岗位任职资格及要求 [浅论秘书人员的任职资格] .docx

岗位任职资格及要求 浅论秘书人员的任职资格 摘要：职业化已经成为国际职场通行的规则，秘书职业化是社会发展的必定趋势。秘书工作步入规范化的轨道，使秘书发挥更好的作用，须要我们对秘书的任职资格有严格、规范的要求。关键词：秘书；任职资格；秘书人员；资格秘书是组织或个人设置的一种职位，执行肯定的职务。秘书工作既是公司或机关团体、企事业单位中诸多管理工作的是领导者、主事者身边的综合协助工作人员和公务服务人员。他们以协助决策、综合协调、沟通信息、办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。秘书工作既是公司或机关团体、企事业单位中诸多管理工作的一个重要方面，又是公司或机关团体、企事业单位正常运转的基本环节。秘书人员的职责是帮助、办理、管理、服务。秘书是当今世界上一支数量浩大的职业大军。现代秘书工作的职责范围已不是传统意义上的单一型、被动型，而是一种综合性、能动性很强的工作。为了秘书步入规范化的轨道，使秘书能发挥更好的作用，所以我们对秘书的任职资格有严格、规范的要求。秘书的任职资格通常分为技术资格和非技术资格。前者是担当秘书职位必需具备的技术方面的条件，后者则为担当秘书职位必需具备的个人素养方面的条件。一、秘书的任职技术资格（一）文化程度受教化的程度是秘书任职的技术资格中的重要组成部分，因为具有肯定的文化程度或者受过肯定程度的教化，是担当任何秘书职位的必要条件。担当秘书职位不仅须具备肯定的学历，而且还必需驾驭相关学科的学问，包括：担当秘书职位都必需驾驭的学科，其中是语文（包括语法、逻辑、修辞和写作学问等）、数学和办公室管理等学科的学问；自己所任的该秘书职位必需驾驭的学科。（二）专业技能打字：打字机或电脑、文字处理机是秘书工作中处理各种资料的最重要的工具，因此打字是秘书必需驾驭的一种最基本的技能。速记：是用各种记录符号和缩写符号代替字母、词语或短句快速记录语言的一种方法，它也是秘书应当驾驭的一种基本技能。写作：是秘书必需驾驭的一种技能，一般是要求秘书驾驭主要常用的公文写作技能。编辑：泛指在文稿正式交印之前对文稿做的各种整理加工，包括批阅、修订、排版、校对等工作。从操作的角度看，编辑也是一种技能，以确保文稿在交印之前符合规定的标准。在运用文字处理机的单位，秘书除了驾驭一般的编辑技能外，还应学会在屏幕上进行编辑的方法。归档：即根据肯定的要求和方法把具有保存价值和有保存必要的文件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。由担当办理文书的职务，对各种文件的价值和作用都要有具体的了解，这是从事文书归档的志向人选，所以秘书必需驾驭归档技能。统计：对秘书来说，这也是一项重要的技能，因秘书担当的职务，要求其不仅会运用定性探讨的方法，也要会运用定量探讨的方法，其中包括运用数字来说明问题。复制：由于秘书工作处理信息尤其是局面信息为主要内容，而处理局面信息（主要以文件的形式出现）的过程中常常须要若干副本，所以要求秘书驾驭复制的技能，其中又特殊强调驾驭抄写、复印和打印的技能。运用电信设备：主要指电话、电传、传真设备，因为它们目前是办公室最普遍的电信设备。首先必需驾驭运用的电信设备的性能和运用方法；其次要懂得所在单位对电信设备的各种规定；再次要了解上司对接听电话的特别习惯和要求。操作电脑：电脑是有史以来进入办公领域最先进、最快捷、最重要的设备。会运用电脑可使秘书快速、精确、圆满地完成许多任务，从而提高其工作效率。运用电脑的技能分为两个层次：一般操作技能；编制程序的技能。当然，秘书两者兼会更好，但至少必需驾驭一般操作技能。语言：作为现代秘书当然要会简洁的英语会话，以便利其接听外国人电话、收邮件和上网查资料。（三）工作经验对个人来说，工作经验是自己拥有的最珍贵的财宝之一，同时也是重要的任职资格。对用人单位来说，求职者的工作经验是值得重视的个人条件，甚至是关系到其能否被录用的确定因素。对于秘书来说与理论相比，阅历更重要；与实力相比，看法更重要。二、秘书任职的非技术资格（一）一般状况性别：一般状况下女性比男性更相宜担当秘书职位，这是由女性的生理和心理特征以及秘书工作的特点确定的。因与男性相比，女性做秘书有一些自然优势：女性的语言实力比男性强；女性的直觉实力比男性强；女性比男性更安心于平凡的工作。因此当今世界上大多数国家，绝大多数秘书职位要求女性担当。外貌：因为往往是上司甚至整个单位形象的代言人，这就要求秘书的外貌要使人开心。因此大多数秘书职位要求求职者具有良好的外貌。体质：秘书担当的职务虽然大多属于脑力劳动的范畴，但也具有相当的体力劳动强度，尤其在要求突击完成多项任务的状况下，不仅要耗费大量的脑力，也必需具备健康有力的体魄。秘书职位的人员必需具备良好的身体素养，从而确保任职后能胜任规定的各项工作和不断工作。语言表达实力：秘书担当的许多工作都必需借助口头语言来完成，秘书天经地义必需具有良好的语言表达实力。详细要求是，用语精确、条理分明、重点突出、符合逻辑、评议清楚、语调自然、语气温柔、语速适当，有些企业还把“吸引力”作为对求职者的语言实力的一种志向要求。（二）智力状况留意力：即把意志集中在某些方面的实力，它是从事任何一种工作都不行缺少的实力。秘书工作属于脑力劳动的范畴，因此要求任职者具有较强的留意力，在工作时做到聚精会神，高度集中。记忆力：即记住人物的形象或事情经过的实力，它也是从事任何工作不行缺少的实力。秘书工作范围广种类多，纷繁困难，做好不简单。因此要求任职者必需具有较强的记忆力，所谓过目不忘、活字典都是对记忆力的赞美。推断力：即对思维对象做出确定的一种实力，秘书在执行职务的过程中，常常要对有关问题做出确定，因此秘书职位要求任职者必需具有良好的推断力。想象力：即在知觉材料的基础上，经过新的配备而创建出新形象的实力。它是创建的基础，要创建性地工作，必需具有良好的想象力，秘书工作有些是没有操作模式的，如设计调查方案等，秘书执行这类任务必需有创意。论辩实力：即运用肯定的理由来阐述自己看法的实力。论辩实力是秘书的一种很重要的实力，因为秘书在执行任务过程中常常要明确地表示对问题的看法，而要使自己的观点能成立并被人接受，必需做到持之以恒，论之有理。学习实力：刻苦学习，努力提高思想、科学文化素养各种不同的工作岗位对其工作人员都有相应的素养要求。作为新时期的秘书人员，这种素养要求显得更严格、更全面，甚至更苛刻。是否具有良好的素养，对于做好领导秘书工作是一个特别重要的问题，也是评价一位秘书人员是否称职的基本依据。因此，秘书人员必需刻苦学习，努力提高自身的思想素养。秘书工作头绪繁多、涉及面广，要求秘书人员有尽可能广博的学问，做一个“通才”和“杂家”。现代社会科学技术的发展突飞猛进，学问更新速度加快，因此，秘书人员应当具有广博的科学文化学问，以适应工作的须要。从发展的角度看，新时期的秘书人员必需了解和懂得与秘书工作有干脆或间接关系的各项技能。爱好：即一种喜好的心情。任何职位的任职者都必需具有两方面的爱好：对自己所任职务的爱好，假如缺乏就不能有效地执行职位规定的各项任务；对自己所在职务以外的若干有益事情的爱好，如缺乏则是一种心智不健全的表现，势必阻碍职位规定任务的有效执行。秘书是与公众接触机会较多的职位，因此机关或公司对求职者其次方面的爱好更为关注，工作以外具有健康而广泛的爱好是胜任秘书职位的必要保证。（三）特性守信：就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。遵守时间，领导找秘书人员汇报工作，秘书人员不准迟到。秘书人员自己支配的会议或会谈，自己要事先到场并做好一切打算工作。秘书人员要严格遵守诺言，一经承诺的事情就要尽力办到，遇到曲折改变，要事先说明缘由，使人信服。严守机密。秘书人员一个显著的特点是驾驭的机密较多，因此，要求秘书人员必需具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。开朗：是秘书的必备条件，假如一个人性格开朗，她就能给被钢筋和水泥包围的办公室带来勃勃朝气，也会有好的沟通沟通实力。谨慎：秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要和各职能部门同事同等共事，虚心听取他们的看法，在工作中要擅长协调冲突，搞好合作。办事要公道正派。秘书人员对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，同等相待。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情。只有公道正派的秘书人员，才能做到胸襟宽敞，在工作中充溢朝气和活力。热忱服务。秘书人员要把为领导服务，为本单位各职能部门服务，为群众服务当作自己的神圣职责，要充分相识自己所从事的工作所具有的重要作用。听从：这是秘书人员职业性质所确定的。作为领导工作的参谋和助手，应当严格根据领导的指示和意图办事，离开领导自行其是、别出心裁，都是职业道德所不允许的。个人的主动性、创建性只能在听从领导的前提下发挥（更多的限于建议、献策等方面）。其中特殊要留意，不能用个人不成熟的想法甚至心情化的看法，影响和干扰领导的工作及决策。要发挥参谋作用，为领导出谋献策。在领导决策民主化、科学化的今日，尤其要求秘书人员变更以往办事即是称职的旧观念，要提高参谋意识和实力。勤快：主要是指手脚快捷，办事快速。在同样的工作状况下，特性勤快、大张旗鼓否，干脆确定着工作效率。而且秘书工作具有量大、突击性强、繁琐杂事多等特点，因此任职者必需具有勤快的特性，以保证快速、刚好、圆满地完成工作任务，使效率达到令人满足的水准。擅长自制：主要指克制自己的心情，因为秘书工作的性质确定了其常与各种不同的人打交道，处理繁杂的事务，在执行任务中肯定会带来诸多的苦恼和不快，在私人生活中也会不尽人意。因此，秘书遇事要冷静，能自制是特别必要的，也是很重要的，否则就不行能为有关对象供应有效的服务，也不行能为上司和所在单位创建良好的形象。（四）品质忠诚（忠实、诚恳）：忠于职守，自觉履行各项职责各行各业的工作人员，都要忠于职守，酷爱本职。这是职业道德的一条主要规范。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，仔细协助领导做好各项工作。要有剧烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。廉洁：不假借领导名义以权谋私，遵纪遵守法律、廉洁奉公，是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。遵纪遵守法律指的是秘书人员要遵守职业纪律和与职业活动相关的法律、法规。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现，是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。它要求秘书人员在职业活动中要坚持原则，不利用职务之便假借领导名义以权谋取私利。要以国家、人民和本单位整体利益为重，自觉奉献，不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。谦逊：秘书往往被人看成是“上司的化身”，所以秘书职位要求任职者必需具有谦逊的品质，以保证其能正确对待自己和同事，有效完成规定的任务。谦逊的详细要求是不满意自己的成果，能虚心听取他人的看法，为人恭谦，看法亲善，还能正确对待指责和反面看法，甚至是错误的指责等等。敬业：兢兢业业，甘当无名英雄，要求秘书人员埋头苦干，任劳任怨。秘书的工作性质，确定其工作主要是实干。要围绕领导的工作来绽开活动，要求招之即来，来之能干，在详细而惊慌的工作中，脚踏实地，亲密联系实际和群众，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。综上所述，要做一个精彩的秘书，就要根据上文所提到的全面去陶冶、磨练、成熟自己。同时，随着社会的发展，科技的进步，秘书工作和对秘书素养的要求更高，秘书既是古老的，又是现代的，更是超前的职员，每一个秘书工作者必需与时俱进，在秘书的岗位上，不断总结阅历，有所发觉、有所独创、有所创建、有所前进，不断从必定王国向自由王国迈进。参考文献：1、谭一平.职业秘书实务M.东方出版社,2022.2、钟辉.现代秘书学概论M.贵州人民出版社,2002.3王千弓.秘书学与秘书工作M.光明日报出版社,11014.4、廖金泽.秘书训练M.海天出版社,2004.（作者单位：湖南理工职业技术学院。其中，赵红为政工师） 第11页 共11页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页