公司内审会议管理制度模板.doc

企业内审会议管理制度会议制度1 目标和范围: 会议是企业内部沟通最有效方法之一,建立会议制度目标在于规范多种会议组织筹备、信息搜集、信息沟通、会议统计、会议纪要发放、会后跟踪落实等工作,以提升会议效率、形成顺畅沟通渠道,从而有利于连续有效制度化改善。其范围涵盖企业内多种会议和企业职员外出参与会议。2 职责2.1 总经理/副总经理2.1.1 主持经理例会、企业专题会议、管理评审会议、全体职员大会;2.1.2 指定专员追踪经理例会事项落实情况;2.1.3 经理例会后,指定专员整理会议统计,形成并发放会议纪要; 2.1.4 参与相关会议。2.2 总经理室2.2.1 总经理秘书负责经理例会通知、召集;总经理室相关人员参与经理例会。2.2.2 总经理室通知召开企业职员大会;2.2.3 组织召开企业专题会议;2.2.4 负责组织和质量管理体系相关会议;2.2.5 总经理室副主任负责经理例会和企业专题会议会议统计、会议纪要发放、会议部署工作实施情况追踪、落实和反馈等工作。 2.3 各部门2.3.1 经理例会前向总经理室递交本部门工作周记,部门正职经理和项目部正职经理参与经理例会,部署实施会议安排工作;2.3.2 部门经理主持召开本部门周会,负责周会精神在本部门内部沟通;2.3.3 业务主管部门负责业务专题会议召开,并组织相关部门参与;指定专员做会议统计,发放会议纪要、追踪落实会议部署工作;2.3.4 部门经理、人力资源部经理审定并同意职员外出参与外部会议(高级职员由总经理同意);2.3.5 人力资源部负责企业职员大会等会议具体会务安排。3 工作步骤 3.1 会议类别3.1.1 例会,包含经理例会、各部室周会、项目部例会、施工监理例会等;3.1.2 专题会议,包含企业专题会议和部门业务专题会议(针对业务专题由业务主管部门牵头组织相关人员召开,图纸会审会议、开标评标会议、协议评审会议等);3.1.3 和质量管理体系相关会议,包含内外审首末次会议,内、外部审核会议,管理评审会议等;3.1.4 全体职员大会,包含多种动员大会、年初计划动员会、年底总结表彰会等;3.1.5 其它内部会议;3.1.6 外部会议:指企业职员外出参与由政府、行业协会和其它组织机构主办多种会议。3.2 会议组织步骤 3.2.1 例会3.2.1.1经理例会A经理例会由总经理/副总经理主持,总经理秘书负责召集,标准上每两周一次。和会人员为各部室正职经理、总经理室相关人员和总经理指定其它职员。标准上每三个月召开一次经理例会扩大会议,和会人员范围扩大至企业本部和各分支机构全部中、高级职员。B在例会前,各部室应向总经理室递交部门工作周记一式四份(分发至总经理、两位副总、统计存档各一份)。周记包含”本周工作关键情况”、”存在问题及改善意见”、”下周关键工作计划”三个栏目。总经理室指定专员追踪上次经理例会事项落实情况,并整理成”经理例会落实情况” 一式四份(分发范围同部门工作周记)。C在经理例会上,由副总经理通报上次例会已落实事项和未落实或正在办理中事项;总经理主持讨论各部室周记”存在问题及改善意见”栏目中提出问题,并确定改善意见;总经理主持讨论会上提出其它问题。D在经理例会后,由总经理室副主任整理会议统计,形成会议纪要。会议纪要送呈副总经理审阅后,立即发放至各和会者手中。和会者应向本部门职员传达会议精神,安排落实会议部署工作。会议纪要必需编号,标明”机密”字样,注明会议时间、地点、参与人员、缺席人员。经理例会纪要共分”上次例会未完事项”和”本周例会事项”两个栏目。总经理室保留经理例会纪要、各部室周记、”经理例会落实情况”,并按年度整理成册,按要求,每两年向企业图书档案室移交一次。3.2.1.2 各部室周会 由各部室经理负责主持召开,会议内容包含传达经理例会精神、安排实施经理例会上部署工作、通报本周工作关键情况、讨论存在问题及改善意见、安排下周关键工作计划等等。标准上每隔一至二周一次,和会人员为各部室全体职员。各部室周会应形成书面纪要或以周记形式表现,以合适形式(如在部门办公室看板上张贴)在部门内部传输,并在当周经理例会前送呈总经理室。3.2.1.3项目部例会和项目部参与施工监理例会 项目部例会和项目部参与施工监理例会相关制度参见<施工管理程序>。 3.2.2 专题会议3.2.2.1 企业专题会议总经理/副总经理依据企业业务运作需要确定企业专题会议议题、议程时间、地点、和会人员等,由总经理室依据总经理意见负责召集相关人员召开专题会议,并负责会议统计、会议纪要发放(发放范围:每一位和会者)和会议部署工作追踪落实等。企业专题会议依据具体情况不定时举行。总经理室保留专题会议纪要,并按年度整理成册,定时送企业图书档案室存档。3.2.2.2业务专题会议由业务主管部室负责召集,和会者为各相关部室人员。会议应形成书面纪要分发至全部和会部门主管手中,并由专员对会议部署工作进行追踪。业务专题会议依据业务开展情况不定时举行,必需时可针对同一专题举行数次会议,形成系列纪要。会议纪要发放和存档同3.2.2.1相关要求。 3.2.3 和质量管理体系相关会议 和质量管理体系相关会议,包含内外审首末次会议、内外部审核会议、管理评审会议等,其相关要求参见<工作改善管理程序>。 3.2.4 全体职员大会职员大会由总经理/副总经理主持,总经理室通知召开,并部署相关部室准备会议资料,人力资源部负责具体会务安排。职员大会不形成会议纪要,但总经理室应保留会议相关材料,并定时整理归档。 3.2.5 其它内部会议 其它内部会议相关制度参考上述适用条款实施。 3.2.6 外部会议企业职员外出参与由政府、行业协会和其它组织机构主办多种会议,必需取得部门主管同意,如需出差,必需根据<人力资源管理>办理出差申请手续。职员外出开会期间,必需做好会议统计,返回企业后,必需在一周内整理相关资料,向部门主管或总经理室提交汇报,必需时召集相关会议进行传达。 3.3 会议纪要及其它会议文件归档 会议纪要及其它会议文件归档参考<档案管理>相关要求实施。4 相关文件4.1<施工管理程序> 4.2<内审程序> 4.3<管理评审程序> 4.4<工作改善管理程序> 4.5<人力资源管理制度>5. 相关表单、统计 工作周记 多种会议纪要6. 附表 工作周记(见<文件管理程序>)编制:改革领导小组日期: .12.23审核: 日期: 同意: 日期: 27内审程序1 目标和范围:确定质量管理体系是否符合产品实现策划要求、本标准要求和组织自定质量管理体系要求,确保质量管理体系有效实施和保持。本程序适适用于本企业内部质量审核工作,包含和质量管理体系相关企业领导层、全部相关部门和项目部等。2 职责2.1 管理者代表2.1.1 确定审核目标,下达审核指令;2.1.2 同意成立审核组,任命审核组组长和组员,并对其实施领导;2.1.3 审批内审汇报;2.1.4 协调处理内部质量审核中出现其它问题,同意纠正方法。2.2 总经理室2.2.1 编制企业年度内部质量审核计划;2.2.2 挑选和被审查对象无直接关系内部审核员,报管理者代表审批,组成审核小组;2.2.3 组织内部审核实施;2.2.4 审核资料、文件管理。2.3 审核组长编制审核实施日程表、审核实施计划,组织编制审核检验表,起草审核汇报,对审核汇报全方面性和正确性负责,审核纠正方法。2.4 审核员2.4.1 了解并向受审核部门说明审核计划要求,编制”内部质量检验审核表”;2.4.2 客观公正地搜集证据、统计,分析写成书面材料向组长汇报,保管好和审核相关文件或开具不合格项汇报单;2.4.3 配合并支持审核组长工作。2.5 受审核部门2.5.1 将审核目标、范围通知全部相关人员,提供确保审核过程所需有效资源,配合审核工作;2.5.2 制订和实施针对审核结果采取纠正方法;3 工作程序3.1 总经理室依据质量体系运转情况,并考虑以前审核结果,于年末制订出第二年”年度内部质量体系审核计划”,交企业管理者代表审批。通常十二个月内最少进行一次,且两次间隔少于十二个月。当企业质量管理内外部环境或条件有重大改变时应立即增加审核频次,原因可包含如机构改变、严重用户投诉、外部审核等。3.2 ”年度内部质量体系审核计划”必需覆盖企业质量体系所包含各个部门,各过程、各部室,每十二个月最少进行一次内部质量审核,对较关键或问题较多部门审核次数能够合适增加。年度计划实施中,若发觉不合理或不适宜时,可由管理者代表在实施中任何时候修改。”年度内部质量体系审核计划”内容关键为:3.2.1 审核目标和范围3.2.2 审核及受审核时间安排3.2.3 审核部门、单位3.3 审核准备:3.3.1 管理者代表依据审核部门和工作内容任命含有内部质量审核员资格人选担任审核组长和审核员。3.3.2 由审核组长依据初步确定审核时间确定审核通知并发给各部门,各部门确定后编制审核实施计划。3.3.3 由审核组长组织审核组组员制订审核实施计划。内容包含:a. 受审核部门b. 审核目标、范围和日期c. 依据文件d. 审核包含过程立即间安排e. 审核员分工审核实施计划由管理者代表同意。现场审核前,由审核组长提前向受审核部门发出审核实施计划。 3.3.4准备好审核所依据文件。审核以GB/T19001 为标准,企业质量管理体系文件、相关法律、法规、标准、规范、合相同为依据,以客观、公正为标准,重视审核各个过程效果和体系有效性。3.3.5审核员应事先作好审核准备,包含编写检验表、明确对分工审核过程和区域怎样审核等。检验表由审核组长审批。3.4 审核实施3.4.1 召开首次会议(即动员大会,总经理、管理者代表、部门经理、审核员参与)。首次会议确定审核目标、范围、方法、审核依据、审核中注意事项、日期安排等。3.4.2 现场审核A. 审核具体内容根据”内部质量审核检验表”进行。 B. 审核员经过查阅文件、检验现场、交谈、搜集证据,检验质量体系运行情况,发觉不合格项时,审核员应该场取得受审核部门对不合格事实确实定,若出现意见分歧,审核员必需耐心说明,仍有异议由审核组长提请管理者代表仲裁。3.4.3现场审核后,召开末次会议,参与会议人员和首次会议人员相同,参与者应签到,会议由总经理室作统计。会议上,审核组长应全方面总结质量管理体系运行情况,并说明不合格项数量和分类,提出纠正方法实施要求。3.5 ”内部质量审核汇报”由审核组长编写,管理者代表同意后,报送总经理、管理者代表和相关部门,并作为管理评审输入。3.5.1 审核汇报内容:A审核目标,范围,日期B. 受审核部门C . 审核依据文件D .审核员,受审核部门关键参与人员E . 审核描述F. 质量管理体系符合性、有效性G . 不合格汇报及纠正要求3.6 审核汇报发放范围: 3.6.1 总经理,管理者代表3.6.2相关部门3.6.3 受审核部门3.6.4 不合格项所包含相关部门3.7受审核部门在收到审核汇报两天内,对不合格项制订纠正方法,审核组长同意。对短期内无法纠正不合格项,应继续采取纠正方法。3.8总经理室和审核组对纠正方法中工作项目进行跟踪检验,检验其有效性并统计在<内审纠正方法统计>表上。3.9将审核工作全部统计,包含审核结果、不合格项汇报、纠正或纠正方法及其验证、审核结论、审核计划、各审核员审核检验表等,由审核组长移交总经理室,按企业要求<档案管理程序>要求进行保管。3.10内部审核后,若有必需,应对企业质量管理体系文件进行评审和作出对应调整。4相关文件4.1<会议制度>5相关表单、统计 5.1审核实施日程表 5.2审核实施计划 5.3内部质量审核检验表 5.4内审纠正方法统计 5.5内部质量审核汇报(统计) 5.6 内审首、末次会议统计(统计)编制:改革领导小组日期: .12.23审核: 日期: 同意: 日期:2融侨/元洪房地产 审核实施日程表 页号: 依据文件审核期限审核目标:审核范围:审核员名单:审核组长:审核日程安排时间审核分组和分工审核汇报公布日期、范围:管理者代表审核意见 署名: 日期:融侨/元洪房地产内部质量审核检验表受审核部门: 页号: 审核内容及包含标准条款检验统计审核组长:受审核部门责任人签字审核员: 日期: 第 页融侨/元洪房地产 内审纠正方法统计 页号: 受审核部门:部门责任人:审核员:审核日期:不合格事实描述:不符合条款: (审核员)署名:不合格类型:1 2 3 日期:严重程度:1 2原因分析及采取纠正方法: (部门责任人)署名: (审核组长)同意: 日期:纠正方法实施情况: (部门责任人)署名:纠正方法验证: (审核员)署名: 日期:注:不合格类型有:1、体系性不合格2、实施性不合格3、效果不合格 严重程度为:1、通常 2、严重28管理评审程序1 目标和范围不停寻求体系改善机会,确保本企业质量管理体系连续运行适宜性、充足性和有效性,以符合GB/T19001 质量管理体系标准要求和实现企业质量方针和目标。本程序适适用于本企业最高管理者对质量体系评审。2 职责2.1 总经理负责管理评审活动;2.2 管理者代表向企业总经理汇报质量管理体系运行情况;2.3 总经理室在管理者代表领导下准备、搜集并提供管理评审所需资料;2.4 各相关部门负责准备并提供和本部门工作相关评审所需资料,并负责落实评审中提出改善方法实施工作。3 工作程序3.1 管理评审最少在12个月内进行一次,需要时增加频次;3.2 如出现以下情况,总经理将随时召开并主持管理评审:3.2.1 本企业组织机构、人员发生重大变动;3.2.2 严重用户投诉、重大安全事故;3.2.3 国家、地方法规有所调整,企业需作适应性调整时;3.3 管理者代表负责组织制订管理评审计划,并监督各职能部门实施。3.4 管理评审信息输入:3.4.1 总经理室提供:A 内部质量审核汇报、外审机构提供外部质量审核汇报、历次管理评审汇报。B 总经理室工作总结。其中,质量管理中心工作总结中应包含质量方针实施情况和质量目标实现情况;企业质量管理情况总结及提议;因为内外部质量管理环境改变可能影响质量管理体系变更问题(关键是文件、组织机构、管理过程调整问题);工作改善提议。3.4.2 各部门提供工作总结,包含其工作各个方面。另外,总经理室用户服务中心、物业企业、经营部、研发部工作总结中还应包含日常工作及提供服务过程中搜集到用户需求、意见、提议、埋怨等。3.5 管理评审内容:管理评审应针对各部室评审输入信息评价质量管理体系适宜性、充足性和有效性,对质量方针和质量目标实施情况作出评价。3.6 管理评审活动参与对象:3.6.1 总经理、管理者代表、和评审内容相关部门责任人。3.6.2 必需时由总经理指定相关人员。3.7 管理评审步骤:3.7.1 总经剪公布管理评审指令,并指出评审内容及要求。 3.7.2 总经理室按总经理评审指令内容和要求,搜集和准备相关评审资料,并编制”管理评审实施计划”。计划中应包含评审关键内容、对各单位配合要求、日程安排等内容。 3.7.3 总经理室在正式评审前三天做好评审组织准备工作,并发放”管理评审通知单”。3.7.4 评审工作在总经理主持下进行,总经理室组织对各项评审内容和讨论意见给予统计。3.7.5 总经理室组织编写”管理评审汇报”,报总经理同意。管理评审汇报应包含:A. 质量管理体系适宜性、充足性、有效性评审结论。B. 质量管理体系和过程有效性、产品质量等三方面连续改善决定和方法,和不停满足用户要求应有方法;C. 资源需求相关决定和方法。3.7.6 由总经理室要求各部室依据评审结论确定下一步改善职责、方法、步骤。对于改善方法实施情况,由总经理室组织验证,统计验证结果,并在以后经理例会中通报。3.7.7 总经理室做好管理评审统计和资料搜集保管工作。4 相关文件<内审程序>5 相关表单、统计:5.1管理评审指令5.2管理评审实施计划5.3管理评审通知单5.5评审统计(统计)5.6管理评审汇报5.7改善方法实施方案5.8 改善方法实施情况跟踪汇报编制:王玉梅日期: .4.22审核:陈卫斌日期: .4. 28同意:林 权日期: .4. 30融侨/元洪房地产 管理评审实施计划 页号: 确定评审时间评审地点参与管理评审人员评审内容:各部室需准备材料:审批意见: 总经理: 日 期:融侨/元洪房地产 管理评审通知单 页号: 评审会议时间:评审会议地点:参与人员:评审内容:编制: 审核: 同意:日期: 日期: 日期:融侨/元洪房地产 管理评审汇报 页号: 评审会议时间、地点:评审目标:参与评审人员:评审内容摘要:评审结论及决议:29工作改善管理程序1 目标和范围:以实现质量管理体系连续改善为标准,经过对相关质量管理体系运行情况信息搜集和分析,发觉企业质量管理体系中存在问题,寻求改善机会,适时采取纠正和预防方法并对方法有效性进行验证,形成制度化连续改善机制,确保体系运行适宜性和有效性。2 职责2.1 总经理室 2.1.1 搜集质量管理相关信息,制订改善方法,组织相关部门实施和验证这些方法; 2.1.2 负责企业内部审核、管理评审组织,和组织企业迎接外部审核;2.1.3 保留相关质量管理体系改善活动相关统计及信息。2.1.4 负责组织对各部门年度工作计划实施情况进行考评,必需时对工作计划进行调整。2.2 各部门2.2.1 依据总经理室安排具体实施改善方法,并配合总经理室对方法有效性进行验证;2.2.2 在日常业务、管理活动中搜集质量管理相关信息;2.2.3 依据所搜集信息提出改善提议。2.2.4 接收总经理室对本部门年度工作计划实施情况进行考评,必需时调整工作计划。 3、工作步骤3.1 企业改善工作经过以下方法进行:3.1.1 内审,实施<内审程序>。3.1.2 外审,企业针对外部第三方认证机构在对质量管理体系初审、年度监督审核和复审中发觉不合格项,采取纠正和预防方法,并配合认证机构对方法有效性进行验证,并保留统计。3.1.3 管理评审,结合年底总结进行,实施<管理评审程序>。3.1.4 项目总结,项目完工交付后6个月内,由总经理室负责质量管理总工组织对完工项目进行综合评价。总经理室负责组织设计研发部、审计核实部、经营销售部、工程材料部、项目经理部、物业企业等单位从各自角度提交综合评价汇报。总工负责对各评价汇报中提及质量问题进行汇总、分类、分析。3.1.5 日常工作改善围绕各部门周记和经理例会进行。3.1.5.1 总经理室负责搜集以下信息:各部室”工作周记”;经理例会纪要中相关质量管理信息;经过用户服务中心搜集用户投诉和用户满意信息。参见<用户服务管理程序>文件。3.1.5.2 在日常管理工作中,搜集企业各部门横向沟通情况方面信息,必需时向总经理提出专题汇报。3.1.5.3 除了部室工作周记之外,各部室还应在日常工作中注意搜集以下信息: 经营销售部:A 结合日常业务活动搜集、整理、分析用户对售前、售中、售后服务和对产品设计、产品质量等方面提议和埋怨信息。B 经过市场调研获知行业中对工程质量、用户服务、设计创新等方面见解和要求,并定时向总经理室汇报,以利采取改善方法。C 搜集社会多种媒体对企业质量改善方面有价值评价信息,并定时向总经理汇报。D 搜集政府部门相关商品房销售方面相关要求及变更信息。 工程材料部: 搜集政府部门相关项目报批、报建方面相关要求及变更信息。 审计核实部: 搜集政府部门相关项目投资、造价管理等方面相关要求及变更信息。 财务计统部: 搜集政府部门和银行相关项目融资、住房消费信贷等方面相关要求及变更信息。 设计研发部:A 搜集政府部门相关项目计划、设计方面相关要求及变更信息。B 结合日常工作搜集产品研发方面信息。 人力资源部负责搜集以下信息:A 搜集政府部门相关劳动、人事方面相关要求及变更信息。B 搜集职员个人季度考评和年度考评中自我工作业绩评价信息。C 搜集相关企业组织机构调整和人员配置、职员培训方面信息。 用户服务中心: 用户投诉信息、投诉处理信息和用户满意程度信息。每十二个月年底总结和管理评审时,向总经理提交用户满意度专题汇报,实施<用户服务管理程序>。3.1.5.4 各部室在搜集到3.1.5.3中所述信息以后,可依据需要或适时向总经理提交专题汇报或表现在年底总结中,提交管理评审,汇报中应有改善方法提议。3.1.6 年度工作计划实施情况考评。3.1.6.1 组成考评小组,按季度进行考评工作。为确保企业年度工作计划在具体实施过程中能立即得到调整,避免因计划未能顺利实施而造成各部门之间工作脱节,并由此给企业带来负面影响现象发生,由总经室、财务部和人事部主管组成计划考评小组(具体人员由总经理任命),于每个季度末和年底对计划实施情况进行考评,考评结果在经理例会上公布,并提交总经理作为各部室季度考评和年底考评依据。如在考评时发觉实际工作情况显著偏离计划轨道,将向总经理提出调整计划提议,经总经理审批后下发至各部室,要求对应地调整计划,并将调整后计划送总经理审批后实施。3.1.6.2 建立计划实施预警机制。各部室在工作进度出现偏离计划轨道或偏离现象已经发生时,应立即主动地以书面形式向总经理室发出预警信息,并提交计划调整方案,经计划考评小组和总经理审批后实施。3.1.6.3 建立计划实施考评处罚制度。年底总结时,对计划实施情况很好部门给奖励;对计划偏离时未能主动立即发出预警信息部门或因计划实施不力、造成企业业务发展出现滞后现象部门进行处罚。计划考评小组于年底时向总经理提交年度计划实施考评汇报,由总经理决定采取对应奖惩方法。3.2 工作改善和验证3.2.1 总经理室3.2.1.1 针对各部室工作周记中”存在问题和改善意见”定时进行归纳、分析,对展现一定趋势性问题利用统计技术进行更深入分析,并提出改善方法提议,对已经发生问题或潜在问题应针对原因制订纠正方法或预防方法。在经理例会上部署落实改善方法,应包含改善方法、验证要求、实施责任、验证责任、验证方法等内容,并对改善结果进行验证,评价所采取方法有效性,保留相关统计。3.2.1.2 针对项目综合评价结果分析项目实施中存在问题及其原因,并制订改善方法,形成专门汇报,以指导后续项目标实施。3.2.2 其它各部门企业其它各部门结合各自日常工作,对上述3.1条中提到信息进行分析,提出适合本部门特点纠正或预防方法,并由部门经理安排实施和追踪验证。各相关部门保留改善方法实施统计,总经理室负责验证并保留统计,向总经理提交专题汇报。4 相关文件4.1<内审程序> 4.2<管理评审程序> 4.3<施工管理程序> 4.4<监理工作管理制度> 5 相关统计5.1工作周记 (见<会议制度>附表)5.2项目综合评价指标体系5.3内部质量审核汇报(见<内审程序>附表)5.4管理评审汇报(见<管理评审程序>附表)编制:陈卫斌日期: .4.22审核:陈卫斌日期: .4.28同意:林 权日期: .4.30