合同印章和合同档案管理制度.docx

合同印章和合同档案管理制度一、合同印章管理制度合同章是企业对外签订合同时代表公司履行义 务。1 .合同章的使用必须在合同审批流程结束后，确 认流程无误方可用印。2 .合同章严禁携带外出使用，签订合同尽可能在 公司履行盖章行为。3 .签订合同尽可能在我公司办理最好一道手续 （审批程序），特殊情况需要携带带有印签的的合同 到对方办理手续时，领取人需要签字确认加盖印签份 数、返回时间，并将已经通过的合同审批表暂存于合 同管理员处，带手续全部办理完毕存档。4 .外出携带带有印签的合同内容仅限于对方最后 签字盖章内容，其他条款一律注明，不能有空白，否 则合同印章管理人员有权拒绝盖章。二、合同档案管理制度1、合同签订后，财务部留存一份原件、办公室合 同管理人员留存一份原件，经办部门留存一份原件， 其他部门需要留存合同的，由办公室提供复印件（经 过批准）。对于材料设备合同，合同经办部门附分期 付款计划，财务部负责监控阶段付款计划的执行，严 格掌控付款计划的执行2、合同档案包括合同原件、合同审批记录、合同签 收记录、合同执行情况评估表等，由办公室负责 收集、整理、归档。3、当合同归档后出现补充或更改时，经补充或更改 后的合同仍作为有效合同进行档案管理。4、我公司提供的合同存档文本一律标准格式，以其 他公司合同文本签订的合同我公司依据分类及顺序重 新编号管理。5、办公室合同专管人员负责建立详细的合同分类台 账和有序的合同编号，便于追踪和检索。