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行政文员笔试题库及答案 行政文员笔试题库及答案 一、单项选择题 1以下哪点不是办公室事务管理的特征？。 A服务性 B决策性 C专业性 D主动性 2办公室布置要留意。 A上司单独用的办公桌椅靠墙放 B一般办公室桌椅最好面对面放置 C打字、复印间离上司办公室近些 D各种沟通、保密 3文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不相宜的？。 A打算一些放开的文件夹，贴上相应的标识条 B办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要常常清理 C较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 D下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料保藏好以免丢失和泄密 4以下关于文员对办公室布置的状况，哪一个是错误的？。 A伸直双臂再合拢，在高于桌面 15cm 左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品 B办公桌抽屉里的物品摆放要留意放置整齐，东西可放得满一些 C各种类型的文件柜要分门别类安放文件、资料和物品，并贴上标识 D纸张和较重的东西放在架子下面几层，较小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 5在办公室里，的位置是上座。 A离入口最远 B离入口最近 C靠近门口 D靠近窗户 6传真机的运用哪一项是不对的？。 A发送前检查原稿质量 B随时随地可向对方发送 C不宜发送礼仪性文本 D不宜发送私人、保密文本 7在运用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的？。 A接通电源可马上复印操作 B选定复印纸后要抖松消退静电 C选择复印倍率来确定复印纸尺寸 D复印完毕应取下复印品和原稿 8以下关于录音机的运用哪一项是不相宜的？。 A录音时需将监听开关至于ON位置 B想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉 C机内话筒录音，留意最佳录音距离为 30 一 150 厘米 D录音时要防止杂音混入，可采纳传输线录音 9以下关于投影机的运用哪一项是不相宜的？。 A安置窗帘遮挡室外光线 B与其他设备正确连接 C投影机要远离热源 D应设置电脑的桌面屏幕爱护功能 10以下哪些不是文员在打算办公用品时的职责？。 A订购 B制造 C安排 D储备 11以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不相宜的？。 A保留一张购货订单，收到货物时一一核对打勾 B让员工们随意领取办公用品 C通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度 D用库存一览表来储备办公用品 12以下文员的工作依次中，哪一项是正确的？。 A没有任何设想就应着手从事该项工作 B文员也应具有适当推断状况，机灵应对的应变实力 C上司分派两项以上工作时，根据先来后到依次进行 D上司所指示的工作假如不合适，可以不实施 13文员根据优先依次处理工作，以下哪一项是不相宜的？。 A. 先将自己想做的工作以重要程度为标准分类 B其次以紧急程度和重要程度为标准分类 C. 同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率 D可以根据文员自己的习惯进行工作 14文员必需管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不相宜的？。 A定好目标，把想做或须要做的事情写下来 B尽量限制外来干扰，把重要工作支配在宁静、有效的时间段里去做 C每天把工作支配得超出工作时间，给自己压力 D对每一项工作作出支配，定好最终期限 15以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？。 A定好目标，把想做或须要做的事情写下来 B想方法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务 C起先工作之前要做好打算工作，就不会因遗忘某事而中途停顿 D把零散工作支配在宁静、有效的时间段里去做 16以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不相宜的？。 A现金通常放在一个带锁的盒子里，放在带锁的办公桌抽屉里 B把每一次支出的数额都记在零用现金单据中 C标准的零用现金单据有一个签名 D不允许任何人从零用现金基金里借钱 17文员传达上司的指示时，哪一项做法是不相宜的？。 A. 传达可以依据上司主要意思，夹进自己的看法 B必要时可形成文字材料，照本宣科 C不行在一般电话、一般函件里传达有隐私内容的指示 D重要的指示，应当要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记 18文员必需具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不相宜的？。 A擅长同他人合作，亲密协作，步调一样 B应当有自己的特性，尽可能使别人听从自己 C配备文秘人员时遵从异质结合的原则 D公允地与同事共享成功的成果，分担失败的责任 19以下接打电话的行为中，哪一项是不相宜的？。 A电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔，一有留言就能马上记录 B文员离开办公室时，要支配别人替你接电话 C应随时运用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系 D假如已经回电，但没打通，切记要再联系 20以下哪个接打电话的行为是不正确的？。 A受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击 B给上司的留言下面朝下放在他的办公桌上 C做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用 D中途因有事需放下电话请对方等待时，应把听筒朝下放置 21文员在接打电话时，正确的做法是。 A电话铃响一声就应接听 B在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能马上记录下来 C文员接听业务电话时，应首先让对方报出姓名、单位 D文员替上司传话时，应考虑对方的心情以个人的口吻转达 22以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不相宜的？。 A. 考虑打电话的时间是否合适 B打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话 C. 有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些漂亮的谎言 D对待投诉电话先安抚他，以友善的看法表达歉意，并告知肯定立刻调查此事 23以下哪些标准不是文员分拣邮件应当遵守的？。 A按收件人姓名分拣 B按收件部门名称分拣 C按私人公务标准分拣 D换邮件重要性分拣 24文员在拆邮件时，不正确的做法是。 A拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开 B应当把邮件分成最急件、次急件和一般件 C经授权阅看信件时，应把重点部分用红笔划出，提示上司留意有关问题 D在移交物品要打印一份清单，注明收到日期，请接受人员签字，并保存好 25文员假如误拆了非本公司的信，应当。 A在信封上注明误拆，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去 B在信封上注明误拆，写上自己姓名的缩写，把信放开并退回去 C在信封上注明误拆，把信重新封好并退回去 D写上查无此人，并把信重新封好退回去 26邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一样？。 A每天开箱次数与邮局投递次数一样 B取出邮件马上返回办公室 C事先带上包袋返回办公室 D应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办 27邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？。 A时间 B便利 C经济 D爱好 28文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印依次应当是。 A国名、地址、部门、姓名 B姓名、地址，部门、国名 C姓名、部门、地址、国名 D姓名、国名、部门、地址 29传真机最好用来传送以下哪种邮件？。 A一般的图纸 B机密文件 C很长的文件 D感谢信 30以下关于握手的礼节，不正确的是。 A上级先伸手后，下级才能相握 B一般社交场合握手不行太用力，但也不行漫不经心用手指尖点一下 C双方有许多人时，可以交叉握手 D握手时应上身稍前倾，双目凝视对方，微笑致意或问好 31文员在处理信访工作时，由收信人复信的状况是以下哪一种？。 A初次写信，或有过激言行的 B有过激言行或漫骂领导的匿名信 C已做结案处理的 D没有详细内容的匿名信 32文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时，不应。 A拆开后信纸在后、信封在前，一并装订，有转办单的放在信纸前面一并装订 B对写信人的各项状况逐项登记 C处理信件根据分级负责、归口办理原则，进行转办、交办或自办 D对问题困难、调查处理的时间较长的信件，应复信作说明和答复 33在会议起先前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的？。 A帮助签到 B分发资料 C作会议记录时离开会议室接听电话 D短暂保管与会者的物品 34文员进行会议的安排和打算时，不应当做的是。 A文员根据上司的指示，应事先调查时间支配对参与者是否便利 B什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度 C会议场所的选择，要依据会议时间长短、花费多少作确定 D文秘人员必需协作会议议程，具体检查各项工作 35文员做会议记录时，可以在会议记录中。 A加入自己的主观看法 B不记录议题 C与发言者用词不一样但意思完全一样 D对所记内容作评论 36会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应。 A忽视 B不征求主持人看法，停止笔录 C征求主持人看法，停止笔录，不关录音机 D征求主持人看法，停止笔录，关录音机 37上司确定参与某个会议时，文员不应当。 A只在便笺上写好会议名称 B除了送来的资料外，也必需收集其他上司有必要的资料 C假如是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地状况和交通所耗费的时间 D和上司先充分沟通，避开在会议进行中遇到电话联系的不便 38以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？。 A. 口字型 B教室型 C圆桌型 D. U 字型 39以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？。 A审查功能 B保密功能 C欢迎词播放功能 D报数功能 40有时应上司要求，文员参加会见或会谈，以下哪项内容不是文员的任务？。 A打算资料 B发表看法 C现场服务 D会议或会谈记录 41文员依据上司指示，向对方要求约会时，以下哪种做法是错误的？。 A假如用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认 B告知你或上司的联系电话，以便有改变时可马上通知 C对方越忙越必需早一点联络 D假如上司出差，可以在他回来的当天支配约会 42文员制作日程支配安排表时，以下哪一种状况应避开？。 A上司没有经过文员而确定的日程支配安排，也必需填写在安排表上 B假如表上的空白处太少，可以运用速记符号或自己能够了解的简洁符号 C制作日程支配安排表时，要留意上司变更思索的时间和路途上的时间 D日程支配安排笔记本假如已经运用一年以上，可以废弃 43在某些状况下，文员在支配日程安排表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是驾驭足够的学问，了解业务的轻重缓急；另一是具有，了解要求约会者的心理。 A社交的实力 B说话的技巧 C听话的实力 D听写的实力 44以下关于确认上司日程支配安排的行为中，哪一项是不相宜的？。 A以电话方式确定面谈或开会的重要预定安排，不用再以书面形式确认 B上司和文员必需在周末核对下周的行动安排，每天早上核对当天的行动安排 C假如会议的主办者是上司，就要确认会议室 D会议、面谈所必需的文件及资料，要在前一天就打算好 45文员应当为上司的商务旅行作很多打算工作，以下哪一项是不相宜的？。 A打算旅行安排和旅馆信息 B代替上司制定约会安排 C为商务洽谈收集资料 D把上司商务旅行时须要带的行李列出清单 46以下关于预订工作的行为中，哪一项是不相宜的？。 A. 与人联系要登记对方姓名，需再打电话弄清疑点应找同一人 B首先要了解火车运行时间，上司对铺位的要求 C. 假如预订须要有保证，应事先申明，假如想取消预订，也要在结帐之前打电话 D不肯定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明 47上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确？。 A首先搞清晰上司想作什么样的支配 B办理预订飞机票手续之前材料要备齐 C与人联系时要登记对方姓名，如有疑点，应找同一个人 D不必提前在取票前或动身前再用电话予以确认 48照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的？。 A有更多的机会体会到文员在工作、学问、实力上的从属性 B到了用餐时间，上司仍有公事或正在与人谈话，要利用适当时机提示上司用餐 C对上司的健康管理包括预防、治疗、病后调理各阶段 D应酬须要更换衣服，这是上司个人的须要，不必赐予帮助 49以下关于名片的运用方式，哪项是错误的？。 A文员应在任何时候、任何场合携带名片 B向别人递送名片时应双手捧交，将文字下面朝向对方 C假如对方给你名片，而你恰好没有带在身边，应说明并表歉意 D各自只能当面递送，寄去是不礼貌的 50文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应。 A不作声，等无人时查字典 B作推断，用同偏旁的字音读 C不用读，只称呼姓即可 D请教对方可否请问一下，这个字怎么念？ 51以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较相宜的？。 A用后跟着地走路 B正式场合，女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿 C男性在任何场合都可戴着手套握手 D穿着短裙的下蹲姿态，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰 52社交场合很讲究次序礼仪，一般。 A. 以右为次 B以右为尊 C以后为次 D以左为尊 53当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应。 A向上司报告 B送礼 C写信 D查证消息的牢靠性 54文员帮助实行宴会时，不用考虑。 A. 宴会的形式与气氛 B交通是否便利 C. 有无停车场 D有无休息室 55以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的？。 A鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好 B茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究，一般在餐厅实行 C工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚实行均可 D午宴一般不设固定席位，以便于客人社交 56以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是正确的？。 A用叉、匙进食时，将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔 B站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜爱的食物 C口内含有食物与人说话 D吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去 57以下餐巾的运用方法是正确的。 A中途离座，把餐巾放在椅子上 B用来擦刀叉 C用来擦嘴唇嘴角 D塞入衣服领口里 59以下文员应遵守的参与宴会的礼仪中，哪一项是不相宜的？。 A应选择轻软而富于光泽的衣料，用黑、红、白等纯色为宜 B白天赴宴应选用香味较浓的香水，夜晚则应选用香味优雅的香水 C. 未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内 D文员应在上司之后与对方碰杯，碰杯时应目视对方以示敬意 60上司参与各种应酬和会议，有时须要更换服装，文员应。 A通知上司家人把衣服送达 B自己到上司家里去拿 C让上司自己去家里更换 D去买新的服装 61以下关于说话的要领中，哪一项不相宜？。 A语句要简短 B由过程先说 C. 利用重复的效果 D说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，运用模糊语言 62接受忠告的正确反应是。 A以烦躁的倾听 B尽量把责任推给别人 C应辩解说：那是因为„„ D切勿感情用事 63办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题？。 A有共同利益的话题 B夸耀自己的话题 C保密的话题 D应当忌讳的话题 64将同文多页沿边取齐后匀称错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页的确是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是。 A. 骑边章 B封存章 C. 骑缝章 D证见章 65值班人员不应当做以下哪类事情？。 A签发文件 B分发会议通知 C询问状况 D传达指示 66文员要做好档案收集，应当收集的文书资料是。 A下级单位报送的报告，统计报表等 B未经签发的文电草稿 C单位内部相互抄送的文件材料 D本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料 67以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用。 A. 按通讯者特征立卷 B按地区特征立卷 C按文种特征立卷 D按作者特征立卷 68文书立卷归档要求遵守肯定的制度，包括以下方面。 A归档内容、归档时间、保密要求 B归档范围、归档时间、归档耍求 C收集范围、归档时间、管理制度 D归档范围、时间限度、归档材料要求 69文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、和归档要求。 A归档时间 B归档凭证 C归档模式 D归档历史 二、推断题 1办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。 2办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。 3在阳光光明的教室和会议室内运用投影机，效果不受影响。 4没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一样则是典型的工作。 5文员第一次做一项工作时应当快一些，假如错误可以再做一遍。 6擅长合作指每一个文秘人员都要虚心、谨慎，对同事敬重和理解，即不能违反同事的意愿。 7文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应当一同锁入抽屉。 8文秘人员对上司支票往来管理要谨慎当心，支票簿与印章应当一起保藏，以避开被盗用冒领。 9文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或削减，以个人的口吻来转达。 10文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最终一刻行动。因为上司震怒，自己转达口信的语气也应当变成上司的语气。 11假如文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应当叫上司接过电话，告知上司要找的人立刻就会来听电话，让上司干脆与对方通话。 12文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜爱的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。 13文员应避开不必要的通信和邮寄，尽可能常见的联系集中起来分批进行。 14文员在工作时间如须要补妆，应随时随地进行。 15文员在工作时间如须要补妆，应当去洗手间。 16男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握。 17按英美国家习惯，文员接待来访者，应当站起来与来访者讲话。 18假如须要与来访者确定会面时间，应先征求来访者便利的时间，查看上司的时辰表，假如这一时间有空，就可答应下来。 19假如会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。 20假如会客室的门是拉开的，先让来访者进入会客室后，文员马上换手握住室内的门把手，以轻快的步伐进入室内，轻轻关上门。 21假如会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。 22介绍地位相同的人时，应根据到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。 23文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。 24文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人起先介绍。 25同时介绍许多人时，可从右至左，按依次介绍。 26假如是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，假如以后出现问题，可以查看笔记，证明某一天你曾给某人支配了某件工作等。 27为来自外地的与会者支配宾馆住宿，最便利的支配是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。 28假如上司不打算参与某个会议，应马上将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。 29假如会议气氛惊慌，且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名，看法亲善，温柔缓慢地端出茶点，以消退惊慌的气氛。 30会议租用的设备，文员必需确保宾馆把所需用设备都送过来，并在会议起先前有足够的时间布置好，这些设备应由文员详细操作和负责。 31代表会议依法定期召开，与会代表必需达到法定人数方为有效，因此文员应细致核对出席人数。 32假如上司一年之中交往许多，但很难记住每一个人和每一次见面的状况，文员应把有关资料输入电脑，打算交往提示文件。 33受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够支配办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作确定。 34假如不当心发生日程支配安排重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己确定优先依次。 35上司自己支配的约会忘了事先告知你，出现约会冲突，解决方法是让上司先见他自己支配的那一位。 36文员因为已经打过电话，并给对方留了言，即是已经完成任务了。做过某项工作和完成某项工作是完全相同的。 37对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后在信封上写上该地址不对，并把它退回去。 38假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不行独断地拒绝，应当问明上司的意思，因为或许那是件必需取消原定约会的重要事情。 39探望长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。 40当上司要求文员帮助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来帮助他解决私人的事务。 41即使是上司私人的应酬，文秘人员也应当主动、乐意地去帮助。 42假如是沿着人行道走，两个人并行，尊贵的位置是在右边，三个人并行，则在中间。 43文员坐下时，脚尖在膝盖垂直线以内，也可稍向左侧后右侧，膝盖与大脚可分开。 44女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅面有一个拳头大小距离。 45当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。 46交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。 47宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必需有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。 48不要在酒宴上评论或附和别人对某人的争论，也不行评论菜肴的优劣。 49用叉、匙进食西餐时，可将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔。 50宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早支配，已经口头约定的就不要补发请柬了。 51无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打黑领结，便表示穿无尾正式礼服。 52鸡尾酒会一般要支配好座次，在请柬上注明对着装的要求。 53口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文静些；对一般同事或顾客说话，就可通俗。 54要发问或有看法时，应当等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。假如上司不加采纳，应劝服上司。 55假如要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别运用表示方法，以避开因为拒绝而发生不必要的困扰。 56合适的话题可以有双方都感爱好的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。 57凡是单位撤消，原公章应马上停用，不用通知有关单位。 58监印员可把印章携带出办公室，去其他地方盖章。 59文秘人员开出的介绍信的正本和存根必需一样，可以出具空白介绍信。 60值班人员要仔细填写值班接待登记表或值班日志，干脆解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。 61面对突发事务，值班人员有时在领导人未指示前就要实行临时应急措施。 62办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和平安、保密制度，但没有岗位责任制度。 63列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。 64注办是指文秘人员在文件处理单上或文尾的下角注明公文办理的结果。 65档案是指运用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。 66即使客观形势发生改变，也不应变更档案的密级、期限。 67文书部门立好的案卷，必需逐年移交给档案室集中保管，称为归档，有归档范围和要求，但没有期限。 68文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的对应条款归人卷内，即为年终归卷工作。 三、简答题 1什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？教材 P35 2文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么？P36-37 3来信受访的范围包括哪些? p109 受理与处理的程序和基本要求是什么？p109-110 4文员受上司指示，向对方要求约会时应留意哪些要点？确定时间、地点时要留意什么？p173-173 5文员利用提示系统提示上司的工作，有哪些提示系统？详细做法是怎样的？p178-181 6文员所作的完整的会议记录应当包括哪些事项？p137 7提高会议效率可以有哪些做法？p156-159 8文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？p234 9办公室人员为了劝服对方接受自己的看法应当怎么做，要领有哪些？p237-238 10单位印章主要有哪些？p244245 印章的刻制和运用有哪些规定？p245-247 11根据 2000 年国务院行政机关公文处理方法的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？p255 12公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。P255-256 13文员依据单位须要向外或向内发文，须要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。P259-263 14什么是文书的立卷特征?通常可以根据哪几种特征立卷？p265-267 三：简答题 1 1 文员进言是指什么? ? 进言具有什么作用? ? 方法和要求是什么 ? 答案：(1)进言是指文员主动对上司提出看法、建议、指责或规劝； (2)参谋作用； (3)补缺作用； (4)增进关系作用； (5)适事。紧急的事，重要的事，上司须要知道的事； (6)适时。考虑时机； (7)适地。看场合； (8)适度。要留意驾驭分寸。 2 2 什么是文书的立卷特征? ? 通常可以根据哪几种特征立卷? ? 答案： (1) 文秘或档案人员把文书根据某些共同特征组合成案卷，称为立卷特征； (2)按问题特征立卷； (3)按作者特征立卷； (4)按文种特征立卷； (5)按时间特征立卷； (6)按地区特征立卷； (7)按通讯者特征立卷；(8)在运用六个特征立卷时，须要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。 3 3 来信受访的范围包括哪些? ? 受理与处理的程序和基本要求是什么? ? 答案： (1)受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众干脆给机关、单位领导的信件。 (2)刚好拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理刚好，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。 (3)仔细阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明参阅某卷宗’’或可与前信印证等。供应领导复信所须要的资料。 (4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的状况、结果和立卷存档号等具体记载，便于统计、查找和催办。 (5)仔细处理。处理信伺：应当根据分级负责、归口办理的原则，进行转办、交办或自办。 (6)刚好复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可实行收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行。 4 4 文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求? ? 答案：(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。 (2)不要弄错报告对象及依次。要干脆向指示工作的人(上司)报告； (3)报告的依次基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：结果是这样，理由有三个，一是„„。 肯定要简短、扼要、流畅； (5)如报告过于困难，应事先以 5W2H 的原则检查是否有遗漏； (6)假如觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明白，或者报告项目许多时，可以制作报告备忘录提出来。 5 5 什么是受意? ? 受意有几种? ? 办公室 人员应怎样运用受意方法? ? 答案：(1)受意是文员接受和领悟上司意图。 (2)一种是干脆受意，另一种是间接受意。 (3)文员要擅长领悟上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下指示要点。留意倾听，专心推断指示的用意。必要时可以提问，直至明白意图为止，但不要打断谈话。如有不同看法，可以公开提出，但要言之有理，并要留意方式、看法。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。 6 6 公文的完全格式包括哪几项? ? 请写出这些项目。 答案： (1)版头、发文字号、印刷依次号。 (2)密级、紧急程度。 (3)签发人姓名。 (4)公文标题。 (5)主送机关。 (6)正文、附件。 (7)发文机关、成文日期、机关印章。 (8)注释、阅读(发送)范围。 (9)主题词。 (10)抄送单位、印发说明 7. 文员依据单位须要向外或向内发文, , 须要一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。 答案： 拟稿； 核稿；是指以拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。 签发；是指机关领导人员对文稿的最终审定、签字发出。 编号；已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。 缮印；对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印刷。 校对；指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。 用印；是指在完成的文件上加盖机关印章。 登记； 分发。指对打算发出的文件进行分装和发送。 8. 文员受上司指示，向对方要求约会时应留意哪些要点？确定时间地点时要留意什么？ 答案： 要获得上司的许可； 假如用写信的方式，在等到对方收到信后，再怛大会给对方的文秘人员以确认； 、所须要的时间等等； 约定好以后，肯定要向上司汇报，并填写在日程支配安排表上。还应当打算约会所须要的文件资料。 周一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要支配约会； 对方的休息日、节假日或有特别政治和宗教意义的日子不要支配约会； 公司有重大活动的那一天不宜支配约会； 地点选择对方比较便利的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否须要保密、是否须要就餐等因素。 9. 文员所作的完整的会议记录应当包括哪些事项？ 答案：会议名称； 会议记录人的姓名、盖章；时间； 会议地点； 议题； 主持人、主席； 出席者名单；会议的经过情形及结论； 相关的资料； 下次会议预定日期。 10. 办公室人员为了劝服对方接受自己的看法应当怎么做，要领有哪些？ 答案：清晰地知道在所说的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点； 劝服时，要尽量详细客观，使对方产生了解的动机； 间或也须要引用某些权威人士、专家的看法，或者用图表、资料、阅历谈等等； 要详细了解对方的立场和意向，先留意倾听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。要驾驭对方不能了解的地方，努力加以劝服； 主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等； 以恳切的看法为对方着想而发言，不要运用另对方反感的言词； 让对方打快乐扉，使对方对自己的看法产生爱好； 不行损害对方的自尊心。 11. 单位印章主要有哪些？印章的刻制和运用有哪些规定？ 答案 : (1)单位印章、套印章； 钢印、领导人签名章、其他印章； 刻制公章有两种状况；一种是由上级主管机关刻制颁发； 另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由特地刻制厂刻制； 公章一般由指定的文秘人员统一运用，其他印章也应专人专用； 加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名； 将盖用文件名