现代企业电算化管理制度讲义样本.doc

为规范会计人员对会计软件操作行为，确保电算化系统安全运行和电算化会计档案资料安全完整，依据财政部会计电算化工作规范和财政部、国家档案局会计档案管理措施，特制订会计电算化管理制度。一、电算化操作管理制度（一）计算机系统使用管理1、电算维护人员根据会计核实软件要求，设置系统运行环境，做好会计软件运行前系统测试，并制订系统维护细则。2、系统运行环境及操作环境参数设定后，依据工作需要如需改动，电算维护人员提出书面申请，经中心分管主任同意后，方可实施改动，实施时不得单人操作。3、用于会计核实计算机属专机专用，非指定人员不得使用，不得将专机作其它用途。4、如因工作需要安装工具软件时，应推行要求审批手续，经中心主管领导同意后，由电算维护人员安装。5、任何人员不得直接打开数据库文件随意增、删、改数据。电算维护人员进行系统维护操作时，要推行必需审批手续，同时作详尽统计。电算维护人员不得对实际数据进行操作。6、电算维护人员要加强日常检验监督，定时对计算机系统进行检验维护。如发觉不规范操作要立即给予纠正，并制订出有效方法，以预防同类事故反复发生。（二）上机操作规程1、每台计算机应设置开机密码及用户密码，用户密码三个月更换一次，并在电算维护人员处立案，电算维护人员不得将密码外泄。2、中心主任负责财务软件权限分配；软件操作人员必需以真实姓名登记，并严格按所分配权限进行操作，任何人不得越权或以她人名字进行操作。3、软件操作人员要对所分配权限设置操作密码，以妥当方法保留，注意严格保密。4、操作过程中如发生故障，应先退出系统并重启计算机，故障未能排除再通知电算维护人员进行处理，电算维护人员不处理，由第一发觉人登记维护服务登记簿，向分管领导汇报再作深入处理。5、操作人员离机时，应按程序要求安全退出会计软件，以防她人越权操作。6、操作人员必需严格按要求步骤开、关计算机和进、出软件系统。（三）会计业务处理程序管理1、要严格根据行政单位会计制度和机关会计制度要求进行账务处理。2、凭证录入。凭证应由系统自动生成连续号，不许可重号、断号。审核会计严格按会计制度等相关要求对原始凭证进行审核，对审查合格非经国库集中支付系统结算单据由审核会计直接录入报账单，交资金会计开具支票，而还款、直接支付及经国库集中支付系统结算单据则由分管会计按要求编制凭证。具体要求以下： 原始凭证必需正当、合规，并按要求审批权限严格审核、签字，方可录入。 摘要内容要求完整、简明扼要、表述正确。可依据需要建立自动分录库。 科目使用正确（有明细科目标要求使用末级科目）。 借贷金额一致，且和原始凭证金额相符。 打印记账凭证，粘贴在原始凭证前。 各分管会计负责年底止转操作。3、凭证复核。复核会计对已编制凭证进行复核，具体以下： 复核会计审核原始凭证，复核记账凭证，进行电脑操作并签章确定。 一张凭证制单人和复核人不得同为一人。 对有错误记账凭证，分多个情况进行处理： 在复核前发觉交分管会计更正； 在复核后、记账前发觉由复核会计取消签章确定交分管会计更正； 在记账后发觉，要求分管会计用红字冲正法进行更正。4、记账、结账。分管会计对复核无误凭证进行记账，每个月对已经完结账务进行结账。5、编制会计报表。根据国家统一会计制度和相关要求，依据管理需要，在系统初始化时设定会计报表种类、格式和编制公式。按要求打印、装订月度、年度会计报表。装订时要求封面、封底齐全，报表须经结算中心盖章、核实单位公章及责任人签章后方为有效报表。6、年末，打印输出总账、明细账，分别装订成册。按会计基础工作规范化要求，封面、扉页、封底规范，填写、签章齐全。二、电算化系统维护管理制度（一）硬件维护管理1、会计电算化网络应配置不间断电源。工作场地配置必需火警设施、消防器材，严禁烟火。2、用于会计电算化计算机实施专机专用。严禁无关人员使用；严禁用于本职岗位无关其它用途。3、操作人员应天天保持机器及环境清洁整齐，不得私自装拆计算机及打印设备。电算维护人员每七天全方面检验一次硬件系统，发觉问题立即处理，以确保系统正常运行。4、硬件需请外单位人员进行维护，应在维护服务登记簿中统计，送分管领导同意后，通知外单位维护人员到当场维护。如需带出办公室维修由电算维护人员开具放行条，并跟踪维修单位立即送回。必需时应和维修单位签署保密协定。5、每个月对计算机场地安全进行检验，包含：电源、消防、报警、防鼠、防电磁波、防雷击、防静电等设备和方法，立即消除隐患。（二）软件维护管理1、任何人员不得私自对系统文件进行删除或修改，会计软件操作人员不得对系统文件进行任何内容操作。2、电算维护人员定时对软件系统进行全方面维护。3、建立故障汇报制度。系统运行或软件操作中发生故障，如属简单故障，由电算维护人员现场处理；对于本中心无法排除故障，由第一发觉者登记维护服务登记簿，经中心分管领导同意后，交电算维护人员立即联络相关软件管理企业派员处理，处理后统计原由。（三）数据维护管理1、对会计数据实施双备份。备份分为日备份及隔日备份，由软件自动生成备份文件，每个月第一个工作日由电算维护人员将最新备份文件复制至服务器外硬盘，并刻录成光盘保留，双备份应异地存放。2、备份光盘属档案资料，贴上标签，注明时间。3、加强防治计算机病毒。在服务器及终端机上安装防治病毒软件，实施每日定时查杀病毒，操作人员不得停止防病毒软件升级及查杀病毒程序。由外单位带来软盘或光盘需查（杀）病毒后方能使用，如发觉异常立即和电算维护人员联络。三、电算化会计档案管理制度（一）电算化会计档案管理要求电算化会计档案范围：每个月会计数据备份盘，打印书面会计凭证、会计账簿、会计报表。电算化会计档案中以光盘介质保留会计数据资料，其保管期限和会计档案管理措施中要求书面资料一致。光盘介质应标识清楚，双份归档，分存不一样地点。（二）归档程序1、会计资料归档程序 凭证。复核后记账凭证和原始凭证同存，月末按要求装订成册，每个月第一册首页为凭证汇总表，封面、封底及签章齐全，年度终了办理归档手续。 银行日志账。年末分核实单位打印装订成册，办理归档手续。 资金日报表。每日打印，年底按日期次序装订成册，办理归档手续。 支票使用情况表。年末打印装订成册，办理归档手续。 总账。年末打印按科目次序装订成册，办理归档手续。 明细账。年末打印，分类装订成册，办理归档手续。 会计报表。年末按核实单位将月报表装订成册，办理归档手续。 账簿、凭证、报表装订、签章、封存面、账簿启用表等严格按会计基础工作归范具体要求实施。2、光盘介质会计数据档案归档程序每个月终了，电算维护人员将会计数据备份盘具体标注，移交档案室。（三）审计使用会计数据资料借用制度因审计工作需要被审计单位索取会计数据资料，应在审计记录表做好统计，电算维护人员依据统计提供会计数据，严格私自扩大范围拷贝数据。