物业前期介入管理流程.docx

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1、物业前期介入管理流程 X XX 物业 总部 制 度 性 文 件 编号： VK- - WY- - QQ- - ZY- - 2022- - 001- -1 1 版本：第 1 1 版 第 第 1 1 页，共 4 4 页 物业前期介入 管理 流程 版本信息记录 版本 修改内容摘要 起草/ / 修改人 审核人 批准人 生效日期 物业前期介入工作流程图规划设计阶段 营销协作阶段 施工建设阶段 承接查验阶段 清洁开荒 集中交付成果输出 地产相关部门物业新项目团队物业前期介入小组物业相关部门地产项目部公司地产设计 地产营销项目开发启动指定项目对接人，首次启动会介入向物业供应设计图纸现场实地考察通知物业介入项目

2、现场考察报告进行评审与地产协商物业前介成本费用最终定稿签订物业前期介入图纸评审表审核修改图纸跟进反馈看法详见规划设计阶段前期介入作业指引1.向物业供应项目定位、客群定位分析报告等资料2.向物业提出服务定位和物业费区间等要求3.向物业供应涉及图级及测算相关数据收集编制方案所需资料物业人事部、财务部等部门参加分工协作编制项目物业服务方案及服务费测算物业服务方案物业服务费测算表探讨方案并最终确认详见物业管理方案编制及服务费测算作业指引授权物业代办物业单位选聘工作1.了解当地政策法规，收集资料(招投标过程应满意当地法规要求)2.按适合项目的招标形式帮助地产启动招投标工作。协调地产其它部门协作供应所需资

3、料协作招投标工作完成招投标及备案知会物业启动营销案场协作成立营销案场服务团队，指定负责人前期物业服务合同营销案场服务团 营销案场服务团队 队： ：编制销售案场服务方案、销售案场物业服务合同向物业供应案场相关图纸及服务需求等资料审核并最终定稿签订地产成本 地产成本： ：纳入整体成本预算如期进行聘请、培训及清洁开荒案场物业服务方案参加评审成立新项目团队，指定负责人参加施工现场巡查做好相应记录督促总/分包单位对施工问题进行整改反馈现场信息跟进整改状况竣工验收帮助协作并做好相关记录通知物业详见施工阶段前期 介入作业指引启动物业移交工作编制承接查验方案、确认物业验收标准及所需表格通知物业接管协作承接查验

4、工作 接收项目资料现场查验、复验签订物业承接查验协议要求总/分包单位实施整改发整改通知单项目接管签订物业移交单质量顾问现场检查记录物业附属物业清单新建房屋一览表房屋分户承接查验记录承接查验方案物业验收标准工程验收记录工程承接查验问题整改跟踪记录整改通知单验收通道证明书工程移交单物业移交单 授权物业组织清洁开荒工作方案、安排编制清洁招标开荒实施、验收做好相关记录清洁开荒方案招标文件地产客服 地产客服： ：集中交付启动协调总/分包单位赐予协作业主手册致业主欢迎信装修管理协议装修手册车位管理协议通知物业资料打算交付现场协作参加交付预演协作业主验房并做好相关记录地产客服 地产客服： ：问题跟进处理问题

5、反馈协调总/分包单位修理同地产签订前期物业服务合同 1. 目的 通过明确、规范物业公司前期介入工作，形成专业化、可操作的前介工作流程，以帮助优化地产产品开发、限制物业后期运营成本及风险、提高客户运用的便利性及好用性，从而有效提升客户满足度。 2. 适用范围 适用于 XX 物业全部的新建项目物业前期介入工作。 3. 术语/ / 定义 物业前期介入：指物业公司从地产开发所涉及的每个阶段，直到业主入住成立物业服务中心的整个过程中，为地产公司提出合理化建议、看法，帮助地产公司完善产品，以达到产品优化、便利日常物业管理为目的的介入过程。 4. 程序 4.1. 物业前介工作架构及职责 4.1.1. 区域公

6、司 物业前介架构 深圳区域前期介入小组分公司前期介入小组分公司前期介入小组分公司前期介入小组新项目物业服务团队新项目物业服务团队新项目物业服务团队 4.1.2. 分公司 物业 前介架构 前期介入小组项目对接人强电专业工程师弱电消防工程师暧通专业工程师给排水专业工程师土建装饰工程师招标专员新项目物业服务团队分管工程负责人项目筹备组现场岗位专业矩阵组 注：分公司物业前期介入小组可依据实际开发项目规模配置工程师，如只有单一开发项目或介入面积较小时也可由其它部门人员兼任前介工作。 4.1.3. 物业前介工作职责 界面 职责内容 区域公司 前期介入小组 负责区域内各分公司前期介入管理工作： 负责新成立的

7、分公司首个新建项目前期介入工作的开展。 负责帮助分公司组建前期介入小组。 对分公司前期介入工作管理制度建立赐予支持。 对分公司前期介入工作赐予指导及培训，帮助开展集中图纸评审。 收集区域内各分公司前介月报，结合区域前介工作内容形成区域前介工作月报。 分公司 前期介入小组 负责分公司新建项目前期介入工作的开展 针对新建项目设置专职对接人，负责物业前介详细工作的落实与跟进。 设计阶段通过充分的调研、审图、沟通，向地产项目开发团队供应与物业服务相关的看法建议，并予以跟进。 依据项目开发节点，在营销协作服务前与地产公司签订销售案场物业服务合同；在与地产达成物业接管新项目意向后签订前期物业服务合同，并编

8、制业主临时管理规约。 依据项目开发进度需求编制提交物业服务启动相关测算。即物业项目启动费。 通过对产品、客户、市场的充分调研有分析，确定项目将来物业服务模式及定位，并测算与之匹配的物业服务费，编制项目物业服务可行性分析报告并提交地产项目开发团队审核。 帮助地产公司进行物业服务单位选聘及营销协作的相关工作。 移交 界面 职责内容 负责分公司新项目物业服务团队前期介入管理工作。 指导新项目物业服务团队在施工及设施设备调试期工作开展。 帮助新项目物业服务团队编写接管验收方案。 帮助新项目物业服务团队实施现场实体验收及后期问题复验工作。 向新项目物业服务团队供应技术支持与督导管理。 收集新项目物业服务

9、团队前介工作周报，结合前期介入小组工作内容形成分公司前介工作月报，并刚好提交区域公司前期介入小组。 新项目物业服务团队 确定项目物业服务团队负责人及项目筹备工程人员，担当与分公司前期介入小组工作交接后的物业前介工作。 对物业前期建议的现场落实工作进行跟进； 对隐藏工程、施工样板进行现场检查；对设备设施的安装工作进行跟进、调试和试运行，向地产项目开发团队供应与物业服务相关的看法建议，并予以跟进。 对项目共用部位及共用设施设备进行承接查验，受项目部托付实施专项服务。 对参加的前介工作如期形成周报，并刚好提交分公司前期介入小组。 4.2. 物业前期介入项目对接表 关键点 地产 项目对接部门 物业主责

10、部门 总规划方案图评审 项目部地产公司、地产设计 前期介入小组 方案设计图评审 初步设计图评审 施工图评审 深化设计出图 物业管理方案编制 项目部地产公司 物业招投标备案 项目部地产公司 营销案场协作 地产营销 营销协作团队/前期介入小组 施工现场跟进 项目部地产公司 新项目服务团队 承接查验物业接管验收 项目部地产公司、地产设计 清洁开荒 项目部地产公司 集中入住 项目部地产公司、地产营销及客服 4.3. 物业前介工作关键节点 序号 关键节点 任务名称 节点时间 住宅 写字楼 商业 销售 自持 销售 自持 序号 关键节点 任务名称 节点时间 住宅 写字楼 商业 销售 自持 销售 自持 1 物

11、业前介工作启动 项目启动会召开 项目启动会召开 项目启动会召开 2 全套施工图物业评审 施工图评审会前 施工图评审会前 施工图评审会前 3 物业管理方案评审通过 具备预售条件前 6 个月完成 具备预售条件前 6 个月完成 竣工验收前 12 个月完成 具备预售条件前6 个月完成 竣工验收前 12 个月完成 4 完成物业管理招投标及物管费备案 具备预售条件前 3 个月完成 具备预售条件前 3 个月完成 竣工验收前 6 个月完成 具备预售条件前3 个月完成 竣工验收前 6 个月完成 5 成立 营销案场物业服务中心 案场开放前 6 个月完成 案场开放前 6 个月完成 案场开放前 6 个月完成 6 成立

12、 新项目物业服务中心 集中交付前 6 个月完成 交付运用前 9 个月完成 开业前 12 个月完成 7 物业承接查验 竣工验收结束后起先；集中入伙前 15 天完成。 竣工验收结束后起先；交付前 15天完成。 取得竣工验收备案后起先 竣工验收结束后起先；交付前 15天完成。 取得竣工验收备案后起先 8 物业服务中心人员 95%到位 集中入伙前 1 个月 交付运用前 2 个月 开业前 3 个月 9 完成 清洁开荒 集中入伙前 7 天完成 交付运用前 3 天完成 开业前 3 天完成 4.4. 物业前介重点工作分工 工作内容 输出 物业公司 前介 小组 新项目 团队 营销协作 团队 财务部 人事部 拿地

13、 现场 实地考察 项目现场考察报告 立项 图纸 评审 方案设计图 物业前期介入图纸评审表 初步设计图 施工图 专业深化图 物业 方案 编制 项目分析 服务模式探讨 服务模式定位 创新服务探讨 增值服务体系 人员组织架构 人员编制表 服务标准 工作标准 工作内容 输出 物业公司 前介 小组 新项目 团队 营销协作 团队 财务部 人事部 服务费测算 人员成本测算 人员成本测算表 管理成本测算 管理成本测算表 公共能耗测算 能耗成本测算表 经营收入测算 管理成本测算表 物业 招投标/管理费备案 申报备案资料收集 招投标、备案所需 项目资料 文件编制 项目招标文件 项目投标文件 管理费备案文件 政府申

14、报备案 申报备案回执 营销 协作 人员组织架构 人员组织架构表 人员聘请、培训 聘请安排 培训安排 费用测算 营销协作费用测算 现场协作 营销协作方案 案场开荒 招标、方案、安排 施工 跟进 现场巡查 质量顾问现场检查记录 物业参加图纸评审建议跟进 前期介入提案及跟进记录 竣工验收 协作 问题记录 承接 查验 承接查验资料 打算 安排、方案、查验标准、查验表格 资料接收 项目资料接收清单 现场查验、复验、接管 工程验收记录 清洁 开荒 清洁招标 清洁招标文件 开荒实施 清洁开荒方案 集中 入伙 资料物资打算 物资清单 入伙办理 集中入伙方案 4.5. 物业前介工作原则 4.5.1. 谁受益谁担

15、当的成本分担原则 物业在向地产开展前介工作时，涉及成本费用应由受益方地产开发建设项目部担当，费用标准由物业与地产协商。 4.5.2. 书面确认原则 在开展前介工作时，对于向地产相关部门供应的看法建议和反馈、例会专题会议、信息资料专递、文件会签等工作，均应留存书面记录。 4.5.3. 工作跟进原则 在开展前介工作时，应与地产各相关部门亲密对接和沟通，主动跟进看法建议和决策的落实状况，并填写物业前期介入提案及跟进表，必要时可通过公文会签、组织专题会等形式强化跟进落实的有效性。 4.5.4. 要点前置确认 在前介工作中，物业前介人员应在各阶段介入时，依据项目实际状况，结合设计阶段评审标准，形成物业前

16、介标精确认单，在项目例会/专题会上与相关部门进行沟通，最终形成书面确认看法。对书面确认看法存在分岐的内容，物业前介人员应以建议形式报公司领导审批后按指示执行。 4.5.5. 前介资料保存原则 新项目在集中入伙开业后 6 个月，前期介入小组对项目涉及资料应按项目名称整理永久保存。物业服务中心应依据接管完善的工程图纸资料，建立项目图纸资料电子台账，并按档案管理制度，实施专人管理。 5. 支持性文件 5.1. XX 物业集团物业前期介入工作指引 5.2. XX 物业集团新项目开放、开盘工作指引 5.3. XX 物业集团物业管理项目招投标工作指引 5.4. XX 物业集团物业移交标准工作指引 5.5. XX 物业集团新项目入伙管理方案工作指引 5.6. XX 物业集团入伙之前重点工作管控指引 第15页 共15页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页