2022年公文写作基础知识讲义-公文的格式要素.docx

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1、2022公文写作基础知识讲义:公文的格式要素公文具有规定的格式，公文要按规定的格式写作。这样可以保证公文的完整性、精确性和程序性，并且便于公文的处理，提高办文的工作效率。公文的格式要素一般包括：(一)发文机关(版头)发文机关即公文的作者，发文机关应写机关全称或规范化的简称。同级政府、政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文，各级政府及其部门与同级常委、军队、人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可联合行文。几个机关联合行文，应将主办机关排列在前。版头是发文机关的标记。目前我国运用的公文版头有以下三种：1、由发文机关全称或规范化简称加文件两字组成，以大字套红居中，印在文件首页上端，俗称大

2、版头。例如，浙江省人民政府文件、浙江省人事厅文件。2、由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称，俗称小版头。例如，浙江省人民政府(通知)、××市教化委员会(函)。3、印有发文机关全称的公函纸，作为版头。至于几个机关联合行文的，可用公文主办机关一家版头，也可用全部联合行文机关的版头。(二)公文份号HT公文份号是同一公文印制若干份时每份的依次编号，位于版头左上角，用阿拉伯数字标识，用以驾驭每份公文的流向。绝密、机密公文应标明份号。(三)隐私等级HT公文的隐私等级分为绝密、机密、隐私三种，由发文机关依据中华人民共和国保守国家隐私法及其实施细则、中心和国家各部、委、办、局

3、制订的国家隐私及其密级详细范围的规定等确定，标注在版头左上角公文份号之下。其详细标识为，前标密级，后标保密期限。没有标上保密期限的，绝密、机密、隐私分别可按30年、20年、10年认定。(四)紧急程度紧急程度是指对公文送达和办理速度的要求。紧急公文分为特急、急两种，标注在版头左上角隐私等级下。电报分别标注特急、加急。(五)发文字号HT发文字号是指发文机关编制的公文代号，简称文号。发文字号由发文机关代字、发文年度、发文依次号三部分组成。其中发文年度用六角括号括入。如国务院11018年制发的第12号文件，发文字号为国发1101812号。发文字号位于版头与红线之间的正中处，用公函纸制发的，位于标题右上

4、侧。几个机关联合发文，一般只标明主办机关发文字号。(六)签发人签发人与签署不同。签署是某些须要以本机关行政首长名义发布的公文，由其签名或加盖签名章后才能发出。签发人则有两种状况：一是指机关负责人在审定文稿后签上姓名表示同意印发;二是报送上级机关的请示、报告，必需注明签发人。这里指的是后一种状况，签发人的姓名署于版头红线之上发文字号的右侧：签发人：×××。为使公文显得对称，发文字号应相应向左移位。重要的或涉及面广的，必需由正职或主持日常工作的副职领导人签发。(七)标题公文标题位于版头下面居中的位置，通常在版头与标题之间，用一红线作区分标记。如一份公文没有版头，

5、标题置于公函纸首端机关名称下的红线稍下居中位置。公文标题由发文机关名称、公文主题(事由)、文种三部分组成。例如，国务院关于加强血吸虫病防治工作的确定，这里国务院是发文机关;关于加强血吸虫病防治工作是事由;确定是文种。事由一般都用介词关于和表达主要内容的词组组成介词结构。拟写公文标题时，应特殊留意以下几点：1、批转或转发公文的标题，一般由批转或转发机关名称、被批转或转发的公文标题、文种三部分组成。如国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地状况报告的通知。批转和转发公文的标题，应杜绝出现介词和文种的重叠，如关于的关于，通知的通知。同时应留意，除批转法规性文件加书名号外，均不对原标题加书名号

6、。2、事由应简明准确地概括公文的主要内容。例如，某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件，发文时如将这些废止的规范性文件的标题全部列为事由，明显不行能，即使仅写一个，后加等字，也嫌过长，但概括为废止部分规范性文件，就显得既明确又简洁。3、在拟写标题时，肯定要精确选定和标明文种，不能自造文种。4、标题排列要对称、美观，除字数较少的一行字标题外，两行以上的可排成宝塔形，也可排成长短一样的双平行形或三平行形。在转行时，不要把人名、地名、机关名称等专用名词乃至词拆开。5、公文标题中除书名号的运用有明确规定外，一般不加标点符号。标题过长或中间需停顿的，可用空格或换行的方式表述。

7、例如：国务院关于依靠科技振兴农业(八)主送机关加强农业科技成果推广工作的确定主送机关是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。除了干脆面对社会发布的公文之外，公文一般均应在正文之前标题左下方顶格书写主送机关的名称。确定主送机关应留意：1、政府各部门应依据本级政府授权和职权规定，方可对下一级人民政府干脆行文。2、请示的公文，应坚持主送一个机关的原则，不能多头主送;除特别状况外，不得越级请示。受双重领导的机关向上请示，应依据内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。除领导干脆交办的事项外，请示不得干脆送领导者个人。3、批复下级请示，只能主送原请示机关(单位)，对相关机关(单位)，用抄送。

8、4、普发公文，主送机关应写规范化统称，如××省人民政府普发文件，主送机关写为各市、县人民政府，各地区行政公署，省政府直属各单位。(九)正文正文是公文的主体，是反映公文详细内容的部分。正文紧接主送机关之后，提行空两格书写。(写法见后)(十)附件附件是依据正文的须要附加的公文或材料，用以对正文作补充说明或供应参考资料。附件附于正文之后。(十一)印章印章是机关权力的象征。公文加印，是制文机关确认公文效力的凭证。印章盖于公文右下端落款处，上不压正文，下要骑年盖月。印章要清晰、端正。联合上报的非法规类公文，由主报机关加盖印章，但在首页要注明会签机关的签发人姓名。联合下发的公文，都

9、应加盖印章。以行政首长名义行文的公文，前具职务，后盖签名章。党的文件，有特定版头的普发性文件不加盖发文机关印章。这是与国家行政机关公文的一大不同。(十二)成文时间一般就是公文的签发日期，标注于正文右下方。联合行文的成文时间，以最终签发机关领导人的签发时间为准。会议探讨通过的公文，应以会议通过的日期为准，并写上会议名称及届次，以圆括号括入，标注于公文标题之下。(十三)附注HT附注用以说明在公文其它区域不便说明的各种事项。如须要加以说明的名词术语，或用于表示公文的阅读范围、运用方法等内容，标注于落款下另起一行空两格位置。其中阅读范围是对阅读对象的规定，还应用六角括号括入，如发至省军级、发至县团级等

10、。(十四)主题词HT主题词是由对这一公文内容所述及的主题用规范的词加文种组成，以便日后按公文的主题和文种进行检索。制订公文主题词表，是为精确选用表中的词目供应便利，防止随意性。上报的公文，应标注上级机关公文主题词表中所规定的主题词。一件公文的主题词至少用两个，一般不超过七个。例如，国务院关于深化开展企业扭亏增盈工作的通知这一公文，主题词就有企业、经营、效益、通知四个。从这里也可归纳出，主题词必需正确无误地反映出公文的内容特征和归属类别，要有层次性，并且不要与标题混同。(十五)抄送机关民工抄送机关是指虽然不主办，但应当了解这件公文内容的有关机关。抄送机关名称应写在主题词后公文尾部的两条等长平行细实线内。(十六)印发机关和时间印发机关，为发文机关的办公部门;印发时间，一般为印刷时间，放在抄送机关细实线下。以上的公文格式要素在一份公文中要依据规定，合理支配，以示公文的肃穆性。随着办公自动化的逐步实现，格式要素和编排更为严格规范，同时还将新增一些格式构成要素。第9页 共9页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页