档案管理与保密制度样本.doc

第六章 档案管理及保密制度第一条： 总则1. 本制度档案指企业日常工作中发生关键书面文件、音像资料，包含：国家政府部门关键公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、多种文书档案及其它专门档案（人事档案由人才交流中心代管）。企业对档案实施集中管理。第二条： 档案管理架构1. 企业档案管理由办公室主管，并设有综合档案室。2. 综合档案室由办公室档案管理员负责管理，各部门设兼职档案管理员。3. 综合档案室负责企业全部关键档案原件管理。各部门由兼职档案管员负责档案搜集、整理和移交工作。第三条： 档案分类：1. 文书类档案1） 政府部门各类文件 2） 企业对外、对内各类正式发文3） 法律公文4） 项目文件2. 工程技术类1） 开发档案2） 预算协议档案3） 工程档案3. 财务类档案4. 协议类档案5. 企业各类证照第四条： 归档工作步骤1. 档案工作分为八个步骤：搜集 、整理、判定、保管、编目、检索、统计、利用。2. 各部门以工程项目为单位，按档案分类要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至企业综合档案室归档。3. 各部门按要求建立档案，做好档案登记目录，经部门责任人审签后，立即交送企业综合档案室备查，并依据要求将档案原件移交企业综合档案室。如部门确需留存原件，应和企业综合档案室办理档案借阅手续。第五条： 归档要求1. 归档文件必需完整齐全。2. 归档文件必需按要求分类整理、编目。（登记目录见附表1）3. 档案编目1） 文书类档案：年度+（项目）部门+案卷号如：/市场/0012） 工程类档案：年度+工程项目+档案分类+案卷号 如：/回龙观/工程/0013） 财务类档案：会计年度设置4） 协议类档案：部门（项目）+协议类型+年份+案卷号4. 归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类传真件、复印件均不能归档。5. 音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版；计算机软盘、光盘要可运行。1） 照片、底片要求清楚完整，并附有说明文字材料，包含事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。2） 录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明：题目（内容）、制作日期、制作人、盘数、序号等。第六条： 档案借阅、移交1. 企业档案室档案标准上不外借其它单位，如确需外借，需经企业主管副总同意。2. 借阅档案、证照一律办理借阅手续（档案借阅单见附表3）。档案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、复印及转借她人。3. 各部门只能借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经档案主管部门责任人同意 。4. 企业档案管理人员在调离岗位、或离职时，由办公室主任负责监督办理档案交接工作, 将档案移交表填写清楚。（附表4）第七条： 保管和保密制度1. 存放档案档案柜排放整齐；采取统一档案盒，且要求标识明确。2. 档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。3. 档案保密严格实施档案保密制度，采取对应保管方法。销毁档案要由专员监销，预防泄密。4. 节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。第八条： 附则工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制订。附表1档 案 目 录档案编号文号文件标题责任人页数日期备注借 阅 档 案 登 记 薄序号日期单位（部门）案卷或文件题名用途同意人借阅人签字归还日期备注附表4 档案移交接收登记簿 档案目录号档案名称所属年度移交(接收)日期移交(接收)原因档案数量页数本数备注移交人(签字): 接收人(签字)