2022年文件与资料控制程序.docx

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1、2022年文件与资料控制程序 中山桑芭丝服装有限公司 程序文件 文件与资料限制程序 编号：S-QP-01 版本/修改状态：A/0 生效日期：2002年 月 日 页码：第1页，共6页 拟制：朱文君 审核： 批准： 1 目的 对公司全部的文件和资料进行限制，确保相关部门和人员能够得到并运用文件的有效版本，防止文件的流失、泄密。 2适用范围 本程序适用于与公司有关的全部文件与资料。 3职责 3.1总经办是文件与资料限制的管理部门。 3.2各部门负责相关文件的编制和对接收之文件与资料的保管与维护及其运用前的培训。 4.定义 4.1受控文件：维持本公司质量管理体系运作，相关部门必需遵照执行的文件。受控文

2、件在发放之前由总经办盖“受控”章识别，发放和回收时均应办理登记手续。 4.1.1用于指导本公司质量体系运行及操作的指导性文件，分四级： a.一级文件：质量手册； b.二级文件：程序文件； c.三级文件：作业文件； d.四级文件：质量记录格式。 4.1.2外来文件：包括行业、地区、国家、国际标准；客户供应的技术文件、图纸；国家颁布的有关政策、法规。 4.2非受控文件:质量文件的参考资料或与产品品质无干脆关系的文件。分发及回收时办理登记手续，修订时可不作版本限制，废止后按规定回收销毁。 a.部门管理文件； b.公司级管理文件：内容涉及多个部门，需由多个部门协调协作才能完成某项业务并以公司名义发出的

3、文件。 编号：S-QP-01 版/修：A/0 页码：第2页，共6页 5.工作程序（附流程图） 5.1文件与资料的编制、批准 5.1.1质量手册和程序文件由总经理指派专人编制，其它文件与资料由各相关职能部门编制。 5.1.2文件与资料审批： 文件类型 文件名称 初审 核准 受控文件 质量手册、程序文件 管理者代表 总经理 作业文件、质量记录 部门主管 管理者代表 非受控文件 部门管理文件 部门主管 总经办 公司级管理文件 总经办 总经理 5.2文件与资料的编号、版本号、修改状态号规则 5.2.1文件版本号用大写英文字母A、B、C依次排序。 5.2.2文件修改状态号用阿拉伯数字0、1、2、3表示。

4、 5.2.3文件与资料编号规则： 质量手册： SQMXX 流水号 质量手册代号 公司代号 程序文件： SQPXX 流水号 程序文件代号 公司代号 作业文件： S QW XX 流水号 作业文件代号 公司代号 编号：S-QP-01 版/修：A/0 页码：第3页，共6页 质量记录: AABB XX 流水号 岗位编号 部门编号 其它文件与资料: S AA BB XXCC 流水号 年度末二位数 岗位编号 部门编号 公司代号 部门编号： 总经办 01 业务部 02 设计部 03 财务部 04 人事行政部 05 企管部 06 公宣部 07 电脑部 08 设备部 09 发展安排部 10 质管部 11 工厂部

5、12 绸庄部 30 5.3文件与资料的发布 5.3.1经批准的质量手册、程序文件、作业文件、质量记录表统一由文控员编目，并负责填制“受控文件清单”，报管理者代表审批发放。 5.3.2部门内部管理文件发放前，必需报总经理备案。 5.3.3全部经批准的文件与资料均由文控员负责发放，并必需在“文件收发登记表”上签字。 5.3.4发放的受控文件在封面盖“受控”章。 5.4文件与资料的修改和作废 5.4.1每年年底对质量手册、程序文件、作业文件的有效性进行评审，必要时可以作出修改。 编号：S-QP-01 版/修：A/0 页码：第4页，共6页 5.4.2文件的修改，由申请修改的部门填写“文件修订申请表”，

6、报总经办核准批，转相关职能部门草拟修订内容，递交原审批部门负责人审批。 5.4.3形成文件的基本条件发生重大改变，因而需进行大幅度修改时，由原编制部门进行换版，原文件收回作废。 5.4.4经审批后的“文件修订申请表”由总经办保存，并执行5.3。 5.5文件与资料的存档、销毁。 5.5.1已发行的文件与资料的原稿（正本），均由文控员列册存档，保存的原版文件加盖“原版文件”章。 5.5.2各类表单、记录由相关部门或指定人员按规定保存期限存档，保存期终止时交文控员按规定程序销毁。 5.5.3现场运用的文件可置于现场，非现场运用的文件由运用部门集中保管。 5.5.4已作废的文件和资料由总经办文控员负责

7、收回，收回的失效文件需加盖“作废”章。 5.5.5收回的失效文件资料和过期表单、记录积存时间已达到销毁时限的规定时，由文控员填写“文件记录销毁申请单”，经管理者代表批准后按规定程序销毁。 5.6文件与资料的运用和更新 5.6.1颁发有效版本文件时，必需同时回收失效文件，回收数量是原颁发数量，并登记“文件收发登记表”。 5.6.2确有保留须要的文件，由运用人员填写“文件留用申请单”经部门主管同意，总经办批准、备案后，在保留的失效版本上加盖“参考运用”章，作为特别状况留用。 5.6.3文件运用部门因文件丢失、损坏、缺页等，可以用书面方式向总经办申请，由文控员核实并对责任人按制度惩罚后，予以补发。

8、5.6.4文件补发程序同5.3.3-5.3.4。 5.6.5总经办资料室需打算一套文件与资料的副本，并加盖“副本”章。由文控员负责版本或修改版的刚好更新。 编号：S-QP-01 版/修：A/0 页码：第5页，共6页 5.6.6 总经办每年6月、12月底或文件专管人离职时，依据“文件收发登记表”、 “受控文件清单”核查现场运用的文件与资料是否完整、有效。 5.7外来文件的限制 5.7.1总经办应将外来文件登录于“外来文件管制表”，并视类别填写送阅单，在文件上加盖“受控”章，分送给须要部门传阅，按规定时间刚好回收。 5.7.2国家法律、法规、行业标准以及可能影响公司整体作业的外来文件，总经办需列册

9、存档。 5.7.3外来文件由责任部门（运用部门）受控运用后，交总经办文控员存档。 5.7.4总经办文控员每年至少全面核查一次被本公司利用的外来文件的版本改变状况，如有版本升级、变更等状况，需填写“外来文件变更报告表”，报请管理者代表批准后获得，并根据5.7.1-5.7.3管理。 5.8文件的对外限制 5.8.1一切文件须严格遵守桑芭丝公司保密规定，未经总经理批准不得外发、外传、外借，不得查阅、复制、抄录。 5.8.2经批准可外发的文件，根据5.3.3执行。 6.相关文件 6.1质量记录限制程序 6.2桑芭丝公司保密规定 7.记录 7.1 文件修订申请单 7.2 文件收发登记表 7.3 受控文件清单 7.4 文件记录销毁申请单 7.5 文件留用申请单 7.6 外来文件管制表 7.7外来文件变更报告表 第11页 共11页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页