艾科特客房标准管理系统操作基础手册.doc

管房管理系统操作手册1. 操作阐明商定1.1. 有关概念 散 客：是普通零星客人总称。 会 员：在宾馆入住频率较高客人，普通可以享有宾馆规定各种优惠。 合同单位：指跟宾馆订立价格和服务合同单位，合同单位宾客入住宾馆按照合同价格进行结算。普通不交押金，由财务收款。 联 房：联房重要用于团队和同步开多间房。 钟 点 房：酒店在白天暂时提供应客人休息,但是夜状况。可以定义钟点房房价。 凌 晨 房：宾客凌晨入住宾馆,相对天房房费较为便宜。可以定义凌晨房房价和生效时间段。 宾客续住：即补交押金，押金局限性和延长客人预离酒店时间等状况都适合此类操作。 冲 账：解决或检查账务解决过程中，发现解决过业务中由于某一笔会计分录解决不恰当，需要进行改正，为保持调账完整性，将此笔会计分录取红字原封不动进行改正冲回，再重新进行对的账务解决。1.2. 软件界面阐明2. 基本操作2.1. 进入客房 管理系统双击桌面上 即可打开宾馆管理系统客户端，浮现对话框（如图 1） ，对的输入【顾客名称】和【顾客密码】这两项信息后，单击 确 定 即可进入宾馆管理系统。初次进入系统前，顾客需校正电脑操作系统时间；正常使用后禁止更改操作系统时间。保证客户端运营时，客户端正常运营初次进入系统时，顾客名为 admin，密码为 8888。2 2. 退出客房管理系统宾馆管理系统支持各种不同退出方式，惯用有如下两种：（1）执行 系统中 退出 系统，系统提示“您拟定要退出系统吗？” ，单击拟定即可退出。（2）单击系统右上角X按钮，系统提示同样信息，单击拟定即可。（3）也可以执行 系统中 锁定系统 暂时中断系统操作。3. 系统设立3.1. 菜单位置在系统窗口菜单栏中找到 （如图 2）（图 2）3.2. 顾客单位设立执行 系统设立 系统选项 弹出设立对话框 （如图 3） ， 顾客单位信息涉及： 【酒店名称】 ，【电话号码】 ， 【传真号码】 ， 【酒店代码】 【单位地址】等酒店信息单击 确 定 即可保存设立，顾客单位信息可以依照咱们需要在打印表单时提示出来（图 3）3.3. 系统设立执行 系统设立 系统设立，弹出系统设立对话框， （如图 4）在 系统设立中可对如下内容进行设立：(1)预定管理设立： 可以设立默认到店时间， 住店时间， 预定保存时间， 预定启用时间，预定过时取消方式（如图 4）注： 表达该选项被选取，反之则不选(2)前台设立a. 默认住店时间设立b. 登记入住单打印设立c. 不同双击房态图设立d. 入住单阐明设立如下图：（3）收银管理设立：押金单打印方式和格式，结帐单打印方式和格式，自动夜审，欠费条件，交班模式等设立。如下图：(4) 门锁设立：如果您酒店已经装了智能门锁系统， 咱们软件和酒店门锁系统进行联动，在客人入住酒店时能在酒店管理软件中制作房卡，减少收银人员工作强度同步，加强了酒店管理，但需要酒店方提供相应房门接口参数给咱们才可以实现。3.4. 顾客角色设立 ：3.4.1 角 色 设 置 ： ： 点 击 用 户 管 理 新 增 增 加 组 ， 如 图 下 ：3.4.2.人员设立，如下图：3.4.3.权限设立：如下图：3.5. 数据管理3.5. .1 1 备份数据库 ： 执行 系统设立 数据库备份 ， 弹出备份数据库对话框 ， 选取默认或者想要份到文献夹 ， 既可进行数据库备份 实现功能：可以将软件之前营业数据以备份形式保存下来,可以避免营业数据由于意外状况丢失.如下图：3.5. .1 1 还原数据库执行 系统设立 数据库还原 ，弹出备份数据库对话框，找到想要还原数据文献（.bak文献）即之前“备份数据库得”到文献，然后单击 还原 按钮，即可进行数据库还原。 如下图：3.5. .2 2 系统初 始化在安装完本软件时， 您可以通过系统初始化来清除软件自代有关数据， 自己建立与酒店相应数据以便后来使用。如下图：3.5. .3 3 删除营业数据执行 系统设立 删除营业数据， 本功能是为了让清除一下不需要数据， 如试营业数据和好久此前数据尚有酒店不想要数据，操作如下图：4 4. . 基本数据 维护4.1. 房态类型设立执行 基本数据 维护 房态类型设立， ， 弹出 房态类型设立对话框， 这些类型是系统默认不允修改和删除。如下图：4.2. 房态图设立：执行 基本数据 房态图设立 ，可以依照酒店状况进行设立，如下图：4.3. 楼层区域设立 ：执行 基本数据 维护 楼层区域设立， 可以依照酒店实际添加相应楼层， 单击新增后依次增长楼层，新增完后，再单击保存即可。如下图：4.4.房间类型设立：执行 基本数据 维护 房间类型设立， ， 可以对宾馆中房间类型进行新增编辑等操作， 如要新增类型：单击新增，然后依次填入编码，名称，床位数量，原则房价，阐明，再单击保存即可。如下图：4.5. 房 间信息设立 ：执行 基本数据 房间信息设立 ， 方式一 ： 单间新增 ： 单击新增，然后依次添入房间号，所在区域，电话号码，其他属性等，再单击保存完毕设立。方式二 ： 批量新增 ： 单击批量新增，然后依次添入开始房间号，结束房间号码，所在区域，其他属性等，再单击保存完毕设立。如下图：4.6. 特要阐明设立 ：执行 基本数据 特要阐明设立，可以进行客人特需规定进行阐明。添加：单击新增，输入名称，再单击保存即可。编辑或者删除：先选中要编辑或修改信息，再进行操作即可。如下图：4.7. 消费项目设立 ：执行 基本数据 维护 消费项目设立，先增长消费品别类，如下图：再增长商品信息，如下图：4.8. . 房价方案设立 ：执行 基本数据 维护 房价方案设立，单击启用，依次输入要加入信息，单击保存即可4.9. . 客房特价管理基本数据维护 客房特价管理 ，单击启用，依次输入要加入信息，单击保存即可。5. 前台 接待登记5.1. 房态图. .本系统在房态图上设立了大量惯用功能， 它能使此后操作更加以便快捷， 操作者应优先选用在房态图上操作方式。打开方式：（1）执行 前台接待 实时房态图,打开房态图.（2）单击工具栏房态图按钮,打开房态图.咱们一共将房态图分为四个区:分类查询栏、房态显示区、右键功能区,和房态显示区。房态显示区:（1）.该区中每一方格代表一种房间，不同颜色代表不同房间状态。如:房间图表达房间号为 220 豪华单人间,并且当前状态为空房间.这些方格大小和颜色以及显示方式等均可以通过 系统设立 房态设立进行调节.（2） 房态标记（即方格中符号） ：（3） 分类查询栏:提供顾客可按房态,楼层,类别来分类显示房态图.并可使用房号定位功能迅速定位某个房间.（4）右键功能区:在任意房间图上右键单击即浮现该菜单.咱们可以通过该菜单进行接待登记。（空房间）（入住房）5.2. 入住登记注：绝大某些入住操作可以通过在房态图上右键功能区进行操作。因而，在下文阐明中，咱们重要讲述右键功能区操作办法。（1） 散客登记操作办法： 在房态图中相应空房间右键单击或者在房号定位处输入房号按回车， 选取单间入住登记，浮现散客登记界面。依次填写客人基本信息（注，如信息缺失，可不填）（2）联房开房操作办法：在房态图中相应空房间右键单击，选取联房入住登记，浮现联房登记界面。如图，登记好客人信息后，单击添加房 进行各种客房选取。打开添加界面如图，选取房间类型显示该类型当前空房间信息，,将需要入住房间选取到已选房间中，选定房间以及开房方式后单击拟定回到登记界面.单击“确认入住”按钮，完毕入住登记.5.3. 预定登记单击空房间右键预定登记.浮现下图所示对话框.（1）新增预定信息.操作办法：浮现如上图 后，填写客人基本信息后，单击增长房按钮将需要预定房间添加进列表。单击删 除 房按钮对已选如列表房间进行删除操作。（2）查询预定信息.执行 前台 接待预定 查询，浮现下图。可得到符合条件已登记之预定信息.（3）修改预定信息.如果客人预定状况发生变更， 可以进行预定信息修改。 执行 接待登记入住登记查询到需要修改预定信息.单击修 改按钮进入预定信息修改界面，如图。客人信息可以直接在该界面中进行修改。单击界面中 修 改 可以对预定房间信息进行修改，如图。修改完毕后单击确认预定即可完毕房间信息修改并回到修改主界面。(4)撤销预定信息。见 预定 查询取消 预定5.4. 门卡制作（1 1 ） 前台接待门卡制作（2 2 ） 在入住 登记 自动弹出门锁制作对话框 。 如下图 ：5.5. . 宾客续住. .打开方式:（1）在房态图中，选中房间，单击右键浮现操作菜单，选取 宾客续住 。（2）执行主菜单 前台 接待宾客续住,打开宾客续住对话框.如下图：操作办法：“宾客续住”又叫“补交押金” ，通过房号拟定宾客单号,姓名,入住时间以及押金状况.设立现定离期以及续住天数，输入宾客补交押金数量以及付款方式.完毕之后单击 拟定 按钮进行保存即可.5.6. . 宾客换房打开方式:（1）在房态图中，选中换房客房，单击右键浮现操作菜单，选取 换房 操作 。（1）执行主菜单 前台 接待换房 操作,打开宾客换房对话框.（2）单击工具栏 宾客换房 按钮,打开宾客换房对话框.如下图：操作办法：1.通过单击 【空房列表】对空房间进行选取，可通过选取【类别】 对空房间进行类别过滤.2.同房价换房：在换房信息处先选取“同房价换房” ，双击左侧空房间同房价换入房间，显示换入房间信息，输入换房因素，单击 换 房即可。3.不同房价换房：在换房信息处先选取“不同房价换房” ，双击左侧空房间换入房间，显示换入房间信息，输入并检查【房价】 ， 【新居间生效时间】 ， 【换房因素】 ，之后单击 换 房即可。注意：不同房价换房时，请注意【新居间生效时间】 ，如果选取“下次记账时间” ，新居价将在下次记账时间生效，如果但愿新居价立即生效，则选取当前时间即可。5.7. 消费入账. .打开方式:（1）在房态图中，选中入账房间，单击右键浮现操作菜单，选取 消费入账 。（2）执行主菜单选项 接待登记à 房客消费入账，,打开“房客消费入账”对话框.（3）直接单击工具栏 消费入账菜单,打开“房客消费入账”对话框. “消费入账”对话框如下图：操作办法：双 击 选 择 商品信息（1）通过【房号】选取在店宾客信息.（2）通过单击【服务项目】对商品进行选取.操作办法：双击即可选中商品，如双击下图中“电吹风”即可在费用明细中浮现该商品信息。（3）入账：对于已经出当前消费明细列表中商品进行入账.5.8 消费付现操作办法：（1）通过【房号】选取在店宾客信息.（2）通过单击【服务项目】对商品进行选取.操作办法：双击即可选中商品，如双击下图中“电吹风”即可在费用明细中浮现该商品信息。（3）入账：对于已经出当前消费明细列表中商品进行付钞票操作不计入房帐中。5.9. 增长押金操作方式 ： 对指房间 进行增长押金操作 ， 并打印押金单给客人 。5.10. . 结账 退房打开方式:双击选取商品信息（1）在房态图中，选中换房客房，单击右键浮现操作菜单，选取 结账退房 。（2）执行主菜单 前台 接待结账退房,打开退房结算对话框.（3）单击工具栏 结账退房 按钮,打开退房结算对话框.操作办法：（1）通过房号拟定客人信息.（2）选取退款方式以及填写退款金额.（3）单击 退 房 结 账按钮进行结账操作.5.11. 房态修改操作 ： 对指定房间进行房态修改 。5.12. 设立自用房5.13. . 寄存打开方式:执行主菜单 前台 接待物品 寄存，,即可对寄存物品进行寄存、取回、打印等操作。寄 存 ：打开寄存对话框，进行单击 寄 存 寄存操作。如果勾选上“自动编号”此物品将自动分派编号,输入客人编号,姓名,物品以及备注.单击 确 定 进行保存.并可在寄存后打印寄存单据。取 回：通过输入编号或者姓名,定位到寄存物品.单击 取 回 进行物品取回操作。6. 结账管理6.1. 押金管理操作 ： 结账管理押金管理 ，6.2. 结账单补救操作因素：结帐后发现账目有问题，在房在脏房状态下可以进行结账单作废解决（反结算） 。把账目修改对的。需要高档权限才干操作。操作：结账管理à结账单补救。如下图：6.3. 入住单重打操作 ： 结账管理入住单重打 ， 选取需要打印入住单点打印 。6.4. 暂时挂帐结算操作 ： 结账管理暂时挂帐结算 ， 选取需要打印结帐单点打印 ， 需要结算就点结算 。6.5. 下放备用金操作 ： 结账管理下放备用金 ， 上班前把下放备用金输入里面 ， 交班时会自动显示在交班表中 。6.6. 合同单位结算操作 ： 结账管理合同单位结算 ， 选取相应单号时行结算 ，6.7. 结班交帐操作 ： 结账管理结班交帐 ， 点 ， 就会产生本班班次所有收款付款状况，确认无误点结帐交班，如下图：6.8. 夜审解决操作 ： 结账管理夜审解决 ， 本软件夜审管理是自动解决 ， 如果手动解决 ， 需要预审 ，才干夜审 。6.9. 房租报表操作 ： 结账管理房租报表 ， 夜审后来 ， 有关人员就可以得到房租报表 。6.10. 夜审报表操作 ： 结账管理夜审报表 ， 夜审后来 ， 有关人员就可以得到房间状态表 。 如下图 ：6.11. 夜审日记操作 ： 结账管理夜宴日记 ， 夜审后来 ， 有关人员就可以查看夜审解决状况 。 如下图 ：7.会员中心7.1.会员类型操作：会员中心会员类型，添加会员卡类型，点新增，依照酒店需求，设立内容和规则，如下图（图一）（ 图二 ）7.2.发行新卡操作：会员中心发行新卡，按规定，填入有关内容，点发卡，如下图：7.3 会员管理操作：会员中心会员管理，管理所有会员有关资料，查询，修改会员有关信息。如下图：4 7.4 会员充值操作 ： 会员中心 会员充值 ， 刷卡后 ， 填入需要充值金额 ， 点充值 ， 如下图： ：7.5.会员卡密码修改：操作：会员中心会员卡密码修改，如下图：7.6. 积分兑换操作 ： 会员中心 积分兑换 ， 如 下图 ：7.7. 积分返点操作 ： 会员中心 积分返点 ， 如下图 ：7.8. 合同单位设立操作 ： 会员中心 合同单位设立 ， 添加合同单位信息 ， 如下图 ：（图一）（ 图二 ）7.9. 销售员资料操作 ： 会员中心 销售员资料 ， 添加营销人员资料 ， 如下图 ：7.10. 会员卡有关查询操作 ： 直接点 查询有关资料。8. 库存管理8.1. 库存初始化操作 ： 库存管理 库存初始化 ， 清除库存系统中一切信息 ， 以便酒店依照自己需要建立数据 。8.2. . 供应商资料操作 ： 库存管理 供应商资料 ， 建立与酒店关于供应商 信息 ， 先建立供应商类别 ， 再建立供应商信息 ， 如下图 ：(图一)（图二）8.3.仓库资料操作：库存管理仓库资料，建立酒店有关存储商品仓库信息，如下图：8.4. 部门资料操作：库存管理 部门资料 ， 建立酒店各部门资料 ， 如下图 ：8.5. 入库单操作 ： 库存管理 入库单 ， 商品进入仓库进行些操作 。 如下图 ：8.6. 退货单操作 ： 库存管理 退货单 ， 酒店商品退给供应商时进行些操作 。 如下图 ：8.7. 领料单操作 ： 库存管理 领料单 ， 酒店各门部从仓库领出商品时进行此操作 ， 如下图： 8.8. 领料退货单操作 ： 库存管理 领料退货单 ， 酒店部门将商品退给仓库时进行此操作 ， 如下图 ：9 8.9 仓库调拨单操作 ： 库存管理 仓库调拨单 ， 酒店仓库之间商品流通时时行此操作 ， 如下图： 8.10. 库存管理有关查询 ：操作 ： 库存管理 ，查询仓库有关信息。9. 查询中心操作 ： 查询中心 查询酒店有关营业数据。10. 记录报表操作 ： 记录报表 查询有关营业报表。11. 系统11.1. 修改单前顾客名字和密码操作：系统 修改单前顾客名字和密码 ， 如下图 ：2 11.2 惯用 工具操作 ： 系统 惯用工具 计算器 万年历 记事本 。 如下图 ：3 11.3 个性设立操作 ： 系统 个性设立 ， 如下图 ：4 11.4 锁定系统操作 ： 系统 锁定系统 ， 操作人员暂时离开时 ， 进行此操作 ， 恢复操作时需要输入密码 。5 11.5 切换顾客操作 ： 系统 切换顾客 ， 系统操作员更换时进行此操作 。 如下图 ：5 11.5 退出系统操作 ： 系统 退出系统 ， 结束软件使用时 ， 进行此操作 。