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浅析信息化在费用报销中的运用:什么是信息化 网上报销是基于Internet的财务报销流程产生的，在这一流程下，员工可以在任何时间、任何地点提交财务报销申请，领导可用数字签名的方式在任何时间、任何地点进行业务审批，财务部门对原始凭证审核无误后，自动生成记账凭证，并可以通过网上银行进行支付结算。网上报销系统是以企业成本管理为核心，依据传统财务审批流程，在网络基础上进行单据的填制、报销审批、费用支付、预算管控、账务管理等，实现费用核算管理的全程电子化。一、传统手工报销存在的弊端1、预算限制简单流于形式传统报销模式中的费用预算主要是通过人工限制完成的，财务人员须要手工记录报销台账，并结合财务系统的相关数据，手工统计各类报表，核对费用报销是否超预算，不仅耗费了大量的工作时间，而且很难确保费用预算限制目标的落实。同时各项费用分析数据是人工录入、加工的，并运用纸质报表传递，大量信息资源奢侈，无法进行有效提取及充分利用，财务人员也无法刚好了解费用预算执行状况并供应给管理层。2、内部限制不能有效落实传统报销模式无法实现流程固化，员工如不熟知各项签字流程，可能会导致审批流程不符合内控规定，财务人员对各项业务的处理往往依据工作阅历及职业推断，也存在出错的可能，同时还存在越权审批、个人签字被仿照的风险，使得内部限制措施不能有效落实。3、工作效率低下对报销人员来说，填写报销单据时，可能出现信息重复填写、签字审批流程不符合制度规定等状况，签字环节如遇签字人员外出，报销人员不得不花费时间、精力进行多次尝试，过多占用了正常的工作时间，同时也会常常发生单据丢失的现象。对财务人员来说，由于单据各种各样，加上报销人员填写不规范、费用归类不精确等现象时有发生，财务人员需花费许多的精力细致核对，同时大量机械的日常费用凭证录入工作，也使得财务人员疲于应付。对费用审批人员来说，报销单据困难多样，签批需占用大量的时间，并且审批人的工作经常被审批签字打断。如遇审批人出差，就不行避开地延长了费用报销时间，这极大地降低了工作效率。4、不利于财务管理水平的提升财务审核、核算工作耗时、费劲，财务人员基本局限于事务性工作中，没有足够的时间和精力进行会计分析、预料、限制和监督等管理工作，财务职能单一，其管理作用得不到充分发挥，阻碍了财务管理水平的提高。二、网上报销系统的实施1、网上报销系统初始化阶段系统框架的构建：将公司各项规章制度流程化依据内部限制相关要求，进行系统设置，包括机构管理、字典管理、用户管理、标准设置、科目配置、预算管理、单据管理、流程配置等，为网上报销系统的顺当运行搭建平台。2、网上报销系统基本操作流程（1）单据整理。报销人员应先依据发票面额、费用类别等对原始单据进行整理归类，并将相关信息记录在原始凭证整理单上，留意将同面额、同类型的发票集中粘贴，以便利核对。（2）系统录入。报销人员登陆报销系统，依据整理的原始单据，按费用类别提交。该环节中报销人员、部门信息、运用预算、工资卡号、总金额、报销流程等信息都由系统事先设定或维护，同时系统还会依据费用类别按依次自动生成单据编号，报销人员应将单据编号在凭证整理单上注明后，将报销事项网上提交，进入下一个审核环节。该环节在确保信息精确的基础上，有助于预算单位限制预算执行节奏，刚好驾驭预算进度。系统预算不足时，报销业务单据无法提交，此时须要执行预算调整或追加程序。（3）网上审批。财务人员审核（含会计审核、稽核审核）原始票据的真实有效性、审核报销单和原始票据填写是否一样、审核报销单填写是否规范；其他各级审核人员对报销业务的合理性进行审核。在最终审批环节通过之前，任何一个环节提出对该单据的修改看法并退回后，该流程即返回到报销人，经修改无误后方能重新进入审批流程。报销流程在到达任一审核环节之前，该环节的审核人在系统中无法看到报销单据，从根本上杜绝了越权审批；考虑到审批人可能因特别状况在一段时间内无法行使审批权，系统还可以实现托付审批，即在某一特定时间段内，将审批权托付给指定人员，确保各项业务正常进行；系统还可以依据费用金额大小，做分级审批权限设置。以业务款待费报销为例，假设系统设定报销金额小于或等于1万元时，由主管领导审批即可，超过1万元的，须总经理审批，系统会依据实际报销金额，自动选择适用的报销流程。（4）账务处理。报销单据经各环节审批完成后，财务系统自动生成记账凭证。（5）出纳付款。依据账务处理结果，出纳进行网上银行集中录入，并经多级授权后最终完成支付。三、推行网上报销系统的意义1、费用报销系统促使财务核算组织结构扁平化网上报销系统的建立，缩短了费用报销时间和空间上的距离，使原会计核算组织金字塔型的管理模式趋向扁平化，可以随时、随地实现动态的数据收集和数据处理工作。对像中石油这样设有众多分支机构的公司，更可以借助这一平台，实现财务集中核算、资金集中支付、信息集中处理。2、实现了费用报销远程化，降低了成本以中国石油上海销售分公司为例，目前公司推行网上报销系统的加油站共计143座，分布在上海的不同区域，假如根据手工报销模式，加油站管理人员每月需68次来回于加油站与上级公司之间，不仅报销效率低下，还奢侈了时间，增加了费用支出。运用网上报销系统，加油站人员只需在系统进行提交后、财务审核通过前，定期（不超过2次）将报销单据传递到上级公司即可，由上级公司按流程审批后自动将款项划转至报销人账户。3、预算管理精细化网上报销系统实现了预算、报销和分析三大功能的有效结合，全程实施费用动态监管，将预算管理关口前移，真正实现事前预算限制、事中财务核算、事后报表分析，大大提高了预算限制的执行力。在肯定限制的基础上，系统还设置了预算调整与追加功能，妥当处理了公司各项预算外费用的列支问题，使预算管理与公司实际经营相结合，为公司实现全面预算及精细化管理奠定了基础。 第6页 共6页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页