食品生产企业食品安全管理制度16.文件管理制度.docx

文件管理制度1目的对文件的编制、审批、发放、修改、换版、作废、销毁等活动进行有效控制，确保企业使用的文件均为 有效版本。2适用范围适用于企业所有技术文件和质量文件。3职责3.1 生产科负责技术文件的编制、修改和管理。3.2 质检科负责质量文件的编制、修改和管理。3.3 文件管理员负责文件的发放、登记和归档保管。3.4 有关部门负责相关文件的收集和保管。4工作程序4.1 文件的管理范围a ）标准、规范；b）工艺规程;c）操作规程;d）生产过程各项原始记录； e）质量手册；f）其它文件等。4.2 文件的编制、审核、批准4.2.1 技术文件由生产科组织有关人员编制；4.2.2 质量文件由质检科组织有关人员编制；4.2.3 所有文件由总经理或总经理指定人员审核，由总经理批准发布。4.3 文件的发放4.3.1 文件管理员负责发放文件。受控文件在封面上方盖受控章，非受控文件在封面上方盖非受控 章。4.3.2 文件领用人在文件发放记录上签名，并领取盖有受控印章的文件。4.3.3 当需要使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应到文件管理员处办理领 用手续。企业内不得使用未加盖受控印章的文件，一经发现立即由文件管理员收回。4.3.4 当文件破损严重影响使用时,文件使用人应到文件管理员处办理更换手续。交回破损文件，补发新 文件。4.3.5 当文件丢失，使用人应及时报告有关负责人并办理补领手续。文件管理员补发新文件，并在文件发 放记录上注明原文件丢失，必要时通知各部门，防止误用。4.3.6 文件一般不外传。若需对外提供，须经总经理批准，盖上非受控印章，文件管理员予以登记。4.4 文件的修改4.4.1 生产科、质检科定期评审文件，必要时进行修改，确保其持续适用。4.4.2 文件的修改经原审批人批准，由原文件编制人员负责修改。修改时注明修改人标记和修改生效时间, 并按文件发放记录名单发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件。4.4.3 如因故修改需新指定人员批准，批准人应获得原审批依据的有关资料。4.5 文件的换版文件经多次修改或文件需大幅度修改时，应进行换版。4.6 文件的作废4.6.1 被修订的原文件和换版后的旧版文件作废。4.6.2 作废的文件由文件管理员按文件发放记录收回并记录，作废文件加盖作废印章，文件管理员填 写文件销毁清单，经总经理批准后统一销毁。4.6.3 需保留的作废文件，申请人填写文件留存申请单，经总经理批准后，文件管理员加盖保留印章 后方可保留。4.7 文件的保管4.7.1 文件经编制审批后，原版文件由文件管理员填写文件存档登记表存档保管。4.7.2 文件持有者，应妥善保管文件，防止损坏或丢失。4.8 文件的收集有关部门应及时收集标准、规范等文件，交生产科、质检科进行分类、登记、发放。4.9 文件的现行有效性对企业所有文件，生产科、质检科定期组织有效性检查，对过期失效的文件及时进行处理。