海外分公司物资采购管理暂行办法（定稿）.docx

海外分公司物资采购管理暂行办法第一章总则第一条为规范物资采购行为，净化采购渠道，保障物资供应，降低采购成 本。根据国家有关法律法规、中铁十四局集团有限公司物资采购管理暂行办法 等，结合公司实际，制定本办法。第二条建立健全企业物资采购组织和制度体系，构建高效的物资采购运行 机制，整合内部需求，优化市场资源，实现内部需求与市场有效对接，提高物 资采购质量，增进公司经济效益。第三条 本办法适用于海外分公司及所属各单位。第二章 组织机构与职责第四条按照“统一领导，分级负责；明确分工，集中采购”的原则，建立 海外工程分公司物资采购组织管理体系，保障物资采购活动有序开展。第五条海外工程分公司成立相应的物资采购领导小组，组长由主管领导 担任，副组长由分管领导担任，成员由工程部、保障部、市场开发部、财务部、 成本审计部、法律事务部和纪检监察部等部门负责人组成，负责物资采购的领 导和决策。第六条 组建公司采购分中心，负责分中心采购范围内的物资采购工作。 项目部设立物资管理部门，合理配备专业管理人员，负责采购权限范围内的物 资采购工作。第七条 公司采购分中心主要职责：一、贯彻落实上级物资采购管理制度，制定本级物资采购管理办法。二、汇总和编报所属项目部物资需用和采购计划。三、参与集团公司采购平台的物资采购，组织集团公司审批的物资采购。四、组织、协调、检查和监督所属项目物资采购活动。五、组织物资采购绩效考核与评价，发布和上报物资采购相关信息。六、收集编报物资供应商信息，发布物资合格供应商名册。七、应用“中铁十四局物资管理信息系统”、“中铁十四局网络采购平台” 和“易采工程设备物资平台”等信息化手段。第八条 项目部物资部门和国内后勤组主要工作职责：一、贯彻落实上级物资采购管理制度，制定项目物资采购管理细则。二、及时、准确、全面地编报物资需用和采购计划。三、参与上级组织的国内物资采购活动，实施经公司审批的国内零星、应 急物资和项目所在国及第三国的物资采购。四、负责签订物资采购合同。五、收集、整理和编报物资采购业务相关信息。六、负责向上级物资主管部门推荐物资供应商。第三章采购分工与管理第九条 股份公司物资采购范围：一、股份公司承建、投资项目的主要物资。二、同一建设项目由股份公司所属两家及以上单位承建的项目主要物资。三、钢材及制品（含钢结构、钢板桩）、水泥、钢轨、线上料、成品油和民 爆器材。第十条集团公司物资采购范围：一、股份公司物资采购范围内，股份公司审批由集团公司组织采购的物资。二、木材及制品、水泥制品（含商品建）、结构件（桥梁、支座、铸铁管件、 锚具和锚杆等）、周转材料（模板、模具、衬砌台车、挂蓝、脚手架、钢板桩和 旧钢轨等）和化工材料（粉煤灰、杜外加剂、防水材料、土工材料、纤维材料 和沥青等）。第十一条公司物资采购范围：一、集团公司采购范围内，集团公司审批由公司采购的物资。二、机电产品（电线、电缆、电料和电力金具等）、机械配件、活动房屋、 低值易耗品（工具、刃具和衡器等）、小型固资（小型机具等）。第十二条 项目部物资部门和国内后勤组采购范围：一、公司采购范围内，公司审批由项目采购的物资。二、经审批，项目所在国及第三国采购的大宗物资。三、零星和应急采购物资。第十三条同一采购周期，采购数量或价值汇总具备下述条件的物资（集团公司采购范围内），原则上在集团公司采购平台集中采购:一、钢材及制品1000吨以上、水泥10000吨及商品校10000立方米以上， 或者采购估算价值在500万元及以上。二、钢轨和线上料采购估算价值在500万元及以上。三、油料、沥青和民爆器材等采购估算价值在500万元及以上。四、粉煤灰和硅外加剂等采购估算价值300万元及以上。五、防水材料和土工材料等采购估算价值200万元及以上。六、锚具、锚杆和桥梁支座等采购估算价值200万元及以上。七、模板和脚手架等周转材料采购估算价值500万元及以上。第十四条不具备“第十三条”规定条件的物资，集团公司审批后，公司组 织集中采购。第四章 计划编报与审批第十五条物资需用计划编报与审核程序：一、根据工程项目施工文件、中标文件和市场调查等信息，项目部应编制 “物资需用总计划”（附件一），经项目领导审核后，项目部物资部门及时上报 公司保障部，大宗材料应同时上报公司工程部进行复核，保障部将复核后的所 属项目“物资需用总计划”上报集团公司设备物资采购中心。二、“物资需用总计划”由项目物资、计划和工程等部门联合编制，公司保 障部指导监督。根据项目工程变更等情况，及时编报“物资需用总计划”的增 加或减少数量。在施工期间，根据市场价格变动情况，按保障部的要求及时编 报物资价格动态。三、根据项目“物资需用总计划”、增减数量、采购数量和价格动态等，采 购分中心建立相关业务台帐，分析、预测和监控项目物资需用数量和采购价格。第十六条物资采购计划编报与审核程序：一、“物资采购计划”（附件二）编制由项目物资、计划和工程等部门联合 编制，确保“物资采购计划”及时、准确和全面。二、根据物资需用计划、施工安排、库存、供应周期和市场价格波动等信 息，各级项目部应编制“物资采购计划”，经项目经理审核后，每季度末月的 10日前报公司保障部，保障部将所属项目“物资采购计划”汇总后，每季度末 月的15日前报集团公司设备物资采购中心。三、集团公司对各单位“物资采购计划”及时汇总与审核，属股份公司采 购范围的物资，及时编报股份公司。属集团公司采购范围的物资，由设备物资 采购中心组织实施。属子公司采购范围的物资，由公司组织实施。集团公司设 备物资采购中心在季度末月的25日前，将审批情况通知有关单位，并根据审批 及时组织实施。第五章采购实施与控制第十七条物资采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价和网 络采购等。根据实际情况，采购组织单位根据上级批复负责具体组织实施。第十八条 股份公司物资采购组织形式：一、集团公司设备物资部（采购中心）组织相关单位的物资专业人员参加。二、物资需用单位负责提供采购物资所需技术性能、供货时间、交货地点 等商务和技术资料，集团公司设备物资采购中心与物资需用单位联合对股份公 司编制的采购文件进行确认。三、集团公司设备物资采购中心和物资需用单位积极配合股份公司物资采 购活动，确保选择优秀的物资供应商。第十九条集团公司物资采购组织形式：一、集团公司设备物资采购中心组织实施，物资需用单位物资专业人员和 集团公司内的物资专家参加，联合实施物资采购。二、集团公司设备物资采购中心负责编制采购文件，物资需用单位负责提 供采购物资所需的技术性能、供货时间、交货地点等商务和技术资料，并对采 购文件进行确认。三、根据采购评审结果，集团公司设备物资采购中心及时向集团公司物资 采购领导小组编报采购评审报告和推荐供应商，集团公司物资采购领导小组负 责审批，审批结果及时通知选定的供应商。四、集团公司设备物资采购中心负责物资采购相关文件的整理归档。第二十条公司物资采购组织形式：一、公司物资采购分中心实施，集团公司物资专家、公司及物资需用单位 物资专业人员参加，集团公司设备物资采购中心指导与监督。二、公司物资采购分中心编制物资采购文件，物资需用单位提供采购所需 的物资信息，并对采购文件进行确认。三、公司物资采购分中心编制采购评审报告和推荐供应商，及时报送公司 物资采购领导小组审批，审批结果及时通知选定的供应商。四、公司物资采购分中心负责物资采购文件的整理归档，并将相关采购资 料报集团公司设备物资部（采购中心）备案。第二十一条 项目物资部门（含国内后勤组）采购组织方式：一、项目物资部门组织，公司采购分中心进行指导和监督。二、项目物资部门编制物资采购资料。三、项目物资部门将物资采购资料交由项目主管领导审批。四、项目物资部门负责将采购资料整理归档，并将采购相关资料上报公司 保障部。第二十二条充分利用“中铁十四局物资管理信息系统”和“易采工程设备 物资平台”等信息化手段，提高物资采购效率、质量和效益。第六章 合同签订与管理第二十三条按照“谁采购，谁负责；谁使用，谁签合同”的原则，物资使 用单位签订采购合同。第二十四条 在国内采购的物资由项目国内后勤组签订合同，200万元人民 币及以上的合同需报公司会议评审；200万元人民币以下的合同须经公司保障 部、财务部、工程管理部、法律事务部和分管领导会签。第二十五条 在项目所在国和第三国采购的物资，所属项目依据物资采购文 件和供应商投标文件等，项目物资部门与选定的供应商洽谈合同条款，拟定采 购合同文本，经使用单位主管领导审批后，项目部物资部门负责签订物资采购 合同。200万元人民币及以上的合同需报公司会议评审；100万-200万元人民 币的合同须经公司保障部、财务部、工程管理部、法律事务部和分管领导会签; 100万元人民币以下的合同项目部会签。第二十六条采购金额在200万元以上的物资采购合同需报集团公司设备 物资部（采购中心）备案。第二十七条 合同签订单位应严格履行合同，防止发生纠纷，维护企业信誉。 集团公司设备物资部（采购中心）和公司保障部负责合同履行的跟踪监督。第七章货款结算管理第二十八条坚持“谁签订合同，谁支付货款”的原则，明确货款结算责任, 严格货款结算支付程序。第二十九条 依照采购合同，项目物资部门对进场物资严格验收，及时、准 确地办理到货结算手续，按照公司资金支付审批程序进行会签，财务部门依据 合同约定的支付方式和期限，及时支付供应商货款，不得无故拖延或拒付。第八章供应商管理第三十条严格筛选物资供应商，实行供应商准入制度。一、项目部根据掌握的物资供应商资源，负责向上级物资主管部门推荐物 资供应商。二、依据项目部推荐的供应商或供应商的直接申请，公司采购分中心组织 有关人员对供应商的技术、质量、服务、价格、能力和信誉等进行资格评审， 选择并编制物资合格供应商名册，上报集团公司设备物资部（采购中心）。第三十一条 公司根据实际情况适时发布管理范围内的物资合格供应商名 册。第三十二条公司组织有关人员每半年对供应商的绩效进行一次考核与评 价，对供应商实行动态管理。根据供应商绩效考核与评价结果，将供应商划分 为优秀、合格和不合格三个档。第九章采购监控、考核与评价第三十三条加强采购监控，推进物资采购工作有序开展。纪检监察部门对物资采购过程实施监督，一旦发现违规、违纪、违法等现 象，将按照相关规定进行严肃处理，构成犯罪的，移交司法机关处理。第三十四条考核与评价：一、物资采购领导小组负责组织物资采购的考核与评价，考核与评价结果 纳入公司绩效考核。二、由保障部牵头，工程管理部、保障部、市场开发部、财务部、成本审 计部、法律事务部和纪检监察部组成评审小组，进行物资采购的考核与评价工 作。第三十五条 考核与评价的内容：每批次物资采购完成后，要形成物资采购评审报告，报公司物资采购领导 小组。第十章附则第三十六条本办法自下发之日起实行，并由海外分公司保障部负责解释。