2022年客运专线有限责任公司公文处理实施细则.docx

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1、2022年客运专线有限责任公司公文处理实施细则 第一章 总 则 第一条 为使公司公文处理工作科学化、制度化、规范化，依据铁道部公文处理方法，结合哈佳铁路客运专线有限责任公司（以下简称“公司”）工作实际，制定本方法。 其次条 公文是公司在行政管理过程中形成的具有规范体式的文书，是依法规范建设管理行为的重要工具。 第三条公文处理指公文拟制、办理、管理等一系列相互关 联、连接有序的工作。 第四条 公文处理应当坚持依法合规、实事求是、精确规范、精简高效、平安保密的原则。 第五条 公司领导和部门负责人应当高度重视公文处理工作，加强对公文处理工作的领导和检查。公司综合部是公文处理工作的管理机构，指定专人负

2、责公文处理工作。 第六条 公司每一名工作人员都应当仔细学习驾驭公文处理有关规定，对公文办理做到应知应会。 其次章 公文种类 第七条 公司运用的公文种类主要有： （一）决议。适用于会议探讨通过的重大决策事项。 （二）确定。适用于对重要事项作出的决策和部署，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机构不适当的确定事项。 （三）吩咐（令）。适用于公布行政规章、宣布施行重大强制性行政措施、嘉奖有关单位和人员。 （四）公报。适用于公布重要确定或者重大事项。 （五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 （六）通告。适用于在肯定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 （七）看法。适用于对重要问题提出见解和

3、处理方法。 （八）通知。适用于发布传达要求下级单位周知或执行的事项，批转、转发公文、任免和聘用人员。 （九）通报 。适用于表彰先进、指责错误、传达重要精神或告知重要状况。 （十）报告。适用于向上级单位汇报工作，反映状况，回复上级单位的询问。 （十一）请示。适用于向上级单位恳求指示、批准。 （十二）批复。适用于答复下级单位的请示事项。 （十三）函。适用于不相隶属的单位或部门之间商洽工作，询问和答复问题，恳求批准和答复审批事项。 （十四）纪要。适用于记载、传达会议状况和议定事项。 第三章 公文格式 第八条 公文格式可分为通用格式和特定格式。公文的通用格式一般指在发文单位标记中带有“文件”二字的公文

4、格式。公文的特定格式是相对于公文的通用格式而言的，是公文通用格式的补充，通常包括信函格式、吩咐（令）格式以及纪要格式等。特定格式公文的作用和效力与通用格式公文相同。 第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标记、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等要素组成。 （一）份号。公文印制份数的依次号。涉密公文应当标注份号。 （二）秘级和保密期限。公文的隐私等级和保密的期限。涉密公文应当依据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“隐私”和保密期限。 （三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。依据紧急程

5、度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。 （四）发文单位标记。通用格式公文由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成；联合行文时，发文单位标记中一般并用联合发文单位名称，主办单位排列在前，如发文单位较多时，也可以单独用主办单位名称。信函格式公文发文单位标记不加“文件”二字；联合行文时，运用主办单位标记。 （五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文依次号组成。联合行文时，运用只主办单位的发文字号。 （六）签发人。上行公文应在首页注明签发人姓名。上行公文需由公司主要负责人签发。 （七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。 （八）主送单位。公

6、文的主要受理单位，应运用全称、规范化简称或者同类型单位统称。 （九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。 （十）附件说明。公文附件的依次号和名称。 （十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。 （十二）成文日期。署会议通过或者公司负责人签发的日期。 为准，联合行文时，署最终签发的主办机构负责人签发的日期。 （十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。 （十四）附注。印发传达范围或公文办理联系人、联系电话等须要说明的事项。 （十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。 （十六）抄送机关。除主送单位外须要执行或者知晓公文内容的其他单位。应当运用全称、

7、规范化简称或者同类型单位统称。 （十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。 （十八）页码：公文页数依次号。 第十条 公文中各要素的编排规则和公文排版、印制、装订等要求，根据铁道部办公厅发布的铁道部机关公文格式执行。公文运用的汉字和词语、数字、外文字符、计量单位和标点符号，根据国家有关标准和规定执行。公文用纸幅面采纳国际标准A4型。特别形式的公文用纸幅面，依据实际须要确定。 第四章 行文规则 第十一条 行文应当确有必要，讲求实效，注意针对性和可操作性。行文关系应依据各自的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，特别状况须要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。 第十二条 公司内设部

8、门不得正式行文。“正式行文”是指以“公司文件”形式向其他单位制发公文。“以函的形式”行文是指以信函式公文的格式行文。信函式公文除以“函”的文种外，还可以选择与行文方向一样、与公文内容相符的其他文种。 第十三条 公司制发的公文一般发给相关省、市、县、区有关部门以及与工程建设相关的设计、施工、监理、物资供应等单位。除重大事项需向中国铁路总公司行文外，凡属中国铁路总公司部门职权范围内的事务，应以函的形式向中国铁路总公司部门行文，涉及几个部门的可以抄送，亦不必抄送中国铁路总公司。 第十四条 “请示”应一文一事，一般只写一个主送单位，须要同时送其他单位的可用抄送，但不得抄送下级单位。 “看法”用于上行文

9、时，应按请示性公文的程序和要求办理；用于下行文时，一样体现出强制性和约束力，下级单位应遵照执行；用于平行文时，所提看法供对方参考。 除上级单位负责人干脆交办的事项外，不得以公司名义向上级单位负责人报送“请示”、“看法”、“报告”。 “报告”不得夹带请示事项。 第十五条 收到参建单位的“请示”或“看法”，公司必需做出处理或答复。“请示”或“看法”实行“催办查办通知书”制度，领导阅示后，综合部送承办部门，承办部门限期反馈，综合部并负责答复来文单位，无承办部门的，由综合部负责答复。 第十六条 公文要精简，注意效用。 （一）凡可一次行文的，不分别行文；可不行文的，不行文。会议已印发的材料和领导讲话材料

10、不再发文，通过当面协商、电话联系等方式能解决的事务性问题不再发文。 （二）转发的公文法规性、指令性较强的，可原文照转；需部分贯彻执行的，可摘要转发有关部分；需结合实际细化贯彻的，应依据原文精神另行拟文，原文不再转发。被转发的公文不要抄送原发文单位。 （三）压缩文件篇幅和印数。公文内容要简明扼要，一般不超过3000字；限制发文范围和印数，除发给干脆办理公文及其他有关单位外，无关单位一律不抄送。 第五章 发文办理 第十七条 公司发文办理指以公司名义制发公文的过程，一般包括：拟稿、审稿、会签、核稿、签发、登记、复核、缮印、校对、用印、装订、封发等程序。 第十八条 以公司名义行文的种类及内容划分如下：

11、 （一）哈佳铁路客运专线有限责任公司文件 1.向上级单位或部门请示、报告重要工作； 2.转发上级单位或部门文件； 3.部署全局性的重要工作； 4.发布公司管理方法； 5.发布重要奖惩事项； 6.其它需发公司文件的事项。 （二）哈佳铁路客运专线有限责任公司函 1.公司与上级部门商洽工作，询问和答复问题，恳求批准和答复审批事项； 2.公司与路局、省、市政府各部门，以及有工作关联的区、县、镇、乡政府及其部门，其他人民团体、企事业单位，商洽工作、询问和答复问题、审批事项。 （三）哈佳铁路客运专线有限责任公司会议纪要。用于记载公司领导主持或托付召开的会议状况和议定事项。 第十九条 拟稿草拟公文要按规定的

12、发文稿纸格式逐项标明。草拟公文要做到： （一）符合国家的法律、法规及其它有关规定； （二）事由清晰，观点明确，表述精确，结构严谨，字词规范，标点正确，书写整齐，简洁明白； （三）公文的文种应依据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定； （四）拟制紧急公文，应体现紧急缘由，并依据实际须要确定紧急程度； （五）人名、地名、数字、引文精确。引用公文应先引发文单位名称、标题，后引发文字号。运用非规范简称时，应先用全称并注明简称。引用外文或国际组织缩写形式时，应在第一次出现时注明精确的中文含义或规范的中文全称。日期应写明详细的年、月、日； （六）公文出现结构为两个层次时，序数依次为“一”、“

13、1”；结构为多层次时，序数依次为“一”、“”、“1”、“”。 （七）运用国家法定计量单位； （八）依据来文拟办的文稿，来文应附在文稿后，以便审核、归档； （九）公文中的数字，除规章条目、成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略词、具有修辞色调语句中作为词素的数字必需运用汉字书写外，应运用阿拉伯数字； （十）受文单位要写全称或规范的统称、简称；单位名称不能表明所在地时，要在拟稿纸上注明地址以便刚好投送； （十一）拟写、修改、签发、批示公文，应运用碳素墨水、蓝黑墨水，禁用纯蓝墨水和圆珠笔、铅笔；可运用计算机打印设备拟写文稿。 （十二）文件标题字号应运用二号宋体，正文标题应运用三号黑体，

14、正文应运用三号仿宋体；字间距应用“标准”，行间距应用“单倍行距”，同时依据须要可用“固定值”调整行间距。 其次十条 会签：会签公文，主办部门应先签署看法，然后交协办部门依次签署看法。 凡涉及其他部门职权范围的事项，主办部门必需与之协商、会签，取得一样看法后方可行文。如有分歧，主办部门负责人应当出面协调，协办部门负责人应参与协调。经协调仍不能取得一样，主办部门应列明各方理据并附协办、主办部门的书面看法，报主管领导审定。 其次十一条 审稿、核稿：对文稿质量要层层负责把关。公司发文必需先由拟稿部门负责人仔细审稿、把关，然后送综合部核稿后，由综合部送公司领导审核签发。涉及有关法律事务的公文，必要时经法

15、律顾问核稿。上行公文和重要公文，须经综合部部长复核后送公司领导审核签发；文稿改动较大，由拟稿部门清稿。审核、核稿人确认公文无误后，应签名并注明日期。 审稿、核稿的重点是：是否须要行文；行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文要求，公文格式是否规范；文稿内容是否符合有关政策规定；处理看法是否明确详细，切实可行；与其他有关文件精神有无冲突、重复；涉及其他部门的问题是否已经协商一样；发送范围是否恰当；主题词标引是否精确。 其次十二条 校对：校对工作是保证公文质量的重要环节，应仔细、细致、精确、刚好。公司发公文由拟稿部门校对，每件公文至少全面校对两遍，改正较多时，应按程序复校，在确认无误后方可付印

16、，校对人应在文稿上签名。综合部在付印前，对文件及格式要全面检查，如对文稿内容有疑问，应与核稿人联系，不得随意处理。 其次十三条 签发：以公司名义制发的公文，由公司主要负责人签发或主管负责人签发。签发人要署明姓名和日期，并对公文全面负责。经负责人签发的文稿不得擅自改动，如必需改动，应由核稿人报经签发人同意。 其次十四条 缮印：公司发文由综合部统一编号。缮印要符合公文规定格式，字迹清晰，整齐美观，印数精确。发文中如有非打印设备能绘制的图表线条等，由拟稿部门自行绘制。 其次十五条 翻印：上级单位公文除绝密或注明不准翻印的以外，经公司领导或综合部部长批准可以翻印。翻印时，应注明翻印的单位、日期、份数和

17、印发范围。复制件作为正式公文运用时，应当加盖复制单位证明章或公章，视同正式公文妥当保管。 其次十六条 用印：盖章时，应检查原稿是否经过公司领导签发，打印是否清楚，印数是否精确，对不符合规定的公文不予盖章。 其次十七条 装订：装订前由拟稿部门对缮印的公文进行检查。检查的重点是：密级、发文单位标识、发文标题、主送抄送单位、附件、印制版记是否正确。装订时要毛天齐地，毛左齐右，切忌多页、少页、倒页，订钉位置要按规定办理，做到整齐美观。公司发公文由拟稿部门负责装订，会议材料由主办部门和拟稿部门负责装订，其他简报、材料由拟稿部门装订。 其次十八条 封发：综合部应建立发文登记制度，印发的公文由拟稿部门进行封

18、发。公文封发时，拟稿部门要对公文质量进行检查，重点检查缮印是否清楚，有无多页、少页、倒页等差错，发觉问题应刚好与有关人员联系订正。 其次十九条 主动推动办公自动化建设步伐，逐步实现无纸化办公，提高公文周转速度和公文处理的效率。 第三十条 严格执行中华人民共和国保守国家隐私法和其他有关保密规定，加强隐私公文的管理。隐私公文在运转过程中，均应办理交接并实行相应的保密措施，保证公文平安。阅办机要电报，应按保密规定按时收回，由综合部保存。转发隐私公文或密码电报时，必需贯彻“密来密去”的原则，严禁密电明复或密明混用。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输，其他隐私公文传输时，必需采纳加密装置。 第六章 收

19、文办理 第三十一条 收文办理指对收到公文的办理过程，一般包括：签收、登记、审核、分办、拟办、批办、承办、催办、查办等程序。公司各部门要高度重视，指定专人负责本部门的公文处理工作，收文处理工作归口综合部统筹管理。 第三十二条 收文：综合部应执行收文登记制度，指定专职人员统一签收、拆封、分类、编号、登记，加贴公文处理单后，送交综合部部长或主管副部长根据领导分工分别签署呈批看法；综合部文电管理人员根据综合部部长或主管副部长签署的看法，将公文分送公司领导阅批，待领导批示后由综合部文电管理人员送其他领导传阅或送主办部门办理；综合部部长和主管副部长同时因公出差，由综合部文电管理人员直报领导阅批，并根据领导

20、批示要求办理；节假日、双休日遇有须要紧急办理的公文，综合部文电管理人员须要向综合部部长或主管副部长说明文电内容、紧急程度，由综合部部长或主管副部长向领导汇报后，由综合部文电管理人员按领导看法办理。 公司领导、部门负责人参与会议或从其他渠道收到的公文，应交综合部登记后办理。 收到上报的公文如不符合本实施细则规定的，经综合部负责人批准后，可退回发文单位并说明理由。 第三十三条 公文承办：承办部门收到交办的公文后，应根据公文事由或领导要求刚好办理，不得延误、推诿，一般公文应在1个工作日内办结，做到日事日毕；内容紧急的公文要指定专人，跟踪处理，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办。各主办（承办）部门

21、当日办理的公文要于17时前将公文原件送回综合部文电管理人员保存。凡需超过办理时限的，主办部门应预先说明理由。对不属于本部门职能范围或不宜由本部门办理的应刚好向交办领导汇报或与交办部门联系，并退回公文原件。 第三十四条 公文传阅：领导间传阅公文，由综合部文电管理人员依据实际状况，在领导传阅后第一时间完成传递程序。当领导出差在外不能刚好传阅时，重要文电由综合部文电管理人员将公文复印后放在出差领导办公桌上待阅，原文根据程序接着传阅或承办；遇有紧急待办公文，由综合部主管副部长或文电管理人员第一时间向外出领导汇报，按领导看法办理。须要相关部门传阅的公文，由综合部文电管理人员送传，传阅后由公文传阅部门将公

22、文原件送回综合部文电管理人员保存。公文每发生一次阅办部门或阅办者的转移，均要经综合部登记，不要干脆传递和横传，以随时驾驭公文去向，避开漏传或延误，保证办理或查询刚好便利。 第三十五条 审批公文：主批人应签署明确看法，并写全姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应视为同意。没有请示事项的，圈阅表示已阅知。 第三十六条 公文督办：凡带有“请XX部门阅办”、“上报”、“反馈”、“落实”等字样批示的公文，由综合部跟踪督办，承办部门要根据时限要求刚好上报，同时向综合部反馈状况，保证工作得到落实。 第七章 公文归档、销毁 第三十七条 立卷归档：公文办结后，应依据中华人民共和国档案法和有关规定，刚好将公文以及公文

23、原稿和有关材料整理、归档。公司档案收集、整理、立卷、归档工作由产生公文以及公文原稿和有关材料的部门负责；联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档，其他部门保存复制件或其他形式的公文副本；公司综合部负责指导和检查档案的日常管理工作。 立卷、归档应做到： （一）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必需符合存档要求。 （二）正确反映本单位的主要业务工作状况，有利于保管、查找和利用。 （三）立卷范围应按公司有关档案管理方法规定的归档范围执行，并依据公文内容确定保管期限。 （四）应归档的公文要收集齐全，分类精确，组卷合理；卷内公文排列系统，编号清晰；案卷标题简明准确，语言通顺；装订要整

24、齐、牢固，卷皮字迹要工整。 （五）实行公文无纸化传递后，在电子档案未推行前，仍按原方法立卷、归档。 （六）各部门要严格根据归档时间、归档范围和归档程序开展公文归档工作。 第三十八条 销毁：没有归档和存查价值的公文，经本单位有关人员鉴别和主管领导人批准，在立卷、归栏工作结束后销毁。一般公文，在收发文簿上加盖“销毁”戳记或清册销毁，隐私及以上公文要填写销毁清单，并有两人监销，保证不丢失、不漏销。 第三十九条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，须要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。 第四十条 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文根据有关规定移交、清退。 第

25、四十一条 公司文件主办部门名称及代字：综合部-综合，工程管理部-工程，安排财务部-计财，平安质量部-安质，物资设备部-物设。 第四十二条 以公司文件行文，其发文字号为：“哈佳XX（主办部门代字）201XXX号”。 第四十三条 以公司函行文，其发文字号为：“哈佳XX（主办部门代字）函201XXX号”。 第八章 附 则 第四十四条 公司公文处理有关簿册式样由综合部统一规定。司法、外事文书等特别公文，依照有关规定办理。 第四十五条 公文被撤消，视作自始不产生效力。公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。 第四十六条 本方法由公司综合部负责说明。 第四十七条 本方法自发布之日起实行。 第13页 共13页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页