物资管理新规制度.docx

企业物资管理制度目 录第一章 总则 P2第二章 物资定义分类 P2第三章 物资请购管理 P3第四章 供给商管理 P5第五章 物资采购管理 P9第六章 物资管理 P15第七章 物资盘点管理 P26第八章 附则 P30第一章 总则一、为加强我企业物资管理工作，规范管理程序，降低资金占用，节省采购成本，特制订本制度。二、物资管理工作必需落实实施国家相关法律、法规和政策、行业规章和标准，以降低成本、确保工程质量、提升经济效益为中心，强化管理，为企业安全生产提供优质服务。三、本制度要求生产及行政物资计划、采购、验收、保管、发放、货款结算及废料回收等程序规范。四、本制度适适用于企业各部门全部物资及技术、广告、咨询服务等采购。第二章 物资定义分类一、固定资产定义 - 单位价值二千元以上或使用年限超出十二个月以上房屋、机器、机械、运输工具和其它和生产经营活动相关设备、器具、工具等。二、生产资产定义 - 进行工程生产所需使用多种设备材料等。三、流动资产定义 - 是指企业能够在十二个月或超出十二个月一个营业周期内变现或利用资产。依据企业情况，特要求单位价值在二千元以下三十元以上或确定为流动资产，使用年限在十二个月以内，不作为固定资产核实多种用具、物品和在经营中使用包装物、周转容器等，为流动资产。四、易耗品定义 - 依据企业情况，特要求单位价值在三十元以下或确定为易耗品，价格低廉，使用时间短，易损易碎，更换频繁为易耗品，如：电池、复印纸、垃圾袋、多种耗材等。五、伙食物资定义 - 职员食堂使用大米、油、调味料、餐具、多种蔬菜肉类等。六、其它 - 包含技术、广告、咨询服务等。第三章 物资请购管理一、物资请购步骤1、固定资产请购1.1库房物资由库管员依据安全库存量进行请购，非库房物资由使用部门负责请购。1.2申请购置固定资产时由需求部门/库管员填写请购单部门经理审批采购询价确定价格填写购置申请单预算审核部审批（以下简称审核部）副总审批总经理审批以上审批经过后，采购方可购置。2、 生产资产请购2.1库房常备生产材料由库管员依据库存最低备货量进行请购库管员填写请购单部门经理审批生产部经理审批采购询价确定价格填写购置申请单审核部审批副总审批总经理审批以上审批经过后，采购方可购置。2.2除库房常备材料以外生产所需材料，由生产部依据工程情况提出工程材料需求计划表附请购单部门经理审批副总审批采购询价确定价格填写购置申请单审核部审批副总审批以上审批经过后，采购方可购置。2.3工程紧急材料请购：单次需求金额预算在元以下由副总授权生产部经理或采购就近购置，报销时补办相关手续并说明原因，副总签字。单次需求金额预算在元及以上由生产部依据工程情况提出工程材料需求计划表附请购单按本章2.2条步骤进行购置。3、 流动资产请购3.1库房常备流动资产由库管员依据库存最低备货量进行请购库管员填写请购单部门经理审批采购询价确定价格填写购置申请单审核部审批副总审批总经理审批以上审批经过后，采购方可购置。3.2除库房常备流动资产以外需要新增，由各需求部门负责请购，需求部门填写请购单部门经理审批采购询价确定价格填写购置申请单审核部审批副总审批总经理审批以上审批经过后，采购方可购置。4、 易耗品请购4.1库房常备易耗品由库管员依据库存最低备货量进行请购，库管员填写请购单部门经理审批采购询价确定价格填写购置申请单审核部审批以上审批经过后，采购方可购置。4.2除库房常备易耗品以外需要新增，由各需求部门负责请购需求部门填写请购单部门经理审批采购询价确定价格填写购置申请单审核部审批以上审批经过后，采购方可购置。5、 伙食物资请购5.1由管理职员伙食责任人依据厨房物资最低备货量进行请购，伙食责任人填写请购单部门经理审批采购询价确定价格填写购置申请单审核部审批以上审批经过后，采购方可购置。6、 其它请购包含技术、广告、咨询服务等6.1由各需求部门填写请购单部门经理审批采购询价确定价格填写购置申请单审核部审批副总审批总经理审批以上审批经过后，采购方可购置。7、 各需求部门、库管员等需要请购填写请购单时必需注明：物资名称、规格型号、单位、数量、需求时间、用途、要求等信息。8、 紧急采购物资，需注明需求日期，并在请购单注明“紧急”字样。9、 各部门填写请购单必需有经办人、部门经理、行政部签字后，采购方可询价购置。（行政部关键查对库房有没有请购物资，避免造成反复购置）二、 请购周期1、 固定资产：不限制请购周期。依据各部门及企业需求情况，需要购置时可直接申请进行请购。2、 生产资产2.1库房常备材料：限制请购周期30天请购两次。由生产部经理、副总依据工程使用情况定出常备材料最低备货量，库管员依据库房材料最低备货量每半个月进行请购一次。2.2除库房常备材料以外生产工程所需材料：不限制请购周期。由生产部经理依据工程情况进行请购材料。3、 流动资产3.1库房常备流动资产：限制请购周期30天申购两次。由行政部经理依据使用情况合理定出最低备货量，库管员依据库房低值易耗品最低备货量每半个月进行请购一次。3.2除库房常备流动资产以外需要新增：不限制请购周期。由需求部门依据实际情况进行请购。4、 易耗品4.1库房常备易耗品：限制请购周期，30天请购两次。由行政部经理依据使用情况合理定出最低备货量，库管员依据库房易耗品最低备货量每半个月进行请购一次。4.2除库房常备易耗品以外需要新增：不限制请购周期，由各需求部门依据实际情况进行请购。5、 伙食物资5.1能够存放物资：如大米、油、调味料等，限制请购周期，30天请购两次。由伙食责任人依据使用情况合理定出最低备货量每半个月请购一次。5.2不能存放物资：如新鲜蔬菜、新鲜肉类等，不限制请购周期，由伙食责任人依据职员伙食实际情况合理进行采购。6、 其它：不限制请购周期，由需求部门依据实际情况合理进行请购。第四章 供给商管理一、供给商调查和选定1、 采购提供供给商信息，由采购部门调查填写供给商调查表；供给商调查表作为选择供给厂商参考，应包含下列内容：1.1企业名称、地址、电话、传真、邮箱、网址、责任人、联络人等。1.2企业概况，如资本额、成立日期、占地面积、营业额、银行讯息等。1.3设备情况。1.4关键产品及原材料。1.5关键用户。二、 生产材料设备类供给商选定 1、 供给商初选依据本企业所用原辅材料、设备情况结合市场供方信息，采购部门从多种渠道了解供给商信息，填写供给商调查表；采购部门依据供给商调查表了解信息，初步选择几家信誉好生产厂家作候选合格供给商。2、 生产部或采购部依据采购质量标准对样品进行检测、试用，或对设备、备品备件技术指标向供给商质询，并出具书面意见。3、 必需时，经总经理同意后，由采购部组织生产部相关人员对候选供给商进行实地调查，听取介绍，了解供给商经营理念、质量管理、技术水平、供货能力等情况，依据调查结果出具书面汇报。4、 依据供给商调查表、检测或试用意见、现场考察，确定合格供给商，经主管领导和总经理同意后，将其纳入合格供给商名单。5、 采购时，从合格供给商名单中确定采购物资供给商进行采购。三、 市场经销商类供给商选定1、 经过实地考察，听取介绍等方法了解基础情况，并索取资质证实文件。2、 填写供给商调查表。3、 在购置地点进行时货检验。4、 必需时，由使用部门试用，并出具书面意见。5、 经过试用没有质量问题时，依据供给商调查表、书面试用汇报，确定合格供给商，经主管领导和总经理同意后，将其纳入合格供给商名单。 四、服务类供给商选定1、 服务类供给商包含校准、运输、设计和化验等供给商。2、 对于服务类供给商首先应调查下述内容，并将调查结果填写供给商调查表： 2.1服务范围，资格及其资质证实文件；2.2服务价格；2.3按时提供服务能力；2.4技术力量和服务设施。3、 对于服务类供给商，现场考察或对其服务过用户调查，由使用部门和供给部门共同出具书面意见。4、 依据供给商调查表、书面试用汇报，确定合格供给商，经主管领导和总经理同意后，将其纳入合格供给商名单。五、 每个合格供给商，由采购部门负责建立供给商资料表及供给商档案。六、 采购部应将供给商资料表定时更新汇总后，交至审核部及财务部门备档，作为后续报销审核依据。七、供给商考评和评定1、对关键物资、服务采购或年采购金额5万供给商，其每次供货后，采购部门均应组织验收和使用部门填写供给商信用统计表。行政部负责检验供给商信用统计表统计实施情况。2、每十二个月6月，由行政部组织采购部、生产部及其它使用部门，对合格供给商名单进行复审。结合供给商实际供货情况及其信用统计，从品质、交期、价格、服务等多个方面对供给商进行考评和评定。考评和评定后，形成新合格供给商名单，经总经理办公会审批后传输到相关部门实施。采购部应做好供给商调查和管理工作，标准上应确保关键设备材料合格供给商名单不少于三个。3、对关键原材料、包含安全方面仪器设备供给商，产品假如出现质量问题一票否决。4、发觉和采购人员串通虚高价格或提供虚假产品，一票否决。5、通常产品供给商考评和评定可参考以下方法进行：5.1供给商考评项目及分数百分比以下（满分100分）：品质：40分；交期：25分；价格：15分；服务：15分；其它：5分。5.2评分标准（1） 品质评分质量可靠，技术优异：3640分质量可靠，技术通常：3036分质量基础能满足要求，技术优异：2530分质量、技术基础能满足要求：2025分质量基础不能满足要求：20分以下 （2） 交期评分依订单要求交货日期进行评分，方法以下：准期交货得分25分。 延迟12日每批次扣2分。 延迟34日每批次扣5分。延迟56日每批次扣10分。延迟7日以上不得分。 （3） 价格评分价格公平合理，报价快速：10分。 价格尚属公平，报价缓慢：8分。价格稍微偏高，报价快速：6分。 价格稍微偏高，报价缓慢：3分。 价格甚不合理或报价十分低效：0分。 （4） 服务评鉴 1） 埋怨处理评分 诚意改善：8分。 尚能诚意改善：5分。 改善诚意不足：2分。 置之不理：0分。 2） 退货交换行动评分 按期更换 ：7分。 偶然拖延：5分。 常常拖延：2分。 置之不理：0分。5.3依据供给商供货情况，对以上各项打分后，汇总平均。60分以下为不合格供给商，取消合格供给商资格；90分以上为优异供给商。八、建立采购平台 1、采购人员应立即登记整理供给商信息资料，已和企业发生往来业务供给商必需建立档案，供给商档案最少包含供给商资料卡、供给商调查表和供给商信用统计表。2、在采购部组织下，依据以往采购资料和平时搜集数据，对合格供给商及其产品分门别类地整理出一套完整“产品价格供给商”资料库，形成企业采购平台。价格平台应包含以下内容：2.1材料（设备）名称；2.2规格型号；2.3关键技术指标；2.4价格区间；2.5厂家（或供给商）；2.6索引。3、 邀请招标或议标，首先从资料库（采购平台）中选择邀请对象；对于劳保用具、办公用具及常见生产材料等，能够从中指定供给商采购。4、 对单件金额较大备品备件、材料等，结合本身需求，努力和合格供给商建立供给商库存或和供给商建立联合库存，降低资金占用和缩短供给时间。第五章 物资采购管理一、采购备用金1、 采购备用金实施“定额制”，其额度由企业总经理核定。采购部备用金核定为3000元。2、 实施备用金制度有利于采购部门工作人员主动灵活地开展工作，从而提升工作效率，但必需做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发觉严厉处理。二、采购标准1、 询价比价标准：物资采购必需有三家以上供给商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、用户群等原因基础上进行综合评定，并和供给商深入议定最终价格。2、 一致性标准：采购人员定购物资必需和请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高情况下，采购人员须立即反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全和请购单一致，经审核后，差值不得超出请购量510%。3、 低价搜索标准：采购人员随时搜集市场价格信息，建立供给商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。4、 廉洁标准：4.1自觉维护企业利益，努力提升采购物资质量，降低采购成本。4.2廉洁自律，不收礼，不受贿，不接收吃请，更不能向供给商伸手。4.3严格按采购制度和程序办事，自觉接收监督。4.4加强学习，广泛掌握和采购业务相关新材料、新设备及市场信息。4.5工作认真仔细，不出差错，不因本身工作失误给企业造成损失。5、 招标采购标准：凡大宗或常常使用物资，全部应经过询议价或招标形式，由采购部及相关部门共同参与，定出一段时间内（十二个月或六个月）供给商、价格，签署供货协议，以简化采购程序，提升工作效率。对于价格随市场改变较快物资，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。6、 审计监督标准：采购人员要自觉接收行政部或企业领导对采购活动监督和质询。对采购人员在采购过程中发生违犯廉洁制度行为，企业有权依据企业相关制度对相关人员进行处罚直至追究其法律责任。 三、请购单接收及分发要求1、 请购单接收关键点 1.1采购在接收请购单时应检验请购单填写是否根据要求填写完整、清楚，并核查是否经过部门经理审批； 1.2接收请购单时遵照以下标准：无计划不采购，名称规格等不清楚不采购，不遵守采购周期不采购，库存已积压物资不采购标准；1.3对于不符合要求和撤销请购物资应立即通知请购部门。2、 请购单分发要求 2.1采购部门接收请购单以后，于当日根据各采购员分工范围立即落实。2.2对于紧急请购项目应优先处理，由采购部责任人督办；2.3无法按请购部门得需求日期到货物资，必需在接收当日立即反馈给请购部门；3、 采购周期要求3.1固定资产：最少提前7个工作日请购，询价议价时间不超出5个工作日，经审批后采购周期不超出3个工作日。3.2流动资产：最少提前5个工作日请购，询价议价时间不超出5个工作日，经审批后采购周期不超出3个工作日。3.3易耗品：最少提前3个工作日请购，询价议价时间不超出5个工作日，经审批后采购周期不超出3个工作日。3.4伙食物资：最少提前5个工作日请购，询价议价时间不超出5个工作日，经审批后采购周期不超出3个工作日。3.5其它：最少提前5个工作日请购，询价议价时间不超出10个工作日，经审批后采购周期不超出10个工作日。3.6生产物资：3.6.1单次采购金额预算在5千元以下零星采购项目，如无特殊物资，经审批后采购周期不超出3天；（审批经过即协议签署）3.6.2单次采购金额预算在5千以上-10万元采购项目，进行比价采购，经审批后采购周期不应超出12天；3.6.3单次采购金额预算在10万以上-100万元采购项目，进行比价采购，经审批后采购周期不应超出15天；3.6.4单次采购金额预算在100万元以上采购项目，采购部自行采购、招标采购或委托招标企业代理招标，经审批后采购周期不应超出30天；招标企业由总经理确定。3.6.5紧急工程材料，使用部门应最少提前1个工作日请购，经审批后采购周期不应超出2个工作日。3.6.6通常采购：领导审批时间不应超出5个工作日，由采购员联络审批领导在限定时间内完成审批手续；紧急工程材料：领导审批时间不应超出2个工作日，由采购员联络审批领导在限定时间内完成审批手续（可电话取得领导同意后先行购置，后补单）。三、 询价及其要求 1 询价应认真审阅请购单品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，碰到问题应立即和请购部门沟通；2 属于相同类型或属性近似产品应整理、归类集中打包采购；3 对于紧急请购项目应优先处理；4 全部采购项目上必需向生产厂家或服务商直接询价，标准能不经过其代理或多种中介机构询价；5 对于请购部门需求物资或设备如有成本较低替换品能够推荐采购替换品；6 碰到关键物资、项目或预估单次采购金额大于100万采购情况，询价前应先向企业相关领导汇报拟邀请报价或投标单位基础情况；企业领导同意方可询价或发放标书；7 询价时对于相同规格和技术要求应对不一样品牌进行询价；8 除固定资产外单次采购金额在5千元以下项目采购员能够自行比价采购；单次采购金额预算金额在5千以上-10万元全部项目全部应要求最少三家以上供给商参与比价采购；单次采购金额预算价格在10万以上-100万元全部项目全部应要求最少五家以上供给商参与比价采购。企业相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在100万元以上项目由企业领导决定是否委托第三方机构代理招标；9 比价采购或招标采购所邀请单位均应含有一定资质和实力，含有提供或完成我企业所需物资和项目标能力；10 比价采购或招标采购应根据（材料或设备询价表）格式或确定完整招标文件格式进行询价；11 在询价时碰到特殊情况应书面报请企业领导指示。四、比价、议价1、 对厂商供给能力，交货时间及产品或服务质量进行确定；2、 对于合格供给商价格水平进行市场分析，是否其它厂商价格最低，所报价格综合条件愈加突出；3、 收到供给单位第一次报价或进行开标后应向企业领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格；4、 关键项目应经过一定方法对于目标单位实力，资质进行验证和审查，如经过进行实地考察了解供给商各方面实力等；5、 参考目标或理想中标价格和拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件深入谈判。五、比价、议价结果汇总1、 比价、议价汇总前应汇报企业相关领导，取得同意后方可汇总；2、 比价、议价结果汇总应根据（比价/招标汇总表）格式完整列出报价、工期、付款方法及其它价格条件、列出拟选择单位及选择理由，根据一定次序逐一审核；3、 如比价、议价结果未经过企业领导审核应进行修改或重新处理。六、协议签署及其要求。1、协议：协议是当事人或当事双方之间设置、变更、终止民事关系协议。依法成立协议，受法律保护。广义协议指全部法律部门中确定权利、义务关系协议。2、单次采购金额10000元以上必需和供货方签署采购协议，未签署协议财务有权拒绝付款。3、协议正文应包含要素1） 协议名称、编号、签署时间、签署地点；2） 采购物资/项目标名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及协议总额，清单、技术文件和确定图纸是协议不可分割部分；3） 包装要求；4） 协议总额应含税，含运达企业总价，特殊情况应注明；5） 付款方法；6） 工期；7） 质量确保期；8） 质量要求及规范；9） 违约责任和处理纠纷措施；10） 双方企业信息；11） 其它约定。3、协议签署及其要求1） 如包含到技术问题及企业机密，注意保密责任；2） 确定协议条款时一定要将多种风险降低到最低；3） 为预防协议工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；4） 遇货物订购数量较多且价值较大或难清点情况时务必请厂商派代表来场帮助清点；5） 质保期一定要明确从什么时候开始并应尽可能要求厂商延长产品质保期；6） 具体约定发票提供时间及要求；7） 针对不一样协议约定不一样付款方法，如设备类协议通常应分根据预付款、验收款，调试服务款、质量确保金次序明确付款额度、付款时间和付款条件等；8） 和首次合作单位合作时，应少付预付款或不付预付款；9） 违约责任一定要具体、具体；10） 比价/招标汇总表巡签完成后方可进行协议签署工作；11） 协议签定前采购部领导应对协议初稿进行巡签审查；12） 协议巡签审查经过后应由企业领导签字，加盖企业协议章方可生效；13） 签署全部协议应立即报送财务部门。七、付款及协议实施1、 付款要求1.1全部已签署协议付款时应参考企业财务管理制度中相关要求实施；1.2根据进度付款采购项目必需确保质检合格方可付款；1.3根据企业要求和协议约定达成付款条件协议在付款时由经办人填写（付款单），由部门经理签字后，提交财务部付款；1.4财务部门在接到付款单后应在3日内付款，以免影响协议实施和供货周期，遇特殊情况限延期付款应立即通知采购部并汇报企业领导。2、协议实施2.1已签署协议由采购部负责跟进，由采购部责任人进行监督，如出现问题，采购部应立即提出提议或补救方法，并立即通知请购部门及企业领导。2.2已签署协议在实施期间，应立即掌握合作单位对于协议义务和责任推行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；2.3协议在推行期间应根据上方约定严格实施协议，遇未尽事宜应立即协商并签署补充协议；第六章 物资管理一、 库管员管理要求1、 库管员应熟悉其所保管物资之基础特征、使用性能、保管知识、规格用途、存放期限等；2、 立即、正确地做好记账工作，如实反应物资库存及发放情况；3、 常常保持仓库环境之整齐文明、多种物资存放整齐。二、 物资验收制度1、 物资验收要求：1.1每次采购物资单位数量少于20个，要求100%验收；1.2每次采购物资单位数量多于20个，要求抽样20-50%验收；1.3所采购物资（有合格证）必需含有合格证实，尤其是对批量购置之物资必需要有验收物资之合格证，物资合格证由库管员统一存档保留；1.4对目测无法验收之物资，必需使用相关工具帮助验收；1.5对验收物资规格、数量等必需和请购单上之内容相符；1.6库管员应负责将常见物资之说明书、使用说明书及保修卡等资料在验收无误后保留、备查。1.7对于使用部门请购物资（材料、设备、其它等），对验收专业性要求较高由请购部门帮助库管员进行验收。2、 物资验收分类 2.1应含有计量所检定合格物资全部肉眼看不出大小、长宽、高度、厚度等需要依靠计量法才能检验物资全部需要进行计量检验；2.2应对合格证进行验收检验物资购置固定资产、办公设备、工程设备材料等；2.3应抽样验收外观完好度、接触部位灵活度验收之物资如：水龙头、阀门、弯头、铁管、接连管、开关、导线、接触器、灯管、灯泡、保险丝、玻璃刮、扳手、钳子、修枝剪；2.4应抽样试用或通电检验验收之物资购置全部需要插电方可使用物资，如：烧水壶、取暖器、电钻、电焊机等；2.5应对物资保质期进行检验验收之物资购置全部食品、及放置时间久了不能正常使用物资等。2.6凡不属于上述验收范围，应对其是否符合采购计划要求之规格、型号、外观、数量等进行抽样或全部查对。3、 物资验收方法：（1）物资包装验收方法：A 库管员应目视物资外包装平整光滑，密封包装无裂缝、无渗漏、无污染或破损痕迹；B 注意查对物资包装上注明之生产日期及使用期，对已过使用期，库管员应拒绝验收入库；对使用期间不足30天之物资，由仓库管理人员组织人员对其试用，方便检验该物资之有效程度是否合格，并要求采购人员对该类物资限量采购。（2）物资质量之验收方法： A 仔细检验物资表面有没有擦伤、破损、无裂逢或扭曲变形； B 在验收铁制物资时，应注意有没有锈迹； C 转动物资连接部位，检验其转动是否灵活，有没有大摩擦声； D 仔细检验物资接口部分，看连接处有没有松动、滑丝现象；E 验证物资质地、物资颜色及物资规格、尺寸是否符合购置要求；F 对物资受力部分应用手或其它方法做加力试验，看其是否达成要求受力标准； G 检验物资隶属件是否齐全。 （3）物资性能验证方法： A 对物资机构部分反复试动，检验其灵活性、正确性； B 验收机械设备类必需进行“试用”验证方法，方便检验其性能情况；C 在验收电器物资时，应使用万用表测试。测试电压和电阻指数首先达成物资合格证实标准，其次还必需达成国家相关指数正常标准；D 国家要求之其它验收方法。 （4）物资验收程序 （4.1）新采购物资验收程序： a 采购员将采购回来物资立即送交库管员验收； b 库管员根据“物资验收要求”、“物资验收分类”及“物资验收方法”中之相关要求，对物资进行验收。对验收合格物资，由库管员填写入库单后入库，对验收不合格之物资，不许可入库。 （其它部门申购物资库管员无法衡量验收质量标按时，可由申购部门帮助验收）（4.2）非库存工程材料验收程序a 因非库存工程材料数量较多，工程需要紧急，所以非库存购置工程材料可直接送到工程现场，而不经过库管员验收。b 采购员将购置回来工程材料送往工程现场，由采购员或施工现场责任人根据“物资验收要求”、“物资验收分类”及“物资验收方法”中之相关要求，对物资进行验收并签字确定。采购员对物资验收质量负责。c 采购员将工程现场责任人验收签字送货单交于库管员。对验收合格物资（必需有经办人和施工现场现场责任人签字验收），由库管员填写入库单补办入库手续。送货单签字不齐全库管员有权不予补办入库手续。 （4.3）退回仓库物资验收程序： a 退物资人员将未使用完需退回仓库物资送交库管员验收； b 库管员查对该物资之规格型号、性能情况、可利用价值及其它特征； c 库管员再依据“物资验收要求”、“物资验收分类”及“物资验收方法”中之相关要求进行验收。对验收合格物资，按相关要求入库存放，对验收不合格物资，由库管员填写不合格品处理表，等候处理。 5、 物资验收资料保管 5.1 库管员应作好每次物资验收结果统计；5.2 物资验收之相关资料由库管员按月归档保留；5.3 固定资产、工具、设备验收资料由库管员按月归档长久保留。 三、 物资入库制度1、 采购人员标准上应在物资购回当日，将物资送交仓库验收，特殊情况不能在当日入库，经行政部主管同意后另行处理。2、 物资入库时，必需先行验收，未经验收之物资一律不许可入库。3、 全部物资入库由库管员填写一式三联入库单。 4、 入库单一式三联，完成验收手续由库管员签字后，其中： 第一联仓库留存，作收货记账依据； 第二联交于采购随同发票报销；（报账必需有入库单） 第三联送财务部存查（库管员在完成验收手续后，按月聚集后交财务部）；5、已取得发票物资入库，库管员及采购人员必需对发票上所列内容进行查对；凡还未取得发票而先行入库物资，库管员及采购人员必需查对入库单上所列品名、规格等和实收物资及送货单是否相符。6、非库存工程材料设备可不进入仓库，但必需按要求办理入、出库手续。7、采购设备开箱后，若有技术资料和随机文件，需交档案管理人员统一归档，复印件由库管员保留。8、退回物资入库程序： 相关人员将未使用完物资送到仓库。 库管员对物资进行验收： 验收合格品，填写入库单，在备注栏内填写“退回物资入库”字样，存入合格品存放区内； 不合格品，填写不合格品处理表后存放在不合格品区等候处理。 库管员依据退回物资入库单，登记仓库物资明细账，并将入库单汇总后每个月送管理处财务部进行相关账务处理。四、 物资保管制度 1、 全部物资均先由仓库验收，属各分仓物资再由各分仓领出分仓库进行保管。2、 全部物资由行政部统一分类编号。3、 仓库按物资编号划分存放区域，物资依据其存放条件及编号，有条理地存放于仓库内。4、 库管员应合理使用仓容，对干货、湿货、轻重、危险品需区分，重载物资和轻抛物资不能混堆，有挥发性物资和吸潮物资不能混堆。5、 库存物资限额标准：日常消耗物料库存限额通常为每个月平均消耗量2倍；常备零件物资库存限额通常为每个月平均消耗量3倍；6、 物资堆放和防护6.1易燃易爆和挥发性强物资A 远离热源，须单独设载存放仓库，且尽可能不放在货架上，摆放在地上，既方便倒取又降低因碰撞而产生危险；并做好防火方法，按要求配置灭火器。B 保持包装完好。密封不好应立即采取合适保护方法，如更换包装。 6.2吸水性强轻易发潮发霉和生锈物资 A 用砖或木架空放、放干燥地上或货架上； B 超长或散装物资。可放架空层上，防潮通风；也可靠墙而立，体积重应在墙上预设稳固铁钩，以防时间一长靠墙物资角度改变或取料时有倾倒伤人隐患； C 重型机具设备放干燥地上，并在摆放时考虑取放方便性。6.3 常见工具、材料配件等 A 不易规则摆放在货架上，用盒或袋装好摆放。规则物资整齐摆放在货架上或地上； B 体积大而重量轻物资，可靠墙而立或挂墙上，也可选择干燥通风地面堆放。 6.4 易碎、易损物资 A 体积较小或瓶装物资，可放载货架底层或摆放在不常常使用物资货架上或整齐堆放在地上，但不能够放载货架较高层，因体积较小不稳固，易摆动； B 体积较大物资应靠墙放载，通常不应采取平放，应考虑立放，且该位载上方通常不再悬挂物资； C 堆放地选择人员活动较少之地。 沙石、砖瓦可放载在露天材料库；放在室内仓库时，必需用袋装好堆放在地上。 7、 库管员必需常常检验物资存放情况，注意质保期限。对滞存在仓库时间较长物资要主动和部门主管反应滞存情况，对仓储中发觉有霉变、破损或超保管期物资应立即提出处理意见。 五、 仓库安全管理制度 1、 仓库内堆放易燃易爆物资需采取对应方法，符合消防规范，库管员要留心库房温湿情况，注意防火安全，确保全部物资安全存放。2、 仓库是物资保管重地，除仓库管理人员和因业务、工作需要相关人员外，任何人未经许可不准入仓库。 3、 因业务、工作需要进入仓库人员，在进入仓库时，要有库管员陪同，不得独自进入，凡入仓人职员作完成，出仓时应主动请库管员检验。 4、 一切进仓人员不得携带火种、背包和手提袋等物进入仓库。 5、 仓库内不得存放私人物资。 六、 工具借用管理工具借用管理是为了确保工具正常使用。工具借用按时间可分为临时借用和长久领用，长久领用又可分个人领用和公共领。1、 临时借用工具，由使用人填写领料单，经部门主管同意后，向库管员申请领取。2、 库管员应依据使用人工具借用记录表统计，查对原表上领用工具是否有反复现象： 如经查对，已经有领用统计，但没有报废或其它处理统计，库管员应拒绝发放； 如经查对没有该工具领用统计，将工具发放给领用人后，并在工具借用记录表上登记。 3、 工具使用人在交还工具时，库管员检验工具及其附件是否完好无损，在工具借用记录表上注明交还时间并签收。库管员检验工具后若发觉问题，应立即统计，并上报部门主管。 4、 个人领用工具品种依据需要配置，由使用人提出申请，经部门主管同意后到仓库领用，并办理领用手续，领用后个人负责使用保管，离开管理处时交还，库管员需作签收统计。 5、 公共领用工具由部门人员申请，经部门经理同意后，到仓库办理领用手续，领用后由申请人或指定专员负责保管。 6、 工具调换标准上以旧换新，发生丢失和毁损，由保管者写明原因，向上一级领导汇报，不属人力不可抗拒丢失和毁损，由责任人按当初工具价格赔偿；属长久使用正常磨损或损坏，由部门经理同意办理报废手续。 七、 物资领用管理 1、 领用多种物资全部必需办理领用手续，并经部门经理审批。各部门日常使用消耗性物资可向仓库申领一定数量，自行设仓保管。2、 物资领用需预先填写领料单，列明出库物资编号、品名、规格、数量、用途、使用区域等，除有领用人员署名外，还必需有使用部门经理署名。全部物资出库一律凭使用部门开出之领料单发货。（除办公易耗品及钥匙采取登记领取方法其它物资必需以开领料单形式领取）3、 领料单一式三联，其中第一联由仓库作物资发出后记账依据；第二联交由财务部存档（仓库发货后每个月底聚集交财务部）；第三联由领料人自存。 4、 固定资产领用除需填写领料单外，使用部门应同时登记物资保管清单，库管员每个月汇总，上报财务。5、 物资领用标准上以旧换新，特殊情况下经部门经理审批后可先领后交，发生多领情况，应主动归还。易耗品（如铅笔、垃圾袋等）及物料（如水泥、河砂等）领用可不交还旧物直接领用。6、 遇物资丢失、损毁严重等意外情况，无法以旧换新时，价值人民币200元内，经部门经理审批后直接领用。价值人民币200元以上，须由总经理审批后方可领用。 7、 若维修项目中确需新增物资，或因被盗及遗失物资需要补领，必需在领料单上注明情况。 8、 库管员发货时，要坚持按发货程序发货：一查库存量，二优异先出，三当面点清。发货时发货人应在领料单上署名并立即登记入账。9、 已领用物资，凡质量、规格不符合使用，应许可使用部门退货。办理退料销账手续：库管员填写一式三联入库单（注明“不能使用退回”字样），仓库凭入库单作重新入账依据。若退回是已使用物资，库管员应另设账登记、保管。 八、 物资调拨管理1、 物资调拨定义1.1物资实际存放地点已发生改变，但账目金额不作变动，这类物料转移称为物资调拨。1.2仓库和仓库之间发生物资转移,也称为物资调拨。2、 物资调拨种类2.1物资借入；2.2物资借出；2.3仓库之间物资转移；2.4其它需采取调拨方法进行物资转移情形。3、 物资调拨步骤(1) 仓库之间物资转移，本企业内分属不一样帐目标两个仓库之间，就某种物料由一个仓库转移至另一个仓库，此种调拔方法，由发料仓库出具物资调拔单，注明调拔物料编号，名称，规格，数量、原因等后，经相关仓库部门经理核准后进行调拔，调拔单经两个库管员签字后交于财务进行记账处理。 (2) 部门之间物资转移，在企业不一样部门，就某种物料由一个部门转移至另一个部门，此种调拔方法，由调出部门出具物资调拔单，注明调拔物料编号，名称，规格，数量、原因等后，经转出部门经理、接收部门经理、库管员签字核准后进行调拔，调拔单经两个部门管理员签字后交于财务进行记账处理。 (3) 除上述两种情况外物资调拨，也需参考上述程序办理调拨手续。八、