2022年文员岗位职责4篇.docx

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1、2022文员岗位职责4篇本文书目文员岗位职责行政文员岗位职责文员岗位职责文员、计调员、统计员岗位职责行政人事部文员在行政人事部经理领导下工作，对行政人事部经理负责。履行以下行政文员工作职责：1.帮助主管对人员的聘请。（按聘请流程）2.新进人员的入厂和离职人员的出厂手续之办理。3.帮助主管对新进人员的教化训练之打算与后序工作之进行。4.全厂人员档案的建立与管制。（电脑化）5.对试用人员之试工与考核调查。6.负责全厂人事异动工作。（转正/升职/调动/降职等手续之办理）7.全厂奖惩手续之办理。8.对各类资料进行签收，整理并分类归档。（厂内程序文件/内部联络/外部联络/会议资料/各类培训资料/考勤资料

2、/奖惩资料/人事异动资料等分类整理）9.每日/月对全厂职员工的考勤工作。（每日/月之考勤日报表/每月人力流淌统计表/请假、放假手续办理/平常查卡、监卡/加班申请手续等）10.月底对相关报表的整理并交于财务。11.月底新工卡及饭卡的发放，月初对全厂职员工上月的工卡查核并刚好交于财务室。12.对全厂钥匙之管理。13.协作舍监对宿舍名单的修改和月底水电之统计。14.职员工劳动合同暂住证及各类保险之办理。15.完成主管临时交付的任务行政文员的主要工作是：1、帮助公司的各项规章制度和维护工作秩序；2、负责公司员工的考勤管理；3、负责公司全体员工的后勤保障工作，包括发放办公用品、印制名片、办理餐卡、定水、

3、定票、复印、邮寄等事务；4、负责接待来宾，接听或转接外部电话5、负责与工作内容相关的各类文件的归档管理；6、负责例会的会议记录等7.完成上级支配的其他工作任务。行任公司行政文员工作职责一、接听前台电话1、前台随意一台电话机在铃声响起三声之内接起电话，即使是你正在接听一个电话。2、做好前台电话的转接工作，有人须要转接到总经理办公室、财务室时须要与总经理、财务相关人员沟通好后方可接入。3、出现电话没有方法转接或是须要听电话的员工不在办公室时刚好留下顾客的电话与姓名，便利公司员工与他取得联系。二、 接待好来公司探望的客户1、来公司上门修理的顾客先将顾客的修理机做一个初步检查方可将机器交到修理员手中并

4、告知此机器的具体故障后修理员再进行具体检测，在修理员给顾客检测时可以请顾客做下喝水或是介绍公司的相关新产品。2、在接待上门下载客户时做好客户下载登记，多询问顾客的运用状况及四周挚友有无在运用同类产品，留下客户的重要信息资料。3、来公司洽谈业务的客户先让客户做下喝杯水再来通知此项目的相关负责人洽谈相关业务。4、一次性接待顾客三个以上时可以叫修理员帮忙接待上门修理客户。5、仔细接待每一位顾客，做好公司的形象窗口。三、刚好处理与打印公司相关文档资料1、商场在办理相关事项须要公司出示相关证明时刚好打印。2、公司有相关新品订价与货品调价时出示相关货品价格通知。3、公司有员工调动是刚好出示调动通并刚好更改

5、公司的通讯录。4、每月9日、17日、25日、1日将公司商场部的电子报表与批条根据合理的格式通过打印机打印出来交给财务。5、刚好整理电脑中的文档资料，合理归档。四、 考勤的制作1、文员在每日早晨做好考勤的严格把关。2、每月月初将上个月的考勤用电子表格制作出来，在制作过程中留意请假、转正人员及已满周年人员的具体标注。五、人事处理1、新员工在入职时肯定要将入职书、个人担保书及担保人的身份证复印件一起存档放入档案库中。2、新员工在入职后要将新员工的员工档案输入电脑中的电子档案之中。3、全部员工离职均要办理好公司的离职书并刚好发放离职员工通知告之公司全部部门同事。4、员工离职后均有一份离职书保存在公司档

6、案资料。六、 后勤处理1、为公司全部员工名片制定的确定与核实。2、刚好收取公司电子邮箱的电子信件。3、收理好送上公司的包袱。4、公司日用品的选购。5、报销公司相关开支费用及公司的邮寄费用。6、刚好处理好客户的投诉问题。七、与修理部的紧密合作，刚好收取修理费用并将修理费用上交到公司财务。八、业务部客户资料的入档1、每天早上到公司提示业务员刚好整理昨天的工作日记，在业务员整理完毕之后输入到电脑电子档案之中，分企业与客户电子档案两份资料进行输入。2、业务员没有刚好填写的要向他的上级反应要求刚好补加功课。九、帮助仓库整理一些新货的入仓盖章。十、熟识公司每一个品牌、每一个型号的下载工作。人事文员的工作职

7、责帮助主任做好日常管理工作。树立为领导服务、其它部门服务的思想。办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣扬栏、文件报纸收发）工作职责：1. 接听、转接电话；接待来访人员。2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。3. 负责总经理办公室的清洁卫生。4. 做好会议纪要。5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。6. 负责传真件的收发工作。7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。8. 做好公司宣扬专栏的组稿。9. 根据公司印信管理规定，保管运用公章，并对其负责。10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。11.

8、 每月环保报表的邮寄及社保的打表。12. 接受其他临时性工作。13. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。14. 社会保险的投保、申领。15. 统计每月考勤并交财务做帐，留底。16. 管理办公各种财产,合理运用并提高财产的运用效率,提倡节俭。1、人事管理工作：聘请、辞退手续，人员培训等。2、人事事务处理，员工档案编档与管理有序化。3、办公室工作：文档打印、收发传真，日常考勤。行政人事文员岗位职责行政人事部文员在行政人事部经理领导下工作，对行政人事部经理负责。履行以下职责：一、负责公司文印刷、文件收发、资料整理、印章的运用和保管。二、负责办理员工的进厂、请假、调

9、动、辞工离厂手续；员工档案资料建立。三、全面负责员工考勤工作。四、负责员工的就医和简洁医疗应急处理。五、办公、劳保、文化消遣等用品的选购申请、质量验收、发放、登记、管理。六、外来客人的接待和服务。七、外来电话、传真的接听（受）、记录、传达（送）。八、复印机、传真机的管理和运用。九、公司内部其它事务性工作。十、领导交办的其它工作行政文员岗位职责文员岗位职责（2） | 返回书目一、执行办公用品的选购、发放、管理1、新员工入职时，由部门经理依据办公用品实际须要，提出申请，向行政文员签领取。其余时间，员工急需领取办公用品，必需签，并写清晰领用时间、项目、数量等。2、员工离职时，部门经理应仔细清点其办公

10、用品，并到行政部填写移交清单并签。3、行政文员每月对办公用品进行一次盘点，办公用品选购原则上由各部门向行政部提出申请后统一选购，特别物品选购由部门主管、副总同意后另行购买。二、信件的收发、文件资料打、复印，传真管理1、公司全部打印、复印文档工作及信件、报刊收发管理工作由行政文员统一负责。收到信件资料由行政文员刚好通知或递送给收件人。对投递错误的信件，退回或转移。 发件时，由发件人填写好资料，再由行政文员执行发送。2、行政文员妥当保管外部供应的文件资料打印、复印或快递的结账单据，并负责核对单据数量、金额，便于财务结算。3、员工不得利用公司机器打印或传真与工作无关的文件，行政文员有权监管教化。三、

11、执行印制名片的联系、校稿与管理1、公司名片格式统一化，由公司行政文员依据企业形象规划并联系印刷业务。2、需做名片的员工，先填写名片印制申请单，经部门经理签后交由行政文员负责办理。3、名片印制前需校稿，确认名片职务、部门是否相符，姓名、联系方法等需确认无误。自确认名片内容起，一周内，行政文员将做好的名片发放给名片印制申请者。四、执行固定资产及低值易耗品的管理1、负责对公司的固定资产进行盘点、登记。做到编好号、贴标码、注明运用状况、统计数量、并责任到详细员工。运用者离开本公司时，公司资产收归行政部管理。对须要报废的资产进行报废登记处理。2、行政文员依据盘点状况，制作公司固定资产运用状况登记表，发给

12、公司相关负责人。3、行政文员负责对打印机、传真机等其它办公设备、设施的保养维护和联系修理工作。五、执行书籍、文件、资料的规范管理1、公司全部书籍应编码贴号、做好编目、分类存放、按依次排列整齐，刚好更新登记表。2、公司员工借书、领取文件资料时，必需签登记。应注明日期、姓名、编号、项目名称、数量、归还日期、备注等。3、员工借书的限期不超过一个月，行政文员应提示催还。员工离开公司时，应归还所领文件、资料给行政文员。书籍、资料被归还时，行政文员应备注说明归还日期。六、执行公司证照、年检及员工社保卡的申办1、公司变更或申请办理分支机构，先打算办理营业执照相关资料，然后到工商局领取营业执照登记申请表；营业

13、执照申办完毕后，持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证；组织机构代码证办理完毕后，打算相关资料办理税务登记证。2、公司年检一般从三月份起先，至六月底结束。可登录深圳市工商行政物价管理局网站，了解当年度办理年检的须要的资料，先进行网上申请，再交实物资料到工商局办年检。3、需办理社保卡的员工，先提交劳动保障局数码照片回执，行政部打印制证清单后，行政文员到社保局四楼交钱办理。后凭社保局回执领取社保卡。七、饮用水管理、订餐、订会议厅、订房、订票等1、依据饮用水的饮用状况，刚好负责公司饮用水的订送。确认送水桶数、空桶回收数量。2、公司负责人或其它部门依据实际须要，提出订餐、订会议厅、

14、订票、订房申请时，行政文员予以代办，结款方式依据实际状况而定。3、订餐、订会议厅、订票、订房工作需肯定的提前量（订票一般提前23天知会行政文员，订餐、订房一般提前12天，订会议厅一般提前1020天）。八、来访者接待、会议活动、员工考勤统计管理1、负责公司来访客户的礼貌接待与服务。2、公司会议，由行政文员统一发出通知。如需投影设备，会前应做好会场布置及设备调试。会议所述内容由行政文员记录、整理存档。会后，行政文员负责清理睬场、查收设备。帮助客服部，负责做好课程活动前，宣扬资料、横幅、食品、水杯等相关物品的打算。3、每月需制作考勤签到表。负责员工每月病假、事假、加班、迟到等考勤的管理与统计。九、执

15、行公司领导交待的其它临时性的突发事情。1、优先完成公司领导交办的各类紧急事务。2、规定时限内完成不了的，应向领导说明其缘由，并尽力尽快完成，最终汇报完成结果。3、有任何工作困惑，可通过邮件或面谈的方式提出，记住：透亮沟通，工作畅通。文员岗位职责文员岗位职责（3） | 返回书目一:深化了解企业各个环节的管理规定,假如有脱节或不完善的管理制度,要刚好向上级领导提出改善或补救方法,并起草书面文稿呈交上级领导批阅批示.二,文员应做好企业外部来函的接收,登记,报送,报批,复函,内部发送,传阅,回收以及文件起草等工作.三:文件资料校对是文员工作中比较重要的一个环节,文件格式书写是否规范,文,标点是否正确.

16、都干脆印象企业的外部形象!应特殊留意校对.四:负责文件资料的管理工作,可依据文件来源对文件进行编号,分类,归档等处理,以便利企业内部人员查找,运用.五:常常对公司内部相关事务进行多方面,全方位的调查,归纳总结后,为领导供应一些真实的分析数据.六:负责本部门的日常工作,包括清洁工作,外事接待,客户联络,日常打印,登记台帐,考勤统计,等事务.文员的确可以称为多面手 甚至许多公司的文员还发放员工工资,总之,文员是一份比较困难的工作,上面这些只是最基本的职责, 其实文员因企业,公司不同,还有许多内部职责,我们在详细岗位上还须要严格执行,仔细对待!办公室文员工作职责办公室文员（会议、文书、印信、档案、接

17、待、宣扬栏、文件报纸收发）工作职责：1. 接听、转接电话；接待来访人员。2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。3. 负责总经理办公室的清洁卫生。4. 做好会议纪要。5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。6. 负责传真件的收发工作。7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。8. 做好公司宣扬专栏的组稿。9. 根据公司印信管理规定，保管运用公章，并对其负责。10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格

18、借档手续。13 社会保险的投保、申领。14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。15 管理办公各种财产,合理运用并提高财产的运用效率,提倡节俭。16. 接受其他临时工作.人事文员工作职责(1)、行政隶属上级主管：行政部经理工作对象：各办事处（区域）相关业务人员(2)、主要职责a 帮助主管组织月度和季度考评，并刚好完成统计、整理和发布工作。b 负责营销系统员工的薪酬计算与统计工作，并将考评和薪酬调整结果记入档案。c 负责营销系统员工的人事档案的日常维护工作。d 帮助主管解决员工考评和职位调整中发生的异议与纠纷。e 办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等详细手续。f 部门经理交办的其他事宜

19、。行政人事文员岗位职责行政人事部文员在行政人事部经理领导下工作，对行政人事部经理负责。履行以下职责：一、负责公司文印刷、文件收发、资料整理、印章的运用和保管。二、负责办理员工的进厂、请假、调动、辞工离厂手续；员工档案资料建立。三、全面负责员工考勤工作。四、负责员工的就医和简洁医疗应急处理。五、办公、劳保、文化消遣等用品的选购申请、质量验收、发放、登记、管理。六、外来客人的接待和服务。七、外来电话、传真的接听（受）、记录、传达（送）。八、复印机、传真机的管理和运用。九、公司内部其它事务性工作。十、领导交办的其它工作行政文员在工作中应具备的条件和要求:一、学历：中专中学以上文化程度比较合适；二、工

20、作阅历：有文件管理工作阅历,有肯定的沟通阅历会更好；三、应具备的学问：1、具备文秘方面的学问工作中常常会遇到秘书方面的工作；2、文件管理,文档学问,这应当算文员基本要求了；3、会做账表也就是能操作办公软件,word,excel之类的；四、具有剧烈的责任心与团队意识,你会常常处理公司人力,员工岗位调动等工作,没有责任心是不行的；五 工作内容及方法简述1、负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作；2、负责起草公司行政会议及其他例会的会议纪要；3、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作，做好公司各类档案的接受、整理、保管和统计工作，实行集中统一管理；4、负责各类文件档案的入库工作并

21、做好统计；5、负责档案的借阅、复制和利用，依据须要，编制必要的检索工具和参考资料，留意信息反馈，为公司各部门的档案查阅供应便利，仔细做好运用记录；6、刚好收集各类档案，做好平常的立卷工作，并做好整理、修复、装订、编目和归档工作；7、负责归档文件的验收、鉴定，做到归档文件完整、签署齐全、装订整齐、分类科学、运用便利；8、负责定期清查档案，刚好催讨借出的档案，做到账物相符；9、每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录，落实防盗、防火、防尘等平安措施，对损坏或变质的档案，刚好进行修补和复制；10、完成部门经理临时交办的相关任务。1、对文件数据的精确性负责；2、对所保管的文件平安保密负责；对工作程序的执行

22、效果负责。权利有权拒绝不符合公司要求的部门或人员查阅文件 所谓行政,是具有肯定保密制度的岗位!文员的接待工作规范与职责文员的接待工作,顾名思义,也就是关于接待方面的工作规范,职责,包括对来访者的一些基本状况进行登记,接洽来访工作等.要求看法热忱,主动问好,问清来访意图,并快速做出推断,赐予恰当支配.工作地点不同的文员可能依据工作内容有一些区分,根据精细分工,我们下面分别介绍在前台和在办公室工作的文员如何进行接待工作一;负责前台的清洁工作.二:热忱接待来访者,做到主动,热忱.大方,同等礼貌的对待每一位来客.三:看到客人,必需起身,然后问候,并点头微笑.四:假如是事先预约的客人,要确认一下:您是先

23、生吗?并带其到接待室.五:假如同时还有别的客人访问其他负责人时,要代为接待,引见.六:假如是没有约好而老访的客人.要问清客人姓名,公司,及来访意图等,再询问上级是否接见.假如同意才能进入接待室!七:负责报刊,信件,邮件的收发与保管.八:负责下班后前台电源的关闭和正门关闭.九:检查办公设备,发觉故障后刚好报修.十:领导接待重要客人时,要依据服务规范要求,做好各项工作,不得马虎!十一:要有剧烈的责任心,不得随意离岗,要勤视察,驾驭接见状况,刚好协作领导的接待工作.十二:严格执行平安保密制度,不得随意让他人进入接待室!十三:负责各类文件资料的打印,复印.整理资料,文件.十四:负责收发各类传真,信函,

24、邮件等以上这些可以适用于大多数不同岗位文员的接待工作,大家可详细看状况而选择.选购文员工作职责(1)请购单、验收单之登记。(2)订购单与合约的登记。(3)交货记录及跟踪。(4)供应商来访的支配与接待。(5)选购费用的统一申请与报支。(6)进出口商品文件及手续之申请。(7)电脑作业与档案管理。(8)承办保险、公证事宜。文员的工作权限文员工作中要留意自己的权限范围!除了处理企业行政事务或接受上司授权处理有关业务或事务之外主要要明白以下几点:一:不能代表上司做决策,否则就是越权!二:不能代表上司发号指令,否则会令上司反感,这也是一种对领导不敬重的行为!三:不能在过做时间处理自己的私人问题,这是一个至

25、少的公司规范,任何公司都是不允许的!以上只是几个也许的主要方面,作为文员最值得留意的是越位行为 越位主要表现在几个方面:1:决策越位:文员只能 谋而不能断 有的文员混淆了决策和 协助决策的内容,擅做主见,根据自己的想法去处理重大问题!,有可能造成比较严峻的失误!即使侥幸没有出什么问题也是不值得提倡的,记住了,你的领导才是决策者,你只能供应参考!2:表态越位:表态:是表面对一件事情可行的确定答复,但是表态是须要肯定的身份 的作为文员,你必需要在有领导授权的状况下才有发言权,否则你的看法只能代表你自己而已!3: 工作越位:领导和文员都有自己的职责范围,该由领导去完成的工作尽量让领导去做,作为文员,

26、你可以供应最全面的帮助,千万不要为了给领导留下工作主动,表现实力,或者认为自己甚至比领导还能干,这是典型的出风头.不行取!4:社交越位:文员常常会陪伴领导参与一些社交活动,应当留意的是尽量突出领导的地位,自己哪怕是口才超越领导也要退居二线,因为你是文员,场面上的应酬你能应付,一旦详细到公司详细事务以后,你就会发觉自己仍旧须要请示身边被你冷落的领导! 这会让场面变得很糟糕,也会让自己在领导眼里成为一个 不懂得敬重自己的人!文员工作中要留意自己的权限范围!除了处理企业行政事务或接受上司授权处理有关业务或事务之外主要要明白以下几点:前台文员工作职责1.负责前台服务热线的接听和电话转接，做好来电询问工

27、作，重要事项仔细记录并传达给相关人员，不遗漏、延误；2.负责来访客户的接待、基本询问和引见，严格执行公司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌；3.对客户的投诉电话，刚好填写登记表，并于第一时间传达到客户服务团队，定期将客户投诉记录汇总给副总经理；4.负责公司前台或询问接待室的卫生清洁及桌椅摆放，并保持整齐干净；5.接受行政经理工作支配并帮助人事文员作好行政部其他工作；仔细执行目标卡的管理规定，完成本部门安排的工作和任务。前台文员服务规范造访：客户或来访者进门，前台立刻起身接待，并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。单个人问候标准语如下：先生，您好！或先生，早上好！小姐，您好

28、！或小姐，早上好！您好！欢迎来到xx公司。来者是二人，标准问候语则为：二位先生好！二位小姐好先生、小姐，你们好！来者为三人以上，标准问候语则为：各位好！或各位早上好！各位下午好大家好！或大家早上好！大家下午好！对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下：x先生好！x小姐好！对已是其次次或二次以上来公司的客户、来访者，在沿用单个人问候标准语并看到客户点头或听到客户跟说你好之后，还可选用如下标准问候语：先生，我记得您前不久(以前)来过我们公司，今日光临，再次表示欢迎！a)引导客户或来访者到询问厅就座，递上茶水，送上公司营销宣扬资料；b)当场解答或电话通知相关业务接待人员出现，介绍时先介绍主子，后介

29、绍客人；c)引领客户或来访者接触相关人员，行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意；d)进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进。进入后，回手关门；e)介绍双方，退出。如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出。当值前台为女性，着职业套装，化淡妆。男性，则着西装，打领带。禁忌：头发脏且蓬乱；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜；口腔不卫生。电话：1听到铃响，至少在第三声铃响前拿起话筒；2听话时先问候，并自报公司、部门。标准语如下：您好，xx公司！或您好，这里是xx公司！对方讲解并描述时留心听并登记要点，未听清时，刚好告知对方。随后依据对方的初次问话，快速推断出

30、他有何需求？作出标准回话。询问家装业务：先生(小姐)，关于这方面状况(家装询问)，让我们公司客户顾问x先生为您服务吧，他可以全面、专业地说明您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。联系业务：与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；无关联业务，则干脆回答：先生(小姐)，我们公司现在没有这方面须要，请您联系其他公司吧，感谢！找人：先生(小姐)，您找的x先生(小姐)名叫什么？您跟他(她)预约了吗？请您稍等。(然后接通本公司x先生的电话，询问转接与否。)不指明的电话，推断自己不能处理时，可坦白告知对方，并立刻把电话转给能处理的人，在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告知接话人；通话简明扼要，不应

31、长时间占线。结束时应说感谢！，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒。商务文员工作职责与流程文员随从事务的类型许多，诸如随领导进行商务调查探讨、随领导出席会议、谈判、商务出访（出县、出省、出国）。随从事务，往往内容不同，时间有短长，但其工作程序都大致雷同。以随从领导出访为例，其工作程序大致可分为三个阶段：1、打算阶段当领导确定出访后，文员要在动身前做好充分的打算工作，包括思想、组织、物质和资料等方面的打算工作。（1）思想打算。文员要了解商务出访的意图、目的；出访的内容和重点；邀请单位和对象；参与出访的有关人员；出访的大致日程支配；希望邀请单位做哪些打算工作等。（2）组织打算。文员要做到：依据领导

32、指示拟制出访方案；通知有关部门确定参与出访的随从人员名单，并进行编组和分工；组织全部人员参与预备会，听取领导关于预备工作的指示，学习有关文件，布置详细任务；印发出访方案和日程支配；与邀请单位联系，使其有所打算。（3）资料打算。文员要收集：邀请单位的历史沿革，领导班子，当前工作发表及评价的资料；同出访工作相关的领导指示政策，法规性文件；同出访中心内容相关的理论和典型阅历方面的资料；出访地区有关地理、气候、交通状况以及风土人情方面的资料。（4）物质打算。文员要携带：办公用具、常用药物、差旅费以及照相机、收录机等文化用品。2、出访阶段（1）做好组织支配。领导商务出访免不了有察看商品生产现场，召开座谈

33、会或个别访问等形式。这就要求随从文员为之支配好时间、地点和有关人员。无论哪种活动，随从文员都要做好记录，以便事后分析、探讨。文员看到、听到的状况要刚好、精确地向领导汇报。（2）主动提出建议。在出访阶段，随从文员如发觉问题，应主动向领导提出如何处理的建议。（3）刚好同企业联系。在领导出访期间，文员要同原企业刚好沟通信息。如将外出领导的活动状况刚好用通讯工具告知企业，使企业留守领导者驾驭外出领导的状态。同时也要从企业内部获得信息，使外出领导刚好了解领导的重要指示，以及原企业的工作动向，保证领导信息灵通，以利实施不间断的指挥。（4）处理好日常事务。随从文员要主动处理日常的事务工作。在组织支配中遇到人

34、事、时间、地点等方面的冲突，要主动协调，尽量做好事半功倍，提高效率。还要尽可能保证首长的生活和休息，使之身心健康、精力充足地投入工作。3、结束阶段随从文员要做好出访活动的善后工作，这个阶段主要有：（1）做好返程支配。联系支配好返程的交通工具，预定好车、船、机票，支配好途中食宿，确保领导的平安。（2）整理调查资料。回企业后，要把出访中发觉的问题整理归纳成条，提出改进工作、解决问题的建议。（3）抓紧有关问题的落实。在出访时，领导答应办的事，回企业后文员要刚好通知、督促有关部门抓好落实，做到言而有信，件件有着落，事事有回音。（4）报销差旅费。随从文员要帮助领导结算开支、报销差旅费、偿还预借款。（5）

35、回顾总结。随从文员工作要对自己跟随领导出访期间的工作进行回顾总结，主动征求领导的指责、帮助，这对文员自身的提高不失为一种有效的方法。文员在整个跟随领导外出活动期间要时刻留意维护领导的威信，执行政策，遵守纪律，虚心谨慎，平易近人，为领导、也为文员自身树立良好的形象。外贸跟单员的职责跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业务，特殊是外贸业务的基础性人才之一。一名合格的跟单员须要驾驭外销、物流管理、生产管理、单证与报关等综合学问。国际商务单证员处理的是国际间的商品买卖过程中的单证制作、验审等工作（解决单证从无到

36、有的过程）。他的工作范围是包括收证、审证、制单、审单、交单、归档等一系列业务活动。外销员是指在具有进出口经营权的企业从事进出口贸易工作的专业人员，主要工作内容有从事国际贸易沟通活动、外贸立项、谈判、合同的制作、签定、执行等。报关员的主要工作就是依据国家的法律法规、海关的办事程序推断某些货物须要何种手续并打算相关文件，按要求制作报关单等并向海关申报，还要协作海关查验、缴纳相关税费等。他的工作的主要目的是为了能让货物顺当出口，而单证员的工作则是为了制作符合信用证，合同规定的单证，实现顺当结汇、收汇。生产跟单员职责一、 首先是从板单跟起1接到hk客人板单先对进行文处理，翻译成中文。2进行逐项检查板单

37、，看清晰客人要求：a.首先是主料，如面料的品种、纱支、组织、克重、颜色，弄清晰是否有特殊要求，比如磨毛、丝光，防静电、防皱等处理；然后注明要求下单给布厂订板布（或者供应面料小样给布厂分析组织成分要对方报价供应板布） b.看须要何种辅料，包括底面缝纫线、拉链（是否特指，如ykk）、纽扣、鸡眼、人带、花边、丈巾、罗纹、主标、水洗标、吊牌、装饰牌等。整理清晰查寻本厂是否有仓存物料可用，如没有速下单订购。3. 依据客户板单要求，探讨是否有不合理的地方，着重看一下有无特别要求，如有指示不明的地方要刚好和客户沟通，如客户无特殊要求则可根据常规操作自行设计工艺和制作要求，制定自己的工艺单。4.工艺单要注明面

38、辅料要求，洗水方式，用线要求，缝制要求，印、绣花及其它处理，交板日期等，（假如客户板单中对印、绣花方面没有具体的资料和明确指示，仅仅是要求有绣花或印花，但效果要好，那么跟单员就要揣测客户的心态，自己主动去创新设计一些东西，联系印花和绣花厂尽快出样供客户选择批核）。5.完整的样板工艺生产通知单+齐全的面辅料交给样板房起头板6.板房做好样衣后交给跟单员支配洗水，跟单员查看样衣符合各项要求后交给联系好的洗水厂并交代清晰洗水要求。假如有特殊要求的要事先车好裤筒确认洗水ok后才可以洗样衣。洗水回来由跟单员检查核对符合要求后交给板房做后整，（如不合要求须要再返洗或重新做板）。7. 板房整理好样衣检查辅料齐

39、全，尺寸无误后交给跟单员。跟单员要自己在检查核对（并做好度尺记录）无误寄给客人。二、送样 跟进核价1.跟单员寄出样板同时要支配进行核价，并填写核价单，在填写核价单时肯定要仔细，清楚、力求精确（核价单资料后附）包括面料、纱支、克重、幅宽，用量，单价，印、绣花价格和各种物料价格和用量；加工费，洗水费，出货运输文件费，以及利润等一览表。2.核实板单上客户要求的纱支、克重、幅宽或有关面料生产的产难易度，主要是与布厂同事沟通，落实确定后明确面料价格资料，便利用料的价格核算。由裁床核算样板用量或者跟单员自己核算。3跟单员要对辅料状况（特殊是有些客户对辅料指定供应厂家的，要对辅料的价格进一步落实好，以免以后

40、大货投产后出现价格上的差异）进行具体了解，要广泛寻求辅料供应商进行寻价，避开报价失误，造成不必要的损失。4跟单员供应板单及样衣给生产部比照，进行生产量及加工费的计算和报价。5.有关洗水印花（绣花）问题的价格问题肯定要在做板时就和各加工厂确认谈好价格，避开落单后做货价格有出入。6.汇总资料，核算价格。假如客户有特别要求的时候，肯定要有明确指示，如面料有特别要求或牵扯到面料检测及成衣检测、跟单员肯定要特殊留意，还有辅料比较奇妙的（比如须要起模的），印、绣花，洗水价格等。全部这一切,都必需具体精确的写到核价资料里,以备后查.跟单员的职责跟单员的职责1:跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，

41、而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此，跟单员要：（1）找寻客户：通过各种途径找寻新客户，跟踪老客户。（2）设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及安排的工作时间。（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去. from（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获得订单为目的。（5）供应服务：产品的售后服务，及对客户的服务。（6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。（7）安排产品：产品短缺时先安排给主要客户。跟单员的职责2:跟单员是业务助理；跟单员在很多时候扮演业务经理助理的角色，他们帮助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要：（

42、1） 函电的回复：（2） 计算报价单（3） 验签订单（4） 填对帐表（5） 书目，样品的寄送与登记（6） 客户档案的管理（7） 客户来访接待（8） 主管交办事项的处理（9） 与相关部门的业务联系跟单员的职责3:跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产安排员，物控员，还可能是选购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。跟内单的流程跟单除了专业技术之外，还有的就是要留意和工厂的关系处理，这是一个很重要的关键。跟单的步骤包括：产前样的确认，船样的确认，

43、生产中工厂和公司之间的连接沟通，原料的质量鉴定，生产技术，产品包装方式，交期的跟催和跟进，等等，总之包括生产的全过程。还有的一种跟单是业务跟单，多为外贸公司，对技术的学问要求不是太高，主要是负责生产工厂和客人的联系，并支配出货方式和船期，付款等 。当然对于面料（服装）的质量也相当重要。跟内单的大致流程如下：从客户下单到签定完合同，依据排料室供应的排版图进行前期的面料打算工作，同时可着手下投产资料单给各个部门（包括安排办、品质部、技术部、选购部）。面料到厂后可依据工厂的实际状况到车间跟踪一下生产进度，以便更好的与客人沟通，并刚好让客人了解工厂的大货操作状况，以备在出现特别状况下（如交期不刚好、不

44、能按时交货等）让客人在第一时间得到消息，避开出现客人提前订好船期或空运，因退仓不刚好而给工厂造成不必要的损失。外贸跟单文员具体工作职责与流程外贸跟单员事实上已经可以称为高级文员了相对薪资比较丰厚,但是要求也相当高,希望大家能不断充溢自己!挑战自己!1、 要做老板，先做业务员；要做总经理，先做跟单员。假如你想学 管理，最好的就是从跟单员起先。毫不夸张的讲：在一个工厂里，相对而 言，除跟单员外，几乎全部的工作都是执行性质的，唯跟单员工作是安排性、管理性的。-惊奇吗？不惊奇 。一个工厂全部的工作都是以客户和订 单为中心去绽开，作为站在‘订单的高度上’去工作的跟单员，当然就没有 谁比他更抽象、更有管理性了！2、跟单员的工作其实真的很重要：a 面对客户、面对订单开展工作的跟单员 ，在当今社会竞争日益激烈 的市场经济环境下，重要性不断突显出来，在许多公司，跟单员成了老板们 的特殊助理b 跟单员是企业与市场、业务员与客户之间联系的纽带c 随着商品市场的多样化、小批量化以及节奏的加快 ，跟单员工作质 量的好坏干脆影响公司的服务品质和企业形象d 跟单员工作是一项特别综合性和边缘性的学科 ：对外 要有业务员的素养，对内要有生产管理的实力。e 作为一个企业的接单、跟单、出货的窗口 ，跟单员不了解工厂生产 环节的运作状况，那是不可思议的f 在订单的生