会议管理规定与例会制度.docx

会议管理规定与例会制度会议管理规定会议召开的程序和规定会议召开需确保所有与会人员的到场，并确保会场的设备与环境能够满足会议 需要。具体程序如下：1 .会议的组织者应提前确定会议议题、时间、地点、主持人等相关事项，并向 所有有关方面发出邀请。2 .会议开始前，主办单位应设置注册处，负责签到、分发会议文件，提供饮食、 会议文具和设备等服务。3 .会议现场的录音、摄影、录像需遵循相应的协议和规定。4 .会议的记录员将记录会议的主要内容和决定事项，并及时向与会人员进行传 达。会议的组织工作1 .会议的组织者要仔细规划会议日程，必要时要预留足够的时间给出席人员进 行辩论、讨论。2 .会议的组织者要事先准备好所有与会人员需要的文件、材料、资料，并按需 发放。同时，还须配备通讯设施、饮食住宿设施、技术设备等。3 .会议的组织者要做好会议审查的工作，以确保会议议题和材料的准确性和合 理性。4 .会议议题必须清晰明确，而且要在发言环节时给出席人员充分的讨论时间， 以期达成共识。会议记录与备份1 .记录员应准备好笔记本电脑或其他记录设备，记录与会人员的发言和会议的 主要内容。2 .在会议结束后，记录员应立即撰写会议纪要，以备归档和备份。3 .会议记录的存档形式应当具有一定的稳定性和安全性。多数情况下，会议记 录的存储形式应当为电子版，并进行云备份。同时，还应当在空闲的缓存盘存放一 份打印版。例会制度意义及目的例会是指公司在规定的时间以固定格式和方式召开的会议。例会是为了提升公 司人员的组织能力和协作能力，整理公司的营运状态，也是为了展开公司相关事宜 的探讨和决策。例会召开1 .例会召开时间应固定，如每周的某一天或每月的某一天。对外事宜的例会时 间应要求先向对方确认，如与对方商务级会议重叠，应尽早调整会议时间。2 .例会召开地点应当固定，但如有特殊需求，可以选取公司内部其他地点作为 临时开会场所。3 .例会议题及议程应当提前发布，以保证与会人员充分经过准备，讨论议题时 做出最好的建议和决策。例会主持1 .例会应当由会议组织者担任主持人，主持人应当明确会议的目标和主题，掌 握全局，适时调整会议进程。2 .在讨论议题的过程中，主持人应当保持公正、客观，确保意见的充分表述和 讨论。例会记录1 .例会记录员应准备好笔记本电脑或其他记录设备，在例会过程中记录会议的 主要议程，以备归档和备份。2 .在例会结束后，记录员应立即撰写会议纪要，并与与会人员进行核实和确认。3 .例会记录的存档形式应当具有一定的稳定性和安全性，以便将来查阅。最好 采取多样化的存储方式，包括电子版和手写版。在备份存储时，应当在多个存储媒 介上存储备份，以防数据丢失。结语在职场和企业中，组织和召开会议以及制定规章制度都是十分必要的。因此, 公司应该建立相应的制度，并严格贯彻执行，以构建和谐的企业文化环境。