业务用品采购申请流程模板.doc

其它业务用具采购申请步骤目标在有效监控下进行业务用具采购申请。提议成立一个中央采购部门进行集中采购。有需要时召集各相关专业部门帮助进行采购(提供技术支持)。适用范围本步骤适用於JMCC省、市、县以下范围申购：申购类型申购部门办公室设备各使用部门。SIM卡、储值卡、广告和宣传用具经营业务部。土地、物业 (包含工程、营销、办公室扩充) 车辆各使用部门。办公室用具各使用部门。步骤说明编号任务说明处理方法文档输入文档输出负责部门监控关键点2.1.1采购申请各使用部门可按已经审批采购预算(计划)、业务发展计划、实际业务需求提交采购申请。在系统填写采购申请时候，需要填写项目编码(project code) (如适用), 货物编码(item code)(如适用)、会计费用科目编码和部门编码作随即分析用。各编码清单应由财务部提供，而系统应提供在线查询功效。基础上这个步骤包含申购以下物品：SIM卡及储值卡、办公用具、宣传用具、物业。对於申购SIM卡及储值卡、广告及宣传类型物品，使用部门需要附上相关隶属文件，如业务分析、业务发展计划、业务推广计划等。采购模块-采购申请单使用部门§ 申购单格式统一和自动按序分配编码，方便市审批和降低无须要遗漏。§ 为提升工作效率，并非全部采购全部必需要填申购和采购单，只要可直接进行费用报销便可，但必需签订那类采购能够这么做和其金额上限。§ 另外，能够将申购单系统输入工作由各部门一指定人员(如部门秘书)代输入，不一定是每人全部给系统用户权。但输入後则一定要覆核。2.1.2超出预算限额？须判定采购申请是否超出:§ 存货水平(包含最高和补货量);§ 既定之采购限额；§ 部门预算或项目预算。系统自动处理： 1. 预算查对使用部门在系统输入采购申请资料，跟著系统要自动把采购申请和已输入归口预算(1.支出/成本部门预算，或2.项目投资预算)作自动查对。跟著系统要显示出采购申请有没有超出预算限额和余额。2. 存货水平查对系统要自动查核仓库储存量，如仓库有存货使用部门可选择到仓库领货或继续作采购申请。采购模块采购申请单(电子形式)采购申请单使用部门§ 系统对超额超支申购自动作出提醒。§ 如有存货量，系统会自动作出提醒通知使用部门进行采购或到仓库领货。如可在仓库领货，可降低等货时间。2.1.3成本效益分析若采购申请超出预算或申购计划未经事先同意，需对申购项目进行成本效益分析。手工采购申请单采购申请单使用部门-2.1.4同意申请？依据成本效益分析结果来决定采购申请是否能够继续进行。申请同意经电子以在线进行审批(将采购申请状态转为已审批)，而且以分层审批方法进行。比如：§ <$XX - 部门副经理§ >$XX - 部门副经理 + 相关专业委员会工作流采购申请单采购申请单使用部门全部采购申请单必需先得到部门主管同意。2.1.5复核财务部(预算)会从资金流角度复核以下资料：§ 复核费用、项目和部门编码是否正确。§ 对大额申购是否有足够资金支付。§ 会否要人刻意将单一申购拆细，逃避分层审批制度。§ 确定采购申请单已得到合适授权人同意(假如不是以电子流为文档已审批依据)。采购模块采购申请单采购申请单计划财务部(预算)确保采购申请未有超出已审批预算和归集到正确成本、费用中心。