2022年供应商投诉管理制度 .pdf

1、目的建立投诉管理机制，及时解决与供应商之间在商务方面的误会与纠纷，增进与供应商的合作与交流，实现与供应商的互利共赢，共同发展，同时提升公司形象。2 范围本办法适用于三一重机供应商投诉管理。3 职责3.1 商务部供应商管理工程师负责供应商投诉的受理、处理和管理以及最终回复供应商。3.2 其它与供方投诉有关责任部门和人员有协助配合的义务。4 要求4.1 投诉的内容与处理原则4、1.1 有以下情况之一时，可以接受投诉：4.1.1.a 有证据证实我方相关部门或人员没有按照相关制度、规定、合同、协议操作。4.1.1.b认为我方与其产品相关的制度、规定或操作不合理。4.1.1.c认为对供方或其产品的评价结果不正确。4.1.1.d认为对供方供货比例分配安排不合理。4.1.1.e认为对供方未按合同约定付款。4.1.1.f认为双方技术、检验要求不明确、不统一（差别对待） 。4.1.1.g认为我方工作人员有涉及受贿、索贿、欺诈、诽谤、威胁等行为。4.1.1.1.h其它有充分的证据，可以投诉的情况。4.1.2 下列情况将不予受理：4.1.2.a 供方违约在先，我方采取自我救济行为。4.1.2.b供方评审不合格，要求供应商不得进入或退出的决定。4.1.2.c其它不适宜投诉的情况。4.1.3 投诉处理原则对供应商的投诉必须本着以事实为依据、实事求是、友好、公正、协商解决的原则，第一时间进行处理。4.2 投诉的提出供方电话或传真投诉时，应说明以下内容（但不限于）：4.2.1供方名称（企业经营执照名称）、地址、联系人、电话、传真、E-MAIL 等；4.2.2申请日期、希望解决日期、希望结果；4.2.3相关事实陈述、 可获得的证据， 不可以伪造证据、捏造事实。4.3 投诉受理商务部供应商管理工程师接到供方投诉电话后，填写供方电话投诉处理单和供方电话投诉受理表 (见附件二与附件三)，并建立供方电话投诉处理单信息档案，于10 天内将供方电话投诉处理单反馈给相对供方，明确答复处理方法，并给出预计完成的时间。4.4 投诉处理4.4.1接到供应商的投诉后，商务本部供应商管理工程师根据实际情况作出解释或以联系函的形式知会相关公司或部门，要求其在3 天内对投诉内容作出解释。4.4.2由商务部供应商管理工程师负责进一步调查核实，协调与供应商之间的关系。4.4.3属我公司违规、违纪行为的由商务本部供应商管理工程师下 整改通知单（见附件四），整改。4.4.4属供应商责任的将知会供应商，要求其整改。4.4.5重大违纪行为将移交审计监察部进行处理。4.4.6由商务部供应商管理工程师负责整改的跟踪验证。4.4.7对供应商提出的建议、意见，必须反馈到各下属公司或部门，并回复供应商表示感谢。4.5 供方权利的保护4.5.1采取一定保密措施维护供应商免受侵害，防止投诉给供方带来的负面影响，导致供方被打击报复、威胁恐吓等。4.5.2供方一旦受到负面影响可以直接向商务本部申诉，商务本部将直接组织调查，严肃处理。4.6 投诉电话供应商投诉电话号码：05125783xxxx 受理人：商务部供应商管理工程师5 工作记录以下记录由商务部保存2 年：供方电话投诉处理单、 供方电话投诉受理表整改通知单 。6 附加说明本管理办法由三一重机有限公司商务部负责解释与修改。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 1 页，共 6 页 - - - - - - - - - - 精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 2 页，共 6 页 - - - - - - - - - - 供方电话投诉处理单编号：供应商名称通信地址（ Email ）联系人联系电话（传真）受理人受理时间投诉方式电话投诉信函（传真）投诉其它方式投诉要求投诉要求的结果：投诉事实和理由：填写人（记录人） ：联系电话：年月日商务总部受理建议：自行调查 监察部调查 各公司调查 其它：调查部门意见建议处理意见：事实和理由：调查人：年月日主管：年月日责任部门（人员）意见陈述：填写人：年月日主管：年月日最终处理意见处理结果：事实和理由：承办人：年月日批准：年月日贵单位所投诉一事， 经我公司调查核实， 具体处理意见如上。 而因此给贵单位带来的不便，恳请贵单位理解和支持，希望贵我双方合作更加愉快！如贵方不能认可处理结果， 请接到此函一周内提出书面异议，反之，我公司将视贵方已认可我公司处理结果。三一重机商务部（签章）：年月日供应商签收（签字或盖章） ：年月日附件三精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 3 页，共 6 页 - - - - - - - - - - 供方投诉电话受理表供方名称联系地址联系人供方类别接收人接收时间完成时间投诉对象投诉事实与理由：商务部受理建议：当场解答回复知会相关公司处理商 务 部调 查 处理提交审计监察部填报人批准人附件四整改通知单责任公司或部门责任人通知时间精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 4 页，共 6 页 - - - - - - - - - - 事实描述：结论商务总部原因分析：分析人批准人整改计划：计划人批准人跟踪验证：验证人批准人注: 此通知单由商务本部下发, 由各公司或部门进行整改，最后由商务本部进行跟踪验证和最终归档。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 5 页，共 6 页 - - - - - - - - - - 文档编码：KDHSIBDSUFVBSUDHSIDHSIBF-SDSD587FCDCVDCJUH 欢迎下载 精美文档欢迎下载 精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 6 页，共 6 页 - - - - - - - - - -