编辑 属于我的，可以看所有，只能看属于我的和只能看属于我部门日勺。三）档案数据建立录入是档案员最基本常用时操作，增长录入的灵活性与以便性能提高档案管 理人员工作效率。为此提供了灵活的数据录入方式：列表式多行录入，卡片式录 入及录入控制功能。录入的条目的位置与大小，下拉选择等也是影响档案工作效率的，因此，系 统提供了自定义录入框的位置和大小，可以自定义录入参照，使常用的字段不必 录入，只需从数据字典选择定义好时值即可，如保管期限等。系统提供顾客保管 期限与实体分类的维护功能。在录入的过程中有时候会导致与上条记录时反复，因此系统又提供了录入携 带功能，以便顾客在录入下一种条目时候，把不需要录入的反复时值直接携带过 来，以减少录入时间（上一条、下一条功能）。由于档案欧I有些字段为必录的项目，假如忘掉录入，会导致数据的不完整。 为此，系统提供了可以控制录入的功能，将关键录入项目设置为必录的I,这样顾 客就不会遗漏所录入的项目了 O系统通过格式化录入编码的功能保证顾客输入内 容规范化,一旦顾客没有录入或录入错了，系统会友好提醒顾客重新输入对的时。为了更好的I以便顾客录入，系统对录入的项目做了革新，可以自定义录入项目缺省值，自定义数据增长方式以以便顾客后来也许增长的I数据录入项，可以