入伙前准备作业指导书.docx
入伙前准备作业指导书1.0目的规范业主入伙前准备工作，为业主入伙做好充分准备。2.0范围适用于新接管项目。3.0职责部门/岗位工作内容公司领导组织、协调业主入伙前准备阶段的工作。行政人事部标识制作、协助物业管理处入住现场布置；审核物业管理处架构、人员编制，组织招聘及新员工入职 培训工作。财务部审核物业管理处各类收费项目及标准。品质管理部审核物业管理处相关规章制度及业主入伙资料，负责业主入伙手续流程的培训工作；负责相关物资的准备及协调工作。工程技术部负责设备承接查验及向物业管理处移交前期介入相关资 料。管理处负责人各项工作的筹备和实施、组织房屋及设施的接管，准备业 主入伙相关资料，负责设备遗留问题协调处理工作。4. 0方法和过程控制4.1业主入伙前准备工作阶段是指物业管理处成立至开发商集中向业主交付房 屋阶段。4. 2物业管理处成立前准备工作由公司领导负责协调，物业管理处成立后准备工 作由物业管理处负责人负责，公司各职能部门配合。4. 3业主入伙前准备工作内容：管理机构设置、拟定人员编制及人员培训计划、 内部管理流程和制度的建立、公共关系的建立、业主入伙工作策划、管理用房的 装修、设备设施及房屋的承接查验。4. 4行政人事部在业主入伙前准备工作负责新建物业管理处办公用品及办公设备的审核。4. 4. 2负责新建物业管理处交通运输工具的调配工作。4. 4. 3负责物业管理处员工工服的订制。4. 4. 4负责新项目所有标识的设计、制作并指导安装。4. 4. 5负责新项目业主入伙现场的策划、布置及展板的设计、制作和摆放。4. 4. 6根据物业管理方案审核新建物业管理处组织架构、人员编制。4. 4. 7负责新建物业管理处人员的招聘，入职培训及考核，确保管理人员及 专业技术人员在业主入伙前两个月到位，安管员提前一个月到位。4. 4. 8负责监督新建物业管理处的物资采购工作。4. 5品质管理部在业主入伙前准备工作4. 5.1负责提供有关物业服务行业的相关法律法规、行政规章等资料。4. 5. 2负责体系文件的发放及培训，业主入伙手续办理流程的培训。4. 5. 3指导物业管理处分类建立物业服务档案资料。4. 5. 4负责审核作业指导文件及业主入伙资料。4. 5. 5分期开发项目，从第二期开始由物业管理处自行负责业主入伙流程培 训、资料审核、现场准备。4. 6财务部在业主入伙前准备工作4. 6. 1负责新项目各项服务收费标准的审定。4. 6. 2负责物业管理处接管物业清洁费用的审定。4. 6. 3负责指导物业管理处出纳按财务制度建账及财务软件的使用。4. 7工程技术部在业主入伙前准备工作协调相关工程分包单位负责设备承接查验，向物业管理处移交前期介入相关 资料，保证前期介入资料的完整性。4. 8新建物业管理处负责人在业主入伙前准备工作4. 8.1制定物业管理处开办费使用计划,包括：办公用品、办公设备及维修 工具、设备、安全设备等预算。4. 8. 2落实各类管理用房的装修。4. 8. 3负责在业主入伙前两个月拟定业主入伙工作计划,计划内容应包括对 人员的培训、承接查验、返修管理、保洁开荒、收费标准、装修管理、资料准备、 物资准备、统一说辞、入住流程、现场安排、突发事件的处理，以及对外联系和 公共关系的建立等各项工作的内容、要求、时间节点和责任人，报品质管理部审核，公司领导审批。4. 8. 4负责内部管理运作相关工作：A.编制物业管理处组织架构和岗位编制，报行政人事部审核、公司总经理审 批。B.物资的采购：根据物业管理方案负责办公用品、办公设备及维修工具、 设备、安全设备、设备购置计划的制定、询价、报批及采购工作。包括：(1)办公用品：家私、各类文具等。(2)办公设备：打印机、电话、复印机、传真机、空调、电视机、音响等。(3)后勤服务设施：食堂、宿舍用品、用具等。(4)网络设备：电脑等。(5)安全设备：对讲机、电警棍、手电筒等。(6)加工维修设备工具：万用表、兆欧表、电焊机、台虎钳等。(7)根据物业实际情况，监督、完善闭路监控、停车场设施、背景音乐、 泛光照明、信箱、康乐休闲文化设施、园林绿化等公共设施。(8)指定专人记录业主入伙前后发生的清洁、返修及配套完善工程等所产 生的各项费用，以便与开发商结算。4. 8. 5负责对外公共关系的建立及有关证照办理：A.与政府、公共事业部门建立良好的公共关系，包括：自来水公司、供电局、 燃气公司、有线电视、电信局、工商、税务、派出所、街道办事处、居委会等。B.办理物业管理处营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。C.办理本物业停车场的验收及营业执照、组织机构代码证、税务登记证、收 费许可证等。D.配合开发商办理用水、用电指标的申请、水电抄表到户、电话、有线电视、 煤气、通邮、网络等的开通手续。4. 8. 6物业房屋承接查验A.物业管理处负责人指定专人与开发商协调房屋承接杳验，并将验收存在的 问题提交责任部门限期整改。B.物业管理处负责人与开发商理顺返修流程，与各施工单位建立沟通渠道， 包括施工单位负责人联系电话、保修期限、现场施工人员联系电话等。C.物业管理处负责人指定专人与开发商移交各类管理用房、业主房屋钥匙, 建立钥匙清单，保证钥匙移交清楚、齐全。4. 8.7业主入伙工作策划A.物业管理处负责人与开发商等相关部门做好业主入伙策划工作，对有关销 售承诺、业主入伙现场布置等问题进行沟通，落实。B.入伙工作人员安排、培训，明确职责，就业主关心的问题形成统一回答口 径。C.入伙现场宣传资料、宣传品及相关业主入伙现场指引、标识制作、安装, 宣传资料包括业主入伙相关流程、物业相关法规、装修手续办理流程、装修注意 事项等。D.组织业主入伙模拟演练，检验业主入伙流程、资源配置等准备工作是否充 分。4. 8. 8业主入伙相关资料的准备A.将入伙手续办理作业指导书提前交发展商，与业主入伙通知书一 并发放业主。B.负责业主入伙前一周准备好业主入伙相关资料,包括：（1）委托银行代收款协议书（2）物业服务指南（3）开发商文件房屋验收交接表（4）水、电、气、有线电视开户申请资料（5）防盗门、窗花、阳台推拉门图样（包括材料、规格、尺寸、安装要求 等）（6）室内配送电器或其他需操作设施用品的说明书、保修卡（7）房间设计平面图（含水电走向）（8）房屋使用说明书和房屋质量保证书（9）现场业主入伙宣传展板及相关业主入伙指引标识（10）其他与业主相关资料
